ΣΕ ΑΥΤΉΝ ΤΗΝ ΕΡΓΑΣΊΑ
Σύνοψη
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word για να δημιουργήσετε μια λίστα δεδομένων ταξινομημένη και διαχωρίζονται με μια δεδομένη κατηγορία. Αυτό το άρθρο παρέχει οδηγίες και ένα δείγμα το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία μιας τέτοιας λίστας.
Πώς να ρυθμίσετε το αρχείο δεδομένων
Ταξινομήσετε το αρχείο δεδομένων σας, έτσι ώστε όλες οι εγγραφές με την ίδια τιμή για το κλειδί πεδίο κατηγορίας (το πεδίο βάσει του οποίου μπορείτε να βασίσετε την ταξινόμησης) εμφανίζονται μαζί, όπως φαίνεται στο ακόλουθο δείγμα αρχείου δεδομένων. Το παρακάτω δείγμα λίστα ταξινομείται σύμφωνα με το πεδίο " Πόλη " ("Πόλη " είναι το πεδίο κλειδιού σε αυτό το παράδειγμα):
City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0
Πώς να ρυθμίσετε το κύριο έγγραφο
ΣΗΜΕΊΩΣΗ: < ENTER > Ορίζει ένα σημάδι παραγράφου στο παρακάτω παράδειγμα. Για να πληκτρολογήσετε ένα σημάδι παραγράφου, πιέστε το πλήκτρο ENTER.
Για να ρυθμίσετε το κύριο έγγραφό σας ως κατάλογο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
-
Ανοίξτε ένα νέο κενό έγγραφο και, στη συνέχεια, στο μενού " Εργαλεία ", κάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση αλληλογραφίας.
-
Με τη Βοήθεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Δημιουργίακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή καταλόγου.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Νέο κύριο έγγραφο όταν σας ζητηθεί.
-
Με τη Βοήθεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη δεδομένωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων για να επισυνάψετε το αρχείο δεδομένων (Χρησιμοποιήστε το δείγμα αρχείου που δημιουργήσατε στην ενότητα "Τρόπος για να ορίσετε επάνω του δεδομένων αρχείου" αυτού του άρθρου).
-
Εισαγάγετε τα παρακάτω πεδία για να συγκρίνετε τα περιεχόμενα της κάθε εγγραφής πεδίο κλειδιού με το περιεχόμενο της επόμενης εγγραφής πεδίο κλειδιού για να προσδιορίσετε αν αλλάξετε τα περιεχόμενα του πεδίου κλειδιού από μία εγγραφή στην επόμενη.
ΣΗΜΕΊΩΣΗ: αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί το δείγμα δεδομένων από την ενότητα "Τρόπος για να ορίσετε επάνω του δεδομένων αρχείου" αυτού του άρθρου. Για να εισαγάγετε τα άγκιστρα πεδίου, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD Πόλη }", "" }< ENTER >
{ ΣΎΝΟΛΟ Θέση1 MERGEFIELD Πόλη { }}< ENTER >
{ Εάν { Place2 Θέση1 <> { } }"< ENTER >
{ MERGEFIELD Πόλη }< ENTER >
<ENTER>
{ Εργαζόμενος MERGEFIELD } { πωλήσεις MERGEFIELD }"" Εργαζόμενος{ MERGEFIELD } { πωλήσεις MERGEFIELD }" } { Place2 ΣΎΝΟΛΟ MERGEFIELD Πόλη { }}< ENTER >
Τα πεδία που σε αυτό το παράδειγμα παράγει έναν κατάλογο λίστας στην ίδια σελίδα, ως εξής:
Ατλάντα
Smith $3.000
Πύλες 50.000
Χέντερσον $10.000
Χιούστον
Jones $8.000
Kelley $9.000
Peterson $0
Τρόπος επιβολής κάθε νέας κατηγορίας σε μια νέα σελίδα
Το πεδίο κλειδιού σε αυτό το παράδειγμα είναι { MERGEFIELD Πόλη }. Όταν αλλάξει η τιμή της πόλης στο αρχείο δεδομένων σε μια άλλη πόλη, προστίθεται μια νέα σελίδα στα συγχωνευμένα αποτελέσματα και συνεχίζει τη λειτουργία συγχώνευσης στο επάνω μέρος της επόμενης σελίδας. Για να εισαγάγετε τα άγκιστρα πεδίου, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + F9.
{ Εάν { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD Πόλη }", ""}< ENTER >
{ ΣΎΝΟΛΟ Θέση1 MERGEFIELD Πόλη { }}< ENTER >
{ Εάν { Place2 Θέση1 <> { } }"< ENTER >
---Αλλαγή σελίδας---
{ MERGEFIELD Πόλη }< ENTER >
<ENTER>
{ Εργαζόμενος MERGEFIELD } { πωλήσεις MERGEFIELD }"" Εργαζόμενος{ MERGEFIELD } { πωλήσεις MERGEFIELD }" } { Place2 ΣΎΝΟΛΟ MERGEFIELD Πόλη { }}< ENTER >
ΣΗΜΕΊΩΣΗ: για να εισαγάγετε μια αλλαγή σελίδας, είτε πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + ENTER ή κάντε κλικ στο κουμπί " Αλλαγή " από το μενού Εισαγωγή , επιλέξτε Αλλαγή σελίδαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Τα πεδία που σε αυτό το παράδειγμα παράγει έναν κατάλογο παραθέτει σε ξεχωριστές σελίδες ως εξής:
Ατλάντα
Smith $3.000
Πύλες 50.000
Χέντερσον $10.000
---Αλλαγή σελίδας---
Χιούστον
Jones $8.000
Kelley $9.000
Peterson $0
Τρόπος διαμόρφωσης το πεδίο κλειδιού
Το πεδίο κλειδιού σε αυτό το παράδειγμα είναι {MERGEFIELD City}. Για να μορφοποιήσετε τα αποτελέσματα του {MERGEFIELD City} με κεφαλαία γράμματα, μπορείτε να εισαγάγετε τον διακόπτη μορφοποίησης του \ * Upper. Για να εισαγάγετε τα άγκιστρα πεδίου, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + F9.
