在混合式工作場所中,您可能需要評估小組和組織的業務節奏,如策略性地一起完成工作的方式和時機,以確保整體團隊生產力。 這可能表示決定最適合親自參加會議的日期,以及可以遠端完成的工作類型。 此外,請務必思考貴組織應該如何規劃每月、每季或半年的目標和目標。
若要讓您的小組邁向成功,請考慮後退一步以查看更大型的畫面,並回答下列問題:
-
如何針對特定目標和/或檢查點設計會議排程?
-
何時需要親自或遠端) (會議? 何時為選用?
-
如何知道我們排程太多會議的時機?
接下來,檢閱範例形式的虛構團隊案例,以激發如何使用 Microsoft 365 工具來規劃及設計團隊的會議排程和正式共同作業頻道的靈感。
行銷團隊如何設定成功
在這個虛構的範例中,行銷小組設計團隊會議排程,以計畫一整年的產品發行為周全。 團隊決定哪種類型的共同作業工具和頻道最符合組織目標。
首先,小組檔是已知的需求和目標
影響小組排程小組會議方式的因素:
-
產品每季發行一次
-
產品發行是全球通用的,並考慮國際排程
-
一年報告兩次行銷團隊目標
-
小組偏好每週工作 2 天到辦公室,而從遠端位置工作 3 天
影響使用何種工具和通訊通道的因素:
-
小組會與來自不同組織的多個外部合作夥伴合作
-
將可從傳統型和行動應用程式存取行銷資產
-
小組負責溝通專案狀態和行銷新聞
-
小組需要協助安全地儲存及共用整個組織的檔案
接下來,小組會設定 SharePoint 網站和 Microsoft Teams 頻道
小組會優先處理三種共同作業案例,並建立 SharePoint 小組和共同作業網站的組合,而這些網站不支援上述各種行銷功能。
團隊共同作業 |
組織共同作業 |
外部共同作業 |
|
|
|
然後,小組計畫並排程會議
小組決定週期性小組會議對個人最有價值,應該每隔一周進行一次。 其他小組會議是產品專屬的會議,只會在產品上市前進行。
每季小組會議排程範例:
第 1 個月
星期一 |
星期二 |
星期三 |
星期四 |
星期五 |
小組會議 |
產品會議 |
|||
產品會議 |
產品會議 |
|||
小組會議 |
產品會議 |
產品啟動 |
||
第 2 個月
星期一 |
星期二 |
星期三 |
星期四 |
星期五 |
產品 B 會議 |
產品 B 會議 |
|||
小組會議 |
||||
產品 B 會議 |
產品 B 會議 |
產品 B 啟動 |
||
小組會議 |
||||
第 3 個月
星期一 |
星期二 |
星期三 |
星期四 |
星期五 |
小組會議 |
||||
產品 C 會議 |
||||
小組會議 |
產品 C 會議 |
產品 C 會議 |
||
產品 C 會議 |
產品 C 啟動 |