試算表比較中的基本工作

假設您有兩個 Excel 活頁簿,或是您想要比較的兩個相同活頁簿版本。 或者,您可能想要尋找可能的問題,例如手動輸入(而不是計算)總和或損毀的公式。 如果您有 Microsoft Office 專業增強版2013,您可以使用 Microsoft 試算表比較來執行報告,以找出其所發現的差異與問題。

重要:  試算表比較功能僅適用于 Office 專業增強版2013或 Microsoft 365 Apps 企業版。

開啟試算表比較

在 Windows 7 中    在 Windows [開始] 功能表的 [ Office 2013 工具] 底下,按一下 [試算表比較]。

在 Windows 8 中    在 [開始] 畫面上,按一下 [試算表比較]。 如果您沒有看到試算表比較磚,請開始輸入文字試算表比較,然後選取其磚。

除了試算表比較之外,您也可以找到 Access 的隨附程式– Microsoft 資料庫比較。 它也需要 Office 專業增強版2013。 (在 Windows 8 中,輸入 [資料庫比較] 即可找到它。)

比較兩個 Excel 活頁簿

  1. 按一下[常用] > [比較檔案]。

    比較檔案

    [比較檔案] 對話方塊隨即出現。

  2. 按一下 [比較] 方塊旁的藍色資料夾圖示,流覽到舊版活頁簿的位置。 除了儲存在電腦或網路上的檔案外,您還可以輸入活頁簿儲存所在的網址。

[比較檔案] 命令

  1. 按一下 [] 方塊旁的綠色資料夾圖示,流覽至您要與舊版進行比較的活頁簿位置,然後按一下[確定]

    提示:  您可以比較有相同名稱的兩個檔案,只要兩個檔案儲存在不同資料夾即可。

  2. 在左窗格中,依序選取或取消選取選項(例如公式儲存格格式),選擇您要在活頁簿比較結果中看到的選項。 或是直接按一下 [Select All] (全選)。

[試算表比較] 選項

  1. 按一下[確定]以執行比較。

如果您收到「無法開啟活頁簿」的訊息,這可能表示其中一個活頁簿受密碼保護。 按一下[確定] ,然後輸入活頁簿的密碼。 深入瞭解密碼和試算表比較如何搭配運作

比較的結果會出現在兩窗格的方格中。 左側的活頁簿會對應到您所選擇的 [比較] (通常是較舊的檔案),而右側的活頁簿則會對應到 [至] (通常是較新的)檔案。 詳細資料會出現在兩個方格下方的窗格中。 變更會依據變更類型來以色彩醒目提示。

解讀結果

  • 在並排格線中,每個檔案的工作表都會與其他檔案中的工作表進行比較。 如果有多個工作表,按一下水準捲軸上的 [前進] 和 [返回] 按鈕即可取得它們。

    附註: 即使工作表是隱藏的,仍會比較並顯示在結果中。

  • 差異會以儲存格填滿色彩或文字套用字型色彩來醒目提示,視差異的類型而定。 例如,內含「輸入值」的儲存格 (非公式儲存格) 會在並列方格中以綠色填滿色彩格式化,而在窗格結果清單中顯示綠色字型。 左下窗格是顯示色彩所代表意義的圖例。

活頁簿兩種版本的比較結果

在此處所示的範例中,較舊版本中的 Q4 的結果並非最終版本。 最新版本的活頁簿包含第四季度之 E 欄中的最後一個數位。

在比較結果中,儲存格 E2:兩個版本中的 E5 都有一個綠色填滿,表示輸入的值已變更。 因為這些值已變更,所以 YTD 資料行中的計算結果也會變更–儲存格 F2: F4 與 E6: F6 具有藍綠色填滿,表示計算值已變更。

儲存格 F5 中的計算結果也會變更,但更重要的原因是,在先前版本中其公式不正確(它只加上 B5: D5,而省略第4季度的值)。 當活頁簿更新時,會修正 F5 中的公式,使其成為 [SUM] (B5: E5)。

  • 如果儲存格太窄而無法顯示儲存格內容,請按一下 [Resize Cells to Fit] (將儲存格調整成適合大小)。

調整儲存格大小

Excel 的 Inquire 增益集

除了試算表比較的比較功能之外,Excel 2013 還有一個 Inquire 增益集,您可以將它開啟,讓「查詢」索引標籤可供使用。 您可以從 [Inquire] 索引標籤來分析活頁簿、查看儲存格、工作表和其他活頁簿之間的關聯,以及清除工作表中多餘的格式設定。 如果您在 Excel 中開啟您要比較的兩個活頁簿,您可以使用 [比較檔案] 命令來執行試算表比較。

如果您在 Excel 2013 中看不到 [Inquire] 索引標籤,請參閱開啟 Inquire 增益集。 若要深入瞭解 Inquire 增益集中的工具,請參閱您可以對試算表查詢執行哪些動作。

後續步驟

如果您有「任務關鍵型」 Excel 活頁簿或您組織中的 Access 資料庫,請考慮安裝 Microsoft 的試算表和資料庫管理工具。 Microsoft 審核及控制管理伺服器為 Excel 和 Access 檔案提供強大的變更管理功能,並由 Microsoft 探索和風險評定伺服器來評估,這些功能提供了庫存與分析功能,協助您減少在 Excel 和 Access 中由使用者開發的工具所帶來的風險。

另請參閱試算表比較的概覽

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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