جربها بنفسك!
استخدم الاستعلامات للإجابة عن أسئلة العمل أو أسئلة أخرى بالاستناد إلى البيانات ولإجراء تحديثات مجمعة أو لحذف معلومات من قاعدة البيانات بسرعة وسهولة.
ما هي الاستعلامات؟
في Access، تشبه الاستعلامات الأسئلة التي تطرحها للبحث عن معلومات ذات صلة، وحتى محددة جدا، في قاعدة بياناتك.
في الاستعلامات، تستخدم أحيانا البيانات من جدول واحد فقط وأحيانا أخرى من أكثر من جدول واحد. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى البحث عن رقم هاتف جهة اتصال فقط، الأمر الذي يتطلب استعلاما بسيطا لحقل رقم الهاتف لشخص معين في جدول جهات الاتصال. أو تستطيع دمج بيانات من جدول واحد أو أكثر، مثل معلومات العميل ومعلومات الطلب، للاطلاع على طلبها الذي قام عميل ما.
في Access، الاستعلام هو عنصر قاعدة بيانات. لا يقوم بتخزين البيانات. بدلا من ذلك، يعرض البيانات المخزنة في الجداول ويجعلها متوفرة لك للعمل عليها. قد يعرض الاستعلام بيانات من جدول واحد أو أكثر، أو من استعلامات أخرى، أو من مجموعة من الاثنين. على سبيل المثال:
- عرض البيانات باستخدام استعلام تحديد. يمكنك البحث عن معلومات وعرضها من جدول واحد أو أكثر من خلال تحديد المعايير التي يجب أن تستوفيها البيانات وتفصيل القيم المراد عرضها. على سبيل المثال، قد تطلب الاطلاع على جميع المنتجات التي تم إنشاؤها بواسطة Tailspin Toys.
- أدخل المعايير وابحث بسرعة. إنشاء استعلامات قابلة لإعادة الاستخدام تطلب منك دائما معايير البحث. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء استعلام يطلب من المستخدم اسم المورد للبحث عنه ثم يعرض كل المنتجات التي تم الحصول عليها من ذلك المورد.
- تحديث البيانات أو إضافتها استنادا إلى الاستعلام. الاستعلام عن البيانات ثم استخدام النتائج لإدخال المعلومات أو تحديثها تلقائيا. على سبيل المثال، إذا أضافت Tailspin Toys "TT" إلى بداية أسماء جميع منتجاتها، فابحث عن جميع منتجات الشركة ثم قم بتحديث أسماء المنتجات بحيث يبدأ كل إدخال ب "TT" - كل ذلك من خلال استعلام تحديث.
- حذف بيانات تستند إلى استعلام. البحث عن معلومات أو سجلات ثم حذفها. على سبيل المثال، إذا توقفت Tailspin Toys عن العمل ولم تعد منتجات الشركة متوفرة للبيع، فابحث عن جميع منتجاتها واحذفها تلقائيا من الجداول ذات الصلة.
استخدم "معالج الاستعلامات" لإنشاء استعلام تحديد يعرض المعلومات في طريقة عرض ورقة البيانات.
ملاحظة
لا تتوفر بعض عناصر التصميم عند استخدام المعالج. تعديل الاستعلام في طريقة عرض التصميم بعد إنشائه، إذا احتجت إلى ذلك.
ملاحظة
قبل إنشاء استعلام، تأكد من قيامك بإنشاء العلاقات بين الجداول في قاعدة بياناتك، نظرا لاستخدامها عند الاستعلام عن بياناتك. لمعرفة المزيد، راجع بدء استخدام علاقات الجداول والوحدات النمطية ذات الصلة في هذا التدريب.
إنشاء استعلام
حدد "معالج إنشاء>استعلام".
حدد "معالج الاستعلامات البسيطة"، ثم حدد موافق.
حدد الجدول أو الاستعلام الذي يحتوي على الحقل، ثم أضف الحقل إلى قائمة "الحقول المحددة ". عند الانتهاء، حدد "التالي".
أضف العدد الذي تريده من الحقول من الجداول بقدر ما تريد.
إذا أضفت حقل رقم
إذا أضفت أي حقول أرقام، سيسألك المعالج إذا كنت تريد من المعالج إرجاع التفاصيل أم بيانات الملخص. قم بأحد الإجراءات التالية:إذا كنت تريد رؤية السجلات الفردية، فحدد "تفاصيل"، ثم "التالي". انتقل إلى الخطوة 4.
إذا كنت تريد رؤية بيانات رقمية ملخصة، مثل المتوسطات، فحدد "ملخص " ثم حدد "خيارات الملخص". حدد الحقول التي تريد تلخيصها وكيفية تلخيص البيانات. يتم سرد حقول الأرقام فقط. لكل حقل رقم، حدد دالة:
- Sum يُرجع الاستعلام مجموع جميع قيم الحقل.
- Avg يُرجع الاستعلام متوسط جميع قيم الحقل.
- Min يُرجع الاستعلام أصغر قيم الحقل.
- Max يُرجع الاستعلام أكبر قيم الحقل.
إذا كنت تريد أن تتضمن نتائج الاستعلام عدد السجلات في مصدر بيانات، فحدد عدد السجلات في اسم الجدول لهذا الجدول.
إذا أضفت حقل "التاريخ/الوقت"
يسألك "معالج الاستعلامات" كيف تريد تجميع قيم التاريخ. على سبيل المثال، لنفترض أنك أضفت حقل رقم، مثل السعر، وحقل تاريخ/وقت، مثل وقت المعاملة، إلى الاستعلام، ثم حددت في مربع الحوار "خيارات الملخص " أنك تريد رؤية قيمة متوسط حقل السعر. ولأنك أضفت حقل تاريخ/وقت، يمكنك حساب قيم الملخص لكل قيمة تاريخ ووقت فريدة، لكل يوم أو شهر أو ربع سنة أو سنة.
حدد الفترة الزمنية التي تريد استخدامها لتجميع قيم التاريخ والوقت، ثم حدد "التالي".ملاحظة
في طريقة عرض "التصميم"، تتوفر لديك المزيد من الخيارات لتجميع قيم التاريخ والوقت.
أدخل عنوانا للاستعلام.
حدد ما إذا كنت تريد فتح الاستعلام (في طريقة عرض ورقة البيانات) أو تعديل الاستعلام (في طريقة عرض التصميم). ثم حدد إنهاء.