Sådan bruges brevfletning til at oprette et standardbrev i Word 2000

Denne artikel gennemgår trin for trin, hvad brevfletning er, og hvordan du udfører grundlæggende brevfletning for at oprette et standardbrev i Microsoft Word.

Du kan finde flere oplysninger om udførelse af andre typer brevfletning, fletning med andre typer data og problemløsning ved at gennemse listen over artikler i afsnittet Relaterede artikler i denne artikel.

Du kan se en beskrivelse af de termer, der bruges i denne artikel, i afsnittet Ordliste i denne artikel.

Hvad er brevfletning?

Brevfletning er en funktion i Word. Med brevfletning kan du flette standardoplysninger, f.eks. et standardbrev, med variable oplysninger, f.eks. en database med navne og adresser på kunder. På den måde kan du få dokumenter, der er næsten ens: substansen i dokumenterne er ens for hver kunde, men hvert dokument er tilpasset en bestemt person i databasen.

En brevfletning består af tre hovedkomponenter:

• Hoveddokumentet, der indeholder standardoplysningerne: tekst og grafik. Hoveddokumentet bestemmer også formatet på det dokument, der er resultat af brevfletningen, f.eks. standardbrev, konvolutter eller etiketter.
• Datakilden, der indeholder de variable oplysninger: f.eks. en liste over navne og adresser.
• Det flettede dokument, der indeholder en kombination af standardteksten og de variable oplysninger.

Hoveddokumentet indeholder den standardtekst og den grafik, du vil have i hver version af det flettede dokument. I hoveddokumentet indsætter du særlige instruktioner, der kaldes fletfelter, for at angive, hvor de variable oplysninger skal vises. Når du fletter oplysningerne i datakilden med hoveddokumentet, erstatter de variable oplysninger fletfelterne med de individuelt tilpassede oplysninger. Resultatet er det flettede dokument, der indeholder en kombination af standardteksten og de variable oplysninger.

Datakilden indeholder de oplysninger (f.eks. navne, adresser og telefonnumre), der varierer for hver version af dokumentet. For det meste kan du gemme dataene i et Word-dokument. Word genkender dog også andre formater. Datakilden kan f.eks. være et Microsoft Excel-regneark, en Microsoft Access-database eller en semikolonsepareret, variabel fil (CSV).

Datakilden er oprettet med en kolonneoverskrift (der også kaldes en datakontrolpost) og dataposter. Kolonneoverskriften er det første element i datakilden. Den indeholder de feltnavne, der identificerer de variable oplysninger. Dataposterne indeholder de individuelt tilpassede oplysninger. Hver datapost består af et eller flere felter, afhængigt af hvor mange variable oplysninger du har for hver person. Dette sæt af oplysninger udgør én datapost.

Brevfletningen består af fire hovedtrin:

1. Åbn eller opret et hoveddokument.
2. Åbn eller opret datakilden.
3. Rediger hoveddokumentet.
4. Udfør fletningen.

Den følgende fremgangsmåde viser, hvordan du opretter et standardbrev, vedhæfter det til en datakilde, formaterer det og fletter dokumenterne. En lignende fremgangsmåde gælder for oprettelse af flettede konvolutter eller etiketter. Du finder flere oplysninger i den relevante artikel i afsnittet Relaterede artikler i denne artikel.

Trin 1: Åbn eller opret hoveddokumentet

1. Hvis du har et dokument, der indeholder den standardtekst, du vil bruge, skal du åbne det. Hvis du derimod vil oprette et nyt standardbrev, og der ikke aktuelt vises et tomt dokument, skal du klikke på Ny på standardværktøjslinjen.
2. Klik på Brevfletning i menuen Funktioner.
3. Klik på Opret i området Hoveddokument i dialogboksen Flethjælper.
4. Klik på Standardbreve.
   
   Du bliver bedt om enten at bruge det aktive vindue for hoveddokumentet eller oprette et nyt hoveddokument. Klik på Aktivt vindue. Det aktive dokument bliver hoveddokument i brevfletningen.
   
   Word vender tilbage til Flethjælper.
5. Gå til Trin 2: Åbn eller opret datakilden.

