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本文由微軟最有價值專家 MVP 王仲麒 提供。微軟十分感謝 MVP 主動地將他們的經驗與上百萬名其他技術使用者交流。MVP 王仲麒 未來也會將此篇文章放在他的部落格內，歡迎您按 此處 瀏覽 MVP 王仲麒 更多的技術文章、經驗分享與觀點。
情境描述
使用 PowerPoint 繪製組織圖表，應該是許多人的「痛」！透過快取圖形的拖曳繪製、打字、對齊、…往往花掉大半時間，殊不知，Visio 正是繪製組織圖表的最佳利器，甚至，只要準備好一份名冊，管他是 Word 表格，還是 Excel 工作表，或者 Access 資料庫，藉由【組織圖精靈】的對話操作，連畫都不用畫，一張組織圖表就活靈活現的在您面前～
如果已經擁有組織的名冊或名單，只要藉由 Visio 2007 的組織圖精靈操作，即可自動繪製成組織圖表。
輕鬆上手 123
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在啟動 Visio 2007 後，不論是執行【檔案】 /【新增】 /【快速入門】功能表指令，開啟【範本類別】並挑選【商業】類別，亦或是直接點選【檔案】/【[新增】/【商業】功能表指令選項，都可以從中開啟【組織圖精靈】範本。
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進入【組織圖精靈】的對話操作，點選【已經儲存在檔案或資料庫的資訊】選項，並點按【下一步】按鈕。
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假設筆者事先準備好的組織成員名冊檔案是 Excel 活頁簿，所以，在此選擇【文字、Org Plus(*.txt)或Excel檔案】選項，並按【下一步】按鈕。
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點按【瀏覽】按鈕，選擇組織成員名冊檔案，或者直接輸入該檔案的所在位置(路徑)與檔名，然後，點按【下一步】按鈕。
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從下拉式選項按鈕中，點選組織成員名冊檔案中，描述組織成員姓名的資料欄位，通常這會是員工姓名或工號或身分證號碼…等具備主索引特性的資料欄位。
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從下拉式選項按鈕中，點選組織成員名冊檔案中，描述每位成員其上司姓名的資料欄位，通常這會是上司的姓名或工號或身分證號碼…等資料欄位。然後，點按【下一步】按鈕。
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選擇想要在組織圖表裡每一個成員方塊上所要顯示的資料欄位，建議不要選擇太多的欄位，理想上 2 到 3 欄即可，因為，組織圖最主要的目的是要呈現成員與成員之間的從屬架構關係，而不是每一位成員的詳細資料。
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選畢後還可以點按【向上】或【向下】按鈕來調整顯示順序，完成後，點按【下一步】按鈕。
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至於其他未選擇要顯示在組織圖表上的資料欄位，是否也要匯入組織圖中，以成為每一個組織圖方塊圖案的屬性欄位(圖形資料)，則可以在此步驟中決定。譬如：此例中，選擇所有的資料欄位，然後，點按【新增】按鈕。
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選取的欄位在稍後將成為組織圖案的圖形資料，請點按【下一步】按鈕。
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若您準備的名冊成員眾多，彼此的從屬關係也複雜龐大，則您可以選擇要自行決定分頁狀況 (指定每一頁顯示的組織內容)，或者，讓組織圖精靈為您自動進行分頁。當然，若您的名冊成員不多，僅需一頁即可繪製完成，則建議選擇後者。此範例演練請點選【讓精靈自動將我的組織圖分成多頁】選項，最後也請點按【完成】按鈕，結束組織圖精靈的對話操作。
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來自名冊資料檔案的組織圖表在瞬間完成，完全不費吹灰之力！
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是不是任何一種資料型態(格式)或內容，都可以透過組織圖精靈的對話，順利繪製成組織圖表呢？其實，只要符合資料表格(Data Table)的規模，至少包含兩個以上並足以描述從屬關係的資料欄位，譬如：員工姓名欄位與主管姓名欄位，就可以拿來繪製成組織圖表。 |
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