إنشاء تقرير بسيط

يمكنك إنشاء أنواع عديدة من التقارير في Access، من البسيطة إلى المعقدة. ابدأ بالتفكير في مصدر سجل التقرير. سواء كان التقرير عبارة عن قائمة بسيطة من السجلات أو ملخص مجمع للمبيعات حسب المنطقة، يجب أولا تحديد الحقول التي تحتوي على البيانات التي تريد إظهارها والجداول أو الاستعلامات التي تحتوي على هذه الحقول.

بعد تحديد مصدر السجل، يكون من الأسهل عادة إنشاء التقرير باستخدام معالج التقارير. يرشدك معالج التقارير عبر سلسلة من الأسئلة ثم ينشئ تقريرا يستند إلى إجاباتك.

ماذا تريد أن تفعل؟

• اختيار مصدر السجلات
• إنشاء تقرير باستخدام الأداة "تقرير"
• إنشاء تقرير باستخدام "معالج التقارير"
• إنشاء تسميات باستخدام "معالج التسميات"
• إنشاء تقرير باستخدام الأداة "تقرير فارغ"
• فهم مقاطع التقارير
• فهم عناصر التحكم
• ضبط التقرير بطريقة عرض التخطيط
• ضبط التقرير بطريقة عرض التصميم
• إضافة عناصر تحكم إلى التقرير
• حفظ العمل
• عرض التقرير أو طباعته أو إرساله كرسالة بريد إلكتروني
• عرض التقرير
• طباعة التقرير
• إرسال التقرير كرسالة بريد إلكتروني

اختيار مصدر السجلات

يتكون التقرير من المعلومات التي يتم سحبها من الجداول أو الاستعلامات، وكذلك المعلومات المخزنة مع تصميم التقرير، مثل التسميات والعناوين والرسومات. كما تُعرف الجداول أو الاستعلامات التي توفر البيانات الأساسية باسم مصدر سجل التقرير. إذا كانت الحقول التي تريد تضمينها موجودة جميعها في جدول واحد، فاستخدم هذا الجدول كمصدر السجل. إذا كانت الحقول متضمنة في أكثر من جدول، يجب استخدام استعلام واحد أو أكثر كمصدر السجل. قد تكون هذه الاستعلامات موجودة بالفعل في قاعدة البيانات، أو قد تحتاج إلى إنشاء استعلامات جديدة لتلائم احتياجات التقرير بشكل خاص.

إنشاء تقرير باستخدام الأداة "تقرير"

تعد الأداة "تقرير" أسرع طريقة لإنشاء تقرير لأنها تنشئ تقريرا على الفور دون طلب المزيد من المعلومات. يعرض هذا التقرير كل الحقول من استعلام أو جدول المصدر. قد لا ينشئ التقرير النهائي الذي تريده، ولكنه مفيد لمراجعة البيانات الأساسية بسرعة. يمكنك بعد ذلك حفظ التقرير وتعديله في طريقة عرض "التخطيط" أو طريقة عرض "التصميم".

1. في "جزء التنقل"، انقر فوق الجدول أو الاستعلام الذي تريد أن يستند إليه التقرير.
2. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة تقارير، انقر فوق التقارير. يقوم Access بإنشاء التقرير وعرضه بطريقة عرض التخطيط.
3. لمزيد من المعلومات حول عرض التقرير وطباعته، راجع عرض التقرير أو طباعته أو إرساله كرسالة بريد إلكتروني.

بعد عرض التقرير، يمكنك حفظه ثم إغلاق التقرير والجدول الأساسي أو الاستعلام الذي تم استخدامه كمصدر سجل. في المرة التالية التي تفتح فيها التقرير، سيعرض Access أحدث البيانات من مصدر السجل.

إنشاء تقرير باستخدام "معالج التقارير"

يمكنك استخدام "معالج التقارير" لكي يكون أكثر تحديداً حول ما تُظهره الحقول في التقرير. يمكنك أيضاً تحديد كيفية تجميع البيانات وفرزها، كما يمكنك استخدام الحقول من أكثر من جدول أو استعلام، شريطة أن تحدد العلاقات بين الجداول والاستعلامات مسبقاً.

