جربها بنفسك!
يمكن أن تحقق قواعد البيانات وتطبيقات الويب مزايا للأعمال الكبيرة. يعد تصميم قاعدة البيانات أمرا بالغ الأهمية لتحقيق أهدافك، سواء كنت تريد إدارة معلومات الموظفين أو توفير تقارير أسبوعية مقابل البيانات أو تعقب طلبات العملاء. استثمار الوقت لفهم تصميم قاعدة البيانات سيساعدك على إنشاء قواعد بيانات تعمل بشكل صحيح في المرة الأولى وتلائم الاحتياجات المتغيرة.
هام
تختلف تطبيقات Access على الويب عن قواعد بيانات سطح المكتب. لا تتضمن هذه المقالة تصميم تطبيق ويب.
المفاهيم والمصطلحات
لنبدأ بتعلم بعض المصطلحات والمفاهيم الأساسية. لتصميم قاعدة بيانات مفيدة، يمكنك إنشاء جداول تركز على موضوع واحد. في الجداول، يمكنك تسجيل كل البيانات المطلوبة لذلك الموضوع في حقول تتضمن أصغر وحدة بيانات ممكنة.
| قواعد البيانات العلائقية | قاعدة بيانات يتم فيها تقسيم البيانات إلى جداول، تشبه جداول البيانات إلى حد ما. يحتوي كل جدول على موضوع واحد فقط، مثل العملاء (جدول واحد) أو المنتجات (جدول آخر). |
|---|---|
| السجلات والحقول | تخزين البيانات المنفصلة في جدول. تخزن الصفوف (أو السجلات) كل نقطة بيانات فريدة، مثل اسم عميل. تقوم الأعمدة (أو الحقول) بعزل المعلومات التي يتم تجميعها حول كل نقطة بيانات إلى أصغر وحدة ممكنة—قد يكون الاسم الأول عمودا واحدا واسم العائلة قد يكون آخر. |
| المفتاح الأساسي | قيمة تضمن أن يكون كل سجل فريدا. على سبيل المثال، قد يكون هناك عميلان يحملان الاسم نفسه، إليزابيث أندرسن. لكن أحد سجلات إليزابيث أندرسن يحتوي على الرقم 12 كمفتاح أساسي والآخر يحتوي على مفتاح أساسي من 58. |
| العلاقات بين الوالدين والتابع | العلاقات الشائعة بين الجداول. على سبيل المثال، قد يكون لدى عميل واحد طلبات متعددة. تحتوي جداول الأصل على مفاتيح أساسية. تحتوي الجداول التابعة على مفاتيح خارجية، وهي قيم من المفتاح الأساسي تظهر كيفية ارتباط سجلات الجدول التابعة بالجدول الأصل. ترتبط هذه المفاتيح بعلاقة. |
ما المقصود بالتصميم الجيد لقاعدة البيانات؟
هناك مبدآن أساسيان لحسن تصميم قاعدة البيانات:
- تجنب تكرار المعلومات (تسمى أيضا البيانات الزائدة). إنه يهدر المساحة ويزيد من احتمالية حدوث أخطاء.
- تأكد من أن البيانات صحيحة وكاملة. تتدفق المعلومات غير الكاملة أو الخاطئة في الاستعلامات والتقارير وقد تؤدي في النهاية إلى قرارات مضللة.
للمساعدة على حل هذه المشكلات:
- يمكنك تقسيم معلومات قاعدة البيانات إلى جداول تستند إلى الموضوع مع تركيز ضيق. تجنب تكرار المعلومات في جداول متعددة. (على سبيل المثال، يجب أن تظهر أسماء العملاء في جدول واحد فقط.)
- وصل الجداول معا باستخدام المفاتيح بدلا من تكرار البيانات.
- قم بتضمين العمليات التي تدعم معلومات قاعدة البيانات وتكاملها وتضمن دقتها.
- صمم قاعدة البيانات الخاصة بك مع وضع احتياجات معالجة البيانات وإعداد التقارير في الاعتبار.
لتحسين فائدة قواعد البيانات على المدى الطويل، اتبع خطوات التصميم الخمس التالية:
الخطوة 1: تحديد الغرض من قاعدة البيانات
قبل البدء، حدد هدفا لقاعدة بياناتك.
