建立 EPM 部署計劃
本文是「從馬西斯」集合的一部分。 其中說明如何建立企業專案管理 (EPM) 部署計畫。 其識別 EPM 部署計劃中的階段及主要時點，並根據具有數百個 EPM 系統使用者的中型組織，評估各項的時間。 它也識別可影響每個階段之估計期間的因素。
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建立 EPM 部署計劃
「您可以協助我們安裝 EPM 系統，並在幾天內啟動並執行嗎？」是 EPM 部署公司收到的最常見要求之一。 不論組織大小為何，簡短的答案是「否」。挑戰不是技術;這是一系列的原則、程式、程式和實務問題，可能會造成深遠的組織變更。
讓我們看看 EPM 部署計畫必須包含哪些專案，以及如何建立您自己的部署計畫。 我識別出主要點，甚至是預估每個階段在具有數百個 EPM 系統使用者的中型組織中可能需要多久的時間。 在您將每個時間估計值關閉為太短或太長之前，請先考慮您需要在特定組織中執行哪些動作，才能完成該區段。 持續時間不是工作預估，它們是行事曆估計值，因此請記住，需要多久的時間，才能針對您需要的工作類型組合特定類型的人員。
1.建立 EPM 系統部署小組
如果我們沒有專案小組，我們的專案將不會很遠。 必須組合好幾個人，才能將此專案從構想階段帶入生產環境。 在概觀計畫已在意之後，您必須考慮將使用該專案的人員，只要幾年的時間。
第一個階段中的主要步驟如下：
識別重要專案關係人
專案開始之前，通常會有一個重要的專案關係人。 通常是主管層級的人員感到沒有這種系統所感到的困難。 這是一個不錯的開始，但將這類專案帶入成果並不夠。 識別系統的業務擁有者對於 EPM 部署成功至關重要，而且必須幾乎立即完成。 企業擁有者將會是使用已完成系統優點的人員，並且會看到完成它所需的價值。 也可能有一或多個主管贊助者。 執行主管贊助者可能是管理層級人員，他們在最終結果中有一些用法，但也可能是在專案完成之前負責處理專案的人員，然後在 EPM 環境的最終作業中幾乎不需要投資。 您可以在沒有執行贊助者的情況下生存。 您無法在沒有企業擁有者的情況下生活。
識別內部專業知識資源
在決定誰是企業擁有者和可能的主管贊助者之後，專案小組應該決定需要哪些內部專業知識，並可繼續進行專案。 我們通常會發現缺少特定技術的專業知識，例如目前版本的 EPM 軟體，但這並不是我們所需的唯一一種專業知識。 組織流程、做法、程式、角色和責任的內部知識，以及資料可在何處推動程式至關重要。
如有需要，請 (外部專業知識)
通常會判斷專案小組中存在知識或技能差距，以從非企業專案管理移至企業專案管理。 如果是這種情況，則無法替代尋找有知識的人。 無論內部資源在何種程度無法使用，都必須從外部參與。 這些人可能會參與諮詢或外包合約，或雇用長期在協助開發的環境中使用。 從內部訓練這類專業知識很少成功。 我們在此領域中看到最常見的挑戰是發現內部資源已獲賦予責任，但沒有知識或只有有限的知識。 「我使用過 EPM 軟體一次，現在系統要求我部署它」，這讓我們太常聽到了一些心聲。
小組的大小將取決於專案最終變成的範圍。 在專案變更的階段中，尋找一些具有專案數個月的人員，然後被其他人員取代，並不常見。 目前建立小組的授權單位和管理支援也很重要。
伺吋，我該說嗎？ 將此專案視為專案！ 令人驚豔的是，EPM 部署是組織中最有可能部署的專案，而不需要您將任何元素放入任何其他部署計畫中， (一些關於腳踏腳) 的鞋業者子系。 因此，請設定專案排程、預算、許可、配置足夠的資源等等。
