離線使用連結到 SharePoint 清單的資料表

您可以使用 Access 離線處理連結至 SharePoint 清單的資料。 舉例來說,如果您需要離開辦公室,或需要在伺服器無法使用或您遺失伺服器連結時繼續工作,這項功能會很有説明。

概觀

離線使用 SharePoint 網站的資料之前,您必須先在 Access 資料表和 SharePoint 清單之間建立連結。 然後,您可以使用 Access 讓清單離線來更新或分析清單。 當您重新連接時,可以同步處理資料,以便更新資料庫和清單。 如果資料庫有查詢和報表,您可以使用它們來分析連結的資料。

如果您在離線時更新任何資料,您可以在 Access 再次連線至伺服器時同步處理變更。 如果資料衝突發生 ,例如有人補救伺服器上記錄,而另一位人員離線更新同一記錄,您可以在同步處理時解決衝突。

您可以使用數種方法將 Access 資料表連結至清單。 例如,您可以將資料庫移至 SharePoint 網站,SharePoint 網站也會將資料庫中的資料表連結到網站上的清單。 或者,您也可以將資料從 SharePoint 網站上資料工作表中的清單匯出至 Access 資料表。 例如,您可以在 Access 中使用報表來摘要資料。 有關從 Access 連結至 SharePoint 資料之詳細資訊,請參閱 SharePoint 清單中的資料匯出 或連結

在 Access 中離線使用 SharePoint 清單

從 Access 2010 開始,離線使用連結的 SharePoint 清單是 Access 維護的自動程式。 如果 Access 無法連線到連結的 SharePoint 清單所在的 SharePoint 網站,可能是因為您失去網際網路連線,Access 會切換到離線模式。 在 Access 視窗右下角的狀態列中,會顯示一則訊息,指出所有 SharePoint 資料表 已中斷連接。 如果您按一下 [檔案>資訊,也會看到類似的訊息,指出您中斷連結的資料表。 當您處於離線模式時,您可以繼續新增、編輯及刪除 SharePoint 清單資料的緩存本機複本資料。

Access 會持續嘗試定期重新連結 SharePoint 伺服器上的連結清單。 Access 重新建立 SharePoint 網站的連線後,功能區下方會顯示訊息欄,詢問您是否要同步處理離線資料與伺服器。

按一下 [同步處理以重新連結至 SharePoint Server。

按一下 [同步 處理與 Access 重新連結至連結的 SharePoint 清單,然後嘗試合併任何資料變更。

解決衝突的資料變更

當兩個使用者變更清單資料或結構的相同部分時,即會發生衝突。 先提交變更的使用者會成功提交變更,但第二個使用者會收到衝突的通知。

例如,使用者 A 將第三列的縣/市欄從達拉斯變更為西雅圖,同時,您將儲存格從達拉斯變更為休士頓。 使用者 A 的變更會先提交至伺服器,後面接著您的變更。 伺服器會通知您發生衝突,並可讓您解決衝突。

附註: 即使使用者編輯同一列的不同儲存格,也會發生衝突。

您必須解決衝突,才能對發生衝突的記錄進行任何變更。

如果 Access 在同步處理 SharePoint 伺服器的離線變更時偵測到任何資料衝突,則會看到 [解決衝突>對話方塊。

使用 [解決衝突> 對話方塊中的可用選項來解決資料衝突。

執行下列其中一個動作:

  • 若要忽略您對記錄進行變更,解決目前顯示的衝突或錯誤,請按一下 [捨棄 我的變更。 您的變更將會遺失。

  • 若要忽略清單的所有變更,解決所有擱置的衝突和錯誤,請按一下 [捨棄 我的所有變更

  • 若要重新應用變更來解決目前顯示的衝突或錯誤,請按一下 [重試我的變更。 如果發生衝突,如果您和其他使用者變更同一欄,您的變更會覆寫其他使用者的變更。 如果您編輯不同的欄,您的變更將會與其他使用者的變更合併。

  • 若要重新應用變更來解決所有擱置的衝突和錯誤,請按一下 [重試所有 我的變更

  • 若要查看下一個衝突或錯誤的詳細資訊,請按一下對話方塊右上角的 [下一步。

  • 若要查看上一個衝突或錯誤的詳細資訊,請按一下對話方塊右上角的 [上一個。

  • 若要稍後解決衝突與錯誤,請按一下對話方塊標題列上的[關閉。

附註

  • 詳細資料格會顯示目前視圖中的所有欄。 如果看不到欄,請使用水準捲軸卷曳,或拖曳對話方塊的右邊緣以增加詳細資料格的寬度。

    若要縮放欄的內容,請按一下詳細資料格中的欄。 您的變更和其他使用者的變更會顯示在 [欄位詳細資料 > 對話方塊中 。 此對話方塊對於檢視豐富文字格式變更也很有用。

  • 如果您 或其他使用者刪除列,詳細資料格會顯示刪除列,而不是資料列。 如果其他使用者刪除該列,對話方塊不會顯示使用者名稱或刪除的日期及時間。 此外,您也將無法重試變更。

