Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler 是一個 Web 程式,如果您沒有 Microsoft Outlook 或在非 Windows 的作業系統上,您就可以用它來建立 Lync 會議。利用 Web Scheduler 可以建立新會議、變更現有的會議,並利用您最喜愛的電子郵件程式傳送邀請。

貴公司的支援小組會提供您使用者名稱和密碼以登入 Web Scheduler。

本文內容

建立 Lync 會議

Lync 會議支援線上會議及電話會議。參與者可以使用電腦加入會議以檢視簡報,或是使用電話撥入會議只聽取音訊的部分。

  1. 前往 https://sched.lync.com,並使用您的使用者名稱和密碼登入 Web Scheduler。

  2. 按一下 [建立新會議]

  3. [主旨] 方塊中,鍵入會議的主旨。

  4. 您可以將會議位置保留為 [線上會議],或是如果有要親身參加的與會者,也可以新增位置,例如會議室。

  5. [訊息] 方塊中鍵入簡短訊息或會議議程 (選擇性)。

  6. 使用下拉式功能表選取會議的時區。

  7. 選取會議的 [開始][結束] 日期/時間。

  8. 根據預設,每個人 (包括公司外部人員) 都可以略過大廳 (這是讓您准許或拒絕存取的虛擬等候區)。如需如何修改選項的相關資訊,請參閱存取和簡報者

  9. 根據預設,受您組織邀請的任何人都具有簡報者權限。如需如何修改選項的相關資訊,請參閱存取和簡報者

  10. [參與者及音訊] 下可用的方塊中新增參與者的名稱,並以分號 (;) 隔開。

  11. 按一下 [檢查名稱],確認您用的是正確名稱。如果是公司外部的受邀者,請輸入完整的電子郵件地址,例如 mailto:contoso@contoso.com

附註: Web Scheduler 不會檢查參與者或會議室是否有空。

  1. 如果您的帳戶有設定音訊會議提供者,則會議邀請會包含免付費電話號碼、付費電話號碼和參與者代碼。會議參與者可以根據自己的喜好,使用電腦音訊或是撥入會議。

  2. 按一下 [儲存]

傳送邀請給會議參與者

若要傳送會議邀請,請選取下列其中一種方法:

使用您的電子郵件程式傳送邀請

使用此方法時,您可從 Web Scheduler 複製會議詳細資料,並貼到您使用任何電子郵件程式建立的會議邀請。

提示: 您也可以按一下 Web Scheduler 會議詳細資料頁面上的 [檢視會議參加資訊],來存取會議資訊。

  1. 完成建立會議時,按一下 [儲存]

  2. 隨即會開啟含有會議資訊的視窗。

  3. 醒目提示會議詳細資料,包括會議 URL、音訊會議號碼,以及會議 ID。

  4. 以滑鼠右鍵按一下文字,然後按一下 [複製]

  5. 開啟任何電子郵件程式,並建立一般會議邀請。

  6. 將 Lync Online 會議詳細資料 (在步驟 4 中複製的內容) 貼入邀請。

  7. 新增參與者、確認會議日期/時間、鍵入會議議程,然後傳送邀請。

使用 iCalendar 傳送邀請

iCalendar 可讓不同電子郵件系統的使用者交換行事曆資訊。iCalendar 邀請的收件者必須擁有受支援的軟體,才能開啟及回應會議邀請。

  1. [我的會議] 區段中,依會議主旨選擇會議,然後按一下 [匯出為 iCalendar]

  2. 您的電子郵件程式出現提示時,請按一下 [開啟]

    附註: iCalendar 包含您排程會議時新增的所有資訊,例如訊息、參與者、會議位置、日期及時間。

  3. 行事曆項目開啟時,將它轉寄給您在排定會議時新增為參與者的人員。

  4. 受邀者隨後可以使用其慣用的電子郵件程式 (例如 Outlook、Notes、iCal 等) 開啟 iCalendar 檔案。

存取和簡報者

預設的 [存取和簡報者] 選項最適用於一般的小組會議。您可以自訂會議選項,以更適合您的需求、會議類型或參與者。

在會議詳細資料頁面上的 [存取和簡報者] 區段下,選取誰可以略過大廳,以及誰能以簡報者的身分加入會議。

略過大廳的人員

存取選項

發生什麼事

建議使用時機...