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة تقارير، انقر فوق معالج التقارير.
2. اتبع الإرشادات الواردة في صفحات "معالج التقارير". في الصفحة الأخيرة، انقر فوق إنهاء. عندما تقوم بمعاينة التقرير قبل الطباعة، سترى شكله عند طباعته. يمكنك أيضاً زيادة التكبير لعرض التفاصيل بصورة أوضح. لمزيد من المعلومات حول عرض التقرير وطباعته، راجع عرض التقرير أو طباعته أو إرساله كرسالة بريد إلكتروني.

إنشاء تسميات باستخدام "معالج التسميات"

استخدم "معالج التسميات" بسهولة لإنشاء تسميات لمجموعه واسعة من أحجام التسمية القياسية.

1. في "جزء التنقل"، افتح الجدول أو الاستعلام الذي سيمثل مصدر السجل للتسميات من خلال النقر نقراً مزدوجاً فوقه.
2. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة تقارير، انقر فوق تسميات.
3. اتبع الإرشادات الواردة في صفحات "معالج التسميات". في الصفحة الأخيرة، انقر فوق إنهاء.

يعرض Access التسميات في "معاينة قبل الطباعة" بحيث يمكنك مشاهدة الشكل الذي ستبدو عليه عند الطباعة. يمكنك استخدام شريط التمرير على شريط معلومات Access للتكبير لرؤية التفاصيل. لمزيد من المعلومات حول عرض التقرير وطباعته، راجع عرض التقرير أو طباعته أو إرساله كرسالة بريد إلكتروني.

إنشاء تقرير باستخدام الأداة "تقرير فارغ"

إذا كنت لا تريد استخدام الأداة "تقرير" أو "معالج التقارير"، يمكنك استخدام الأداة "تقرير فارغ" لإنشاء تقرير من لا شيء. هذه الطريقة سريعة لإنشاء تقرير، خاصة إذا كنت تخطط لوضع حقول قليلة فيه.

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة تقارير، انقر فوق تقرير فارغ. يظهر تقرير فارغ في طريقة عرض التخطيط، ويظهر جزء «قائمة الحقول» على الجانب الأيسر من نافذة Access.
2. في جزء "قائمة الحقول "، انقر فوق علامة الجمع بجانب الجدول أو الجداول التي تحتوي على الحقول التي تريد إظهارها في التقرير.
3. اسحب كل حقل إلى التقرير بمقدار حقل واحد في المرة، أو اضغط باستمرار على Ctrl وحدد حقولا متعددة. ثم اسحبها إلى التقرير في الوقت نفسه.
4. استخدم الأدوات الموجودة في المجموعة "رأس/تذييل الصفحة" ضمن علامة التبويب "تصميم التقرير " لإضافة شعار أو عنوان أو أرقام صفحات أو التاريخ والوقت إلى التقرير.

فهم مقاطع التقارير

في Access، يتم تقسيم تصميم تقرير ما إلى مقاطع. يمكنك عرض التقرير بطريقة عرض التصميم للاطلاع على المقاطع الخاصة به. لإنشاء تقارير مفيدة، أنت بحاجة إلى فهم طريقة عمل كل مقطع. على سبيل المثال، يحدد المقطع الذي تختاره لوضع عنصر تحكم محسوب كيفية حساب Access للنتائج. القائمة التالية عبارة عن ملخص لأنواع المقاطع واستخداماتها:

• رأس التقرير: تتم طباعة هذا المقطع مرة واحدة في بداية التقرير. استخدمه للمعلومات التي قد تظهر عادة على غلاف الصفحة، مثل الشعار أو العنوان أو التاريخ. عندما تضع عنصر تحكم محسوبا يستخدم الدالة التجميعية Sum في رأس التقرير، يكون المجموع المحسوب للتقرير بأكمله. تتم طباعة رأس التقرير قبل رأس الصفحة.

• رأس الصفحة: تتم طباعة هذا القسم أعلى كل صفحة. على سبيل المثال، استخدم رأس صفحة لتكرار عنوان التقرير على كل صفحة.

• رأس المجموعة: تتم طباعة هذا المقطع في بداية كل مجموعة جديدة من السجلات. استخدمه لطباعة اسم المجموعة. على سبيل المثال، في تقرير مجمع حسب المنتج، استخدم رأس المجموعة لطباعة اسم المنتج. عندما تضع عنصر تحكم محسوبا يستخدم الدالة التجميعية Sum في رأس المجموعة، يكون المجموع للمجموعة الحالية.

