任何 Viva Engage 社群成員都可以編輯用戶在該處發布的檔案。 Viva Engage 會為每個檔案保存版本歷史。
注意
- Viva Engage 會將所有連接社群的檔案儲存在 SharePoint 中。 所有檔案皆可從 Viva Engage 存取。 當 Viva Engage 連接到 Microsoft 365 時，每個社群都會連結到 Microsoft 365 群組。 想確認你的組織是否有此功能，請參閱「我的 Viva Engage 檔案存放在哪裡？」
- 舊有的 Viva Engage 安裝則使用不同的雲端儲存方案。 大多數已轉換為帶有 SharePoint 儲存的 Microsoft 365。 在轉換過程中，所有 Viva Engage 連接社群的現有檔案皆改為唯讀。 在這種情況下，你需要先下載並重新上傳檔案，必要時再編輯新上傳的版本。 如需詳細資訊，請參閱下列各節：
編輯檔案、查看版本歷史及開啟先前版本的方法，取決於檔案類型及檔案儲存地點。
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對於儲存在 Viva Engage 中的 Word、PowerPoint 或 Excel 檔案：若要追蹤修訂進度，請從 Viva Engage 的檔案頁面開啟該檔案，進入 Office 365。
在網頁版的 Microsoft 365 工作，與桌面版的 Microsoft 365 類似。 關於在 Microsoft 365 網頁應用程式中使用的技巧與協助，請參閱 Word for the Web 的基本任務、Excel Online 的基本任務，以及PowerPoint 網頁版的基本任務。 - 想查看版本歷史，請查看每個檔案的 Viva Engage 頁面。
- 對於儲存在 SharePoint 中的 Word、PowerPoint 或 Excel 檔案：要追蹤修訂進度，你可以使用 Microsoft 365 網頁版，或直接在 Word、PowerPoint 或 Excel 中進行修改。 版本歷史可在該群組的 SharePoint Online 文件庫中查看。
- 其他類型的檔案：下載檔案、修改後，再上傳更新後的檔案。 Viva Engage 會追蹤雲端儲存檔案的修訂，以及 SharePoint 中儲存在 SharePoint 的檔案。
預覽或編輯對話中的檔案
選取檔案。 Viva Engage 會打開檔案頁面，如果有預覽功能會顯示。
秘訣
如需其他檔案選項，請在對話附件框中選擇「更多
。在 檔案操作 清單中，選擇 編輯檔案。 檔案會開啟一個新分頁。
進行所需的變更。 若要停止編輯，請關閉瀏覽器上的索引標籤。 您所做的變更會自動儲存到附加檔案。
如果檔案儲存在 SharePoint，你會在頂端看到一個在 Word、Excel 或 PowerPoint 編輯檔案的選項。
如果沒有預覽，或沒有 編輯檔案 連結，請採取以下步驟：選擇 點擊下載 (或下載) 並儲存檔案到電腦。
上傳檔案 (編輯檔案) 。
透過找到原始版本上傳到 Viva Engage;然後選擇「檔案動作>上傳新版本」。 上傳會把檔案重設成讀寫狀態。
從群組中預覽或編輯檔案
- 在群組中，選擇 Files，然後點擊檔案名稱。 檔案會出現在它被發布的對話中。
- 要預覽檔案，請選擇「 點此查看文件」。 如果檔案能預覽，預覽就會開啟。
- 要編輯檔案，請選擇 「檔案動作>」 編輯檔案。
- 進行所需的變更。 若要停止編輯，請關閉瀏覽器上的索引標籤。 您所做的變更會自動儲存到附加檔案。
- 如果檔案儲存在 SharePoint，你可以在頂端的 Word、Excel 或 PowerPoint 編輯檔案。
如果你無法在檔案操作列表中選擇「編輯檔案」： - 在 檔案操作 清單中，點選 下載，並將檔案儲存到你的電腦上。
- 必要時編輯檔案，並找到原始版本上傳到 Viva Engage。 然後選擇 檔案動作>上傳新版本。 上傳會把檔案重設成讀寫狀態。
預覽或編輯Viva Engage Files清單中的檔案
- 當你不確定檔案屬於哪個社群時，要找到它，請選擇設定圖
，選擇 Files，然後探索檔案最有可能出現的位置。
在此檢視中，檔案動作會出現在「 最後更新日期」 欄位的下拉選單中。
- 要預覽檔案，請選擇預覽。
如果清單裡沒有 預覽 ，代表這種檔案無法使用預覽。 - 要編輯檔案，請選擇 編輯。
- 編輯檔案。 若要停止編輯，請關閉瀏覽器上的索引標籤。 您所做的變更會自動儲存到附加檔案。
- 如果檔案儲存在 SharePoint，你可以在頂端的 Word、Excel 或 PowerPoint 編輯檔案。
如果你無法 編輯，就需要先下載並編輯檔案，然後再重新上傳。 - 選擇 下載 以儲存檔案到你的電腦。
- 編輯檔案並上傳到 Viva Engage，方法是找到原始版本;然後選擇「檔案動作>上傳新版本」。
使用 SharePoint 的檔案
要在 SharePoint 中執行檔案任務，請在群組頁面選擇 SharePoint 文件庫連結，並瀏覽到 Apps 資料夾。
關於如何從 SharePoint 處理檔案，請參閱以下文章：
常見問題集
問：我如何確保我對 Office 365 檔案的變更被保存？
答：變更會在 Office 365 中即時儲存。 要確認你的更改是否在檔案中，請重新整理瀏覽器並查看檔案預覽。
問：為什麼有些 Office 365 檔案是唯讀的？
答：如果缺少 Word、PowerPoint 或 Excel 檔案的編輯連結，這只是表示貴組織的 Viva Engage 安裝已轉移到 Office 365，而 Viva Engage 檔案現在儲存在 SharePoint 中。 你需要下載並重新上傳文件。 這樣做會讓檔案恢復為可讀且可寫入。
問：當我在 Viva Engage 中處理無法編輯的檔案類型時，我可以用更新過的版本取代舊版本嗎？
答：除了 Word、PowerPoint 和 Excel 以外的檔案格式，是的。 在 Viva Engage 中找到原始版本，並在檔案操作列表中選擇「上傳新版本」。 Word、Excel 或 PowerPoint 文件無法支援「上傳新版本」功能：這類檔案的版本追蹤僅在使用 Office 365 進行變更時才可行。
問：我該如何確保沒有人更改我的檔案？
答：如果你的檔案儲存在 Viva Engage，請群組管理員點選名稱，然後在左側的檔案操作清單中選擇「標記官方並鎖定變更」。
檔案顯示有黃色星星。
如果你的檔案是在 SharePoint，你可以檢查檔案，確保沒有人能打開，或者更改檔案的 SharePoint 權限。
- 要在 SharePoint 中找到該檔案，請點擊你已連接的群組頁面上的 SharePoint 文件庫連結，然後瀏覽 Apps 資料夾。
- 請依照 SharePoint 的指示，在「 借出、簽到或丟棄函式庫檔案變更 」或編輯 與管理 SharePoint 清單或函式庫的權限。