為什麼您應該將 Outlook 中的通訊群組清單升級成群組

多年來,組織必須依靠通訊群組與公司內部和外部的人員群組進行通訊和共同作業。 不過,在 Outlook 中 Microsoft 365 的群組,提供更強大的共同作業方案。

提示: 如果您想知道如何使用 Outlook 連絡人群組來傳送電子郵件給清單中的人員(例如一群朋友),請參閱在PC 版 Outlook 中建立連絡人群組或通訊群組清單

什麼是 Microsoft 365 群組?

當您在 Outlook 中設定Microsoft 365 群組時,您可以選擇一組您想要共同作業的人員,並輕鬆設定共用的資源集合。 您不必擔心要手動為這些資源指派權限,因為將成員加入群組時會自動授與他們存取群組所提供之工具的權限。

這些額外資源包括:

  • [共用收件匣]-您在通訊群組清單中傳統所用交談的位置。 這個共用的收件匣完全可供搜尋,因此它會建立群組郵件的活封存。 Newcomers 到群組可以搜尋或向後滾動記錄,以快速掌握已在該群組中張貼的內容。 請參閱: 在 Outlook 中進行群組交談

    提示: 如果您的使用者仍想要在個人收件匣中顯示群組郵件,就像在通訊群組清單中一樣,只要按一下 Outlook 功能區上的 [ 成員資格 ] 按鈕,就能預訂該群組。

  • 共用檔案文件庫 -您的群組有一個 SharePoint 檔案文件庫,您的使用者可以在其中儲存、共用及共同作業檔、活頁簿、簡報、影像或任何其他需要處理的檔案類型。 請參閱: 共用群組檔案。

  • 共用行事曆 -您的群組會取得共用的行事曆,以張貼與群組相關的事件。 已訂閱該群組的每個成員都會自動受邀加入行事曆的事件,讓這些事件也能視需要顯示在他們的個人行事曆上。 請參閱:在 Outlook 的群組行事曆上排程會議

  • 共用的 onenote 筆記本 -群組會自動擁有共用的 OneNote 筆記本,群組成員可在此收集資訊並共同作業。 許多群組會使用筆記本來建立包含常見問題及其他資源的動態 wiki。

  • 來賓存取 -您可以先將外部連絡人新增至通訊群組,但所有人都是透過電子郵件傳送。 您可以使用群組提供來賓存取電子郵件交談、檔案甚至共用的 OneNote 筆記本。 請參閱: Microsoft 365 群組中的來賓存取權

  • 內容是 可被探索的-預設為公開的群組,這表示貴組織中的其他人很容易發現並加入或審閱群組中的材料。 如果群組的內容更敏感,您可以將群組切換至 [私人],這會隱藏非成員的內容,而且需要群組擁有者核准任何加入的要求。

  • 自助建立 -它不需要由使用者建立群組的要求向下遲緩。 使用者可以視需要建立自己的群組。 如果您想要控制貴組織中哪些使用者可以建立群組,請參閱:管理可建立 Microsoft 365 群組的人員

這些只是幾項功能,可讓群組比通訊群組更強大的方案。

管理您的群組

Microsoft 365 提供了許多有用的工具和功能,可讓您更輕鬆地管理和管理您的群組。 如需這些好處的詳細資訊,請按一下下方的標題。

將您的目錄保留在 [控制] 下是每個系統管理員的考慮。 以下是一些 Microsoft 365 提供的工具,可讓您更輕鬆地瞭解:

  • 命名原則 -命名原則可讓您定義群組的內容,以及不能接受的名稱。 這可防止使用者將褻瀆或禁止名稱提供給群組。 此外,您也可以在群組名稱中強制執行公司標準首碼或尾碼。

    動態成員資格 -動態成員資格可讓您依規則設定群組成員資格,這會根據中繼資料 ((例如在 active directory 中的部門或角色) ),新增 (或移除) 群組成員。 如需有關建立動態成員資格的詳細資訊,請參閱 使用屬性建立高級規則

  • 隱藏的成員資格 -如果您有理由想要讓群組的成員資格成為機密(例如,如果成員是學生),您可以隱藏外部參與方的成員資格。

  • 建立許可權 -貴組織中可能有一些您不希望能建立新群組的人員。 在目錄中管理建立許可權有幾種方法。 請參閱 管理 Microsoft 365 群組建立

  • 審核記錄 -您可以更放心地允許使用者建立群組和管理群組成員資格,因為 Microsoft 365 群組審核記錄可讓您追蹤誰建立或刪除特定群組,或對群組成員資格進行變更。 請參閱: 在 Microsoft 365 安全性 & 合規性中心搜尋審核記錄

