IT 管理員對自動儲存所應注意的事項

「提前儲存、經常儲存」是過去的事。 現在有 [自動儲存],這會每隔幾秒儲存一次,讓您的使用者不必這麼做。

檔案儲存在 OneDrive、 商務用 OneDrive或 SharePoint Online時,即會啟用自動儲存。 它會在工作時自動將使用者的變更儲存至雲端。 而且,如果其他人正在處理同一個檔案,[自動儲存] 會讓他們在幾秒內看到變更。 如果沒有啟用 [自動儲存] 功能,則在同一份檔上共同共同作業的使用者將無法即時看到其他人,而是會在其他人所做的變更時繼續看到可用的更新

但是,[自動儲存] 也會在您的使用者使用 Office時,進行一些變更,所以本文將說明一些更具挑戰性的案例,以及如何設定自動儲存設定。 我們建議您將這些變更傳達給您的使用者,這些變更會影響 Office 的運作方式。 

附註: 使用 [自動儲存],對系統效能沒有任何影響。 不過,當使用者進行變更時,會因為變更已上傳,而不是一次更新,而是會影響頻寬有限或高成本資料使用量(例如行動裝置上的人員)的網路使用量。

變更工作流程

在大多數情況下,[自動儲存] 很有用,但在幾種情況下,使用者可能需要變更其正常運作方式,而且我們想準備好協助他們。 針對每個案例,我們已說明案例的內容、可能會發生錯誤,以及如何解決問題的建議。

  • 從現有檔案開始,接著進行編輯,然後將複本儲存至新檔案-無論是從先前的檔案(例如 [上一季收益] 報表)開始,編輯,然後在 [儲存檔案] 的情況下,將變更儲存在兩個檔案中。 我們建議您在進行任何變更前,先進行儲存一份複本,然後在此情況下,在產品中新增提醒。 如果使用者進行意外變更,就應該使用 [版本歷程記錄] 功能來還原原始檔案。 

  • 執行「假設」或「假設」變更為檔案-任何開啟檔案並進行一些假設式分析的人(例如,預測市場變更在預算上的影響),不會在未儲存的情況下,不小心儲存檔案的所有變更。 我們建議您在執行假設式分析時關閉 [自動儲存],然後在使用者準備好要儲存後再重新開啟。

  • 在 Excel 中使用 [排序]/[篩選],以及在 [自動儲存] 開啟時排序或篩選儀表板的任何人,都會影響檔案中其他人的視圖。 如果檔案是由多人使用 [排序與篩選] 進行儀表板或供多位人員使用,建議您在該檔案上使用 [檔案 > 資訊] > [保護活頁 > 簿] 中設定唯讀的 [建議] 屬性,讓儀表板的檢視器不會儲存其變更,除非他們明確選擇要編輯該檔案。

  • 已完成或已發佈的檔案-任何不小心編輯已完成且已發佈且已開啟 [自動儲存] 的檔案的人都會將變更儲存至檔案。 完成檔案後,建議您設定檔案的唯讀 [建議] 屬性或 [標示為最終屬性],這樣就不會儲存從檢視器和檔案的閱讀程式中意外編輯的內容。

在 Office 中設定自動儲存設定

您可以透過下列方式設定 [自動儲存]:

  • 檔案的擁有者可以將檔案設定為永遠開啟唯讀,以協助防止意外的編輯。 可以將檔案設定為以唯讀方式開啟(檔案>資訊>保護檔/活頁簿/簡報>總是以唯讀方式開啟),或是透過共用檔案,而不允許其他人編輯(檔案 >共用>擁有連結的使用者可以編輯和取消選取 [允許編輯] 方塊)。

    已選取 [總是開啟唯讀] 的 [保護簡報] 功能表
  • 使用者可以在開啟檔案時,按一下 [自動儲存] 切換按鈕,關閉該檔案的 [自動儲存] 功能。 這會停用該使用者目前檔的自動儲存功能。 下次同一個使用者開啟檔時,[自動儲存] 功能將會關閉。 如果他們開啟不同的檔,[自動儲存] 不會受到其在其他檔中的選擇影響。

    Excel 中的 [自動儲存] 開關
  • 使用者可以針對在該裝置上的特定應用程式中開啟的所有檔案(Word、 Excel、 PowerPoint),將 [自動儲存] 設定為 [關閉]。 

    開啟 Word 中的預設自動儲存功能

    附註: 使用者仍然可以使用上述的 [自動儲存] 切換按鈕,將 [自動儲存] 設定為 [開啟]。

  • 您的系統管理員可以使用 [群組原則],將 [自動儲存] 設定為在該特定應用程式中開啟的所有檔案(Word、 Excel、 PowerPoint)。

附註: 使用者也可以使用上述設定,在應用程式中,或針對個別檔案設定自動儲存為開啟狀態。

[自動儲存] 的群組原則設定

我們將取代 [在Excel/PowerPoint/Word"群組原則設定中不會自動儲存檔案, Excel/PowerPoint/Word" 群組原則設定中預設的 [關閉自動儲存]。

如果您在組織中使用群組原則,您可以使用原則設定預設關閉自動儲存。 Excel、PowerPoint及Word有個別的原則設定。

例如, Word 的原則設定稱為「在 Word 中預設關閉自動儲存」,且可以在「Microsoft Office 2016 \ 自動儲存」原則路徑中找到。

若要使用這些原則設定,請確認您已從 Microsoft 下載中心下載最新的系統管理範本檔案(ADMX/ADML)。

使用本機檔案

使用本機檔案時無法使用 [自動儲存] 功能。 舊的自動回復行為仍可讓您定期儲存已變更檔案的複本,以協助盡可能減少意外情況(例如當機)情況下的資料遺失。

不過,我們建議 IT 管理員鼓勵使用者將檔案儲存至 OneDrive、 商務用 OneDrive或 SharePoint Online ,以啟用 [自動儲存] 並避免資料遺失。 您可以透過使用者教育和部署已知資料夾移動來鼓勵採用 OneDrive、 商務用 OneDrive或 SharePoint Online ,這會自動將主要資料夾同步處理到雲端。 這可讓他們隨時隨地存取檔案,不會擔心遺失重要資料。

另請參閱

什麼是自動儲存?

協助防止變更檔案的最終版本

檢視舊版 Office 檔案

在使用自動回復時,協助保護您的檔案

上次更新2019年6月4日

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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