حفظ ترتيب فرز باستخدام جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير

عندما تقوم بفرز البيانات في جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير في Access، يمكنك حفظ ترتيب الفرز مع العنصر. إذا قمت بفرز البيانات في أحد هذه العناصر ثم حفظت العنصر، فسيتم تلقائيا حفظ ترتيب الفرز الذي يكون ساريا عندما تحفظ الكائن مع العنصر. يمكنك تحديد ما إذا كان ترتيب الفرز المحفوظ سيكون ساريا عند فتح العنصر في المرة التالية.

بالنسبة للاستعلامات والتقارير، يمكنك أيضا تعريف ترتيب فرز افتراضي. يتم تطبيق ترتيب الفرز الافتراضي على البيانات الموجودة في الاستعلام أو التقرير عندما لا يتم تحديد ترتيب فرز آخر.

ماذا تريد أن تفعل؟

• فهم ترتيبات الفرز المحفوظة
• تعريف ترتيب الفرز الافتراضي للاستعلام
• تحديد ترتيب الفرز الافتراضي لتقرير

فهم ترتيبات الفرز المحفوظة

هناك نوعان من ترتيبات الفرز المحفوظة:

• آخر ما تم تطبيقه ويكون ترتيب الفرز الذي تم تطبيقه مؤخرا هو ترتيب الفرز الذي كان ساريا عند حفظ العنصر في المرة الأخيرة. يمكن أن يكون للجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير ترتيبات الفرز الأخيرة المطبقة.
• افتراضي يتم تضمين ترتيب الفرز الافتراضي في تصميم استعلام أو تقرير. يتم تطبيق ترتيب فرز افتراضي عندما لا يتم تحديد ترتيب فرز آخر.

آخر ترتيبات فرز تم تطبيقها

عند حفظ جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير أثناء فرز البيانات، يتم حفظ ترتيب الفرز تلقائيا عند حفظ العنصر. يسمى هذا آخر ترتيب فرز تم تطبيقه. عندما تنشئ ترتيب فرز، فأنت في الواقع تغير تصميم الكائن.

إذا كنت تريد أن يتم تطبيق ترتيب الفرز الأخير تلقائيا في المرة التالية التي تفتح فيها العنصر، فقم بتعيين الخاصية Order By On Load للعنصر إلى Yes. لتعيين هذه الخاصية، نفذ الخطوات التالية أثناء فتح الكائن في طريقة عرض "التصميم".

1. اضغط على F4 لعرض ورقة الخصائص.
   تعد هذه الخطوة غير ضرورية إذا كانت صفحة الخصائص معروضة بالفعل.

2. قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:

   • إذا كان الكائن عبارة عن جدول أو استعلام، ففي علامة التبويب عام في ورقة الخصائص، قم بتعيين الخاصية Order By On Load إلى Yes.
   • إذا كان الكائن نموذجا أو تقريرا، ضمن علامة التبويب "البيانات " في ورقة الخصائص، قم بتعيين الخاصية "ترتيب حسب التحميل " إلى "نعم".

ترتيبات الفرز الافتراضية

ونظرا لأن آخر ترتيب فرز تم تطبيقه قد يتغير كلما قام شخص ما بفرز كائن ثم حفظه، فقد تحتاج إلى تعريف ترتيب فرز افتراضي. يشكل ترتيب الفرز الافتراضي جزءا من تصميم الكائن، ولا يتغير عند تطبيق ترتيب فرز مختلف.

يمكنك فقط تحديد ترتيب فرز افتراضي لاستعلام أو تقرير. على الرغم من عدم استبدال ترتيب الفرز الافتراضي بترتيب الفرز الحالي أو الأخير المطبق، إلا أنه لا يدخل حيز التنفيذ إلا عند إزالة ترتيب الفرز الحالي أو الأخير المطبق.

تعريف ترتيب الفرز الافتراضي للاستعلام

1. افتح الاستعلام في طريقة عرض التصميم.

2. انقر نقرا مزدوجا فوق الحقل الذي تريد استخدامه للفرز.
   يظهر الحقل في شبكة التصميم.

3. في شبكة التصميم، قم بإلغاء تحديد المربع الموجود في الصف إظهار للحقل الذي أضفته.

4. في الصف "فرز "، حدد ما إذا كنت تريد فرز الحقل بترتيب تصاعدي (القيم الأصغر أولا؛ من أ إلى ي) أو بترتيب تنازلي (القيم الكبرى أولا؛ من ي إلى أ).

5. إذا أردت الفرز حسب أكثر من حقل واحد، فأضف حقول فرز إضافية من خلال تكرار الخطوات من 2 إلى 4.

   ملاحظة

   عند الفرز حسب أكثر من حقل واحد، يتم فرز النتائج في البداية حسب الحقل الأول الذي حددته، ثم حسب الحقل التالي الذي حددته، وهكذا. على سبيل المثال، إذا قمت بالفرز حسب اسم العائلة ثم حسب تاريخ الميلاد، فستظهر كافة السجلات التي تحتوي على قيمة اسم العائلة ل Dow قبل السجلات ذات قيمة اسم العائلة ستيفنز، بغض النظر عن قيمة تاريخ الميلاد. ثم يتم فرز السجلات الموجودة في كل حقل "اسم العائلة" وفقا للقيمة الموجودة في حقل "تاريخ الميلاد".

6. اضغط على CTRL+S لحفظ الاستعلام.

تحديد ترتيب الفرز الافتراضي لتقرير

1. افتح التقرير في طريقة عرض التقرير أو طريقة عرض التخطيط.

2. على علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في المجموعة فرز & تصفية ، انقر فوق خيارات متقدمة ، ثم انقر فوق تصفية/فرز متقدم من القائمة المختصرة.
   تظهر علامة تبويب مستند جديدة تحتوي على شبكة تصميم ونافذة يمكنك من خلالها تحديد الحقل الذي تريد استخدامه للفرز.

3. في النافذة، انقر نقرا مزدوجا فوق الحقل الذي تريد استخدامه للفرز.
   يظهر الحقل في شبكة التصميم.

4. في شبكة التصميم، في الصف «فرز »، حدد ما إذا كنت تريد فرز الحقل بترتيب تصاعدي (القيم الأصغر أولا؛ من أ إلى ي) أو بترتيب تنازلي (القيم الكبرى أولا؛ من ي إلى أ).

5. إذا أردت الفرز حسب أكثر من حقل واحد، فأضف حقول فرز إضافية من خلال تكرار الخطوات من 2 إلى 4.

   ملاحظة

   عند الفرز حسب أكثر من حقل واحد، يتم فرز النتائج في البداية حسب الحقل الأول الذي حددته، ثم حسب الحقل التالي الذي حددته، وهكذا. على سبيل المثال، إذا قمت بالفرز حسب اسم العائلة ثم حسب تاريخ الميلاد، فستظهر كافة السجلات التي تحتوي على قيمة اسم العائلة ل Dow قبل السجلات ذات قيمة اسم العائلة ستيفنز، بغض النظر عن قيمة تاريخ الميلاد. ثم يتم فرز السجلات الموجودة في كل حقل "اسم العائلة" وفقا للقيمة الموجودة في حقل "تاريخ الميلاد".

6. على علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في المجموعة فرز & تصفية ، انقر فوق "تبديل عامل التصفية".

أعلى الصفحة