عند إرسال رسائل إلى القائمة البريدية، يمكنك تخصيص الرسالة. على سبيل المثال، قم بتضمين الكلمات "تجاوز الاستحقاق" لبعض المستلمين استنادا إلى قيم في حقول معينة من مصدر البيانات. يستند التخصيص إلى القواعد التي يتم تشغيلها عند إجراء الدمج.
سيستخدم مثال "تاريخ الاستحقاق الماضي" إذا... ثم... قاعدة أخرى ، تحدد تضمين النص، "تاريخ الاستحقاق السابق" للمستلمين حيث تكون قيمة حقل "تاريخ الاستحقاق" في الماضي.
يتم إعداد القواعد بعد تحديد المستلمين لدمج المراسلات، وبعد إدراج حقول الدمج في المستند.
انتقل إلىقاعدةالمراسلات>، واختر قاعدة استنادا إلى الأوصاف أدناه.
اسأل
على سبيل المثال، أنت ترسل نفس الدعوة لاجتماع ربع سنوي. لا يقوم مصدر البيانات بتخزين تواريخ الاجتماع، ويظهر تاريخ الاجتماع أكثر من مرة في الدعوة.
من خلال وضع الإشارات المرجعية في المستند وتضمين حقل Ask، يمكنك تشغيل نفس الدمج لكل اجتماع. الشيء الوحيد الذي يجب عليك كتابته هو تاريخ الاجتماع، وستكتبه مرة واحدة فقط.
- في مستند الدمج، اضغط على Ctrl+F9 ثم اكتب اسما لإنشاء إشارة مرجعية. كرر ذلك، باستخدام نفس الاسم، في كل مكان تريد أن تظهر فيه الاستجابة لحقل الطلب في المستند.
- ضع المؤشر في مكان ما في المستند، قبل الإشارة المرجعية الأولى التي أنشأتها للتو.
- انتقل إلىطلبالقواعد>البريدية>.
- حدد الإشارة المرجعية التي أنشأتها للتو (أو اكتب اسمها)، وأدخل مطالبة، مثل "تاريخ الحدث؟" في مربع المطالبة .
- حدد موافق، ثم موافق مرة أخرى.
- في نهاية العملية، عند تحديد إنهاء & دمج، اختر تحرير المستندات الفردية. ستتم مطالبتك باستجابة لكل مستلم. سيتم إدراج هذه الاستجابة في الإشارات المرجعية التي حددتها، في المستندات الناتجة عن الدمج.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: حقل الطلب
Fill-in
على سبيل المثال، أنت ترسل نفس الدعوة لاجتماع ربع سنوي. لا يقوم مصدر البيانات بتخزين تواريخ الاجتماع، ويظهر تاريخ الاجتماع مرة واحدة فقط في الدعوة.
من خلال وضع حقل تعبئة في المستند، يمكنك تشغيل نفس الدمج لكل اجتماع. الشيء الوحيد الذي يجب عليك كتابته هو تاريخ الاجتماع.
- ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن ينتقل إليه نص التعبئة.
- في علامة التبويب مراسلات، انتقل إلىتعبئةالقواعد>.
- أدخل مطالبة، مثل "تاريخ الحدث؟" في المربع المطالبة .
- حدد موافق، ثم موافق مرة أخرى.
- في نهاية العملية، عند الوصول إلى إنهاء & دمج، حدد تحرير المستندات الفردية. ستتم مطالبتك باستجابة لكل مستلم. سيتم إدراج هذه الاستجابة في حقل التعبئة، في المستندات الناتجة عن الدمج.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: حقل Fill-In
اذا... ثم... اخر
على سبيل المثال، تقوم بإرسال المراسلات إلى قائمة بحاضري المؤتمر الذين يسافرون محليا ودوليا. قد يكون حقل البلد/المنطقة في مصدر البيانات فارغا للحضور المحليين. يمكنك استخدام If... ثم... اخر... قاعدة لتخصيص الرسالة لجميع المستلمين. قد يرى المستلمون الذين يكون حقل البلد/المنطقة فارغا، "سيتم الترحيب بك عند البوابة عند الوصول"، بينما قد يرى جميع المستلمين الآخرين، "سيتم الترحيب بك في المكتب بالقرب من الجمارك".
- ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن ينتقل إليه النص الشرطي.
- انتقل إلىقواعد>المراسلات>إذا... ثم... غير ذلك.
- في قائمة اسم الحقل ، اختر الحقل من مصدر البيانات الذي سيحدد النص الشرطي.
- في قائمة المقارنة ، اختر طريقة لمقارنة قيمة البيانات.
- في المربع مقارنة إلى ، أدخل قيمة المقارنة (تخطي هذا إذا اخترت فارغا أو لم يكن فارغا كمقارنة).
- في مربع إدراج هذا النص ، أدخل النص الذي يظهر في المستند عند استيفاء معايير المقارنة.
- في مربع النص خلاف ذلك، أدخل النص الذي يظهر في المستند عندما لا يتم استيفاء معايير المقارنة.
- حدّد موافق.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: حقل IF
Merge Record #
على سبيل المثال، تريد أن تعرض المراسلات موقف كل مستلم في قائمة انتظار. يمكنك فرز قائمة المستلمين بترتيب زمني للتسجيلات، ثم استخدام قاعدة #سجل دمج لعرض موضع المستلم الذي تم ترقيمه في القائمة.
يعكس رقم السجل أي فرز أو تصفية قمت بتطبيقها على مصدر البيانات قبل الدمج.