設定快取 Web 服務和 SharePoint 資料表選項

在 Access 2010 及更新版本中,新資料庫的預設設定為快取 Web 服務和 SharePoint 連結的資料表。 如果您想要變更此行為,並改為使用 Access 2007 中存在的行為,請按一下[檔案>選項以開啟[存取選項> 對話方塊。 按一下 [目前資料庫 ,以查看 [緩存 Web 服務和 SharePoint 資料表 》 下列出的設定

  • 使用與 Microsoft Access 2010 及更新版本相容的緩存格式 選取此選項,讓 Access 緩存連結資料的本機複本。 此設定可提升使用連結資料時的顯示效果。 使用此選項可以更快速地載入和檢視連結的資料。 如果您想要使用 Access 2007 中已存在的緩存行為,請清除此選項。

  • 關閉時清除緩存 選取此選項,讓 Access 在您關閉資料庫時從記憶體清除任何本機快取資料。

  • 永不緩存 選取此選項,讓 Access 在使用連結的 SharePoint 資料來源時,不會將資料的本機複本進行緩存。

    附註: 如果您清除 [使用與 Microsoft Access 2010 及之後版本相容的快取格式] 設定,則無法使用 [關閉時清除快取] 與 [永不快取] 選項。

我可以在 Access 2010 及更高版本中手動離線工作嗎?

若要在 Access 2010 及更新版本使用連結的 SharePoint 資料,手動控制離線工作,您必須針對 Access 選項對話方塊中目前資料庫的 Microsoft Access 2010 及更新版本設定,清除 [使用與 Microsoft Access 2010 及更新版本相容的緩存格式。 請參閱上一節,瞭解如何尋找及設定該選項。

附註: 變更設定後,系統可能會提示您關閉並重新開啟資料庫。

清除與Microsoft Access 2010及更新版本設定相容的使用緩存格式之後,就會在外部資料標籤上看到一個 Web連結清單命令群組。

在這個群組中,您會看到命令,例如離線工作、同步處理重新連結清單及其他命令。 這些命令與在 Access 2007 中位於外部資料標籤的 SharePoint 清單 群組 中的命令 相同。

若要在此模式中離線使用 SharePoint 清單資料,請按一下 [離線工作

若要同步處理離線清單與伺服器的資料,請按一下 [同步 處理

若要在離線工作後重新連線連結的資料表,請按一下 [工作線上

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使用 Access 2007 嗎?

若要執行此程式,您必須先將 Access 資料表連結至 SharePoint 清單。

附註: 如果您有已在 SharePoint 網站上發佈的資料庫,您必須先儲存資料庫的本機複本,然後讓清單離線。

  1. 開啟連結至 SharePoint 清單的資料庫。

  2. 在 [ 外部資料> 鍵 的 [ 外部 資料清單> 群組中,按一下 [離線工作

附註: 如果無法 使用 離線工作按鈕,表示您的資料表未連結至 SharePoint 清單,或已讓清單資料離線。

  1. 開啟連結至 SharePoint 清單的資料庫。

  2. 在 [ 外部資料」 Tab[SharePoint 清單群組 中,按一下 [同步 處理

如果因為您離線進行變更和某人在伺服器上進行變更而發生衝突,[解決衝突> 對話方塊會出現。

對話方塊會顯示衝突相關資訊,例如發生錯誤的原因,並提供選項,您可以嘗試再次提交資料或捨棄變更。 如果有多個錯誤,您可以按一下對話方塊中的 [上一個與下一個)按鈕,來查看每個錯誤的詳細資訊。 某些錯誤只能在捨棄變更後解決。

[解決錯誤」 對話方塊中的詳細資訊 格線會顯示目前視圖中的所有欄。 對於受影響的列,詳細資料格會顯示您進行變更。 您無法編輯值,但您可以按一下每一欄以查看更多詳細資料。

  • 在 [ 解決錯誤 問題> 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 如果您想要保留伺服器上對所選項目進行變更,請按一下 [舍 棄我的變更

    • 如果您想要再次嘗試將變更提交到選取的專案,請按一下 [重試我的變更

      視情況不同,您可能需要等到問題解決為止。 例如,如果您因為網路連接問題而無法同步處理變更,您應該等到再次連接之後再進行。

    • 如果您想要保留伺服器上對所有專案進行的所有變更,請按一下 [舍 棄所有我的變更

    • 如果您想要再次嘗試將變更提交到所有專案,請按一下 [重試所有我的變更

      視情況不同,您可能需要等到問題解決為止。 例如,如果您因為網路連接問題而無法同步處理變更,您應該等到再次連接之後再進行。

      附註: 

      • 如果只有放棄變更才能解決錯誤,可能無法使用重試變更的按鈕。

      • 您可以關閉對話方塊而不執行任何動作,但必須等到您解決錯誤後才能離開或更新清單,或對計算結果欄進行變更。

重新連結連結的資料表之後,對資料或物件進行的任何變更會同步處理。

  1. 開啟連結至 SharePoint 清單的資料庫。

  2. 在 [ 外部資料> 鍵[SharePoint 清單 》 群組中,按一下 [線上工作

    附註: 如果您想要捨棄離線進行變更,請按一下SharePoint清單群組中的 [捨棄變更。

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