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本文由微軟最有價值專家 MVP 王仲麒 提供。微軟十分感謝 MVP 主動地將他們的經驗與上百萬名其他技術使用者交流。MVP 王仲麒 未來也會將此篇文章放在他的部落格內,歡迎您按 此處 瀏覽 MVP 王仲麒 更多的技術文章、經驗分享與觀點。

情境描述


基本上,一個企業組織或單位的組織圖表並不會天天異動與更新,但季節性或年度的調整與異動卻是常態性的。如果組織裡的成員有所異動,或者職稱、部門有所調動,總是會再重新繪製一份新的組織圖表,然而,若想瞭解前後兩張組織圖表的所有差異,可不是件容易的事情,不過,只要學會 Visio 的【比較組織資料】功能,那可就一點就通喔~





您可以針對兩幅組織圖裡的資料,進行特定資料的比較,並以 HTML 的格式輸出其比較結果。

輕鬆上手 123

  1. 事先開啟最新一幅的組織圖表,譬如:2010 年組織圖表,然後,執行【組織圖】/【比較組織資料】功能表指令選項。





  2. 開啟【比較組織資料】對話,開啟的組織圖表為【要比較的繪圖】。點按【繪圖比較目標】下拉式選項右側的【瀏覽】按鈕,以選取比較目標,譬如:2009 年的組織圖表。

  3. 點選【我的繪圖比較新。顯示我的繪圖上所做變更的報告】選項。

  4. 報告類型點選【依照變更排序】選項,然後,點按【確定】按鈕,結束此對話操作。





  5. 立即自動開啟瀏覽器,並將兩幅組織圖表的比較結果,以 HTML 的格式呈現。





由此範例的顯示中可發覺,從 2009 年到 2010 年組織圖的異動狀況是:有一位員工離職(EMPID12);另有兩位新進員工(EMPID 35 及 EMPID 36)加入組織行列;此外,員工編號(EMPID 20)從原本的行銷部調到業務部,且職位從專員升級至副理,其原本上司為員工編號(EMPID 19),職務異動後的新上司則為員工編號(EMPID 11)。如此鉅細靡遺的報告,決不是僅靠雙眼比較兩幅組織圖表後可以獲得的結果。

注意:

  • 比較組織圖的報告類型可分成兩大種類,一為【依照變更排序】,這是根據圖表裡的圖形若有做過諸如新增、刪除、修改屬性等動作時,依照這些變更動作而分類排序,是屬於一種以編輯動作為依歸的分類報告;另一報告類型為【依照位置排序】,這是將進行過變更、新增或刪除的圖形逐一依序列出,是一種以人員為主而列出該人員所進行的所有變更之分類報告。

  • 【比較組織資料】對話方框裡的【進階】按鈕可以讓您選擇組織圖表裡所要比較的屬性資料到底含括哪些資料欄位。



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