المزيد من التفاصيل
للحفاظ على تركيز التصميم، يمكنك تلخيص الغرض من قاعدة البيانات والرجوع إلى الملخص غالبا. إذا كنت تريد قاعدة بيانات صغيرة لشركة تستند إلى المنزل، على سبيل المثال، يمكنك كتابة شيء بسيط، مثل "تحتفظ قاعدة بيانات العملاء بقائمة معلومات العميل لغرض يتعلق بإنتاج مراسلات البريد والتقارير". بالنسبة لقاعدة بيانات مؤسسة، قد تحتاج إلى فقرات متعددة لوصف متى وكيف سيستخدم الأشخاص بأدوار مختلفة قاعدة البيانات وبياناتها. قم بإنشاء بيان مهمة محدد ومفصل للرجوع إليه من خلال عملية التصميم.
الخطوة 2: البحث عن المعلومات المطلوبة وتنظيمها
قم بجمع كل أنواع المعلومات التي تريد تسجيلها، مثل أسماء المنتجات وأرقام الطلبات.
المزيد من التفاصيل
ابدأ بالمعلومات الموجودة وأساليب التعقب. على سبيل المثال، ربما تقوم حاليا بتسجيل أوامر الشراء في دفتر الأستاذ أو تحتفظ بمعلومات العملاء على نماذج ورقية. استخدم هذه المصادر لسرد المعلومات التي تسجلها حاليا (على سبيل المثال، كل المربعات الموجودة في النماذج). حيث لا تلتقط معلومات مهمة حاليا، فكر في المعلومات المنفصلة التي تحتاج إليها. ويتحول كل نوع بيانات فردي إلى حقل في قاعدة البيانات.
لا تقلق بشأن جعل قائمتك الأولى مثالية، بل يمكنك ضبطها مع مرور الوقت. لكن ضع في اعتبارك جميع الأشخاص الذين يستخدمون هذه المعلومات ، واسأل عن أفكارهم.
بعد ذلك، فكر في ما تريده من قاعدة البيانات وأنواع التقارير أو مراسلات البريد التي تريد إنشاؤها. بعد ذلك، تأكد من أنك تسجل المعلومات المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى تقرير يعرض المبيعات حسب المنطقة، فستحتاج إلى تسجيل بيانات المبيعات على المستوى الإقليمي. حاول تخطيط التقرير مع المعلومات الفعلية كما تريد رؤيتها. بعد ذلك، قم بإدراج البيانات التي تحتاج إليها لإنشاء التقرير. قم بالشيء نفسه للمراسلات أو المخرجات الأخرى التي تريدها من قاعدة البيانات.
مثال
افترض أنك منحت فرصة للعملاء للاشتراك (أو إلغاء الاشتراك) في تحديثات البريد الإلكتروني الدورية، وتريد طباعة قائمة بأسماء الأشخاص الذين اشتركوا فيها. أنت بحاجة إلى عمود "إرسال بريد إلكتروني" في جدول "العملاء"، يتضمن القيم المسموح بها من "نعم" و"لا".
بالنسبة إلى الأشخاص الذين يرغبون في تلقي رسائل البريد الإلكتروني، تحتاج إلى عنوان بريد إلكتروني، والذي يتطلب أيضا حقلا. إذا كنت تريد تضمين التحية المناسبة (مثل السيد أو السيدة أو السيدة)، فقم بتضمين حقل التحية. إذا كنت تريد عنونة العملاء باستخدام أسمائهم الأولى في رسائل البريد الإلكتروني، فأضف حقل "الاسم الأول".
تلميح
تذكر تقسيم كل معلومة إلى أجزاء أصغر مفيدة، مثل الاسم الأول واسم العائلة لجدول عميل. بشكل عام، إذا كنت تريد فرز تقرير أو البحث عنه أو حسابه أو تقديمه استنادا إلى عنصر معلومات (مثل اسم عائلة العميل)، يجب وضع هذا العنصر في الحقل الخاص به.
الخطوة 3: تقسيم المعلومات في جداول
قم بتقسيم عناصر المعلومات الخاصة بك إلى عناوين أو وحدات رئيسية، مثل المنتجات والعملاء والطلبات. حيث يصبح كل عنوان جدولا.
