重要: 本文將說明使用「共用活頁簿」追蹤變更的較舊方法。 共用活頁簿功能有許多限制,且已由共同撰寫 取代。 共同撰寫無法提供追蹤修訂的能力。 不過,如果您和其他人同時開啟檔案,您可以看到彼此的選取專案及變更。 此外,如果檔案是儲存在雲端,您可以查看過去的版本,以便查看每個人的變化。 深入瞭解共同撰寫

  1. 請確定您要使用這個方法,再繼續進行。 共用活頁簿有其限制,其中一項是無法使用 Excel 網頁版。 因此,我們強烈建議 您共同撰寫,以取代共用活頁簿。

  2. 按一下 [校閱] > [共用活頁簿]。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [共用活頁簿] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  3. [共用活頁簿] 對話方塊中,選取 [編輯] 索引標籤上的 [允許多人同時修改活頁簿] 核取方塊。

  4. 按一下 [進階] 索引標籤。

  5. 按一下 [追蹤修訂] 底下的 [保留最近],然後在 [天之內的修訂記錄] 方塊中輸入要保留歷程記錄的天數。 根據預設,Excel 會保留歷程記錄 30 天,凡是比 30 天還要久的歷程記錄都會永久清除。 如果要保留歷程記錄 30 天以上,請輸入大於 30 的數字。

  6. 按一下 [確定],並且在系統提示您儲存活頁簿時,按一下 [確定] 來儲存活頁簿。

  1. 按一下[>追蹤修訂,然後按一下 [接受或拒絕修訂> 。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. 若系統提示您儲存活頁簿,請按一下 [確定]

  3. [接受或拒絕修訂] 對話方塊中,執行下列動作:

    • 若要接受或拒絕特定日期之後所進行之變更,請選取 [何時? 」核取方塊,按一下[何時日期> 清單中的 [自日期,然後輸入要檢閱變更的最早日期。

    • 若要接受或拒絕其他使用者的變更,請選取 神秘 核取方塊,然後在 [神秘 清單中,按一下您想要檢閱其變更的使用者。

    • 如果要接受或拒絕所有使用者所做的修訂,請清除 [修訂者] 核取方塊。

    • 如果要接受或拒絕對特定區域所做的修訂,請選取 [修訂處] 核取方塊,然後輸入該工作表範圍的儲存格參照。

    • 如果要接受或拒絕整份活頁簿的修訂,請清除 [修訂處] 核取方塊。

  4. 按一下 [確定],然後在 [接受或拒絕修訂] 對話方塊中,檢閱各修訂的相關資訊。

  5. 如果要接受或拒絕各修訂,請按一下 [接受][拒絕]

  6. 如果系統提示您選取儲存格的值,請按一下您要的值,然後按一下 [接受]

附註: 

  • 您必須先接受或拒絕一項修訂,才能前往下一項修訂。

  • 您可以按一下 [接受所有修訂][拒絕所有修訂],一次接受或拒絕所有剩餘的修訂。

  1. 按一下[>追蹤修訂,然後按一下 [強調修訂> 。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. 如果要選取您要查看的修訂處,請執行下列動作:

    • 若要查看 神秘所有已追蹤的變更,請選取[何時

    • 若要查看特定日期之後所變更的變更,請選取 [何時? >核取方塊,按一下[何時日期> 清單中的 [自日期,然後輸入您想要查看變更的最早日期。

    • 若要查看特定使用者進行變更,請選取 [神秘核取方塊,然後在 [神秘 清單中,按一下您想要查看其變更的使用者。

    • 如果要檢視特定儲存格範圍內的修訂,請選取 [修訂處] 核取方塊,然後輸入該工作表範圍的儲存格參照。

  3. 如果要指定檢視修訂的方式,請執行下列動作:

    • 如果要標示工作表上的修訂處,請選取 [將所做的修訂在螢幕上標示出來] 核取方塊。

    • 若要在另一份工作表上建立修訂清單,請選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊以顯示歷程工作表。

