عند استيراد البيانات إلى Access، في بعض الأحيان لا يتم تقسيم البيانات المصدر بشكل صحيح إلى جداول مرتبطة. للحصول على أكبر فائدة من Access، يجب تسوية البيانات - تقسيمها إلى جداول مختلفة، كل حول شيء واحد، ترتبط بأجزاء أساسية من المعلومات. يمكن أن يساعدك محلل الجداول على تنفيذ هذه المهمة الهامة: على الشريط، انقر فوق "أدوات قاعدة البيانات"، ثم في المجموعة "تحليل" ، انقر فوق "تحليل الجدول". يبدأ تشغيل المعالج ويرشدك خلال العملية.
ملاحظة
تنطبق المعلومات الواردة في هذا الموضوع فقط على قاعدة بيانات سطح مكتب Microsoft Access (.mdb أو accdb.).
1. الجدول الأصلي
2. جداول تم إنشاؤها بواسطة محلل الجداول
3. استعلام تم إنشاؤه بواسطة محلل الجداول
4. قائمة البحث
إذا كانت قاعدة بيانات Microsoft Access تحتوي على جدول يحتوي على معلومات متكررة في حقل واحد أو أكثر، فاستخدم محلل الجداول لتقسيم البيانات إلى جداول مرتبطة حتى تتمكن من تخزين البيانات بشكل أكثر أمانا وكفاءة. تسمى هذه العملية التسوية.
يقسم محلل الجداول جدولا واحدا يحتوي على معلومات متكررة إلى جداول منفصلة حيث يتم تخزين كل نوع من أنواع المعلومات مرة واحدة فقط. هذا يجعل قاعدة البيانات أكثر كفاءة وسهولة في التحديث، كما يقلل من حجمها. بعد أن يقوم المعالج بتقسيم البيانات، يبقى باستطاعتك عرض البيانات والعمل عليها في مكان واحد عن طريق السماح للمعالج بإنشاء استعلام.
يمكنك استخدام الاستعلام لتحديث البيانات من أكثر من جدول واحد في الوقت نفسه. يوفر الاستعلام أيضا ميزات أخرى لتوفير الوقت لزيادة دقة بياناتك.
- إذا قمت بتغيير حقل متكرر في الاستعلام، فسيتم تحديث كافة السجلات التي تحتوي على تلك القيمة تلقائيا لأنك تقوم بالفعل بتحديث حقل واحد فقط في الجدول الأساسي للاستعلام.
- من الجداول الجديدة، يرث الاستعلام حقول البحث، التي تتيح لك تغيير قيم الحقل عن طريق انتقاء القيم من قائمة بدلا من الاضطرار إلى كتابة قيمة بشكل صحيح. تبحث قائمة البحث عن قيم من الجدول الأساسي. عند تطبيق نفس القيمة على أكثر من سجل واحد، يمكنك ضمان الدقة والتناسق عن طريق انتقاء تلك القيمة من القائمة في كل مرة.
- ستستند النماذج والتقارير التي كانت تستند سابقا إلى الجدول الأصلي إلى الاستعلام الآن، وذلك لأن المعالج يعين اسم الجدول الأصلي للاستعلام ويعيد تسمية الجدول.
- سترث النماذج والتقارير الموجودة التي تستند إلى الاستعلام تحديثات الحقول التلقائية. سترث أيضا النماذج والتقارير الجديدة قوائم البحث.