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約會係指在行事曆中排定的活動,不涉及邀請其他人或預約資源。 您可以新增出席者,將約會轉換成會議。 

建立約會

  1. 從 [行事曆] 資料夾中,選取 [ 新增約會],或按兩下 [Ctrl+N]。 在任何其他資料夾中,按兩下 Ctrl+Shift+A。 

  2. 輸入主旨、位置、開始時間和結束時間。 

  3. 取 [儲存 & 關閉 ] 以儲存約會。

注意:根據預設,Outlook 會在一個小時或半小時開始和結束約會。 如果您想要輸入自定義時間,例如下午 12:22,請按兩下開始或結束時間欄位,然後輸入所需的確切時間。

自訂約會和其他秘訣

您可以向其他人顯示您的顯示狀態、設定為週期性約會、將約會轉換為會議,或從電子郵件訊息建立約會,進一步自定義約會。

其他選項:開始和結束時間的片語、顯示顯示狀態,以及建立週期性約會

  1. 選取 [新增約會]。 或者,您可以以滑鼠右鍵按下行事曆網格線中的時間區塊,然後按兩下 [ 新增約會],按兩下行事曆的任何空白區域,或使用鍵盤快捷方式 Ctrl+Shift+A。

    功能區上的 [新增約會] 命令

  2. 在 [ 主旨] 方 塊中,輸入描述。

  3. [地點] 方塊中,輸入位置。

  4. 輸入開始及結束時間。

    提示: 您可以在 [開始時間] 和 [結束時間] 方塊中輸入特定字詞和片語,而非日期。 例如,您可以輸入「今天」、「明天」、「元旦」、「未來兩週」、「元旦前三天」及大部分假日名稱。

  5. 若要在這段期間向其他人顯示您的顯示狀態,請在 [ 選項 ] 群組中,選取 [ 顯示為 ] 方塊,然後從下拉式清單中選取 [閒]、[ 在別處工作]、[ 暫訂]、[ 忙碌 ] 或 [ 不在辦公室 ]。

  6. 若要將約會設為週期性,請在 [ 選項 ] 群組中,選取 [週期性 按鈕影像] 。 選 (每日每周每月每年) 約會週期的頻率,然後選取頻率選項。 按一下 [確定]

    附註: 為約會新增週期會使 [約會] 索引標籤變更為 [約會系列]

  7. 根據預設,提醒會在約會開始前 15 分鐘出現。 若要變更提醒出現的時間,請選取 [ 選項] 群組中的 [ 提醒 ] 方塊箭號,然後選取新的提醒時間。 若要關閉提醒,請選取 [無]

  8. 選取 [儲存並關閉]。

提示: 如果您想要將約會變更為會議,請從功能區中的 [出席者] 群組選取 [邀請出席者]。

從電子郵件訊息建立約會或會議

有兩種方式可以從電子郵件訊息建立約會或會議。

  • 選取郵件清單中的電子郵件訊息,然後從功能區選擇 [含有會議圖示的回復螢幕快照回復會議 ]。 這會建立新的會議邀請,郵件寄件者位於 [收件者] 行,而電子郵件訊息包含在會議邀請內文中。

  • 設定新的快速步驟,例如 使用附件建立和約會。 建立之後,您可以以滑鼠右鍵按下收件匣中的電子郵件,然後選取 [快速步驟] > 建立含有附件的約會。 約會隨即開啟,並以電子郵件訊息附件的形式開啟,您可以新增出席者,將約會轉換為會議。 如需詳細資訊,請參閱使用快速步驟自動化一般或重複的工作

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從電子郵件訊息建立會議或約會

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