縮小信箱和 Outlook 資料檔(.pst 與 .ost)的大小

縮小信箱和 Outlook 資料檔(.pst 與 .ost)的大小

您傳送和接收的電子郵件越多,Outlook 信箱就會變得更大。 大型信箱可能需要較長的時間來開啟和搜尋,而且許多電子郵件提供者(包括 Microsoft 365)都限制您的信箱大小上限。 如果您收到信箱超出其大小限制的郵件,刪除郵件和資料夾可能會有説明,但如果您將資訊儲存在 Outlook 資料檔(.pst)或離線的 Outlook 資料檔(.ost)中,該資料檔可能無法自動縮減大小。

注意:如果您使用的是 POP 帳戶,您所有的電子郵件帳戶資訊(包括資料夾、電子郵件訊息、連絡人、行事曆及工作資訊)都儲存在 Outlook 資料檔(.pst)中。 如果您使用的是 Microsoft 365、Exchange、IMAP 或 Outlook.com 帳戶,您的信箱複本會儲存在離線的 Outlook 資料檔(.ost)中。

若要縮減 Outlook 資料檔(.pst)或離線 Outlook 資料檔(.ost)的大小,您可以手動壓縮資料檔案。 選取下列您的 Outlook 版本,以查看如何縮減 .pst 或 .ost 檔案大小的相關指示。 

有數種方式可減少您的信箱大小。 

您可以使用 [信箱清除] 工具來查看信箱和個別資料夾的大小。 這個工具也可以協助您搜尋您可能想要刪除或移至 Outlook 資料檔(.pst)的較舊或很大的郵件。

通常,大型信箱的原因是大型 [刪除的郵件] 資料夾。 此工具會提供按鈕來查看 [刪除的郵件] 資料夾的大小,並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

Outlook 有時會將衝突的專案儲存在稱為衝突的資料夾中。 當儲存在您的電子郵件伺服器上的專案複本與儲存在本機電腦上的專案複本不同步時,就會發生衝突。 信箱清除工具可為您刪除這些衝突。

執行信箱清除工具

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [工具]> [信箱清除]。

  3. 選取 [查看信箱大小]、出 [出超過的專案]、[查看已刪除的郵件大小]、[清空刪除的專案] 資料夾、[查看衝突大小] 或 [清空衝突],以執行所需的工作。

使用 [交談清理] 來移除重複的郵件

在長電子郵件執行緒中,通常會有許多郵件包含與以往郵件相同的資訊。 [交談清理] 可自動移除那些多餘的訊息。 如需詳細資訊,請參閱使用交談清理以刪除多餘的郵件。

搜尋大型郵件

您可以在 Outlook 的 [搜尋] 方塊中,搜尋所有大於特定大小的郵件。 在搜尋方塊中按一下,然後輸入: messagesize: >5 mb。 這會找出所有大於 5 MB 的郵件。 您可以刪除部分或所有郵件,或將其移到另一個 Outlook 資料檔(.pst)。 如需有關移動專案的詳細資訊,請參閱在資料夾之間移動或複製郵件。

如果您刪除 Outlook 資料檔(.pst)或離線 Outlook 資料檔(.ost)中的專案,Outlook 會在空閒期間在背景自動壓縮檔案,而不是使用您的電腦,但 Outlook 仍在執行。

注意  如果檔案中有超過20% 的「空白」(未使用的空間),Outlook 只會壓縮檔案。

您也可以使用下列步驟,立即手動開始壓縮程式,這可能需要幾分鐘的時間才能完成。

  1. 刪除您不想保留的任何專案,並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  2. 按一下 [檔案> 帳戶設定] > [帳戶設定]。 

  3. 在 [資料檔] 索引標籤上,按一下您要壓縮的資料檔案,然後按一下 [設定]。

    注意:如果您使用的是 Exchange 或 Outlook.com 電子郵件帳戶,您必須另行按一下 [高級] 索引標籤 > [ Outlook 資料檔設定]。

  4. 在 [Outlook 資料檔] 對話方塊中,按一下 [立即壓縮],然後按一下[確定]

附註: 壓縮 Outlook 資料檔案後,您就不需要結束 Outlook。

信箱清除工具可用來查看信箱和個別資料夾的大小。 您也可以將較舊的專案封存到封存 Outlook 資料檔 (.pst) 並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  1. 按一下 [檔案]。

  2. 按一下 [工具]> [信箱清除]。

  3. 選取 [查看信箱大小]、出 [出超過的專案]、[查看已刪除的郵件大小]、[清空刪除的專案] 資料夾、[查看衝突大小] 或 [清空衝突],以執行所需的工作。

如果您刪除 Outlook 資料檔(.pst)中的專案,當您不是使用電腦且正在執行 Outlook 時,該檔案會在背景自動壓縮。 您也可以立即手動啟動 [壓縮] 命令。 可能需要幾分鐘的時間來壓縮 Outlook 資料檔案(.pst)。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]

  3. 在 [資料檔] 索引標籤上,按一下您要壓縮的資料檔案,然後按一下 [設定]。

  4. 按一下 [立即壓縮]。

附註: 壓縮 Outlook 資料檔案(.pst)檔案後,您就不需要結束 Outlook。

您可以使用 [信箱清除工具],讓您查看信箱和個別資料夾的大小。 您也可以將較舊的專案封存到封存的個人資料夾檔案(.pst),然後清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [信箱清除]。

  2. 選取 [查看信箱大小]、出 [出超過的專案]、[查看已刪除的郵件大小]、[清空刪除的專案] 資料夾、[查看衝突大小] 或 [清空衝突],以執行所需的工作。

頁面頂端

如果您刪除個人資料夾檔案(.pst)中的專案,當您不是使用電腦且正在執行 Outlook 時,該檔案會在背景自動壓縮。 如果您想要立即減少檔案大小,您可以強制執行壓縮。 壓縮資料檔案的程式可能需要幾分鐘的時間。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [資料檔案管理]。

  2. 按一下您要壓縮的資料檔案,然後按一下 [設定]。

  3. 按一下 [立即壓縮]。

附註: 壓縮 .pst 檔案後,您就不需要結束 Outlook。

頁面頂端

如果您刪除了大量的專案,減少離線資料夾檔(.ost)檔案的大小,可能會提高效能。 此程式不會刪除儲存在伺服器上的任何專案。

  1. 刪除您不想保留的任何專案,然後清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  2. 在 [工具] 功能表上,按一下 [帳戶設定]。

  3. 在清單中,選取 [ Microsoft Exchange Server],然後按一下 [變更]。

  4. 按一下 [其他設定]

  5. 按一下 [高級] 索引標籤,然後按一下 [離線資料夾檔設定]。

  6. 按一下 [立即壓縮]。

附註: 壓縮 .ost 檔案後,您就不需要結束 Outlook。

頁面頂端

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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