完成此作業的時間：四周。
2.識別商務目標
好的，我們已將小組整合在一起。 是時候讓它運作了！ 我們現在必須識別專案的範圍，如果範圍很大，請將該範圍分成階段，然後為工作建立計畫。
以下是在此階段中必須完成的作業：
主管和專案關係人研討會
無法解決此問題。 建立 EPM 環境的整個目的是要讓管理和終端使用者能夠做出商務決策。 因此，相關的管理人員必須在程式開始時投資一些時間，以協助識別將使用系統做出哪些決策。 我過去曾撰寫過如何舉辦這類研討會 (請參閱 成為解決方案購買者：白皮書) 但其完成方式比完成時更重要。
這是部署小組在管理受到注意時，取得其他兩個非常重要事項的機會。 首先，對程式的管理承諾、努力和最終優點。 第二 (更重要) 管理的管理期望。 最常見的管理預期是，這可以在數天或短短的幾周內完成。 當他們瞭解所涉及專案的影響時，管理支援可能會消失。 與其開始使用時間或資源不足可能無法傳遞的內容，最好立即發生這種情況。
這些研討會的結果 (是，可能需要一個以上的) 將構成範圍並最終決定排程的業務目標。
識別管理角色影響
一旦管理同意商務目標之後，就必須有一或兩個會話來識別管理角色和責任的影響。 資源容量規劃通常會出現一個常見的範例。 在高技術公司中，資源容量規劃幾乎一律是 EPM 系統的管理要求，但誰必須在該程式中取得授權單位，才能配置資源、管理衝突，並排定不同部門人員工作的優先順序？ 您目前無法解決這些問題，因為您沒有已定義的程式，但在此處，識別哪些人會受到影響很重要，讓您能夠回圈，以便在時間結束時將它們包含在程式中。
排定業務目標的優先順序，並建立主要部署計畫
幾乎可以確定計畫應該分成階段。 在幾乎所有 EPM 部署中，EPM 系統應該提供哪些優點的管理需求十分廣泛。 要優先實現哪些目標的優先順序是目前成功的重要要素。 讓前兩個目標或前三個目標進入階段，並將所有其他目標推送至下游。 每個階段都應該提供有效的生產環境 EPM 環境，其本身就很有價值。
建立里程碑和計量
我們為專案經理，不是嗎？！ 讓我們在專案中取得一些里程碑，並認可一些可測量的計量。 透過任何企業系統部署，確保其保持正常執行是程式中很重要的一部分。
我們現在應該有足夠的資訊來開發具有第一個階段詳細資料的整體排程。
此工作的時間：四周
階段 1
每個階段都會有一些需要重複的工作。 步驟 3 到 9 都是一個階段的一部分。
3.清查程式
在接近工具的任何地方之前，我們必須判斷在此階段中最終需要自動化哪些程式。
有哪些程式存在，而且可以採用？
我們會從查看組織中已存在的程式、做法和程式，瞭解此階段中所識別的商務目標，並判斷哪些程式、做法和程式可在新的 EPM 環境中採用。 尋找可透過少量或無工作調整的現有程式，有兩面優點。 首先，使用者已經建立並知道它們。 其次，採用它們會成為建立它們之人員的好友。 他們現在可以在該程式中命名為主題專家，以簡化部署。
必須設計哪些程式
我們永遠都找不到所需的所有程式、做法和程式，但必須找出遺漏的專案。 這可能會比找出已經存在的進程更困難。 您正在尋找不存在且需要經驗豐富之眼球的專案。
處理白板研討會
針對需要調整工作或需要從頭開始建立之程式的程式，您必須取得一些正在進行白板的研討會研討會。 逐步執行程式及其所有含意，最好是一旦完成後，就能與將活存的人員一起完成。 記錄所有專案。
解決受影響的管理角色
請記住，當我們發現哪些主管或經理可能隱含在可能發生的變更中嗎？ 回呼它們的時間。 對於任何會影響角色、授權單位、階層或現有責任的新設計程式，您必須組織會議來解決這些問題。
