持續採用您 PPM 解決方案 (後期實作) 的 7 大方法

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專案和公事包管理 (PPM) 工具幾乎一律會在組織中管理、追蹤和報告專案的方式大幅轉移。 不過，如果組織必須將焦點放在持續採用上，就如同實作工具一樣，這會遺失。 在此白皮書中，我們將探討一些您可專注于維持採用的重要領域，在實作後，直到使用新的 PPM 工具成為組織文化的一部分為止。

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持續採用您 PPM 解決方案 (後期實作) 的 7 大方法

簡介

您是否曾經參與過專案，其中的新概念或創新似乎是下一個最佳專案、取得全面的強式支援、執行，然後在實作的幾個月內，沒有人再使用它？ 如果您回答是，您也會同意我，在這些專案中，沒有任何寶貴的變更管理工作、訓練工作等等。 為什麼人們只會停止使用某些工具，這在實作時是最重要的想法？

上述問題可能有許多答案。 可能是工具因為市場狀況而過時，或可能是組織策略已變更。 不過，如果您經常仔細查看，真正原因是沒有努力維持專案實作期間所達成的採用。 這不只足以管理專案生命週期期間的變更;變更也必須在專案關閉之後進行管理。 這適用于任何專案，但更適用于 PPM 解決方案實作的內容，因為 PPM 工具幾乎一律會在整個組織中管理、追蹤和報告專案的方式大幅轉移。

在本白皮書中，我們將探討一些您可專注于維持採用後實作的重要領域，而在使用新的 PPM 工具成為組織文化的一部分之前，不會放開節流。

維持採用的 7 種方式

假設您的組織即將在不久的將來實作 PPM 解決方案 (或升級至較新版本的) 。 我們也假設在專案生命週期期間有完整的訓練支援和變更管理支援。 在該內容中，以下是實作完成後需要真正注意的重要區域。

1) 建立 30-60-90 天目標

在您推出 PPM 解決方案之前，您需要做的第一件事就是判斷實作的 30-60-90 天目標。 您已正確閱讀。 這必須在推出之前完成，而不是在 AFTER 之前完成。 從簡單測量的專案開始，例如依時間或建立的專案數目等提交時程表的百分比，並以一致的方式進行測量並報告它們。 這些「目標」將協助您，如下所示：

  • 首先，目標和計量會告訴您工具的使用程度。 如果計量看起來不正確，您可以立即跳到動作，並提供增加工具使用量所需的支援。

  • 目標會提供您要處理的特定專案，而不是專案成功或失敗的泛型專案。 它們可協助您向管理顯示 PPM 解決方案的價值。

    最後，這有助於慶祝小規模的快樂。 雖然 PPM 解決方案可能已實作為在整個組織中帶來全面性的變更，但請務必快速獲勝並加以慶祝，以保持對解決方案的興趣和興趣。

因此，請勿在 30-60-90 天的目標停止。 請確定您也建立了一些長期目標，並加以監視。

2) 顯示值！

在實作 PPM 解決方案之前，幾乎可以保證已完成權益分析，其中列出更簡單的專案追蹤和維護、增強的共同作業、更佳的可見度和控制等等。不過，沒有人談論的會議室中最大的哩哩是，只有當 PPM 解決方案的所有使用者都執行產生和維護資料所需的工作時，才能進行所有作業。 其結果是，終端使用者對組織帶來的價值並不知道，只要依時間提交時程表，或Resource Manager如何透過監視其資源配置來提供協助。

如果您想要讓實際的使用者長期採用，第一個重點應該是向每個使用者顯示他們為工具和組織帶來的價值。 向他們顯示所產生的報表和儀表板。 使用他們提交到工具中的資料。 請洽詢資深管理層，以實際使用這些報表和儀表板，並與其群組通訊，以瞭解其帶來的價值。 就像工廠只有在太陽照著它時才會成長一樣，使用者只有在知道組織領導者將焦點放在工具上時，才會覺得工具的重要性。

3) 變更您的學習方法

請考慮這一點。 當您在汽車中駕駛時，聆聽廣播時，突然出現一首您真正喜歡做為子系的歌曲，但很長一段時間都沒聽過。 我可以打定您，雖然您可能不記得歌曲的確切音效，但您幾乎可以隨著歌曲的調調而感到濕錫。 為什麼您認為這樣？ 原因有兩個：：

  1. 您聽過該歌曲很多次。

  2. 雖然這些情緒是「資訊」，但微調已附加「感覺」。 身為人類，我們通常會記住比資訊更清楚的情緒。

那麼，這如何套用到我們在這裡的討論？

PPM 解決方案的傳統訓練通常著重于將大量資料或資訊加入課程、訓練課程、手動等等。 不過，該資訊沒有附加任何感覺或情緒，因此一旦完成這些會話，人們就不會保留它。 事實上，您必須假設使用者第一次學習的內容不會超過 20%。 那麼，我們要如何解決此問題？ 就像我們處理喜歡的歌曲一樣。

  • 提供更多取得定型的途徑。 所有使用者都無法以相同方式瞭解事物。 有些人更樂於閱讀材質，而其他人則喜歡watch影片。 因此，請確定人員有多個方法可以取得資訊和訓練。

  • 允許使用者附加對資訊的感受。 這可能包括將使用者提取到小型群組午餐和學習課程、讓使用者在群組設定中提出問題、開啟討論論壇等等。 我確信您仍然記得特定演講者在回應您的其中一個問題時說了什麼。 這同樣也適用于您的所有使用者。

