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本文由微軟最有價值專家 MVP 王仲麒 提供。微軟十分感謝 MVP 主動地將他們的經驗與上百萬名其他技術使用者交流。MVP 王仲麒 未來也會將此篇文章放在他的部落格內,歡迎您按 此處 瀏覽 MVP 王仲麒 更多的技術文章、經驗分享與觀點。

情境描述


使用 PowerPoint 繪製組織圖表,應該是許多人的「痛」!透過快取圖形的拖曳繪製、打字、對齊、…往往花掉大半時間,殊不知,Visio 正是繪製組織圖表的最佳利器,甚至,只要準備好一份名冊,管他是 Word 表格,還是 Excel 工作表,或者 Access 資料庫,藉由【組織圖精靈】的對話操作,連畫都不用畫,一張組織圖表就活靈活現的在您面前~





如果已經擁有組織的名冊或名單,只要藉由 Visio 2007 的組織圖精靈操作,即可自動繪製成組織圖表。

輕鬆上手 123

  1. 在啟動 Visio 2007 後,不論是執行【檔案】 /【新增】 /【快速入門】功能表指令,開啟【範本類別】並挑選【商業】類別,亦或是直接點選【檔案】/【[新增】/【商業】功能表指令選項,都可以從中開啟【組織圖精靈】範本。





  2. 進入【組織圖精靈】的對話操作,點選【已經儲存在檔案或資料庫的資訊】選項,並點按【下一步】按鈕。





  3. 假設筆者事先準備好的組織成員名冊檔案是 Excel 活頁簿,所以,在此選擇【文字、Org Plus(*.txt)或Excel檔案】選項,並按【下一步】按鈕。





  4. 點按【瀏覽】按鈕,選擇組織成員名冊檔案,或者直接輸入該檔案的所在位置(路徑)與檔名,然後,點按【下一步】按鈕。





  5. 從下拉式選項按鈕中,點選組織成員名冊檔案中,描述組織成員姓名的資料欄位,通常這會是員工姓名或工號或身分證號碼…等具備主索引特性的資料欄位。

  6. 從下拉式選項按鈕中,點選組織成員名冊檔案中,描述每位成員其上司姓名的資料欄位,通常這會是上司的姓名或工號或身分證號碼…等資料欄位。然後,點按【下一步】按鈕。





  7. 選擇想要在組織圖表裡每一個成員方塊上所要顯示的資料欄位,建議不要選擇太多的欄位,理想上 2 到 3 欄即可,因為,組織圖最主要的目的是要呈現成員與成員之間的從屬架構關係,而不是每一位成員的詳細資料。

  8. 選畢後還可以點按【向上】或【向下】按鈕來調整顯示順序,完成後,點按【下一步】按鈕。





  9. 至於其他未選擇要顯示在組織圖表上的資料欄位,是否也要匯入組織圖中,以成為每一個組織圖方塊圖案的屬性欄位(圖形資料),則可以在此步驟中決定。譬如:此例中,選擇所有的資料欄位,然後,點按【新增】按鈕。

  10. 選取的欄位在稍後將成為組織圖案的圖形資料,請點按【下一步】按鈕。





  11. 若您準備的名冊成員眾多,彼此的從屬關係也複雜龐大,則您可以選擇要自行決定分頁狀況 (指定每一頁顯示的組織內容),或者,讓組織圖精靈為您自動進行分頁。當然,若您的名冊成員不多,僅需一頁即可繪製完成,則建議選擇後者。此範例演練請點選【讓精靈自動將我的組織圖分成多頁】選項,最後也請點按【完成】按鈕,結束組織圖精靈的對話操作。





  12. 來自名冊資料檔案的組織圖表在瞬間完成,完全不費吹灰之力!




小提示:

是不是任何一種資料型態(格式)或內容,都可以透過組織圖精靈的對話,順利繪製成組織圖表呢?其實,只要符合資料表格(Data Table)的規模,至少包含兩個以上並足以描述從屬關係的資料欄位,譬如:員工姓名欄位與主管姓名欄位,就可以拿來繪製成組織圖表。

但是,往往一份名冊裡不會僅有這兩個資料欄位,顯示在組織圖方塊上的資料也不會只是成員姓名而已,況且,不論組織大小,多多少少也都會碰到同名同姓的員工或主管,因此,含有諸如員工工號與主管工號等資料欄位,以及各項員工基本資料欄位的名冊,才是最理想的名冊內容。

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