最後的結果是程式指南的草稿。
完成程式練習的時間：四周。
4.採用、調整和設計程式
檢閱、調整及接受設計的程式
並非每個人都是最後一組工作中發生的每個程式練習的一部分。 因此，將新程式指南的草稿發佈給專案關係人、經理和受影響的物件是不可或缺的。 本指南經常會進行數次檢閱，甚至是排程其他研討會來解決程式中的衝突。
這個 的輸出是已完成且已接受的進程檔。 請勿被騙，「接受」的層面可能會進行數輪，甚至需要最高層級的主管介入才能完成，但沒有接受的程式，就不需要自動化。 好消息是，即使此處的部署程式已停止，這已經非常有價值。 在內部處理這些程式的人員，在內部看到他們從未考慮過的組織相關事項，是不可避免的。 它們將會更有效率，因此幾乎會立即開始。
完成完成程式指南的時間：八周
5.評估並選取 EPM 工具
準備供應商的「問題聲明」檔
如果您已經閱讀過其他我的文章，您知道我強烈相信為潛在廠商提供 EPM 問題的描述，並讓他們告訴您他們如何解決這些問題。 畢竟，他們表示自己是在解決方案業務中？ 很棒，讓他們設計您的解決方案。 這比製作您想要之所有函式的試算表更困難，但很重要。
請求廠商回應
永遠不要只執行一個動作。 您可能已經知道您慣用的廠商是誰，但即使您認為其是正確的，也請取得一些要比較的內容。 沒有兩個廠商會嘗試以相同方式解決您的問題，因此請做好準備，並保持開放的思維。
簡短清單
即使您正在查看一個產品，但有數個實作者，請深入瞭解您想要親自認識的人員。
廠商和實作者簡報
Ahhh， demo day. 查看示範有許多價值，但卻不是其中之一。 銷售示範是由所有廠商仔細協調。 如果您對檢視、報表或儀表板感到特別興奮，請特別詢問：「開發該確切檢視需要多久時間？」
工具選取和取得
好的，大舉購買的時間。 我知道，您認為這是本文開頭的起點。 別擔心。 我們最後會在這裡。 選擇 EPM 系統並取得該採購單！
此階段的最終結果是桌面上閃亮的新 EPM 產品。
完成此階段的時間：八周。
6.自動化設計和設定
將程式設計檔套用至選取的 EPM 工具
既然我們知道工具是什麼，我們可以開始建立系統設計檔，從我們的程式檔開始，並以功能規格結束。 我們可能會想要安裝新 EPM 系統的開發實例，以便測試或驗證特定的設計準則。 第一次需要實際系統設定的系統專家上架。
設計和實作標準
必須建立許多標準。 這些標準的每一項都會影響系統架構和設計。 例如，通常會忽略行事曆。 我們有一或多個行事曆嗎？ 我們是否有資源行事曆？ 誰將有權變更他們？ 我們知道變更資源行事曆對排程和進度資料的影響嗎？ 依此類推... 以下是 EPM 系統的一些元素，我們需要下列標準：
行事曆
命名慣例
資源階層
專案和非專案工作的資源負載標準
費率和成本標準
角色和責任
核准結構
專案和工作階層
WBS 和其他編碼結構
文件管理
通訊範本
專案範本
我們也需要一些其他設計，甚至是從第一階段商務目標產生的元素撰寫程式碼。 可能必須考慮的一些元素如下：
設計和實作自訂程式碼撰寫
設計和實作儀表板
設計和建立外部系統的連結
設計和建立工作流程
設計和實作報告
設計和建立 EPM 工具訓練
檢閱所有受影響物件的設計
結果是 EPM 工具已準備好出車。 它應該具有移至工作環境所需的所有設定。
根據需要多少自訂工作，此階段所需的時間可能會有很大的差異，但我們會說有 12 周，因為我們已將自己限制在第一個階段。
7.試驗 EPM 工具
既然我們已經準備好系統，我們必須找出試驗群組，並讓他們處理它。
階段 1 安裝/設定/移轉資料