تلميح
استخدم قاعدة دمج rec # بجوار حقل "تاريخ الطباعة" لإنشاء أرقام فواتير فريدة.
- ضع المؤشر في المكان الذي تريد ظهور رقم السجل فيه.
- انتقل إلىسجل دمجقواعد>المراسلات> #.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: حقل MergeRec
Merge Sequence #
على سبيل المثال، تريد أن تظهر المراسلات لكل مستلم العدد الإجمالي للأشخاص الذين سجلوا في حدث ما. تمنحك قاعدة تسلسل الدمج # عدد السجلات في المستند المدمج.
- ضع المؤشر في المكان الذي تريد ظهور رقم السجل فيه.
- انتقل إلىتسلسل دمجقواعد>المراسلات> #.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: حقل MergeSeq
Next Record
على سبيل المثال، تستخدم دمج المراسلات لطباعة قائمة جهات الاتصال على ورقة واحدة. استخدم قاعدة السجل التالي لإخبار Word بالمتابعة إلى السجل التالي دون بدء صفحة جديدة.
ملاحظة
يتم وضع ورقة من التسميات البريدية كجدول في Word. لوضع العنوان التالي في التسمية، يستخدم Word قاعدة السجل التالي في كل خلية جدول.
- ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن تظهر فيه البيانات من السجل التالي.
- انتقل إلى السجلالتاليلقواعد>المراسلات>.
- إدراج حقل دمج للبيانات التي تريدها بعد ذلك
قد تبدو قائمة بأسماء الشركات كما يلي:
«Company_Name»
«السجل التالي»«Company_Name»
«السجل التالي»«Company_Name»
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: الحقل التالي
Next Record If
على سبيل المثال، تريد قائمة بالحضور في مؤتمر السفر المحلي على ورقة واحدة وحضور السفر الدولي مدرجة في ورقة أخرى من الورقة. قد يكون حقل البلد/المنطقة في مصدر البيانات فارغا للمسافرين المحليين. يمكنك استخدام قاعدة Next Record If لمنع Word من بدء صفحة جديدة حتى تصل إلى المستلمين الذين لا يكون حقل البلد/المنطقة فارغا. لتحقيق ذلك، يمكنك أولا فرز مصدر البيانات حسب البلد/المنطقة.
- ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن تظهر فيه البيانات من السجل التالي.
- انتقل إلى مراسلات>القواعد>السجل التالي إذا.
- في قائمة اسم الحقل ، اختر اسم حقل الدمج، مثل المدينة.
- في قائمة المقارنة ، اختر طريقة لمقارنة قيمة البيانات. على سبيل المثال، لاختيار المستلمين في مدينة معينة، اختر يساوي.
- في المربع مقارنة ب ، أدخل القيمة التي تريد استخدامها. على سبيل المثال، لتفرد المستلمين في طوكيو، اكتب طوكيو (تخطي هذا إذا اخترت فارغا أو لم يكن فارغا كمقارنة).
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: الحقل NextIf
Set Bookmark
على سبيل المثال، تقوم بإعداد دعوات إلى مؤتمر لم يتم فيه الانتهاء من المتحدث الرئيسي بعد. يمكنك ترك العناصر النائبة لاسم المتحدث في المستند بأكمله، وتضمين قاعدة تعيين إشارة مرجعية، حيث تقوم بإدخال اسم المتحدث مرة واحدة، ويظهر في جميع العناصر النائبة.
العناصر النائبة هي حقول Ref؛ تدرج قاعدة تعيين إشارة مرجعية حقلا غير معروض في المستند (ما لم تضغط على Alt+F9 للكشف عن رموز الحقول).
- ضع المؤشر في أي مكان في المستند.
- انتقل إلىإشارة مرجعية لمجموعةقواعد>المراسلات>، واكتب اسما، ثم حدد موافق.
- ضع المؤشر أينما تريد ظهور نص الإشارة المرجعية.
- انتقل إلى إدراج>حقلالأجزاء> السريعة، واختر Ref.
- اختر اسم الإشارة المرجعية الذي أنشأته للتو، وحدد موافق.
- قم بإدراج الحقل Ref في كل مكان تريد أن يظهر فيه نص الإشارة المرجعية.
- قبل تشغيل الدمج، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الحقل تعيين، وحدد تحرير الحقل، وأدخل النص الذي تريده في مربع النص .
- حدّد موافق.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: تعيين الحقل
Skip Record If
على سبيل المثال، تمتلك متجر ملابس وتجد أن لديك سعة زائدة من قميص معين، ولكن ليس بالحجم الأكثر شعبية. عندما تستعد لإرسال نشرة إعلانية للمبيعات، ستقوم باستبعاد العملاء الذين يرتدون حجم معين. استخدم قاعدة Skip Record If لمقارنة محتويات بيانات حجم العملاء بالحجم الذي تريد استبعاده.
- انتقل إلىالقواعد>البريدية>تخطي السجل إذا.
- في قائمة اسم الحقل ، اختر اسم حقل الدمج، مثل الحجم.
- في قائمة المقارنة ، اختر طريقة لمقارنة قيمة البيانات. على سبيل المثال، لتفرد العملاء الذين يرتدون حجم معين، اختر يساوي.
- في المربع مقارنة ب ، أدخل القيمة التي تريد استخدامها. على سبيل المثال، لتفرد العملاء الذين يرتدون حجم إضافي صغير، اختر XS (تخطي هذا إذا اخترت فارغا أو غير فارغ كمقارنة).
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: حقل SkipIf