      附註: 只有在開啟追蹤修訂後,而且儲存檔案時至少有一項可追蹤的修訂,才能使用這個核取方塊。

關閉追蹤修訂會刪除歷程記錄。 若要保留此資訊的一份副本,請執行下列操作來列印歷程記錄工作表,或將其複製到另一個活頁簿:

  1. 按一下 [校閱] > [追蹤修訂] > [標示修訂處]。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. 選取 [修訂處醒目提示] 底下的 [修訂時間] 核取方塊,然後在 [修訂時間] 清單中,按一下 [全部]

  3. 清除 [修訂者][修訂處] 核取方塊。

  4. 選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊。

  5. 按一下 [確定]

  6. 現在您可以列印或將歷程記錄複製到另一個活頁簿。

當您在工作時標示修訂處,Excel 會以醒目提示色彩標明所有修訂處 (例如變更、插入或刪除處)。

  1. 按一下[>追蹤修訂,然後按一下 [強調修訂> 。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. [標示修訂處] 對話方塊中,選取 [編輯時記錄所做的修訂] 核取方塊。 選取此核取方塊會共用活頁簿,並醒目提示您或其他使用者所做的修訂。

  3. [強調哪些變更時,選取時值核取方塊,然後在[何時值清單上, 按一下您想要的選項。

  4. 若要指定要強調變更的使用者,請選取 [神秘 核取方塊,然後在 [神秘 清單中,按一下您想要的選項。

  5. 若要指定要強調變更的工作表區域,請選取其中一個核取方塊,然後在 "位置" 方塊中,輸入工作表範圍的儲存格參照。

  6. 確認您已選取 [將所做的修訂在螢幕上標示出來] 核取方塊。

  7. 按一下 [確定]。 若看見提示,請儲存活頁簿。

  8. 在工作表上進行您所要的修訂。 請注意,某些變更 ,例如格式,不會追蹤,因此不會以強調色彩標示。

不想再醒目提示修訂處時,可關閉醒目提示修訂的功能。

  1. 按一下[>追蹤修訂,然後按一下 [強調修訂> 。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. [標示修訂處] 對話方塊中,清除 [編輯時記錄所做的修訂] 核取方塊。

  1. 按一下 [校閱] > [追蹤修訂] > [標示修訂處]。

    請注意,在較新版本的 Excel 中,系統會隱藏 [追蹤修訂] 按鈕。 了解如何取消隱藏按鈕

  2. [強調哪些變更時,選取 [何時?

  3. 清除 [修訂者][修訂處] 核取方塊。

  4. 選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊。

  5. 按一下 [確定]

  6. 在歷程工作表中,按一下欄標籤旁邊的篩選箭號,找出您要的資訊。

附註: 儲存活頁簿後會隱藏歷程工作表。 如果要在儲存後檢視歷程工作表,您必須選取 [標示修訂處] 對話方塊中的 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊才能再次顯示該工作表。

使用追蹤修訂功能Mac 版 Excel,您可以追蹤、維護及顯示對變更進行變更 共用活頁簿。

重要: 

  • 新版本的追蹤修訂按鈕在功能區中不再Mac 版 Excel。 若要使用這項功能,您需先將追蹤修訂新增回功能區。 詳細資訊,請參閱 新增追蹤修訂按鈕至功能區

  • 追蹤修訂只在共用活頁簿中可供使用。 事實上,當您開啟追蹤修訂時,活頁簿便會自動變成共用活頁簿。 雖然共用活頁簿通常是存放在其他使用者可存取的位置,但是您也可以對共用活頁簿的本機複本進行追蹤修訂。

新增追蹤修訂按鈕至功能區

若要在功能區中新增追蹤修訂按鈕,您必須建立自訂群組,然後將按鈕新增到群組。

  1. 按一下[Excel>工具列>[&喜好設定> 。

    Mac 版 Office 2016 功能區工具列喜好設定
  2. 自訂功能區下的,選取主要 選項卡下的 , 選取 評論

  3. 在 [ 主要定位字元 Mac 版 Office 2016 自訂功能區新增按鈕下方,按一下 [新增 Mac 版 Office 2016 自訂功能區新增按鈕,然後選取 [新增群組> 。