我們需要在試驗實例中安裝新設定的系統， (而非開發實例。我們會在未來的階段繼續使用它，並作為支援和訓練系統) 。 我們也需要更新組態以符合我們的開發實例，並將試驗專案從目前的任何專案移轉到新的系統。
訓練
訓練是專案部署的不良步驟。 部署計畫中通常會忘記此問題。 請確定我們的試驗人員獲得適當使用系統所需的訓練。
執行使用中專案
現在，請根據您花費太多時間定義的程式、做法、程式和自動化來管理這些試驗專案。 試驗需要有排程本身，其通常會以這些專案的持續時間為導向。
學習到的課程和檔
試驗專案完成後，即可重新組合，並查看建立的專案如何解決為其設定的挑戰。 如果有要進行調整、更正或基本變更，現在就是時間。
完整試驗專案和檢閱的時間：12 周。
8.將階段 1 推出至生產環境
上線
是時候了。 對適當的使用者推出新系統的使用，並移轉適當的資料。 別忘了在系統上線時進行訓練、支援和後續追蹤。
推出時間高度取決於使用者總數：四周。
9.檢閱和調整主要部署計畫
在準備下一個階段時檢閱和調整主要計畫：可能幾個月內尚未查看主要計畫。 將它清除並查看第二階段原先規劃的時間。 查看下一個階段的眼球難免會以不同的方式看到事物。 畢竟，他們現在擁有第一個階段的所有體驗。
完成此階段的時間：兩周。
10.階段 2 - 再次執行步驟 3 到 9
我們只完成第一階段，而且當您查看未來的階段時，除了步驟 5) ，您將需要重構步驟 3 到 9 (。 請記住，每個階段應該會產生運作中 EPM 生產環境，讓組織比以往更有效率。
您是否已計算第一個階段中每個步驟的持續時間？ 最多可加 58 周。 以下是上述定義的摘要步驟排程：
現在，每個組織都不同。 有許多因素會影響專案的總持續時間。 其中最重要的一點是現有的企業專案管理程式已成熟。 接下來是組織大小及其複雜度。 將 EPM 系統部署到全都位於一個建築物中的組織，顯然比跨多個部門、辦公室、城市，甚至是國家/地區分散的組織簡單。
在每個部署中，排程看起來會不同，而且不一定較短。 進行排程幾乎一律有壓力，可在數天甚至數周內完成，但請務必考慮安裝 EPM 軟體，以提供成功的部署。
關於作者
Chris Vandersluis 是 Microsoft 認證合作夥伴、加拿大 HMS Software 的副總裁和建立者。 他擁有 McGill University 的經濟效益學位，以及超過 30 年的專案控制系統自動化經驗。 他長期隸屬于 Project Management Institute (PMI) ，並協助您找到 Microsoft Project Users Group (MPUG) 的多倫多、多倫多和魁北克章節。 Chris 所撰寫的發行集包括《星號》、《重度建構新聞》、《計算加拿大》雜誌和 PMI 的 PMNetwork，而他也是 Project Times 的一般常客。 他教授 McGill University 的進階專案管理，並經常在北美洲全球各地的專案管理關聯函式上進行討論。 HMS Software 是 TimeControl 專案導向的計時系統發行者，自 1995 年起一直都是 Microsoft Project Solution Partner。
您可以透過電子郵件連絡 Chris Vandersluis：： chris.vandersluis@hms.ca
如果您想要閱讀 Chris Vandersluis 的更多 EPM 相關文章，請參閱 HMS 的 EPM 指引網站 (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) 。