  • 獎勵良好的想法、問題和參與。 Project TechCenter 和論壇是絕佳的範例，社群本身會獎勵所有正確的答案，進而促進更主動地分享知識和專業知識。

4) 重新評估和重新確認

有一次，當我在 PPM 實作上與用戶端合作時，我們決定 PPM 解決方案的所有報告都會使用 OLAP Cube 來完成。 如果您不熟悉 OLAP Cube 的功能，基於本文的目的，請瞭解資料只會依照預先定義的排程重新整理。 在我們的案例中，我們同意它將會是每天。 不過，一旦推出解決方案，我們就會開始收到有關報表不正確的抱怨，以及在使用者輸入資料時未顯示資料等等。 當我們深入探討問題時，我們發現主管幾乎每小時都在查看資料， (預期即時資料) ，而使用者會視需要更新資料。 而且，由於 OLAP 資料是夜間重新整理，因此報表顯然並未更新。 因此，在評估選項之後，我們會返回並重寫這些報表，以直接從資料庫提取資料，使其即時執行。

故事的其中一層？ 專案小組在專案設計階段所思考、找到、假設及設計的內容，不一定能在真實世界中運作。 因此，請開放進行變更。 如果您發現初始解決方案實作不符合使用者在日常作業中實際執行的作業，請勿嚴格地對人員強制執行設計。 這是失去使用者興趣的必需方法。

5) 建立治理

建立治理模型來維護 PPM 解決方案，包括變更等等，就我的觀點而言非常重要。 本主題已在白皮書 (1/2>t 1/2) ：控管您的 PPM 解決方案、實作後」白皮書中詳細說明。 雖然治理策略有助於維護您的 PPM 解決方案本身，但也會向使用者顯示不需要喜歡實作的每個單一層面。 這會顯示要求變更是正常的。 這本身會對資料表帶來一種開放性，協助使用者成為驅動程式。 相較于假設每個人都符合已實作的內容，主動討論解決方案可以改善的功能，對採用而言會更好。

6) 提供風扇式支援

這些天，您似乎可以針對想要在電腦上執行的任何工作，取得免費工具。 不要誤會我—我絕對喜歡免費的東西。 不過，我對於免費工具的一件事就是缺乏支援。 如果我遇到問題，我只能自行搜尋和研究解決方案、嘗試數個解決方案，並希望其中一個解決方案能夠運作。 在此情況下，請勿將 PPM 解決方案的使用者放在此情況下。

我的意見是，無論我們支援哪一個應用程式或程式，我們都應該對支援我們的使用者感到迷幻。 一律盡可能快速地回應，即使不一定會使用解決方案也一樣。 一旦使用者知道有人要注意他/她的問題，在大部分情況下，這本身就足以讓他們放心。 並確定您會追蹤解決方案，或至少將它們指向正確的方向。 請記住，您支援的 PPM 工具是使用者每天用來完成其工作的眾多工具之一，而您能更快速地解決他們的問題，讓使用者更輕鬆地生活。

相信我;在沒有強式支援後實作的情況下，我可以保證 PPM 實作會非常快速地通過。 此外，請對支援和解決程式進行智慧型處理。 當您提供解決方案給使用者時，請建置知識庫，以便在未來的問題中，您可以直接將使用者重新導向以獲得自助解決方案。

7) 會重複獎勵的行為！

如果您有小孩，您會立即瞭解這點：當一個小孩做某事時，您會以快樂的臉部獎勵他們，他們會繼續這麼做，直到開始使用您的神經為止。 您獎勵的任何行為都會重複，直到您進行變更為止。 對於您嘗試吸引的每個有抱負的採用者，至少有 3 位其他早期採用者實際嘗試學習、瞭解及使用此工具。

請勿忘記這些無名小事。 他們就是實際接受變更、使用工具，最後藉由協助其他人來引導其他人的人。 盡可能提供支援。 辨識並獎勵他們所做的一切，以便繼續執行這些作業，其他人也可以從中學習。 讓他們成為進階使用者，並允許他們草擬說明文章。 底線是鼓勵想要的行為，讓它們最終覆寫不想要的行為。

總結

以上所列的技術並非唯一可協助使用者採用的技術，因此清單絕對可以加入其中。 需要瞭解的重點是，在實作期間或實作後的幾個月內，只專注于使用者採用和變更管理並不夠。 這是一個永遠不會結束的標準持續程式，而且需要持續的焦點和注意。

關於作者

Prasanna Adavi (PMP、MCTS、MCITP、MCT) 是資深企業專案管理 (EPM) 顧問和訓練人員，專門負責 Microsoft Project、Microsoft Project Server 和 Microsoft SharePoint 平臺。 他的主要重點是建置並啟用商務解決方案，以協助組織達到投資的最佳報酬率。

在各式各樣的領域和垂直領域中，他也有豐富的端對端前置專案經驗，包括 IT、ERP (SAP) 、製造、應用程式開發、汽車和創意服務。 他在整個國家/地區是各種 Project Server、EPM 和 SharePoint 活動的一般簡報者，也是 SharePoint 和 EPM 社群的一般參與者。

Prasanna 是) (常用的播客 https://www.prasannaadavi.com ，也會執行每週兩次的播客 (https://www.msprojectpodcast.com) ，主要著重于 Microsoft Project 和 Project Server 解決方案。 Prasanna 是 EPMA () https://www.epmainc.com 的資深顧問。