您可以使用 Microsoft Outlook 2013連接包含客戶、工作、約會或文章的外部清單。 連線之後，您就可以使用熟悉的 Outlook 使用者介面來查看、編輯及列印資料，就像它是本機 Outlook 資訊一樣。
如果您要更新的資料是連絡人資訊，例如與您的客戶相關，您可以撥號給他們、傳送電子郵件訊息，以及發出會議邀請。 同步處理資料是雙向或雙向的。 在 Outlook 2013 中所做的變更會自動與外部資料源同步處理。 對外部資料源所做的變更會與 Outlook 2013中的專案同步處理，不過可能需要重新整理作業。
如需詳細資訊，請參閱尋找外部資料的相關內容。
您想要做什麼？
開始之前
若要使用外部資料，必須先執行幾個必要工作，以便安全地存取資料。 下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。 此外，如果您在使用外部資料時發生問題，這些資訊也可以幫助您找出問題所在。 若要存取外部資料，您或系統管理員必須執行下列作業：
一般的必要工作
準備外部資料源 系統管理員可能需要建立帳戶，並提供資料來源的許可權，以確保適當的人員能夠存取資料，且資料不會在錯誤的手中結束。 在外部資料庫中，管理員可能也會想要建立特定的資料表、視圖、查詢等，以限制結果，以及協助改善效能。
設定 SharePoint 服務與帳戶 系統管理員必須啟動 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。
設定 Secure Store Service 系統管理員必須執行下列動作：決定外部資料源的最佳存取模式、建立目標應用程式，以及設定目標應用程式的認證。
設定 Business Data Connectivity Services 系統管理員必須確保建立外部內容類型的使用者擁有 Business Data Connectivity 中繼資料儲存區的許可權，而且適當的使用者可以存取外部清單所依據的外部內容類型。
建立外部內容類型 使用者必須定義外部內容類型，其中包含連接、存取、作業方法、欄、篩選及其他中繼資料的相關資訊，這些資訊是用來從外部資料源中檢索資料。
建立外部清單 使用者必須根據 [外部內容類型] 和 [外部清單] 的一個或多個視圖，視需要建立外部清單。
確認已準備好使用 Office 產品 若要與 Office 產品同步處理外部資料，您必須具備 Windows 7 或更新版本，以及下列免費軟體產品、SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 及 WCF Data Services 5.0 （適用于每個用戶端電腦上的 OData V3） (，系統會自動提示您下載軟體) 。 此外，請確定 Office 安裝選項已啟用 Business Connectivity Services (這是預設) 。 此選項會安裝 Business Connectivity Service 用戶端執行時間，此執行時間如下所示：使用外部資料進行緩存及同步處理、將商務資料對應至外部內容類型、在 Office 產品中顯示外部專案選擇器，以及在 Office 產品內執行自訂解決方案。
Outlook 特有的必要工作
啟動外部清單的離線同步處理功能 外部清單的離線同步處理的 [伺服器陣列與網站] 功能也必須是作用中的。 此功能預設會在伺服器陣列層級開啟，但在網站層級預設不會啟用。
建立 Outlook 支援的外部內容類型 當您建立外部內容類型時，使用者必須啟用 [ 離線同步處理支援 ] 選項，並將 [ Office 專案類型 ] 欄位設定為下列其中一項： [ 連絡人]、[ 約會]、[工作] 或 [ 文章]。
對應欄位 使用者必須將一個或多個 [外部內容類型] 欄位對應到各自的 Outlook 欄位。
當您將外部內容類型（例如 客戶）對應至 Outlook 專案類型（例如 連絡人）時，您必須將外部內容類型中的個別欄位（例如 客戶名、 客戶的姓氏、 客戶位址及 客戶電話）明確對應到各自的 outlook 專案類型欄位，例如連絡人的 FirstName、 LastName、 緬因及 等值。
您不需要映射所有對應的欄位，但必須對應下欄欄位。
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Outlook 專案類型 |
Outlook 專案欄位 |
|---|---|
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連絡人 |
姓氏 |
|
工作 |
主旨 |
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[約會] |
開始、結束及消費者 |
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發佈 |
主旨 |
未對應的欄位（視數位而定）會顯示為擴充屬性，如下所示：
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相鄰 附加至 Outlook 表單預設頁面底部的表單區域 (2 到5個欄位) 。
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將 在 Outlook 表單中新增新頁面 (6 個以上的欄位) 。
如果外部內容類型未直接對應到任何 Outlook 專案類型，您可以將欄位對應至 Outlook 專案類型，這是最常見的專案類型。
將外部清單連線至 Outlook 2013
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流覽至含有外部清單的 SharePoint 網站。
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按一下List [清單] > [連線至 Outlook]。
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如有需要， Outlook 2013 開啟並建立新的 Outlook 資料檔 (BCSStorage) ，在 [功能窗格] 中稱為 [ SharePoint 外部清單 ]，然後建立名稱 <網站> <外部清單> 中的資料夾。
提示: 根據預設，資料會每隔6小時自動更新，但此值可以變更。 若要確認您看到的是來自外部資料源的目前資料，請以滑鼠右鍵按一下該資料夾，然後按一下 [ 立即同步處理]。
附註: 根據預設， Outlook 2013 只會顯示透過外部內容類型的作者顯式對應至個別 Outlook 欄位的欄位。 或者，若要從外部清單中查看所有欄位（無論是已映射或未對應），您可以執行下列動作：
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在表單中開啟單一專案 (請在 [ 連絡人 ] 索引標籤的 [ 顯示 ] 群組中，按一下 [ <名稱> 詳細資料]。 )
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建立自訂 Outlook 視圖，並包含外部清單中的所有欄位。
如需在 Outlook 說明系統中顯示欄位及建立自訂視圖的詳細資訊，請參閱。