Trin 2: Åbn eller opret datakilden

Når du åbner eller opretter en datakilde ved hjælp af guiden Flethjælper, får Word besked om at bruge et bestemt sæt variable oplysninger til fletningen. Brug en af de følgende metoder til at vedhæfte hoveddokumentet til datakilden.

Metode 1: Hvis du skriver navnene eller adresserne for første gang

Følg disse trin for at oprette en ny database:

1. Klik på Hent data i området Datakilde i dialogboksen Flethjælper.
2. Klik på Opret datakilde.
   
   Dialogboksen Opret datakilde vises. I denne dialogboks kan du angive de feltnavne, der skal medtages i datakilden. I boksen Feltnavne i kolonneoverskriften vises feltnavne, der ofte bruges i standardbreve og på adresseetiketter og konvolutter. Du kan fjerne de uønskede felter ved at markere dem ét ad gangen og derefter klikke på Fjern feltnavn. Hvis du vil oprette nye feltnavne, skal du skrive det nye feltnavn i feltet Feltnavn og derefter klikke på Tilføj feltnavn.
   
   Når du er færdig med at oprette nye felter og fjerne de uønskede felter, skal du klikke på OK.
3. Dialogboksen Gem som vises. Skriv det navn, du vil give datakilden, i feltet Filnavn, og klik derefter på Gem.
4. Når du bliver bedt om enten at redigere datakilden eller oprette hoveddokumentet, skal du klikke på Rediger datakilde.
5. Når dialogboksen Dataformular vises, kan du skrive oplysningerne i formularen. Hvis der ikke findes oplysninger til et bestemt felt, skal du lade boksen være tom. Som standard springes tomme felter over, så fletningen påvirkes ikke, hvis der findes tomme felter i dataformularen. Dette sæt af oplysninger i hver formular udgør én datapost.
6. Når du har skrevet oplysningerne til en post, skal du klikke på Tilføj ny for at flytte til næste post.
7. Når du har tilføjet alle dataene, skal du klikke på OK for at vende tilbage til hoveddokumentet.
   
   Bemærk værktøjslinjen Brevfletning.
8. Gem hoveddokumentet.
   
   Når du gemmer hoveddokumentet på dette tidspunkt, gemmer du også datakilden og vedhæfter den til hoveddokumentet.
9. Gå til Trin 3: Rediger hoveddokumentet.

Metode 2: Hvis du bruger en eksisterende datakilde

Du kan bruge en eksisterende datakilde ved at benytte denne fremgangsmåde:

1. Klik på Hent data i dialogboksen Flethjælper.
2. Klik på Opret datakilde.
3. Marker den fil, der indeholder de ønskede variable oplysninger, i dialogboksen Åbn datakilde, og klik derefter på Åbn.
   
   BEMÆRK! Hvis datakilden ikke vises på listen over filer, skal du vælge det relevante drev og den relevante mappe. Vælg om nødvendigt den korrekte indstilling i feltet Filtype. Marker filen, og klik derefter på Åbn.
   
   Der vises følgende meddelelse i Word:
   Word fandt ingen fletfelter i hoveddokumentet. Klik på knappen Rediger hoveddokument for at indsætte fletfelter i hoveddokumentet.
4. Klik på Rediger hoveddokument for at vende tilbage til hoveddokumentet.
   
   Bemærk værktøjslinjen Brevfletning.
5. Gem hoveddokumentet. Når du gemmer hoveddokumentet på dette tidspunkt, gemmer du også datakilden og vedhæfter den til hoveddokumentet.
6. Gå til Trin 3: Rediger hoveddokumentet.

Trin 3: Rediger hoveddokumentet

I trin 1 valgte du enten at åbne et eksisterende dokument eller oprette et nyt. Brug en af de følgende metoder, afhængigt af hvad du valgte i trin 1.

Metode 1: Hvis du bruger et eksisterende dokument

1. Klik på det sted, hvor du vil indsætte oplysningerne fra datakilden.
2. Klik på Indsæt fletfelt på værktøjslinjen Brevfletning, og klik derefter på det fletfelt, du vil bruge.
   
   BEMÆRK! Sørg for at skrive eventuelle mellemrum eller tegnsætningstegn, som du vil have mellem to fletfelter eller efter et fletfelt. Du kan også formatere fletfelterne (anvende fed eller kursiv formatering) ligesom i en almindelig tekst.
3. Gentag trin 1 og 2 for hvert fletfelt, som du vil tilføje i dokumentet.
4. Når du er færdig med at redigere hoveddokumentet, skal du klikke på Gem eller Gem som i menuen Filer. Navngiv filen, og klik derefter på Gem.
5. Gå til Trin 4: Udfør fletningen.