• التفاصيل: تتم طباعة هذا المقطع مرة واحدة لكل صف في مصدر السجل. ضع عناصر التحكم التي تكون البناء الأساسي للتقرير هنا.

• تذييل المجموعة: تتم طباعة هذا المقطع في نهاية كل مجموعة من السجلات. استخدمها لطباعة المعلومات التلخيصية للمجموعة.

• تذييل الصفحة: تتم طباعة هذا المقطع في نهاية كل صفحة. استخدمها لطباعة أرقام الصفحات أو معلومات لكل صفحة.

• تذييل التقرير: تتم طباعة هذا المقطع مرة واحدة في نهاية التقرير. استخدمها لطباعة القيم الإجمالية للتقرير أو غيرها من المعلومات التلخيصية للتقرير بأكمله.

  ملاحظة

  يظهر تذييل التقرير أسفل تذييل الصفحة بطريقة عرض التصميم. ومع ذلك، عند طباعة التقرير أو معاينته، يظهر تذييل التقرير فوق تذييل الصفحة، مباشرةً بعد آخر تذييل مجموعة أو خط التفاصيل على الصفحة الأخيرة.

الرجوع لأعلى

فهم عناصر التحكم

عناصر التحكم عبارة عن عناصر تعرض البيانات وتنفذ الإجراءات وتتيح لك إمكانية عرض المعلومات التي تعمل على تحسين واجهة المستخدم، مثل التسميات والصور. يدعم Access ثلاثة أنواع من عناصر التحكم: منضم وغير منضم ومحسوب:

• عنصر التحكم المنضم: عنصر تحكم يكون مصدر البيانات الخاص به حقلا في جدول أو استعلام. يمكنك استخدام عناصر التحكم المنضمة لعرض القيم من الحقول في قاعدة البيانات. يمكن أن تتمثل القيم في نصوص أو تواريخ أو أرقام أو قيم نعم/لا أو صور أو رسومات بيانية. مربع النص هو نوع عنصر التحكم المنضم الأكثر شيوعاً. على سبيل المثال، قد يحتوي مربع نص موجود في نموذج يعرض اسم عائلة الموظف على هذه المعلومات من الحقل "اسم العائلة" في جدول "الموظفين".
• عنصر التحكم غير المنضم: عنصر تحكم ليس له مصدر بيانات، مثل حقل أو تعبير. تستخدم عناصر التحكم غير المنضمة لعرض المعلومات والخطوط والمستطيلات والصور. على سبيل المثال، التسمية التي تعرض عنوان تقرير هي عنصر تحكم غير منضم.
• عنصر تحكم محسوب: عنصر تحكم يكون مصدر البيانات الخاص به تعبيرا وليس حقلا. يمكنك تحديد القيمة التي تريدها في عنصر التحكم عن طريق تعريف تعبير كمصدر البيانات لعنصر التحكم. التعبير هو مجموعة عوامل تشغيل مثل = And +وأسماء عناصر التحكم وأسماء الحقول والدالات التي ترجع قيمة مفردة وقيم ثابتة. على سبيل المثال، يحسب التعبير =[Unit Price] * 0.75 سعر عنصر بتخفيض 25 في المائة عن طريق ضرب القيمة الموجودة في الحقل "سعر الوحدة" في قيمة ثابتة (0.75). يمكن أن يستخدم التعبير بيانات من حقل في الاستعلام أو الجدول الأساسي للتقرير أو من عنصر تحكم في التقرير.

عند إنشاء تقرير، من المحتمل أن يكون أكثر فعالية لإضافة كل عناصر التحكم المنضمة وترتيبها أولاً، وبخاصة إذا كانت تشكل غالبية عناصر التحكم الموجودة في التقرير. عندئذ يمكنك إضافة عناصر التحكم غير المنضمة والمحسوبة التي تكمل التصميم باستخدام الأدوات الموجودة في المجموعة "عناصر التحكم " ضمن علامة التبويب "تصميم التقرير ".

يمكنك ربط عنصر تحكم بالحقل عن طريق تحديد الحقل الذي يحصل منه عنصر التحكم على بياناته. يمكنك إنشاء عنصر تحكم منضم إلى الحقل المحدد من خلال سحب الحقل من الجزء قائمة الحقول إلى التقرير. يعرض الجزء قائمة الحقول حقول الاستعلام أو الجدول الأساسي للتقرير. لعرض جزء "قائمة الحقول "، على علامة التبويب "تصميم التقرير "، في المجموعة "أدوات "، انقر فوق "إضافة حقول موجودة".

