在未對齊原生模式的 Viva Engage 網路中使用外部群組

  • 發行項

如果您的網路未透過建立外部群組來與原生模式對齊，您可以在 Viva Engage 中與來賓合作。 您也可以限制和關閉外部群組中的共同作業。

此體驗與使用 Viva Engage 來賓體驗不同，該體驗由 Microsoft Entra B2B 提供技術支援，且需要原生模式。 如需體驗的比較，請參閱與 Viva Engage 社群中的來賓共同作業。

注意事項

基於安全性、合規性和 Microsoft 365 整合的原因，強烈建議使用原生模式。 如需詳細資訊，請參閱 原生模式概觀。

在 Viva Engage 中建立和管理外部群組

您可以建立包含來賓的群組，稱為外部群組。 您必須將群組建立為外部群組 - 您無法將現有的內部群組變更為外部群組。

群組管理員可以將來賓新增至群組。 在公用外部群組中，群組中的其他人可以建議新增來賓，但群組管理員可以控制是否新增該使用者，而且必須核准新增。 在私人外部群組中，只有系統管理員可以新增外部成員。

外部群組看起來與內部 Viva Engage 群組不同，因此您可以輕鬆地區分哪些群組具有外部參與者。 外部群組的群組標頭會顯示其他網路正在參與群組。

Viva Engage 群組標頭的螢幕快照，其中包含顯示其為外部群組的地球圖示。

外部群組會在左側導覽中標示地球圖示。

顯示 [外部群組] 區段 Viva Engage 導覽列的螢幕快照。

受邀參與裝載於不同網路之外部群組的用戶必須接受邀請，才能檢視群組中的任何內容。

注意事項

此功能不適用於原生模式或歐盟地區 Viva Engage 企業網路。

建立外部群組

當您建立群組時，可以決定它是內部或外部群組。 您無法在建立群組之後變更此設定。

  1. 在 [Viva Engage] 的群組清單下，選取 [建立群組]。

    [ 建立新群組 ] 對話框隨即開啟。 如果您的網路允許外部群組，您會看到建立內部群組或外部群組的選項：

  2. 選取 [外部群組]。

  3. 在 [ 組名 ] 方塊中輸入名稱。

  4. 在 [群組 成員 ] 方塊中，輸入要新增至群組的人員名稱。

  5. 選擇誰可以檢視交談和張貼訊息。

    • 針對公用群組， 從其他網路和此網路中的任何人選取 [已核准的成員]。

    • 針對私人群組，選取 [ 僅群組成員]。

  6. 選 取 [建立群組]。

您可以在網路中尋找外部群組，就像尋找外部用戶一樣。 如需詳細資訊，請參閱在 Viva Engage 網路中尋找外部傳訊參與者。

在 Viva Engage 網路中尋找外部傳訊參與者

當您與外部合作夥伴、供應商或客戶通訊時，您想要確定只有授權的人員可以存取 Viva Engage 網路上的資訊。 已驗證的系統管理員可以使用數據導出來尋找 外部參與者 的名稱，以查看外部參與者可以看到其網路中的交談和檔案。

注意事項

Viva Engage 歐盟地區中的企業網路沒有外部參與者。

  1. 在 Viva Engage 系統管理中心，移至 [內容與安全>性導出數據]。

    只有當您是 Viva Engage 網路中已驗證的系統管理員時，才會看到此選項。

    如需詳細資訊，請參閱導出 Viva Engage 企業數據。

  2. 若要識別 網路中使用者從其他網路參與的線程，請在您的計算機上找出匯出資料夾，然後開 啟MessageThreads.Outbound.csv 匯出檔案。

    注意事項

    數據匯出會反映網路目前的檢視。 例如，如果已新增使用者，但在建立報表之前移除，該使用者就不會出現在報表中。

    範例數據匯出檔案的螢幕快照。

    數據行 D (external_participants) 列出參與您網路中線程的其他網路中的使用者，以及其名稱、電子郵件位址，以及其所屬 Viva Engage 網路的網路識別碼。

如果您想要移除外部參與者，您可以使用清單中的資訊來移至他們所包含的交談，並將其從交談中移除。

停用 Viva Engage 網路中的外部傳訊

根據預設，在美國地區 Viva Engage 企業網路，使用者可以將外部參與者新增至其 Viva Engage 交談和 Viva Engage 社群和群組，而您的 Viva Engage 網路成員可以在受邀時參與另一家公司的 Viva Engage 網路。 如有需要，您可以關閉此外部共同作業。

  1. 在 Viva Engage 系統管理中心，移至 [內容與安全性安全>性設定]。

  2. 在 [ 外部傳訊] 區段中，選取對組織有意義的選項：

    • 允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談，並允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。

    • 允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談，但不允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。

    • 不允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談，也不允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。

每個選項的作用

選項 用戶可以參與其他網路 1 外部參與者可以參與群組和交談 2
允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談，並允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。 是 是
允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談，但不允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。 是 否
不允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談，也不允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。 否 否

  1. 當您防止使用者參與其他網路時：

    • 用戶無法接收來自其他網域上 Viva Engage 網路的邀請。

  2. 當您停用對群組和交談的外部存取時：

    • 當用戶嘗試在 Viva Engage 中新增外部參與者時，使用者會收到錯誤訊息，指出他們無法新增外部參與者，因為其違反公司的原則。 不允許使用者張貼訊息。

    • 任何目前的外部參與者都會遭到封鎖，使其無法使用可能已參與的外部交談或線程。

    • 無法建立新的外部群組。

常見問題集

問：為什麼看不到建立外部群組的選項？

答：如果您的系統管理員選擇不允許外部傳訊，您將無法建立外部群組。

問：我可以在外部網路上建立外部群組嗎？

答：不能。 外部群組的建立僅限於標準網路，無法在外部網路上使用。

問：使用外部群組中的訊息有差異嗎？

答：可以。 在外部群組中，您無法編輯或移動訊息，或是新增主題或書籤。