郵寄清單的秘訣

無論您的郵寄有多聰明,如果您傳送郵件給錯誤的人,這都沒有任何影響。 您可以將郵寄清單限制為名稱和位址,也可以包含每個客戶的其他詳細資料,以便將客戶分類為適合您業務細分的區段。

您針對客戶區段的郵寄目標越明確,對特定優惠可能有興趣,您郵件的成功率就越大。 規劃在郵件行銷活動的三分之一到一半時間與預算之間投入,以精簡郵寄清單,以鎖定適當的客戶區段。

如何使用客戶資料

在您取得客戶與潛在客戶的資訊之後,追蹤他們共通的屬性可能會非常實用。 您從郵寄清單中捕獲的詳細資料越詳細,您針對郵件所擁有的選項就更多。

但請確定您追蹤的詳細資料是您將使用的資料。 您新加入郵寄清單的複雜度越高,維護清單時必須執行的工作就越多。

例如,您可以使用下列任何一種方式使用客戶資料:

  • 列印郵件標籤     建立郵件標籤,而您只需要名稱和位址資訊。

  • 以特定地區設置將郵件寄到客戶     根據縣/市或郵遞區號篩選郵寄清單,以便只對居住在特定位置的客戶輕鬆宣告促銷。

  • 新增個人化的問候語     在問候行中加入收件者的名字或姓氏,將名稱分隔為 標題名字,以及 姓氏資料 欄位。

  • 著重于特定年齡的收件者     將客戶的生日收集為) 以通知客戶適合這些客戶生命週期的產品或服務 (例如規劃他們三十年中的退休計畫,以及規劃在五分之一年退休) 生日 ( 例如"1945") 。

    如果您想要提供促銷禮品給生日落在當月的所有客戶,您可以將他們的出生日期收集為 月、日 、年 (例如"2000 年 1 月 1 日") 。

  • 根據性別量身訂做個別郵件     在郵寄清單中加入每個客戶的性別 ("男性"或"女性") 只向男性或女性宣告新的產品行。

  • 使用購買記錄     傳送特殊公告給最近購買主要商品的人,或在您擁有他們最愛的品牌新型號時通知客戶。 若要這麼做,您需要追蹤客戶的購買記錄。 您也可以通知客戶關於類似產品 (「購買您購買產品的客戶也會購買此產品」) 。

  • 傳送電子郵件以儲存郵資     傳送電子郵件邀請給提供電子郵件地址的客戶,以節省邀請事件的郵件成本。 您可以先針對沒有電子郵件地址的客戶執行合併列印和篩選,以處理列印邀請。 然後,您可以針對擁有電子郵件地址的客戶執行電子郵件合併和篩選,來建立電子郵件邀請。

建立郵寄清單

郵寄清單最基本的是文字檔,可分隔收件者記錄到共同的欄位。 這類清單通常採用工作表或表格的形式,每一個記錄都有自己的列,並分成包含個別資料欄位的欄,例如此處顯示的基本郵寄清單。

[合併列印收件者] 對話方塊中的基本郵寄清單。

複雜的清單可能包含額外的資料欄位,例如產品大小和色彩喜好設定、購買記錄、出生日期和性別。

如果您是第一次建立郵寄清單,不需要離開 Publisher 即可這麼做。 詳細資訊請參閱建立 合併列印的連絡人清單

合併多個來源的清單

無論您有郵寄清單或購買,Publisher 都可以輕鬆在 Publisher 中合併及編輯來自多個來源的客戶清單。 您可以從任何其他在 Excel、Outlook 和 Access 中建立的清單組合,來選擇最適合您的 Publisher 郵寄清單。

指定要新增的清單

  1. 在 [郵件>中,按一下 [合併列印Step-Mail精靈。

    如果出版物已連結至收件者清單,請確認該連結,然後在 [郵件」 的 Tab 上,按一下 [編輯收件者清單。 如果出版物未連接至現有的收件者清單,請在合併列印窗格中,按一下 [下一步:建立或連接到收件者清單,然後選取您想要的清單。

  2. 在郵件 合併收 件者對話方塊中,在 [新到收件 者清單的收件者清單下,執行下列任何一項操作:

    • 按一下[輸入新清單,在 [新增地址清單>對話方塊中新增您想要的項 目,然後按一下[確定

    • 按一下[使用現有清單,選取資料來源對話方塊中的資料來源,然後按一下[開啟

    • 按一下 [從 Outlook 連絡人 ( 選擇 提示您選擇郵件設定檔,按一下您想要) ,然後按一下 [確定。 選取 [選取連絡人> 對話方塊中的資料夾或通訊 組清單, 然後按一下 [確定

解決合併清單時的差異

當您將一個郵寄清單新增到另一個郵寄清單時,新增清單中的一或多個欄位在現有的清單中可能沒有相符專案。 例如,您新增的地址清單 可能包含公司名稱 欄位,但原始清單可能不會包含。

