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將輔助功能標籤新增至 PDF 檔案,以確保使用螢幕助讀程式和其他輔助技術的使用者可以使用目錄、超連結、書籤、替換文字等功能來閱讀及瀏覽檔。 協助工具標籤讓不同裝置上的資訊也可以朗讀,例如大型顯示器、個人數位助理 (PDA) 以及行動電話。 在 Windows、 Mac 版 Microsoft 365和 Office 網頁版的 Microsoft 365中,您可以在以 PDF 格式儲存盤案時自動新增標籤。

準備您的來源檔案

若要確保 PDF 易於存取,最快速且最簡單的方法是在產生或儲存檔為 PDF 之前,先執行輔助功能檢查程式 。 解決輔助功能檢查程序發現的任何問題之後, Microsoft 365會使用該資訊在 PDF 中建立輔助功能標籤。 

在 Microsoft 365中儲存易於存取的 PDF  

Microsoft 365, Office 2021, Office 2019, Office 2016

  1. 產生 PDF 之前,請先在文件中執行輔助功能檢查程式,以確保每個人都能存取。 如需相關指示,請移至使用輔助功能檢查程式改善輔助功能

  2. 當您解決輔助功能問題時,請選取 [檔案 > 另 存新檔] 或 [ 檔案 > 儲存複本]

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 若要將 PDF 儲存到與源檔相同的位置,請展開檔名底下的檔類型下拉式清單,選 取 [PDF (*.pdf) ],然後選取 [更多選項...]。 [ 另存新 檔] 對話框隨即開啟。

    • 若要瀏覽儲存位置,請選取 [ 瀏覽]。 [ 另存新 檔] 對話框隨即開啟。 流覽至您要儲存盤案的位置,然後選取 [存盤類型] 清單中的 [PDF]。

  4. 在 [ 另存新 檔] 對話框中,選取 [選項]

  5. 選取 [輔助功能的文件結構標籤] 複 選框,然後選取 [確定]

頁面頂端

Office 2013

  1. 在產生 PDF 之前,請先執行 輔助功能檢查程式 ,以確保讓所有身心障礙使用者都能輕鬆存取及編輯您的檔。 

  2. 選取 [ 檔案] 索引 標籤,然後選取 [另存新檔]

  3. [選擇位置] 底下,選擇您要儲存盤案的位置。

  4. [選擇資料夾] 底下,選擇您已使用的資料夾,或選取 [流覽其他資料夾 ] 以選擇不同的資料夾。

  5. 在 [ 另存新 檔] 對話框中,選取 [存 盤類型 ] 列表中的箭號,然後選取 [PDF]

  6. 取 [選項],確認已選取 [輔助功能的文件結構標籤] 複 選框,然後選取 [確定]

  7. 若要套用變更,請選取 [儲存]

頁面頂端

Office 2010

  1. 在產生 PDF 之前,請先執行 輔助功能檢查程式 ,以確保讓所有身心障礙使用者都能輕鬆存取及編輯您的檔。 

  2. 選取 [ 檔案] 索引 標籤,然後選取 [另存新檔]

  3. 在 [ 另存新 檔] 對話框中,選取 [存 盤類型 ] 列表中的箭號,然後選取 [PDF]

  4. 取 [選項],確認已選取 [輔助功能的文件結構標籤] 複 選框,然後按兩下 [ 確定]

  5. 若要套用變更,請選取 [儲存]

頁面頂端

另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

在 Office 應用程式中工作時檢查協助工具

協助工具檢查程式讓每個人都能易於存取您的內容

Mac 版 Microsoft 365

  1. 在產生 PDF 之前,請先執行 輔助功能檢查程式 ,以確保讓所有身心障礙使用者都能輕鬆存取及編輯您的檔。

  2. Command + Shift + S,然後在 [名稱] 文字框中輸入檔 ,然後選取 [位置]

  3. [檔案格式] 中,使用向下箭號瀏覽檔類型,然後選取 [PDF]

  4. 取 [最適合電子通訊及輔助功能 (使用 Microsoft 在線服務) 。 這可確保已標記 PDF。

  5. 選取 [匯出]。

    附註:  macOS 版 PowerPoint 不會保留 PDF 中的超連結,但如果您將簡報儲存到 OneDrive,您可以在 PowerPoint 網頁版 中開啟簡報,然後從該處下載為 PDF。 從 PowerPoint 網頁版 產生的 PDF 檔案會保留超連結,而且檔案大小也會比較小。

附註: 在 Microsoft,我們非常注重您的安全與隱私。 在將 Word 文件轉換為 PDF 時,我們會透過網際網路將檔案傳送到安全的 Microsoft 服務,以進行檔案轉換。 轉換後的檔案接著會立即傳回您的裝置。 Microsoft 線上服務不會在我們的伺服器上儲存您的任何檔案內容。 您可以將轉換後的檔案儲存在您偏好的位置。 如需詳細資訊,請參閱 為什麼 Microsoft 在線服務需要轉換某些 Office 檔案?

Microsoft 365 網頁版

  1. 在產生 PDF 之前,請先執行 輔助功能檢查程式 ,以確保讓所有身心障礙使用者都能輕鬆存取及編輯您的檔。

  2. 在功能區上,選取 [檔案] 按鈕。

  3. 選取 [另存新檔] 選項。

  4. 在 [ 另存新 檔] 窗格中,選 取 [下載為 PDF ] 以開啟 [Microsoft Word 網頁版 ] 對話方塊。 您會看到該 PDF 文件的下載連結。

  5. 選取 [按一下這裡以檢視您文件的 PDF],然後按 Enter。

  6. 在通知窗格的 [目前的下載] 底下,找到您文件的名稱,然後執行下列其中一個動作:

    • 若要儲存在預設位置,請選擇 [儲存]。

    • 若要儲存在不同的位置,請按 [另存新檔]。 在 [ 另存新 檔] 對話框中,您可以輸入新的檔名,然後選擇您要的資料夾。 按一下 [儲存] 按鈕。

  7. 如果您想要開啟文件或資料夾,請在通知列中選擇您要的選項。

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