الأرشفة المتصلة، تسمى أيضاً بعلبة بريد الأرشيف، عبارة عن مكان يمكنك تخزين رسائل البريد الإلكتروني القديمة فيه بحيث لا تشغل مساحة إضافية في علبة البريد الأساسية. ينشئ مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو Microsoft 365 علبة بريد الأرشيف نيابة عنك.
ملاحظة
لكي تعمل علبة بريد الأرشيف مع Outlook for Mac يجب أن تكون علب البريد الأساسية والأرشيف إما على Exchange Server (محلي) أو على Exchange Online في Microsoft 365 (سحابة). إذا كانت علبة البريد الأساسية موجودة في Exchange Server، على سبيل المثال، وكان حساب الأرشيف الخاص بك في Exchange Online في Microsoft 365، فلن تتمكن من استخدام الأرشيف عبر الإنترنت. تحدث إلى مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو Microsoft 365 حول المشاركة في تحديد موقعه.
أفضل الممارسات لنقل البريد الإلكتروني إلى الأرشيف
على الرغم من أنه يمكنك نقل الرسائل الفردية من Outlook for Mac إلى علبة بريد الأرشيف واحدا تلو الآخر (لا يمكنك نقل عناصر متعددة أو نسخها في وقت واحد)، فإن الطريقة الأكثر كفاءة للتأكد من أرشفة رسائلك هي استخدام نهج الأرشفة والاستبقاء Outlook Web App.
يتم تعيين نهج الأرشيف والاستبقاء بواسطة مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو مسؤول Microsoft 365. تتحكم نُهج الأرشفة بالمدة التي تبقى فيها الرسائل في مجلد البريد الإلكتروني قبل أن يتم نقلها إلى الأرشيف؛ بينما تتحكم نُهج الاستبقاء في مدة حفظ رسائل البريد. على الرغم من أن المسؤولين يقومون بتعيين نُهج للمؤسسة بأكملها، بإمكانك تجاوز النُهج لتتناسب مع احتياجاتك. اطلع على نُهج الأرشفة والاستبقاء في Outlook Web App للحصول على الإرشادات.
إذا كنت تريد أرشفة رسائل متعددة في وقت واحد، ولم تكن هناك نهج أرشفة أو استبقاء، فاستخدم Outlook Web App لنقل الرسائل من علبة البريد الأساسية إلى الأرشيف. لن يمكنك نقل المجلدات ولكن يمكنك نقل كل الرسائل الموجودة في مجلد مرة واحدة.
حدد المربع بجانب كل الرسائل التي تريد أرشفتها.
اسحبها إلى المجلد في جزء التنقل المسمى Personal الأرشيف - <اسمك>.
ملاحظة
إذا تم نقل المجلدات أو عناصر التقويم أو جهات الاتصال أو المهام أو الملاحظات إلى الأرشيف الخاص بك في أي إصدار آخر من Outlook، مثل Outlook for Windows، فلن تتمكن من نقلهم أو عرضهم في علبة بريد الأرشيف باستخدام Outlook for Mac.
تلميحات إضافية
- للبحث داخل الأرشيف، حدد مجلد أرشفة في جزء المجلدات. لا يمكنك البحث في علبة البريد والأرشيف في الوقت نفسه.
- يمكنك إنشاء قواعد علبة الوارد لحفظ الرسائل تلقائياً في مجلدات أو تعيين الرسائل إلى فئات أو إعادة توجيه الرسائل إلى حساب آخر. ومع ذلك، لا يتم تنفيذ هذه القواعد في علبة بريد الأرشيف ولا يمكن إعادة توجيه الرسائل إلى الأرشيف باستخدام قاعدة علبة وارد.