僅限召集人 (鎖定)

只有召集人可以略過大廳。其他所有人都必須在大廳等候,直到獲准後才能進入。

您不希望他人在會議之前檢視內容,或您要討論機密資訊。

公司內我邀請的人員

在您的網路上沒有帳戶的人員及未受邀的人員,都必須在大廳等候,直到獲准後才能進入。

您要討論機密資訊,並且希望只允許公司內特定的人員參加。

我公司內的人員

在您的網路上沒有帳戶的人員必須在大廳等候,直到獲准後才能進入。

所有參與者在您組織的網路上都有帳戶,而您沒有要討論機密資訊。

每個人,包括我公司外部的人員

沒有人在大廳等候。

您邀請外部參與者,而且您不討論機密資訊。

重要: 即使已啟用會議大廳,撥入會議的參與者也會自動略過會議大廳。

誰是簡報者

簡報者選項

誰是簡報者

建議使用時機...

僅限召集人

僅限排程會議的人員。

參與者不用與會議內容互動的簡報。您可以在會議期間指定其他簡報者。

我公司內的人員

在您的網路上擁有帳戶並受您邀請的每個人。

內部小組工作會議,其中所有參與者都可以共用及修改會議內容。

每個人,包括我公司外部的人員 (沒有任何限制)

您邀請的每個人。

與在您的網路上沒有帳戶的人員進行小組工作會議。

我選擇的人員

您和您所選的參與者。

簡報有一個以上的特定簡報者。

附註: 無法使用[我選擇的人員] 選項邀請外部參與者或通訊群組清單作為簡報者。您可以在會議室中將簡報者權限授與給個別人員。

加入會議

您可以使用邀請中的會議連結登入會議,或按一下 Web Scheduler 中的 [加入會議] 索引標籤來開始會議。

  1. [我的會議] 下,按一下您的會議。

  2. 在會議詳細資料頁面上,按一下 [加入會議] 索引標籤。

  3. Lync 隨即開啟並讓您登入會議。

檢視或編輯現有的會議

您可以在 Web Scheduler 中 [我的會議] 索引標籤下看到您召集的所有會議。請記住,Web Scheduler 只會列出您已召集的會議,而不會列出您受邀的會議。

  1. 按一下會議即可開啟會議詳細資料頁面,當中包含會議簡短摘要、一組可執行動作的索引標籤,以及會議資訊。

  2. 按一下 [編輯]

  3. 進行必要的變更,然後按一下 [儲存]

  4. 在成功通知中按一下 [確定],並確認已修改的資訊。

重要: 更新會議時,您必須手動傳送更新的資訊給受邀者。Web Scheduler 不會自動更新您的行事曆。

  • 如果您是使用 iCalendar 傳送邀請,再按一次 [匯出為 iCalendar] 開啟邀請,然後傳送更新。

  • 如果您是複製一般會議邀請中的 Lync 會議詳細資料,請開啟邀請,更新為新的會議詳細資料,然後重新傳送給參與者。

刪除或取消會議

您的會議會在排定結束時間的 14 天後過期,但是如果您想要清理 Web Scheduler 或取消會議,則可刪除會議。

  1. [我的會議] 索引標籤下,按一下您要刪除的會議。

  2. 在會議詳細資料頁面上,按一下 [刪除會議] 索引標籤。

  3. 按一下確認方塊中的 [是]

    重要: 您需要傳送取消通知給參與者,因為 Web Scheduler 並不會自動更新您的行事曆。

  4. 如果您是使用 iCalendar 傳送邀請,請開啟邀請並按一下 [取消],這樣系統就會傳送取消記事給收件者。

  5. 如果您是複製一般會議邀請中的 Lync 會議詳細資料,請開啟邀請,然後按一下 [取消],以傳送取消記事給受邀者。

頁首

需要更多協助?

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×