管理其他人的郵件和行事曆項目

有兩種方法可使用其他人的 Outlook 資料夾：共用資料夾以及委託某人代表您來操作。

附註: 需要商務用 Microsoft 365 或其他 Exchange 帳戶。如需詳細資訊，請參閱什麼是 Microsoft Exchange Server 帳戶？

「共用資料夾」可讓其他人存取一或多個資料夾。不過，這不表示他們有代表您操作的權限。例如，其他人可以存取您的資料夾，但無法替您回覆電子郵件或會議邀請。

使用「委派存取」，您可授權給其他人代表您操作。例如，您希望您的助理替您建立與回覆會議邀請。某些助理可能也會監控主管的 [收件匣]，並代表主管傳送電子郵件。

附註: 本文所述的程序假設您已將委派存取權限授與給其他人。如需委派存取的詳細資訊，請參閱允許他人管理您的郵件和行事曆。

將其他人的信箱加入至您的設定檔

如果您經常使用他人的 Exchange 資料夾，您可能會想要將該人員的 Exchange 信箱加入至您的 Outlook 設定檔。這樣以後您每次開啟 Outlook 時，就會自動開啟該人員的信箱。其他信箱會顯示在您 Exchange 信箱資料夾下的資料夾窗格。

附註: 共用信箱的人員必須在 Exchange 信箱的根資料夾上，授與您 [可看到資料夾] 的權限。

授與 [可看到資料夾] 權限的指示

如果是主管，請在 Outlook 中執行下列操作：

以滑鼠右鍵按一下 Exchange 信箱的根資料夾，然後按一下 [資料夾權限]。
按一下代理人的名稱。
在 [權限] 下方的 [其他] 下，選取 [可看到資料夾] 核取方塊。
按一下 [確定]。

如果是代理人，請在 Outlook 中執行下列操作：

按一下 [檔案] > [帳戶設定] > [帳戶設定]。
在 [電子郵件] 索引標籤的清單中，按一下 Exchange 帳戶類型，然後按一下 [變更]，再按一下 [其他設定]。
在 [進階] 索引標籤的 [同時開啟下列信箱] 底下，按一下 [新增]，然後輸入您想要新增至使用者設定檔的人員信箱名稱。如果您不知道該信箱名稱，請詢問授與您「委派存取」權限的人員。

開啟其他人的資料夾

按一下 [檔案] > [開啟和匯出] > [其他使用者的資料夾]。

提示: 如果日後不想再執行這個步驟，請參閱本文的將其他人的信箱加入至您的設定檔一節中，有關如何將其他人的信箱加入至資料夾窗格的指示。
在 [名稱] 方塊中，輸入授與您共用或「委派存取」權限的人員名稱，或按一下 [名稱] 從清單中選取。
在 [資料夾類型] 清單中，按一下您要開啟的資料夾。

代表其他人傳送或回覆會議邀請

若要授與代理人足夠的權限代替主管接受會議邀請，主管必須執行下列動作：

按一下 [檔案] > [帳戶設定] > [委派存取]。
按一下 [新增]，輸入或選取代理人的名稱，然後按一下 [新增]。
請執行下列其中一項操作：
- 在 [代理人權限] 對話方塊中，在主管的 [行事曆] 資料夾內授與代理人 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限。
- 按一下 [確定] 關閉 [代理人權限] 對話方塊，然後選取 [只給代理人，但傳送會議邀請與回覆的副本給我] 或 [只給代理人] 核取方塊。

回覆會議邀請

如果其他人的會議邀請並未直接傳送給您，請開啟他們的 [收件匣]。
開啟會議邀請。
按一下 [接受]、[暫訂] 或 [拒絕]。

傳送會議邀請

開啟其他人的行事曆。
在 [常用] 索引標籤的 [新增] 群組中，按一下 [新增會議]。
依照平常的方式輸入與會者、主旨、地點，以及開始和結束時間。

代表其他人建立或回覆電子郵件訊息

在 [郵件] 中，按一下 [常用] > [新增電子郵件]。

在 [選項] 索引標籤的 [顯示欄位] 群組中，按一下 [寄件者]。
在 [寄件者] 方塊中，輸入您代為傳送郵件的人員名稱。

若要從 [通訊錄] 的清單選取名稱，請按一下 [寄件者]。
依照正常步驟新增收件者、主旨及郵件內容。

回覆電子郵件

在其他人員的信箱中，選取您要代主管回覆的郵件。
按一下 [常用] (如果您已開啟郵件，按一下 [郵件])，然後按一下 [回覆]、[全部回覆] 或 [轉寄]。

在 [選項] 索引標籤上的 [顯示欄位] 群組中，按一下 [寄件者]。
在 [寄件者] 方塊中輸入主管的名稱。若要從 [通訊錄] 的清單選取名稱，請按一下 [寄件者]。如果您看不到 [寄件者] 按鈕和方塊，請按一下 [選項] > [寄件者]。
依照正常步驟新增收件者、主旨及郵件內容。

代表群組傳送電子郵件訊息

如果您被指派代表貴組織通訊錄中群組的「傳送為」權限，就可以傳送電子郵件，而郵件會顯示為從該群組送出。

在 [郵件] 中，按一下 [常用] > [新增電子郵件]。

在 [選項] 索引標籤的 [顯示欄位] 群組中，按一下 [寄件者]。
在 [寄件者] 方塊中，輸入您代表其傳送郵件之群組的名稱。

若要從 [通訊錄] 的清單選取該群組，請按一下 [寄件者]。
依照正常步驟新增收件者、主旨及郵件內容。

將寄件備份儲存在其他人的 [寄件備份] 資料夾中

當電子郵件和會議邀請是由代理人代表主管傳送時，每個項目的複本都會儲存在代理人的 [寄件備份] 資料夾中。

或者，主管也可以將 [寄件備份] 資料夾的權限授與其代理人。代理人就可以將他自己 [寄件備份] 資料夾中的項目複製到主管的 [寄件備份] 資料夾中。

主管應該執行下列動作：

在資料夾窗格中，以滑鼠右鍵按一下 [寄件備份] 資料夾。
按一下 [內容]。
在 [權限] 索引標籤上按一下代理人名稱。
在 [權限] 底下的 [權限等級] 清單中，按一下 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)]。
按一下 [確定]。

如果您已將主管的信箱新增至您的設定檔，主管的 [寄件備份] 資料夾會顯示在代理人資料夾窗格中的 [信箱 - 主管] 下。