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本文由微軟最有價值專 MVP 王作桓 提供。微軟十分感謝 MVP 主動地將他們的經驗與上百萬名其他技術使用者交流。MVP 王作桓 同時也將此篇文章放在他的部落格內,歡迎您按 此處 瀏覽 MVP 王作桓更多的技術文章、經驗分享與觀點。

情境描述

我依照一點通兩篇文章中所介紹的「Excel 下拉式選單設計」來設計選單,都可以正常執行,可是由於選單中的選項太多,以致於要捲動很久才能找到需要的選項,這樣看起來,使用選單反而沒有效率。

例如,我設計了一個客戶名稱的選單,但是 3000 家的客戶名單選項,每次都要找半天,反而覺得浪費時間,還不如直接輸入比較快。我希望能設計三層式的自動化選單,將客戶分成不同的產業別,再將客戶依產業別來分類;當我選取第一層選單中的產業別時,在隔壁欄中就自動跳出該產業別的客戶名單;當我選取某一客戶名稱時,在其右邊欄中,就自動出現該客戶的分公司名單。

我參考先前一點通所介紹的「Excel 下拉式選單設計」兩篇文章,卻無法模擬出我的需求,請問要如何解決這個問題?

輕鬆上手 123

我想,您要的應該是如下圖的結果:











在此範例中,我們以”百貨”業中的”新光三越”為例,在最後一個選單中,在選取前兩個選單中的產業別和客戶名稱之後,在第三層的選單「客戶分店名稱」欄位中,自動展現其全省各分店的選項內容。操作步驟:

1.在 A 欄中建立客戶產業別的名稱。

2.在 B 到 G 欄中將客戶名單依產業別中的分類方式分別建置完畢(請注意,B1~G1 中的文字標籤,應與 A2~A7 中的產業別名稱完全相同,以提昇後續的設定效率)。

3.在 H 欄中建立客戶”新光三越”的全省分店名稱。(H1 中的文字標籤要與 D6 中的文字標籤相同)。





4.選取 A1~H16 的儲存格範圍,點按【公式/從選取範圍建立】。





5.在【以選取範圍建立名稱】對話方塊中,勾選【頂端列】,再按下【確定】鈕。





6.在 J3 儲存格中,點按【資料/資料驗證/資料驗證】。





7.在【資料驗證】對話方塊中,【設定】標籤之下,點選【儲存格內允許/清單】。

8.插入點置於【來源】文字方塊中。點按【公式/用於公式】中的【產業別】,Exce l會自動輸入「=產業別」等字串,按下【確定】鈕。





9.按住 J3 儲存格右下角的填滿控點,向下拖曳至 J7 儲存格,即可將清單的設定從 J1 複製到 J7。

10.點按 J3 儲存格右邊的下拉式選單按鈕,點選需要的產業別,例如"百貨",即可將此兩個字自動輸入到 J3 儲存格中。





11.在 K3 儲存格中,點按【資料/資料驗證/資料驗證】。





12.在【資料驗證】對話方塊中,【設定】標籤之下,點選【儲存格內允許/清單】。

13.插入點置於【來源】文字方塊中,輸入【=INDIRECT(J3)】,按下【確定】鈕。




14.按住 K3 儲存格右下角的填滿控點,向下拖曳至 K7 儲存格,即可將清單的設定從 K1 複製到 K7。

15.點按 K3 儲存格右邊的下拉式選單按鈕,點選”新光三越",即可將此四個字自動輸入到 K3 儲存格中。





16.在儲存格 L3 中使用歩驟 11,12 相同的方法,在【來源】文字方塊中,輸入【=INDIRECT(K3) 】,按下【確定】鈕。





17.點按 L3 儲存格右邊的下拉式選單按鈕,點選”信義新天地",即可將此四個字自動輸入到 L3 儲存格中。






小提示:

如果在 K3 儲存格中選擇"大潤發",再去點按 L3 儲存格右邊的選單按鈕時,將會無法開啟選單。那是因為範例中並未在 H 欄之後接著設定"大潤發"的分店名稱,因此 Excel 也就無法提供選單的內容來供選擇了,所以目前的範例,只能讓我們選取 J3 中的「百貨」以及 K3 中的「新光三越」才能看在 L3 中第三層選單的客戶分店名稱。






在設定儲存格 L3 中的下拉式選單時,如果按下【確定】鈕之後,出現如下圖的錯誤訊息【來源目前評估為錯誤。您要繼續嗎?】,此時只要按下【是】繼續完成設定即可。

發生的原因是因為:設定完 K3 儲存格的選單設計之後,您忘了先選取一個客戶名稱,以致於【=INDIRECT(K3)】在執行作,面對的時空白,所以才會有此訊息產生。






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