يوفر SharePoint تجربة غنية بالميزات قابلة للتطوير لإدارة المحتوى. إذا كان لديك حجم كبير من الملفات لإدارتها، ففكر في استخدام قالب موقع مركز المستندات. تم تحسين هذا القالب لإدارة المستندات على نطاق واسع. يمكن أن يوفر الوقت ويساعدك على أن تكون أكثر كفاءة. يتم تضمين الإصدارات ومعرفات المستندات ومجموعات المستندات والتنقل في بيانات التعريف وأنواع المحتوى مع القالب.
يعمل موقع مركز المستندات لكلا السيناريوهين:
- بيئة التأليف في بيئة تأليف مركز المستندات، يقوم المستخدمون بإنشاء وتحرير آلاف المستندات أو أصول الوسائط المخزنة في مستودع مركزي.
- أرشيف المحتوى في أرشيف المحتوى، مثل قاعدة معارف، يقوم المستخدمون بتخزين المستندات أو عرضها.
توضح لك هذه المقالة الميزات الموجودة في قالب موقع مركز المستندات.
لإنشاء مركز مستندات، راجع استخدام القوالب لإنشاء أنواع مختلفة من مواقع SharePoint
ماذا يوجد في موقع مركز المستندات؟
يحتوي قالب موقع مركز المستندات على ميزات تجعل إنشاء مجموعات كبيرة من المستندات وإدارتها أسهل وأكثر كفاءة. في معظم الحالات، يمكن لمالك الموقع إضافة كل من هذه الميزات بشكل منفصل. يتيح قالب موقع مركز المستندات تلقائيا ميزات إدارة المستندات الموصى بها. تصف الأقسام التالية هذه الميزات بإيجاز.
ويمكنك استخدام موقع "مركز المستندات" كبيئة تأليف أو أرشيف محتوى. في بيئة التأليف، يقوم المستخدمون بشكل متكرر بإيداع الملفات وسحبها وإنشاء بنية مجلدات لهذه الملفات. يتم تمكين تعيين الإصدار، ويتم الاحتفاظ بالإصدارات السابقة من كل مستند. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لسير العمل التحكم في دورات حياة المستند.
على النقيض من ذلك، يحدث القليل جدا من التأليف في أرشيف المحتوى. باستطاعة المستخدمين عرض المستندات أو تحميلها فقط. يدعم قالب موقع مركز المستندات إنشاء نوع من أرشيف المحتوى يسمى أرشيفات قاعدة معارف. عادة ما تحتوي قواعد المعرفة على إصدارات مفردة من المستندات، ويمكن للموقع أن يتوسع إلى ملايين الملفات. في سيناريو نموذجي، مثل مركز دعم تقني لمؤسسة كبيرة، قد يصل الآلاف من الأشخاص إلى المحتوى، في المقام الأول لقراءته. سيقوم البعض فقط بتحميل محتوى جديد إلى الموقع.
تصف العناصر التالية بعض ميزات SharePoint التي يمكنك تضمينها في موقع "مركز المستندات". بالإضافة إلى هذه الإمكانات، تقوم بعض المؤسسات بتخصيص شكل مركز المستندات والتنقل فيه. يضيف البعض أجزاء ويب مخصصة.
التنقل في بيانات التعريف
بيانات التعريف المدارة هي نظام يعين شروطا معينة للمستندات في SharePoint. بعد ذلك، يمكنك استخدام هذه المصطلحات لتصنيف المستندات. يمكنك أيضا استخدام بيانات التعريف لإنشاء أداة تنقل قوية للمستخدمين يمكنها مساعدتهم في العثور على ما يريدونه بسرعة.
على سبيل المثال، افترض أن شركتك لديها قاعدة معارف تحتوي على مقالات تساعد الأشخاص على استكشاف مشكلات المنتجات وإصلاحها. يمكنك إنشاء مصطلحات بيانات التعريف التي تمكن المستخدمين من تصفية المعلومات حسب المنتج أو حسب نوع المشكلة أو خصائص أخرى.
معرفات المستندات
في موقع مركز المستندات، يحصل كل جزء من المحتوى على معرف فريد غير مرتبط بموقع المستند، مثل ارتباط URL. وهذا يعني أنه إذا قمت بنقل المستند أو إعادة تسميته، يبقى المعرف كما هو. يمكنك استخدام المعرف لإنشاء ارتباط دائم للمستند وتقليل الارتباطات المقطوعة.
الإصدارات
يتم تمكين الإصدارات تلقائيا في موقع مركز المستندات. وهذا يعني أن لديك تلقائيا محفوظات لجميع الإصدارات المختلفة من الملف. في عملية مراجعة المستند، على سبيل المثال، هذا يعني أن لديك سجلا بجميع التحديثات التي تم إدخالها أثناء دورة المراجعة. يمكنك تعقب التحديثات ومستجيبي جهات الاتصال وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، إذا ظهرت مشكلة في الإصدار الحالي من المقالة، يمكنك العودة بسرعة إلى آخر إصدار جيد معروف.
أنواع المحتويات
نوع المحتوى هو نوع معين من المحتوى مع مجموعة من الإعدادات للمحتوى. عندما يقوم شخص ما بإنشاء مستند من نوع محتوى محدد، فإنه يتلقى تلقائيا جميع الإعدادات المناسبة لنوع المحتوى هذا. قد يحتوي مركز المستندات على مجموعة من أنواع المحتويات - أنواع مختلفة من المستندات والفيديو والقوالب وما إلى ذلك.
منظم المحتوى
لا يتم تضمين منظم المحتوى تلقائيا في موقع مركز المستندات، ومع ذلك، يضيفه العديد من المستخدمين. منظم المحتوى هو ميزة SharePoint تتيح لك إدارة التنظيم العام للعناصر وبنيتها. باستخدام بيانات التعريف أو أنواع المحتوى، يمكن لمنظم المحتوى توجيه المستندات والعناصر الأخرى تلقائيا إلى مواقع معينة. على سبيل المثال، في قاعدة معارف، قد يكون لديك منظم المحتوى يوجه تلقائيا جميع عمليات الإرسال الجديدة إلى مكتبة خاصة تجمع مقالات لمنتج معين.