管理信箱大小

您是否收到每週或甚至每天的訊息警告您即將用完信箱空間? 信箱清理是一個一站清理工具,您可以使用它來修剪信箱的大小。

  1. 在 Outlook中,選擇>工具>清理

    信箱清理

  2. 執行下列任何一個動作:

    • 查看信箱和其中個別資料夾的總大小。

    • 尋找超過特定日期或大於特定大小的專案。

    • 使用自動封存來存檔專案。

    • 查看您刪除的郵件資料夾大小,並清空您的刪除的郵件資料夾。

    • 查看您的衝突資料夾大小,然後刪除此資料夾。

保持信箱精簡的最佳作法

如果您的電子郵件儲存在電子郵件伺服器上 ,例如 Exchange,當信箱達到上限時,您的系統管理員可能會開始限制功能。 例如,在 90 MB 時,您可能會收到警告,在 100 MB 時,可能無法傳送電子郵件,而 110 MB 則可能無法接收電子郵件。

以下是一些讓您的信箱大小保持在控制之下的方法:

  • 存檔較舊的專案 : 將您想要保留的舊專案移至檔案。 您可以建立另一個 Outlook 資料檔 (.pst) ,隨時 Outlook 開啟。 根據預設, Outlook 定期 自動封存專案。 您也可以隨時 手動存檔 專案。 如此一來,您可以決定要存檔哪些專案、何時要將它們歸檔,以及儲存在何處。

    附註: 如果您沒看到 "存檔" 命令, 表示貴組織可能已關閉此功能。

  • 清空刪除的郵件資料夾: 經常清空刪除的郵件資料夾,以確保您不會保留不需要的郵件。

  • 清空垃圾郵件資料夾定期清空垃圾郵件資料夾 ,以儲存您實際想要之郵件的信箱空間。

  • 將附件儲存在信箱外 – 附件隨著時間累積,可能會佔用大量空間。 針對您想要保留的附件,請考慮將它們存到小組網站、 OneDrive或您電腦上的資料夾。

  1. 在 Outlook中,選擇>清理工具>信箱清理

    信箱清理工具

  2. 執行下列任何一個動作:

    • 查看信箱和其中個別資料夾的總大小。

    • 尋找超過特定日期或大於特定大小的專案。

    • 使用自動封存來存檔專案。

    • 查看您刪除的郵件資料夾大小,並清空您的刪除的郵件資料夾。

    • 查看您的衝突資料夾大小,然後刪除此資料夾。

保持信箱精簡的最佳作法

如果您的電子郵件儲存在電子郵件伺服器上 ,例如 Exchange,當信箱達到上限時,您的系統管理員可能會開始限制功能。 例如,在 90 MB 時,您可能會收到警告,在 100 MB 時,您可能無法傳送電子郵件,而 110 MB 可能無法接收電子郵件。

以下是一些讓您的信箱大小保持在控制之下的方法:

  • 存檔較舊的專案 : 將您想要保留的舊專案移至檔案。 您可以建立另一個 Outlook 資料檔 (.pst) ,隨時 Outlook 開啟。 根據預設, Outlook 定期 自動封存專案。 您也可以隨時 手動存檔 專案。 如此一來,您可以決定要儲存哪些專案、何時要將它們歸檔,以及儲存在何處。

    附註: 如果您沒看到保留 命令,表示 貴組織可能已關閉此功能。

  • 清空刪除的郵件資料夾: 經常清空刪除的郵件資料夾,以確保您不會保留不需要的郵件。

  • 清空垃圾郵件資料夾定期清空垃圾郵件資料夾 ,以儲存您實際想要之郵件的信箱空間。

  • 將附件儲存在信箱外 – 附件隨著時間累積,可能會佔用大量空間。 針對您想要保留的附件,請考慮將它們存到小組網站、 OneDrive或電腦上的資料夾。

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