بالتبادل، يمكنك ضم حقل إلى عنصر تحكم بكتابة اسم الحقل في عنصر التحكم نفسه أو في مربع ControlSource القيمة الموجودة في ورقة خصائص عنصر التحكم. تصف ورقة الخصائص سمات عنصر التحكم، مثل الاسم ومصدر البيانات والتنسيق.

يشكل استخدام الجزء قائمة الحقول الطريقة الأفضل لإنشاء عنصر تحكم لسببين:

• يحتوي عنصر التحكم المنضم على تسمية مرفقة، وتستخدم التسمية اسم الحقل بشكل افتراضي، أو التسمية التوضيحية المعرفة لهذا الحقل في الجدول أو الاستعلام الأساسي. وهذا يعني أنك لست مضطرا لكتابة التسمية التوضيحية بنفسك.
• يرث عنصر التحكم المنضم العديد من الإعدادات نفسها الموجودة في الحقل الموجود في الجدول أو الاستعلام الأساسي، مثل Formatالخصائص ، DecimalPlacesو InputMask . ولهذا السبب، تظل إعدادات الخصائص هذه هي نفسها كلما أنشأت عنصر تحكم منضم إلى هذا الحقل.

إذا قمت بالفعل بإنشاء عنصر تحكم غير منضم وتريد ضمه إلى حقل، قم بتعيين الخاصية الخاصة بعنصر ControlSource التحكم إلى اسم الحقل. للحصول على تفاصيل حول الخاصية ControlSource ، ابحث في التعليمات ControlSourceعن .

الرجوع لأعلى

ضبط التقرير بطريقة عرض التخطيط

بعد إنشاء تقرير، يمكنك بسهولة ضبط تصميمه من خلال استخدام طريقة عرض التخطيط. يمكنك استخدام بيانات التقرير الفعلي كدليل، كما يمكنك ضبط عرض الأعمدة أو إعادة ترتيب الأعمدة وإضافة مستويات التجميع وإجمالياته. يمكنك وضع حقول جديدة في تصميم التقرير وتعيين الخصائص للتقرير وعناصر التحكم الخاصة به.

للتبديل إلى طريقة عرض التخطيط، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم التقرير داخل "جزء التنقل"، ثم انقر فوق طريقة عرض التخطيط.

يعرض Access التقرير بطريقة عرض التخطيط.

يمكنك استخدام ورقة الخصائص لتعديل خصائص التقرير والمقاطع وعناصر التحكم والخاصة به. لعرض ورقة الخصائص، اضغط على F4.

يمكنك استخدام الجزء قائمة الحقول لإضافة الحقول من الاستعلام أو الجدول الأساسي إلى تصميم التقرير. لعرض الجزء قائمة الحقول، قم بأي مما يلي:

• على علامة التبويب "تصميم تخطيط التقرير "، في المجموعة "أدوات "، انقر فوق "إضافة حقول موجودة".
• اضغط على Alt+F8.

بعد ذلك، يمكنك إضافة حقول عن طريق سحبها من الجزء قائمة الحقول إلى التقرير.

الرجوع لأعلى

ضبط التقرير بطريقة عرض التصميم

يمكنك أيضاً ضبط تصميم التقرير من خلال استخدام طريقة عرض التصميم. يمكنك إضافة حقول وعناصر تحكم جديدة إلى التقرير من خلال إضافتها إلى شبكة التصميم. تتيح لك ورقة الخصائص إمكانية الوصول إلى عدد كبير من الخصائص التي يمكنك تعيينها لتخصيص التقرير.

للتبديل إلى طريقة عرض التصميم، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم التقرير داخل "جزء التنقل"، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم.

يعرض Access التقرير بطريقة عرض التصميم.

يمكنك استخدام ورقة الخصائص لتعديل خصائص التقرير نفسه وعناصر التحكم والمقاطع التي يحتوي عليها. لعرض ورقة الخصائص، اضغط على F4.