  4. 現在您可以重新命名此自訂群組。 只要選取 [自訂 (群組) , Mac 版 Office 2016 自訂功能區設定 > [重新命名>,然後于[顯示名稱> 方塊中輸入名稱,然後按一下 [儲存

  5. 在[選擇命令的[從中選取命令> 下,選取 [主要定位字元,然後在清單中選取 [檢查 > 修訂> 追蹤修訂 (舊版) ,然後按一下[> (新增箭) 以移動您建立自訂群組下的專案。

    按一下 [追蹤 (舊) 修訂>然後按一下 [修訂>以移動 [檢查舊舊資料表》 下的選項

  6. 按一下[儲存並關閉Excel喜好設定對話方塊。

    您應該會看到功能區上的 () 追蹤修訂選項。

    功能區 (舊版) 修訂選項

  1. 在 [ 評閱> 選項卡上,按一下 [ 追蹤修訂>,然後按一下 [ 強調修訂> 。

  2. 選取或清除編輯 時追蹤修訂。這也會共用您的活頁簿 ] 核取方塊。

    選取此核取方塊會共用活頁簿,並醒目提示您或其他使用者所做的修訂。 如果您清除該核取方塊,您會收到一則訊息,指出此動作會移除共用使用的活頁簿。

當您在工作時強調變更時,Excel會以 (色彩將變更、插入) 刪除等任何修訂大綱。

  1. 在 [ 評閱> 選項卡上,按一下 [ 追蹤修訂>,然後按一下 [ 強調修訂> 。

  2. 選取編輯 時追蹤修訂。這也會共用您的活頁簿 ] 核取方塊。

  3. [強調哪些變更時,選取 [ 何時? 」 核取方塊,然後在下拉式清單中,按一下您想要的選項。

  4. 執行下列任何一個動作:

    若要指定

    執行此動作

    您想要強調變更的使用者

    選取[神秘核取方塊,然後在 [神秘功能表中,按一下您想要的選項。

    要強調變更的工作表區域

    選取核取方塊然後在位置方塊中,輸入工作表範圍的儲存格參照。

    提示: 您也可以按一下 [位置」 方塊右下角的 [自動關閉對話方塊圖示,然後選取您想要在工作表上使用的範圍。 完成之後,再按一下 [關閉 對話方塊圖》,以顯示整個對話方塊。

  5. 請確定已 選取 選取的畫面上顯示修訂核取方塊。

  6. 按一下 [確定]。

    如果系統提示您儲存活頁簿,請按一下 [ 確定

  7. 在工作表上,進行您想要的變更。

    附註: 某些修訂 (例如格式設定) 無法加以追蹤,因此也無法以醒目提示色彩標示。

當您不想再強調變更時,您可以停止將其突顯。

  1. 在 [ 評閱> 選項卡上,按一下 [ 追蹤修訂>,然後按一下 [ 強調修訂> 。

  2. 清除畫面 上的螢光筆 變更核取方塊。

  1. 在 [ 評閱> 選項卡上,按一下 [ 追蹤修訂>,然後按一下 [ 強調修訂> 。

    附註: 如果編輯 時追蹤變更。這也會共用您的活頁簿 尚未選取,Excel尚未記錄任何修訂歷程記錄。

  2. 若要選取您想要看到的變更,請執行下列任何一項操作:

    檢視

    執行此動作

    已追蹤的所有變更

    選取核取方塊從快顯視窗選取全部,然後清除神秘和位置核取方塊。

    特定日期之後進行變更

    選取 [當時」 核取方塊,按一下 [當時日期> 清單中的 [自日期,然後輸入您想要查看變更的最早日期。

    特定使用者所變更的變更

    選取[神秘核取方塊,然後在 [神秘清單中,按一下您想要查看其變更的使用者。

    變更特定儲存格範圍

    選取核取方塊 然後輸入工作表範圍的儲存格參照。

  3. 您也可以按一下 [位置方塊的右下角的[折疊對話方塊>,然後選取您想要在工作表上使用的範圍。 完成之後,再按一下 [關閉 對話方塊圖》,以顯示整個對話方塊。

  4. 若要指定要如何查看變更,請執行下列任何一項操作:

    若要

    執行此動作

    在工作表上強調變更

    選取畫面 上的螢光筆 變更核取方塊。

    這可讓您將指標停留在強調的儲存格上,來查看變更詳細資料。

    在個別工作表上建立變更清單

    選取新 工作表上的清單 變更核取方塊以顯示歷程記錄表。

    只有在開啟追蹤修訂後,而且儲存檔案時至少有一項可追蹤的修訂,才能使用這個核取方塊。

  1. 在 [ 評閱> 選項卡上,按一下 [ 追蹤修訂>,然後按一下 [ 接受或拒絕變更> 。 .