Publisher 會開啟 [新到收件者清單> 對話方塊,提示您修正不同來源清單中欄位 之間 不一致的問題。

  1. [新到收件者清單> 對話方塊中,選取未在 [相符資料行中檢查的欄位;在 [收件者清單欄位與相符欄位清單的收件者清單欄位上,選取要對應到的欄位,然後按一下 [相符專案。

  2. 在 [符合欄位的欄位> 對話方塊中,確認您選取的欄位列在[符合收件者清單欄位的欄位或選取另一個欄位,然後按一下[確定

  3. 如果您需要新增欄位至收件者清單,使其相符,請選取要新清單新增的欄位 ( (在 [新加入收件者清單清單> 對話方塊的左側清單) 按一下 [新增,然後按一下[確定。 新增的欄位會顯示在 要新加入收件者清單的新欄位下

    提示: 在要新增到收件者清單方塊的新增欄位中選取新增欄位,然後按一下移除,即可移除新增的欄位

[新增至收件者清單] 對話方塊的圖像

當 Publisher 不提示我時,如何比對欄位?

  • 在郵件 合併 工作窗格中,按一下 [其他 專案, 位址 欄位,然後按一下 [符合欄位

將快捷方式儲存至合併的清單

您可以建立合併清單的快捷方式,以用於其他郵件。 每當您編輯合併清單中的個別專案時,如果原始來源檔案可供編輯,編輯專案也會更新。 如果您不想更新原始來源檔案,請匯出收件者清單至新檔案。

  1. 在 [郵件合併 (步驟3:建立合併的出版物) ,在 [準備要追蹤此郵件時,請按一下 [儲存收件者清單的快捷方式

  2. 在 [ 檔案儲存 的檔案儲存> 對話方塊中,輸入您合併的地址清單在 [檔案名 > 方塊中的名稱

    根據預設,地址清單會儲存于我的 資料來源 資料夾中。 最好將地址清單保留在這裡,因為這是 Publisher 尋找資料來源的預設資料夾。

  3. 按一下 [儲存]

調整收件者清單

當各種來源清單中的欄位相符時,所有記錄會顯示在 [合併列印收件者」對話方塊中的現有清單中,您可以在此篩選、排序及選取要納入電子郵件合併的收件者。 選取每個要包含之收件者旁邊的核取方塊,並清除要排除之每個收件者旁邊的核取方塊。

選取或清除所有專案

  • 選取或清除標題列的核取方塊。

篩選清單中的專案

如果您只想使用清單中的特定專案,您可以依據特定欄位或準則篩選清單。 在篩選清單後,您可以使用核取方塊來包含和排除記錄。

  1. 按一下要篩選之專案之欄標題旁的箭鍵。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 按一下 (空白) , 以顯示對應欄位為空白的所有記錄。

    • 按一下 (非) , 以顯示對應欄位包含資訊的所有記錄。

    • 按一下 (進) 開啟 [篩選及排序>對話方塊,您可以使用此對話方塊篩選多個準則。

      附註: 您也可以按一下合併列印收件者對話方塊中的 [精簡收件者清單下的篩選功能,以開啟篩選與排序對話方塊

  3. 提示: 如果您的資料來源包含共用相同資訊的記錄,而且欄中有 10 個或更少的唯一值,您可以根據特定資訊進行篩選。 例如,如果有多個位址將澳大利亞列出為國家/地區,您可以篩選 澳大利亞

  4. [合併列印收件者] 對話方塊只會顯示指定的記錄。 若要再次顯示所有記錄,請按一下 [所有 (所有) 。

排序清單中的專案

如果您想要依字母順序查看項目,可以排序清單中的項目。

  • 在郵件 合併收 件者窗格中,按一下要排序之專案的欄標題。

    例如,如果您想要依姓氏的字母順序來顯示清單,請按一下 [姓氏] 欄位標題。

  • 若要使用多個準則排序,請在 [精簡收件者清單的排序方式> 下 ,按一下 [排序。 在 [ 篩選及 排序方式的對話方塊中,選取您想要排序的準則。

尋找重複專案

若要避免重複郵寄,您可以在合併的清單中尋找並刪除大部分 (但未必符合) 的記錄。

  1. 在郵件 合併收件 者對話方塊中,按一下 [調整收件 者清單的收件者清單, 尋找重複專案

  2. 在 [ 尋找重複 專案」 對話方塊中,只保留已勾選您想要包含的專案,然後按一下 [確定

尋找共用通用屬性的特定收件者或收件者群組

若要識別共用共同屬性的個人或群組 (例如姓氏、郵遞區號或生日月份) ,您可以搜尋清單。

  1. 在郵件 合併收件 者對話方塊中,按一下 [調整收件 者清單的收件者清單, 尋找收件者

  2. 在 [尋找專案」 對話方塊中,輸入您想要在 [尋找文字方塊中尋找的欄位或欄位;指定要搜尋的欄位,然後按一下 [尋找下一

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