يمكنك استخدام الجزء قائمة الحقول لإضافة الحقول من الاستعلام أو الجدول الأساسي إلى تصميم التقرير. لعرض الجزء قائمة الحقول، قم بأي مما يلي:

• على علامة التبويب تصميم التقرير ، في المجموعة أدوات ، انقر فوق إضافة حقول موجودة.
• اضغط على Alt+F8.

بعد ذلك، يمكنك إضافة حقول عن طريق سحبها من الجزء قائمة الحقول إلى التقرير.

الرجوع لأعلى

إضافة حقول من الجزء "قائمة الحقول"

• لإضافة حقل واحد، اسحب الحقل من الجزء قائمة الحقول إلى المقطع حيث تريد ظهوره في التقرير.
• لإضافة حقول متعددة مرة واحدة، اضغط باستمرار على Ctrl وانقر فوق الحقول التي تريدها. بعد ذلك، اسحب الحقول المحددة إلى التقرير.

عند وضع الحقول في مقطع التقرير، يقوم Access بإنشاء عنصر تحكم مربع النص المنضم لكل حقل ويضع عنصر تحكم التسمية تلقائياً إلى جانب كل حقل.

الرجوع لأعلى

إضافة عناصر تحكم إلى التقرير

يتم إنشاء بعض عناصر التحكم تلقائياً، مثل عنصر تحكم مربع النص المنضم الذي يتم إنشاؤه عند إضافة حقل من الجزء قائمة الحقول إلى التقرير. يمكن إنشاء العديد من عناصر التحكم الأخرى في طريقة عرض "التصميم" باستخدام الأدوات الموجودة في المجموعة "عناصر التحكم " ضمن علامة التبويب " تصميم التقرير ".

تحديد اسم الأداة

• ضع مؤشر الماوس فوق الأداة. يعرض Access اسم الأداة.

إنشاء عنصر تحكم باستخدام الأدوات الموجودة في المجموعة "عناصر التحكم"

1. انقر فوق الأداة الخاصة بنوع عنصر التحكم الذي تريد إضافته. على سبيل المثال، لإنشاء خانة اختيار، انقر فوق أداة خانة الاختيار.

2. انقر فوق في شبكة تصميم التقرير حيث تريد وضع الزاوية العلوية اليمنى من عنصر التحكم. انقر مرة واحدة لإنشاء عنصر تحكم بحجم افتراضي، أو انقر فوق الأداة ثم اسحبها في شبكة تصميم التقرير لإنشاء عنصر تحكم بالحجم الذي تريده.

3. إذا لم تقم بوضع عنصر التحكم بشكل دقيق في المحاولة الأولى، يمكنك نقله باستخدام الإجراء التالي:

   1. انقر فوق عنصر التحكم لتحديده.
   2. ضع مؤشر الماوس فوق حافة عنصر التحكم حتى يتحول إلى سهم ذي أربعة رؤوس .
   3. اسحب عنصر التحكم إلى الموقع الذي تريده.

يؤدي هذا الإجراء إلى إنشاء عنصر تحكم غير منضم. إذا كان باستطاعة عنصر التحكم عرض بيانات مثل مربع نص أو خانة اختيار، ستحتاج إلى إدخال اسم حقل أو تعبير في الخاصية ControlSource قبل أن يعرض أي بيانات. لمزيد من المعلومات، راجع فهم عناصر التحكم.

عرض ورقة الخصائص

لعرض ورقة الخصائص بطريقة عرض التصميم، قم بأي مما يلي:

1. ضمن علامة التبويب "تصميم التقرير "، في المجموعة "أدوات "، انقر فوق "ورقة الخصائص".
2. اضغط على F4.

الرجوع لأعلى

حفظ العمل

بعد حفظ تصميم التقرير، يمكنك تشغيل التقرير كلما أردت ذلك. يبقى تصميم التقرير هو نفسه، لكن يمكنك الحصول على البيانات الحالية في كل مرة تقوم فيها بطباعة التقرير أو عرضه. إذا كانت تقاريرك بحاجة إلى التغيير، يمكنك تعديل تصميم التقرير أو إنشاء تقرير جديد مشابه يستند إلى التقرير الأصلي.

حفظ تصميم التقرير

1. انقر فوق"حفظ ملف>" أو اضغط على Ctrl+S. بدلا من ذلك، انقر فوق "حفظ" على "شريط أدوات الوصول السريع".
2. إذا كان التقرير بدون عنوان، اكتب اسماً في المربع اسم التقرير، ثم انقر فوق موافق.