المزيد من التفاصيل
بعد الحصول على قائمة المعلومات المطلوبة، حدد الوحدات (أو المواضيع) الرئيسية التي تحتاج إليها لتنظيم بياناتك. تجنب تكرار البيانات عبر الكيانات. على سبيل المثال، قد تبدو القائمة الأولية لقاعدة بيانات مبيعات المنتج مماثلة لما يلي:
الكيانات الرئيسية هي: العملاء والموردون والمنتجات والطلبات. لذا ابدأ بهذه الجداول الأربعة: أحدهما لحقائق حول العملاء وآخر لحقائق حول الموردين وما إلى ذلك. قد لا يكون هذا هو تصميمك النهائي، ولكنه نقطة بداية جيدة.
ملاحظة
تحتوي أفضل قواعد البيانات على جداول متعددة. تجنب إغراء وضع كل المعلومات في جدول واحد. يؤدي ذلك إلى تكرار المعلومات وحجم قاعدة بيانات أكبر وزيادة في الأخطاء. صمم لتسجيل كل حقيقة مرة واحدة فقط. إذا وجدت نفسك تكرر معلومات، مثل عنوان المورد، فقم بإعادة هيكلة قاعدة البيانات لوضع هذه المعلومات في جدول منفصل.
لفهم سبب تميز عدد أكبر من جداول أقل، ضع في اعتبارك الجدول المعروض هنا:
يحتوي كل صف على معلومات حول المنتج والمورد الخاص به. نظرا لأنه قد يكون لديك العديد من المنتجات من المورد نفسه، يجب تكرار اسم المورد و معلومات عن عنوانه عدة مرات. وهذا أمر مهدر لمساحة القرص. بدلا من ذلك، قم بتسجيل معلومات المورد مرة واحدة فقط في جدول موردين منفصل ثم ربط هذا الجدول بجدول المنتجات.
تبرز المشكلة الثانية في هذا التصميم عندما تحتاج إلى تعديل معلومات المورد. لنفترض أنك تحتاج إلى تغيير العنوان الخاص بمورد. ولإنه يظهر في عدة أماكن، قد تقوم بتغيير العنوان في مكان عن طريق الخطأ وتنسى تغييره في الجداول الأخرى. لذا فتسجيل عنوان المورد في مكان واحد فقط يحل هذه المشكلة.
وأخيرا، لنفترض أن هناك منتجا واحدا فقط توفره شركة Coho Winery، وتريد حذف المنتج مع المحافظة على اسم المورد ومعلومات العنوان. باستخدام هذا التصميم، كيف يمكنك حذف سجل المنتج بدون فقدان معلومات المورد أيضا؟ لا يمكنك القيام بذلك. نظرا لأن كل سجل يحتوي على حقائق حول منتج ما بالإضافة إلى حقائق حول مورد ما، من المستحيل حذف أحدهما دون حذف الآخر. وللاحتفاظ بهذه الحقائق منفصلة، قسم هذا الجدول إلى جدولين: الأول لمعلومات المنتج والثاني لمعلومات الموردين. بعد ذلك، عند حذف سجل منتج، فإنك تحذف الحقائق المتعلقة بالمنتج فقط، وليس الحقائق المتعلقة بالمورد.
الخطوة 4: تحويل عناصر المعلومات إلى أعمدة
حدد ما هي المعلومات التي تريد تخزينها في كل جدول. وتتحول أجزاء البيانات المنفصلة هذه إلى حقول في الجدول. على سبيل المثال، قد يتضمن جدول الموظفين حقولا مثل "اسم العائلة" و"الاسم الأول" و"تاريخ التوظيف".
المزيد من التفاصيل
بعد اختيار الموضوع لجدول قاعدة بيانات، يجب أن تحتوي الأعمدة في هذا الجدول على الحقائق حول هذا الموضوع المفرد فقط. على سبيل المثال، يجب على جدول المنتج تخزين الحقائق حول المنتجات فقط، وليس حول مورديها.
لتحديد المعلومات التي يجب تعقبها في الجدول، استخدم القائمة التي أنشأتها مسبقا. على سبيل المثال، قد يتضمن جدول "العملاء": الاسم الأول واسم العائلة والعنوان وإرسال بريد إلكتروني والتحية وعنوان البريد الإلكتروني. يحتوي كل سجل (عميل) في الجدول على مجموعة الأعمدة نفسها، وبالتالي يمكنك تخزين المعلومات نفسها تماما لكل عميل.