    如果系統提示您儲存活頁簿,請按一下 [ 確定

  2. 在 [ 選取變更為接受 或拒絕的對話方塊中,執行下列任何一項操作:

    接受或拒絕

    執行此動作

    特定日期之後進行變更

    選取 [當時」 核取方塊,按一下 [當時日期> 清單中的 [自日期,然後輸入要檢閱變更的最早日期後的日期。

    其他使用者的變更

    選取[神秘核取方塊,然後在 [神秘清單中,按一下您想要檢閱其變更的使用者。

    所有使用者的變更

    清除神秘核取方塊

    對特定區域進行變更

    選取核取方塊 然後輸入工作表範圍的儲存格參照。

    您也可以按一下 [位置方塊的右下角的[折疊對話方塊>,然後選取您想要在工作表上使用的範圍。 完成之後,再按一下 [關閉 對話方塊圖》,以顯示整個對話方塊。

    變更整個活頁簿

    清除位置 核取方塊

  3. 按一下 [確定],然後在 [接受或拒絕修訂] 對話方塊中,檢閱各修訂的相關資訊。

    資訊包含受您變更影響的其他變更。 您可以視需要捲動視窗來查看所有資訊。

  4. 針對每一個變更,按一下 [接受或拒絕

    附註: 

    • 如果系統提示您選取儲存格的值,請按一下您想要的值,然後按一下 [ 接受

    • 您必須先接受或拒絕一項修訂,才能前往下一項修訂。

    • 您可以按一下 [接受所有修訂][拒絕所有修訂],一次接受或拒絕所有剩餘的修訂。

    • 所有變更都必須儲存,才能列在歷程記錄表上。

    • 當您拒絕變更時,歷程記錄表會以「動作類型」欄中的「復原」或「拒絕動作的結果」來 記錄拒絕 。 若要查看歷程記錄表,請參閱 查看歷程記錄表 以瞭解更多資訊。

  1. 在 [ 評閱> 選項卡上,按一下 [ 追蹤修訂>,然後按一下 [ 強調修訂> 。

    附註: 如果編輯 時追蹤變更。這也會共用您的活頁簿 核取方塊未選取,Excel未記錄任何歷程記錄。

  2. [反白哪些變更?

  3. 清除 [修訂者][修訂處] 核取方塊。

  4. 選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊,然後按一下 [確定]

  5. 按一下 [確定]。

    系統會顯示歷程記錄表。

  6. 在歷程記錄表中,按一下欄標籤旁的篩選箭號,以尋找您想要的資訊。

    附註: 保存活頁簿會隱藏曆程記錄表。 若要在保存後查看歷程記錄表,您必須選取 [新工作表上的清單變更> 核取方塊,再顯示一次 ,在 [螢光筆變更>對話方塊中。

因為當您關閉追蹤變更時,變更歷程記錄會被刪除,因此您可能會想要儲存歷程記錄的副本。 您可以列印歷程記錄表,或將其複製到另一個活頁簿。

  1. 在 [ 評閱> 選項卡上,按一下 [ 追蹤修訂>,然後按一下 [ 強調修訂> 。

  2. [強調哪些變更時,選取 [何時?