{ Εάν { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD Πόλη \ * Upper }" "" }< ENTER >
{ ΣΎΝΟΛΟ Θέση1 MERGEFIELD Πόλη { }}< ENTER >
{ IF { Place2 Θέση1 <> { } }"< ENTER >
{ MERGEFIELD Πόλη \ * Upper }< ENTER >
<ENTER>
{ Εργαζόμενος MERGEFIELD } { πωλήσεις MERGEFIELD }"" Εργαζόμενος{ MERGEFIELD } { πωλήσεις MERGEFIELD }" } { Place2 ΣΎΝΟΛΟ MERGEFIELD Πόλη { }}< ENTER >
Τα πεδία που προβλέπεται σε αυτό το παράδειγμα παράγουν έναν κατάλογο λίστας στην ίδια σελίδα, με την πόλη που εμφανίζεται με κεφαλαία γράμματα, ως εξής:
ΑΤΛΆΝΤΑ
Smith $3.000
Πύλες 50.000
Χέντερσον $10.000
ΧΙΟΎΣΤΟΝ
Jones $8.000
Kelley $9.000
Peterson $0
ΣΗΜΕΊΩΣΗ: μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετική μορφοποίηση για το πεδίο κλειδιού, MERGEFIELD Πόλη { }, επιλέγοντας ολόκληρο το πεδίο (συμπεριλαμβανομένου του άγκιστρα πεδίου {}), και τη μορφοποίηση του πεδίου με τις προτιμήσεις σας. Για να μορφοποιήσετε το πεδίο, κάντε κλικ στην εντολή γραμματοσειρά από το μενού " μορφή ".
Πώς λειτουργεί αυτή η διαδικασία
Το πρώτο πεδίο IF σε αυτά τα παραδείγματα εισάγει το όνομα της πόλης και έναν χαρακτήρα επιστροφής (< ENTER >) μόνο για την πρώτη εγγραφή στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Για όλες τις επόμενες εγγραφές, αυτό το πεδίο IF εισάγει τίποτα (""). Αναγνωρίζει την πρώτη εγγραφή συγχώνευσης αλληλογραφίας, συγκρίνοντας το πεδίο MERGESEQ (η οποία επιστρέφει τον αύξοντα αριθμό της τρέχουσας εγγραφής) με το αριθμητικό ψηφίο "1".
Η δεύτερη IF πεδίο εισάγει έναν χαρακτήρα επιστροφής (ή μια αλλαγή σελίδας, εάν σας αναγκάζει κάθε πόλη σε μια νέα σελίδα), το όνομα της πόλης, δύο πιο επιστρέφουν χαρακτήρες, το όνομα του υπαλλήλου και το ποσό πωλήσεων (σε αυτή τη σειρά), μόνο αν το πεδίο IF Καθορίζει ότι η τρέχουσα εγγραφή περιλαμβάνει μια πόλη όνομα που είναι διαφορετική από την προηγούμενη εγγραφή. Εάν Καθορίζει ότι η τρέχουσα εγγραφή περιλαμβάνει το όνομα μιας πόλης, που είναι το ίδιο με την προηγούμενη εγγραφή, εισάγει μόνο το επόμενο όνομα υπαλλήλου και το ποσό πώλησης.
Αυτό το πεδίο αν αναγνωρίζει το όνομα πόλης νέα συγκρίνοντας το κείμενο οι σελιδοδείκτες που καθορίζεται στα δύο πεδία ΣΥΝΌΛΟΥ. Το κείμενο του σελιδοδείκτη "Θέση1" είναι πάντα ίση με την τρέχουσα εγγραφή " Πόλη " και το κείμενο του σελιδοδείκτη "Place2" είναι ίσο με το πεδίο Πόλη στην προηγούμενη εγγραφή.
Αναφορές
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με πεδία IF, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια για το Microsoft Word σχετικά με το
Μενού Βοήθεια , πληκτρολογήστε κωδικοί πεδίων: πεδίο IF στο το Βοηθό του Office ή Answer Wizard και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί αναζήτησης για να προβάλετε τα θέματα που επιστρέφονται.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με πεδία MERGESEQ, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια για το Microsoft Word σχετικά με το
Μενού Βοήθεια , πληκτρολογήστε κωδικοί πεδίων: πεδίο MERGESEQ στο το Βοηθό του Office ή Answer Wizard και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί αναζήτησης για να προβάλετε τα θέματα που επιστρέφονται.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πεδίο SET, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια για το Microsoft Word σχετικά με το
Μενού Βοήθεια , πληκτρολογήστε κωδικοί πεδίων: πεδίο SET στο το Βοηθό του Office ή Answer Wizard και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί αναζήτησης για να προβάλετε τα θέματα που επιστρέφονται.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με γενικούς διακόπτες μορφοποίησης πεδίου, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια για το Microsoft Word στο μενού Βοήθεια , πληκτρολογήστε γενικοί διακόπτες στο Βοηθό του Office ή τον "Οδηγό απαντήσεων" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να προβάλετε το θέμα.
Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη συγχώνευση αλληλογραφίας, κάντε κλικ στους αριθμούς των άρθρων παρακάτω, για να προβάλετε τα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:
212322 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Σχεδίαση και ρύθμιση δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word 2000
212329 WD2000: Τρόπος χρήσης της συγχώνευσης αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε μια φόρμα επιστολής