أنشئ قائمتك الأولى، ثم راجعها وقم بتحسينها. تذكر أن تقسم المعلومات إلى أصغر الحقول الممكنة. على سبيل المثال، إذا كانت القائمة الأولية تحتوي على العنوان كحقل، فقم بتقسيم ذلك إلى "عنوان الشارع" و"المدينة" و"الولاية" و"الرمز البريدي"، أو إلى مزيد من الحقول إذا كان عملاؤك عموميين. وبهذه الطريقة، على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مراسلات بالتنسيق المناسب أو إعداد تقرير حول الطلبات حسب الولاية.
بعد تحسين أعمدة البيانات في كل جدول، ستكون جاهزا لاختيار المفتاح الأساسي لكل جدول.
الخطوة 5: تحديد المفاتيح الأساسية
اختر المفتاح الأساسي لكل جدول. يعرف المفتاح الأساسي، مثل معرف المنتج أو معرف الطلب، كل سجل بشكل فريد. إذا لم يكن لديك معرف فريد واضح، فاستخدم Access لإنشاء معرف لك.
المزيد من التفاصيل
إنك تحتاج إلى طريقة لتعريف كل صف في كل جدول بطريقة فريدة. هل تذكر المثال السابق حيث كان لعميلين نفس الاسم؟ ونظرا لاشتراك اسمهما، ستحتاج إلى طريقة لتعريف كل واحد منها بشكل منفصل.
لذا يجب أن يتضمن كل جدول عمودا (أو مجموعة أعمدة) تعرف كل صف بشكل فريد. يسمى هذا المفتاح الأساسي وغالبا ما يكون رقما فريدا، مثل رقم معرف موظف أو رقم تسلسلي. يستخدم Access المفاتيح الأساسية لإقران البيانات بشكل سريع من جداول متعددة وجمع البيانات معا بالنيابة عنك.
يتكون المفتاح الأساسي أحيانا من حقلين أو أكثر. على سبيل المثال، يمكن لجدول "تفاصيل الطلب" الذي يقوم بتخزين عناصر السطر للطلبات استخدام عمودين في المفتاح الأساسي الخاص به: معرف الطلب ومعرف المنتج. عندما يستخدم المفتاح الأساسي أكثر من عمود، يسمى ذلك أيضا بالمفتاح المركب.
إذا كان لديك معرف فريد للمعلومات الموجودة في جدول، مثل أرقام المنتجات التي تعرف كل منتج في الكتالوج بشكل فريد، فاستخدم ذلك ولكن فقط إذا كانت القيم تفي بهذه القواعد الخاصة بالمفاتيح الأساسية:
- وسيكون المعرف مختلفا دائما لكل سجل. لا يسمح بالقيم المتكررة في المفتاح الأساسي.
- يوجد دائما قيمة للعنصر. يجب أن يكون لكل سجل في الجدول مفتاح أساسي. إذا كنت تستخدم أعمدة متعددة لإنشاء المفتاح (مثل عائلة الجزء ورقم الجزء)، فيجب أن تكون كلتا القيمتين موجودة دائما.
- المفتاح الأساسي هو قيمة لا تتغير. نظرا لأن الجداول الأخرى تشير إلى المفاتيح، فإن أي تغيير في مفتاح أساسي في جدول واحد يعني تغييره في كل مكان تتم الإشارة إليه. وتزيد التغييرات المتكررة من خطر الأخطاء.
إذا لم يكن لديك معرف واضح، فاستخدم رقما عشوائيا وفريدا كمفتاح أساسي. على سبيل المثال، قد تقوم بتعيين رقم طلب فريد لكل طلب لغرض وحيد هو تحديد الطلب.
تلميح
لإنشاء رقم فريد كمفتاح أساسي، أضف عمودا باستخدام نوع البيانات "ترقيم تلقائي". يقوم نوع البيانات "ترقيم تلقائي" تلقائيا بتعيين قيمة رقمية فريدة لكل سجل. لا يحتوي هذا النوع من المعرفات على معلومات حقيقية تصف الصف الذي يمثله. ويعتبر مثاليا للاستخدام كمفتاح أساسي لأن الأرقام لا تتغير - على عكس المفتاح الأساسي الذي يحتوي على حقائق حول الصف، مثل رقم الهاتف أو اسم العميل.