傳遞管理提供了一些方法,可讓您處理如何傳送或接收該群組的訊息。 此外,還有一些工具可監視這些訊息的流程。

  • [傳送為] 或 [代表傳送]-這些設定可讓指定的使用者傳送電子郵件,就好像他們來自或代表群組。

  • 寄件者限制 -這些設定可讓您控制誰可以傳送訊息給群組。 您可以將群組設定為允許來自外部各方的電子郵件,但您可能想要限制該使用者只能使用特定的外部參與方。

  • 外部使用者支援 -只要邀請來賓到您的群組,您就可以選擇要將其包含在群組中的電子郵件交談中。 請參閱: Microsoft 365 群組中的來賓存取權

  • 傳輸規則 -傳輸規則適用于群組,就與 Exchange 伺服器一樣。 規則可以尋找符合特定條件的郵件,然後可以對這些郵件採取動作。

  • [郵件提醒]-[寄件提醒] 是在撰寫郵件時,會向使用者顯示的資訊。 如果使用者的訊息可能會移至外部參與方,或超過郵件配額,就能協助減少 Ndr。

  • 多個 proxy 位址 -群組可以有與使用者信箱一樣的別名。 其他的 proxy 位址可讓您方便地接受傳送到其他別名的郵件,或讓您更容易找到長或很難拼寫名稱的群組。 請參閱: Microsoft 365 群組的多重網域支援-系統管理協助

  • 最大傳送/接收大小 -這些配額可協助您減少接收 (的群組問題,或傳送) 極大的郵件,以便更好地管理儲存空間和頻寬需求。

Microsoft 365 也提供一些工具來管理您群組中共用的內容類型。

  • 使用指導方針 -您可以定義 Microsoft 365 群組的使用方針,以協助您的使用者瞭解最佳做法,協助讓您的群組保持有效,並在內部內容原則上進行教育。

  • 資料分類 -您可以為 Microsoft 365 群組建立可自訂的資料分類系統,以便根據原則類型 (,例如「未分類」、「公司機密」或「主要密碼」 ) 。 如此一來,您的群組可以展示貴組織中其他內容的原則。 [可擴展原則] 可讓您的組織設定在每次建立或變更群組時呼叫的端點,然後您就可以執行您自己的群組建立或變更原則。

管理變更

使用者有時候不滿意變更通訊群組清單中現有的成員,讓他們知道預期的內容。 以下是您應該在這封郵件中包含的一些資訊,還有一些您可能會有説明的答案:

Outlook 中的群組是什麼?

Outlook 中的 [Microsoft 365 群組] 是小組/群組的單一共同作業方案,可讓您以容易找到的統一方式共用討論、檔案、行事曆和記事。  可能是單一最佳的功能,因為群組的收件匣會維持討論的歷程記錄,讓您可以輕鬆搜尋先前的討論。

為什麼要進行這項變更?

人員經常要求您搜尋張貼到通訊群組清單中的郵件,以尋找過去所討論的資訊。 將通訊群組清單升級到群組意味著人員不需要反復要求或回答相同的問題。

此外,新的群組也會包含小組事件的行事曆、共用的檔案文件庫和 OneNote 筆記本,我們可以在其中共同作業及收集資訊以供日後參考。

如果我已經是通訊群組清單的成員,我是否需要執行任何動作才能加入這個群組?

否,如果您已經是通訊群組清單的成員,您會自動成為新群組的成員。

如何在 Outlook 中存取新群組? Outlook 網頁版的相關資訊是什麼?

若要在 Outlook 中存取新群組,只要移至左側功能窗格底部的 [群組] 類別即可。 如果您使用這個群組,只要以滑鼠右鍵按一下該群組,然後選擇 [ 顯示為我的最愛],就能將它釘選。

此外,您可以在每個行動平臺 (iOS、Android 等 Microsoft 365 群組提供免費的行動用戶端。 ) 讓您輕鬆存取該群組。

我仍無法直接傳送電子郵件

是的,當然。 您在通訊群組清單中所使用的電子郵件別名,在 Outlook 中仍可正常運作。

此外...

請記得在進行這種變更時,告知他們,如果有其他問題,應該與誰聯繫。

遷移您的通訊群組清單

已準備好將您的通訊群組清單升級到群組嗎? 請參閱 將通訊群組清單遷移至 Microsoft 365 群組-系統管理協助

下一步是什麼?

將通訊群組升級至Microsoft 365 群組之後,您可能會需要執行一些後續任務,才能確保其順利進行。

  • 與您的使用者進行後續 工作-在升級完成後立即與他們核對,然後再次在幾天之後進行檢查。 顯示您正在聆聽並回應您可能會遇到的任何問題,讓他們感到滿意,並對變更感到滿意。

  • 監視 [簽約] 報告 - Microsoft 365 管理入口網站都有一些良好的報告,可讓您向您顯示使用群組的使用者數、頻率及所使用的功能。 這些報告可協助您設計您的跟進與使用者訓練,以及醒目提示使用者從新群組取得最大價值的位置。 請參閱: Microsoft 365 系統管理中心的活動報告

  • 分享您的體驗 -讓貴公司中的其他小組知道您已升級您的通訊群組,以及您需要採取哪些步驟才能成功! 共用該資訊可協助其他團隊追蹤您的範例,並成功升級自己的範例。

另請參閱

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本文于 2020 年10月16日更新,就是您的意見反應結果。 如果您覺得這個資訊很實用 (如果您覺得不實用則更是如此),請按一下下方的意見反應控制項,並提供建設性的留言,讓我們能夠繼續改善。 謝謝!

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