  3. 清除 [修訂者][修訂處] 核取方塊。

  4. 選取 [將修訂記錄存在另外一個工作表中] 核取方塊。

  5. 按一下 [確定]

    提示: 

    • 若要列印歷程記錄表,請按一下[檔案> 功能表上的 [列印>,選取您想要的列印選項,然後按一下 [列印> 。

    • 若要將歷程記錄表複製到另一個活頁簿,請遵循下列步驟:

    • 按住 CONTROL 並按一下歷程記錄表底部的 [歷程記錄> 捲動,然後按一下 [移動或複製> 。

    • 在 [To book」區域中,按一下要移動工作表的活頁簿名稱,或按一下 [ (新) 。

    • 選取 [ 建立複製 備份> 核取方塊,然後按一下 [ 確定

    • 儲存包含複製歷程記錄表的活頁簿。

每次儲存活頁簿時,您可以使用修訂追蹤來記錄有關活頁簿變更的詳細資訊。 此變更歷程記錄可協助識別對活頁簿中資料進行的任何變更,然後您可以接受或拒絕這些變更。

如果有多位使用者在編輯活頁簿,追蹤修訂功能就特別有用。 當您將活頁簿提交給批註的檢查者,然後想要將您收到的輸入合併到該活頁簿的一份副本中,並納入您想要保留的變更和批註時,這項功能也很有用。

在共用活頁簿中進行變更時,您可以直接在工作表或個別的歷程記錄表上查看變更歷程記錄。 不論是哪種方式,您都可以立即檢閱各項修訂的詳細資料。 例如,您可以查看誰做了變更、變更的類型、變更時間、受影響的儲存格,以及新增或刪除的資料。

當您使用追蹤變更時,請考慮下列事項:

  • 追蹤變更與復原作業不同,不會建立備份副本    

    您可能會預期追蹤修訂會先建立該活頁簿的備份副本,然後再進行變更,或是復原任何變更。 很抱歉,您無法使用變更歷程記錄復原變更,或是還原較舊版本的活頁簿。 不過,歷程記錄表包含所有已刪除資料的記錄,好讓您可以將該資料複製回共用活頁簿中的原始儲存格。

    因為追蹤修訂的設計並不是要協助您回到先前版本的活頁簿,所以您應該繼續備份那些具有有效追蹤修訂的活頁簿。

  • 某些類型的修訂無法追蹤    

    系統會追蹤您對儲存格內容進行變更,但無法追蹤其他變更 ,例如格式變更。 部分Excel共用活頁簿中無法使用,因此無法追蹤。

  • 變更歷程記錄只會保留特定時間間隔    

    根據預設,當您開啟追蹤修訂時,變更歷程記錄會保留 30 天,以保持可管理的活頁簿大小。 不過,您可以增加或減少您想要保留的變更歷程記錄天數。 若要無限期保留變更歷程記錄,您可以指定大量的天數。 您也可以定期建立歷程記錄資訊的複本。

  • 變更歷程記錄中最舊的部分會定期刪除    

    Excel 會從目前日期往回算,決定要保留的歷程記錄。 每次您關閉活頁簿時,凡是比您上次儲存活頁簿時的有效天數更久的歷程記錄,Excel 都會予以刪除。

    例如,若您保留 30 天的歷程記錄,並且在兩個月後第一次開啟該活頁簿,您仍可查看兩個月前的歷程記錄。 不過,當您關閉此活頁簿時,會刪除前 30 天 (31 至 60 天) 記錄。

重要: 關閉追蹤修訂或停止共用活頁簿後,所有的歷程記錄都會遭永久刪除。

Excel提供下列存取及使用儲存的變更歷程記錄的方法。

  • 螢幕上標示    

    Excel 會針對每位使用者使用不同的色彩來標示修訂區域,並且在您將游標放置在每個修訂的儲存格時,將基本詳細資料顯示成註解。 當活頁簿沒有太多變更,或您想要一眼看出哪些內容已變更時,螢幕螢光筆會很有用。

  • 歷程記錄追蹤     

    Excel個別的歷程記錄表,提供可列印的變更詳細資料清單,您可以篩選以尋找您感興趣的變更。 當活頁簿有許多變更,或您想要調查一系列變更中發生的情況時,歷程記錄表會很有用。

  • 變更評論    

    Excel 可以逐步引導您依序瀏覽修訂處,讓您決定是要接受還是要拒絕各項修訂。 若要評估來自其他使用者的註解,這個方法就非常實用。

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