一點通 - 如何在 Word 2007 中使用主控文件編輯長文件 (MVP 撰寫)

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本文由微軟最有價值專家 MVP 鄭子璉 提供。微軟十分感謝 MVP 主動地將他們的經驗與上百萬名其他技術使用者交流。MVP 鄭子璉 同時也將此篇文章放在他的部落格內，歡迎您按 此處 瀏覽 MVP 鄭子璉 更多的技術文章、經驗分享與觀點。

情境描述

在處理各種文件中，特別是長文件，常見需要多人協力作業的情形，例如研討會論文集由各作者分別撰寫，再交由大會編輯。例如單位的報告由各負責人員分別撰寫指定章節，再交由彙整人員整合列印。例如由多名作者合寫一本書，最後在由美編進行編排與目錄的後製。為了針對此類需求，Word 早在 Word 6.0 以前就有提供主控文件功能，協助多人同時撰寫文件後列印，以下簡單介紹如何使用主控文件的功能。

輕鬆上手 123

本簡例中，假設原始文件架構圖如下，檔案均存放於同一目錄，分為 1.1 節(ch1.1.docx)、1.2節(ch1.2.docx) 、第二章(ch2.docx) 三個部分，現在需要進行彙整為單一文件可列印，首先先將1.1節與1.2節彙整成第一章，再將兩章彙整成一份完整文件。當然可以直接彙整成一份文件，簡例的設計是為了展示主控文件允許巢狀方式多重崁入，所以將原始文件切割，並把第一章分成兩小節，主控文件也可以視為一般文件直接在內編寫任何內容，一般來說，通常會將整份文件的封面、序或摘要、目錄及圖表目錄、頁碼規則存放於主控文件內，跟只有章節內容的純子文件進行切割。

小提示:	1.主控文件對子文件的任何變更，均會寫入各子文件，操作前請先備份所有原始子文件。 2.子文件最多為 3.OpenDocument(.odt)格式

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   小提示:	允許樣式更名時，子文件可保留原先樣式設定，但將無法與其他文件一致，拒絕樣式更名，可使子文件參照主控文件樣式，達成全文件樣式統一的目的。

   
   
   

2. 步驟1採用預設檔做為主控文件，因此插入子文件後套用樣式庫，使文件符合預期排版方式，在大綱模式下看到的框線範圍代表子文件的檔案範圍，不在框線範圍內的內容在主控文件內，選擇下方工具列[整頁模式]回到一般檢視狀態，這時文件因自動插入[分節符號]可能排版並非是預期狀況，在後面步驟再做調整，此時暫不更改，在文件第一行輸入本章章名，例如選擇[標題 1]後輸入「第一章　導讀」，接著從上方工具列 [樣式]、[變更樣式]、[樣式集]、[快速示範] 套用本例示範所需樣式，另存檔案為「ch1.docx」並關閉。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   小提示：	開啟主控文件時，子文件將同時一併開啟，故此時子文件不能被移動、覆蓋等檔案操作，在操作上請注意。

   
   
   

3. 插入子文件時，會自動在主控文件及子文件分別插入[分節符號]，主控文件內的分節符號不能刪除，為避免誤刪主控文件內分節符號，建議關閉主控文件後，分別開啟子文件進行編修，將檔案最後的[分節符號]刪除即可。此行為也示範了各子文件可分別編輯，開啟主控文件時將自動展示最新子文件內容。
   
   
   
   
   
   

4. 步驟1是由內建的 Normal.dotm 樣式庫開始，建議操作上直接以需要整合報告排版的樣式庫開始。點選[開新檔案]選單，[我的範本]，選擇要使用的「示範樣式.dotx」，再重複步驟1後續插入子文件的步驟，分別插入新建的子文件「ch1.docx」及既存的子文件「ch2.docx」。若使用不同的樣式庫會出現提醒對話盒。之後依步驟3將此文件存為「主控文件.docx」後，關閉文件將子文件的[分節符號]移除。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   小提示：	主控文件跟子文件使用不同樣式庫時，則子文件在平常編輯時可使用不同的顯示方式，例如行距兩行列印，方便討論時在空白處寫入討論事項。

   
   
   
   
   
   

5. 開啟「主控文件.docx」或「ch1.docx」時，文件會如下方畫面顯示成兩個超連結檔案，此時子文件尚未開啟。由下方工具列點選[大綱模式]，再由上方工具列點選[主控文件]、[展開子文件]按鈕，可看到所有子文件已被展開，從文件範圍的框線示意中，「ch1.docx」包含其子文件「ch1.1.docx」、「ch1.2.docx」一併展開。再由下方工具列點選[整頁模式]，選擇[預覽列印]功能，就可以看到文件已被整合並可完整列印。
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   小提示：	對於長文件而言，若為了列印而開啟主控文件時，在展開子文件後，下方工具列會顯示正在編定頁碼，請耐心等候頁碼編完後再使用預覽列印功能，否則目錄所參照的頁碼可能會變成1，需要手動更新功能變數。

   
   

6. 若需在主控文件內插入封面、目錄、圖表目錄，可直接在此文件中作業，主控文件同時也是一般文件。但主控文件為針對整合文件的設定，故所有整份文件共用的格式，請在主控文件中設定，例如頁碼規則、頁首、頁尾的底圖、版面周圍的留白、左右對稱等文件格式，請在主控文件設定。
   
   

   小提示：	若子文件新增小節、圖表，導致主控文件內的目錄、圖表目錄需要重新整理時，可在目錄內容按下滑鼠右鍵，[更新功能變數]選單，點選[更新整個目錄]，按下[確定]按鈕即可。

   
   
   
   
   
   
   
   
   

其他相關資訊

• 如何在 Word 中，為同時包含章節和附錄標題的文件進行章節、附錄和頁面的編號

• 僅部分的子文件的標題樣式變更在您展開子文件在 Word 中主文件中的時所出現

• 建立索引

小提示：	Word 2007線上手冊並無大量的主控文件相關說明，更多資訊可瀏覽 Word 2003中相關說明，互相印證。

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