حفظ تصميم التقرير باسم جديد

1. انقر فوق "ملف>حفظ كحفظ>كعنصر باسم".
2. في مربع الحوار "حفظ باسم"، اكتب اسما في المربع "حفظ التقرير إلى" للتقرير الجديد، ثم انقر فوق "موافق".

الرجوع لأعلى

عرض التقرير أو طباعته أو إرساله كرسالة بريد إلكتروني

بعد حفظ تصميم التقرير، يمكنك استخدامه مراراً وتكراراً. يبقى تصميم التقرير هو نفسه، لكن يمكنك الحصول على البيانات الحالية في كل مرة تقوم فيها بعرض التقرير أو طباعته. إذا كانت تقاريرك بحاجة إلى التغيير، يمكنك تعديل تصميم التقرير أو إنشاء تقرير جديد مشابه يستند إلى التقرير الأصلي.

عرض التقرير

هناك عدة طرق لعرض التقرير. يتوقف الأسلوب الذي تستخدمه على ما تريد القيام به مع التقرير وبياناته:

• إذا أردت تغيير البيانات التي تظهر في التقرير قبل طباعته مؤقتا، أو إذا أردت نسخ البيانات من التقرير إلى الحافظة، فاستخدم طريقة عرض "التقرير".
• إذا أردت تغيير تصميم التقرير أثناء مشاهدة البيانات، فاستخدم طريقة عرض "التخطيط".
• إذا كنت تريد أن ترى كيف سيبدو التقرير عند طباعته، استخدم "معاينة قبل الطباعة".

عرض التقرير بطريقة عرض التقرير

طريقة عرض التقرير هي طريقة العرض الافتراضية التي يتم استخدامها عند النقر نقراً مزدوجاً فوق تقرير ما في "جزء التنقل". إذا لم يكن التقرير مفتوحاً، فانقر نقراً مزدوجاً فوق التقرير في "جزء التنقل" لعرضه بطريقة عرض التقرير.

إذا كان التقرير مفتوحاً بالفعل، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم التقرير داخل "جزء التنقل"، ثم انقر فوق طريقة عرض التقرير.

استخدام البيانات بطريقة عرض التقرير

في طريقة عرض التقرير، يمكنك تحديد النص ونسخه إلى الحافظة. لتحديد الصفوف بالكامل، انقر فوق الهامش الموجود إلى جانب الصفوف التي تريد تحديدها واسحبه. بعد ذلك، يمكنك نسخ هذه الصفوف إلى الحافظة من خلال تنفيذ أحد الإجراءات التالية:

1. ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة الحافظة، انقر فوق نسخ.
2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الصفوف المحددة، ثم انقر فوق نسخ.
3. اضغط على Ctrl+C.

إظهار الصفوف التي تريدها فقط باستخدام عوامل التصفية

يمكنك تطبيق عوامل التصفية مباشرة على التقرير دون مغادرة طريقة عرض التقرير. على سبيل المثال، إذا كان لديك عمود "البلد/المنطقة" وتريد الاطلاع على هذه الصفوف فقط بحيث يكون البلد / المنطقة هي "كندا"، فقم بما يلي:

1. ابحث عن كلمة "كندا" في التقرير وانقر بزر الماوس الأيمن فوقها.
2. انقر فوق تساوي "كندا".

يقوم Access بإنشاء عامل التصفية وتطبيقه.

تشغيل عامل التصفية وإيقاف تشغيله

يمكنك التبديل بين العرض الذي تمت تصفيته والعرض الذي لم تتم تصفيته من خلال النقر فوق تبديل عامل التصفية في المجموعة فرز وتصفية لعلامة التبويب الصفحة الرئيسية. ولا يؤدي ذلك إلى إزالة عامل التصفية، بل يقوم فقط بتشغيله وإيقاف تشغيله.

إزالة عامل تصفية

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الحقل الذي تريد إزالة عامل التصفية منه.
2. انقر فوق إلغاء تطبيق عامل التصفية من اسم الحقل. (يتم إدراج الحقل الفعلي لـ اسم الحقل).

بعد إزالة عامل التصفية، لا يمكنك إعادة تشغيله باستخدام الأمر تبديل عامل التصفية. يجب عليك أولاً إعادة إنشاء عامل التصفية.