Metode 2: Hvis du bruger et nyt hoveddokument

1. Skriv eller tilføj eventuel tekst og grafik, som du vil medtage i brevet.
2. Hver gang du kommer til et sted, hvor du vil indsætte oplysninger fra datakilden, skal du klikke på Indsæt fletfelt på værktøjslinjen Brevfletning og derefter klikke på det fletfelt, du vil bruge.
   
   BEMÆRK! Sørg for at skrive eventuelle mellemrum eller tegnsætningstegn, som du vil have mellem to fletfelter eller efter et fletfelt. Du kan også formatere fletfelterne (anvende fed eller kursiv formatering) ligesom i en almindelig tekst.
3. Når du er færdig med at redigere hoveddokumentet, skal du klikke på Gem eller Gem som i menuen Filer. Navngiv filen, og klik derefter på Gem.
4. Gå til Trin 4: Udfør fletningen.

Trin 4: Udfør fletningen

1. Klik på Brevfletning i menuen Funktioner.
2. Klik på Flet under Flet data med dokumentet.
3. Klik på Flet til i dialogboksen Flet, og marker Nyt dokument for at få vist det flettede dokument på skærmen. Du kan udskrive det flettede dokument ved at klikke på Udskriv i menuen Filer.
   
   BEMÆRK! Vælg Printer i feltet Flet til, hvis du vil sende det flettede dokument til printeren uden først at se det på skærmen.
4. Klik på Flet.

Ordliste

Standard. Generelle oplysninger, der gentages i hvert standardbrev, på hver adresseetiket og konvolut eller i hvert katalog.

Datafelt. En kategori af oplysninger i en datakilde. Et datafelt svarer til én kolonne med oplysninger i datakilden. Navnet på hvert datafelt vises i den første række (kolonneoverskriften) i datakilden. Postnummer og Efternavn er eksempler på datafeltnavne.

Datapost. Et helt sæt af relaterede oplysninger i en datakilde. En datapost svarer til én række oplysninger i datakilden. Alle oplysninger om en enkelt kunde på en adresseliste over kunder er et eksempel på en datapost.

Datakilde. En datakilde er en fil, der indeholder de data, der varierer i hver kopi af det flettede dokument. En datakilde kan f.eks. omfatte navn og adresse på hver modtager af et standardbrev.

Afgrænset. En tekstfil med datafelter, der er separeret (eller afgrænset) af tabulatortegn eller semikoloner, og dataposter, der er afgrænset af afsnitstegn.

Kolonneoverskrift. Den første række (eller post) i en datakilde i forbindelse med brevfletning. Kolonneoverskriften indeholder feltnavnene for oplysningskategorierne i datakilden, f.eks. Navn og By. Kolonneoverskriften kan også lagres i et separat dokument, der kaldes datakontrolkilden.

Hoveddokument. Det dokument i en brevfletning, der indeholder den tekst og grafik, der er ens i hver version af det flettede dokument, f.eks. afsenderadressen og brødteksten i et standardbrev.

Fletfelt. En pladsholder, som du indsætter i hoveddokumentet. Fletfelter giver Microsoft Word besked om, hvor bestemte oplysninger fra datakilden skal indsættes. Indsæt f.eks. fletfeltet By for at få Word til at indsætte et bynavn, f.eks. Paris, der er gemt i datafeltet By.

Flettet dokument. Det dokument, der bliver oprettet ved at flette dataene fra datakilden med hoveddokumentet.

Ekstra ressourcer

Supportressourcer til brevfletning i Word (http://support.microsoft.com/word2kmail)

Du kan finde flere oplysninger om brevfletning ved at klikke på Microsoft Word Hjælp i menuen Hjælp, skrive brevfletning i Office-assistenten eller Smart søgning og derefter klikke på Søg for at få vist de fundne emner.

Relaterede artikler

Du kan finde flere oplysninger om brevfletning ved at klikke på følgende artikelnumre for at få vist artiklerne i Microsoft Knowledge Base: