一點通 - Excel 輸入資料的效率 - 下拉式選單設計 (三之二) (MVP 撰寫)

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情境描述


在前文「Excel輸入資料的效率-下拉式選單設計(三之一)中曾經提到單一選項選單的設計方式。這種選單的缺點在於:選單中的客戶編號一多,就很難記得那一個編號對應到那一家客戶。如此一來,就容易告成選錯的現像發生。因此,必須使「多重選項」的選單來解決此一問題。所謂「多重選項」是指:能在選單中同時看到客戶編號和客戶名稱。這麼一來,就不會選錯客戶編號了。

下圖為Excel報表中使用多重選項選單的畫面:多重選項選單計。





輕鬆上手 123

多重選項的下拉式選單設計

  1. 在另一張工作表中,建立如下圖之準備出現在選單中的客戶基本資料。

  2. 選取 A1:C18 的範圍。

  3. 按一下[公式索引標籤/已定義之名稱群組/從選取範圍建立]。

  4. 在[以選取範圍建立名稱]對話方塊中,勾選「最左欄」,再按下[確定]鈕,完成範圍名稱的建立。





  5. 回到報表中,點選 B2 儲存格,按一下[資料索引標籤/資料工具群組/資料驗證/資料驗證]。





  6. 選取[資料驗證]對話方塊中的[設定/儲存格內允許/清單],並在[來源]文字方塊中輸入「=客戶代號等字樣,再按一下[確定]鈕。





  7. 在 B2 儲存格右邊,即可看到一個下拉式選單的按鈕(方塊中間有一倒三角形標記)。

  8. 回到含有客戶基本資料的報表中,再度選取 A1:C18 的範圍。

  9. 按一下[公式索引標籤/已定義之名稱群組/從選取範圍建立]。

  10. 在[以選取範圍建立名稱]對話方塊中,同時勾選「頂端列」和「最左欄」,再按下[確定]鈕,完成範圍名稱的建立。






  11. 問您是否要取代原有的範圍名稱「客戶」,按一下[是]。





  12. 回到報表中,指向 B2 儲存格右下角的黑色小方塊,當指標成為黑色十字形時,按住左鍵向下拖曳,即可將選單的功能複製到其他的儲格之中。





  13. 按一下 B2 存存格右邊的選單按鈕,可以看到下拉式選單的內容,再選取您要的客戶編號即可。






    小提示:

    • 設計多重選項選單的關鍵,在第10個步驟,也就是必須使用相同的範圍建立第二次的範圍名稱。

    • 如果依上述步驟做完之後,沒有看到選單內容,或者出現如下圖的錯誤訊息;就必須從第一個步驟開始重新做過,無法從中途加以修正。







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