معاينه التقرير باستخدام "معاينة الطباعة"

انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير في "جزء التنقل"، ثم انقر فوق معاينة الطباعة في القائمة المختصرة.

يمكنك استخدام أزرار التنقل لعرض صفحات التقرير بشكل تسلسلي أو للانتقال إلى أي صفحة في التقرير.

1. انقر لعرض الصفحة الأولى.
2. انقر لعرض الصفحة السابقة.
3. انقر لعرض الصفحة التالية.
4. انقر لعرض الصفحة الأخيرة.
5. اكتب رقم صفحة في هذا المربع، ثم اضغط على مفتاح الإدخال Enter للانتقال السريع إلى صفحة معينة.

في "معاينة الطباعة"، يمكنك التكبير لرؤية التفاصيل أو التصغير لرؤية كيفية تموضع البيانات على الصفحة. ومع وضع المؤشر فوق التقرير، انقر مرة واحدة. لعكس تأثير التكبير/التصغير، انقر مرة أخرى. كما يمكنك أيضاً استخدام عنصر تحكم التكبير/التصغير في شريط المعلومات Access للتكبير أو التصغير.

لإغلاق "المعاينة الطباعة"، قم بأحد الإجراءات التالية:

• على علامة التبويب معاينة الطباعة، انقر فوق إغلاق معاينة الطباعة.
• انقر بزر الماوس الأيمن فوق التقرير في "جزء التنقل"، ثم انقر فوق "طريقة عرض التخطيط " أو " طريقة عرض التصميم " من القائمة المختصرة.

الرجوع لأعلى

طباعة التقرير

يمكنك طباعة تقرير ما أثناء فتحه بأي طريقة عرض، أو حتى أثناء إغلاقه. قبل الطباعة، احرص على التحقق مرة أخرى من إعدادات الصفحة، على سبيل المثال الهوامش أو اتجاه الصفحة. يقوم Access بحفظ إعدادات الصفحة بالتقرير، لذا يتعين عليك تعيينها مرة واحدة فقط. يمكنك تعيينها مرة أخرى في وقت لاحق، إذا كانت هناك حاجة إلى تغيير الطباعة.

تغيير إعدادات الصفحة

1. افتح التقرير في معاينة الطباعة. يمكنك تغيير إعدادات الصفحة بأي طريقة عرض، لكن من الأفضل إجراء "معاينة الطباعة" لأن بإمكانك الاطلاع على أي تأثيرات ناجمة عن حدوث تغييرات على الفور.
2. ضمن علامة التبويب "معاينة الطباعة "، في المجموعتين "تخطيط الصفحة " و" حجم الصفحة "، انقر فوق "عمودي " أو " أفقي " لتعيين اتجاه الصفحة، وفوق "الحجم " لتعيين حجم الورق، وفوق " الهوامش" لضبط الهوامش، وما إلى ذلك.
3. بعد إجراء تغيير ما، استخدم أزرار التنقل لعرض عدة صفحات للتأكد من عدم إنشاء أي مشاكل في التنسيق على الصفحات لاحقاً.

إرسال التقرير إلى الطابعة

1. افتح التقرير بأي طريقة عرض، أو حدد التقرير في "جزء التنقل".
2. انقر فوق ملف>طباعة>وطباعة. يعرض Access مربع الحوار طباعة.
3. أدخل خياراتك للحصول على خيارات مثل، الطابعة ونطاق الطباعة وعدد النسخ.
4. انقر فوق موافق.

الرجوع لأعلى

إرسال التقرير كرسالة بريد إلكتروني

يمكنك إرسال التقرير إلى المستلمين كرسالة بريد إلكتروني بدلا من طباعة نسخة ورقية.

1. في "جزء التنقل"، انقر فوق التقرير لتحديده. على علامة التبويب بيانات خارجية، ضمن المجموعة تصدير، انقر فوق البريد الإلكتروني.
2. في مربع الحوار إرسال العنصر باسم، ضمن القائمة تحديد تنسيق الإخراج، انقر فوق تنسيق الملف الذي تريد استخدامه.
3. أكمل مربعات الحوار المتبقية.
4. في تطبيق البريد الإلكتروني، اكتب تفاصيل الرسالة وأرسلها.

الرجوع لأعلى