استخدام برنامج Access أو Excel لإدارة البيانات

هناك العديد من أوجه التشابه في Access وMicrosoft Excel، مما يجعل من الصعب تحديد البرنامج الذي سيتم استخدامه. على سبيل المثال، بإمكان كلا البرنامجين تخزين كميات كبيرة من البيانات، وتشغيل الاستعلامات وأدوات التحليل الفعالة لتقسيم تلك البيانات، وإجراء عمليات حسابية معقدة ترجع البيانات التي تحتاج إليها.

ومع ذلك، يتمتع كل برنامج بمزايا واضحة، وذلك استنادا إلى نوع البيانات التي تقوم بإدارتها وما تريد فعله بها. على سبيل المثال، إذا كنت تريد الحفاظ على تكامل البيانات بتنسيق يمكن لعدة مستخدمين الوصول إليه، فإن Access هو خيارك الأفضل. إن Excel أكثر ملاءمة للبيانات الرقمية المعقدة التي تريد تحليلها بعمق.

في كثير من الحالات، يمكنك استخدام البرنامجين، واستخدام كل منهما للغرض الأنسب له. بشكل عام، يعد Access أفضل لإدارة البيانات: فهو يساعدك في الحفاظ على تنظيم البيانات وسهولة البحث عنها وإتاحتها للعديد من المستخدمين المتزامنين. وبشكل عام، يعد Excel أفضل لتحليل البيانات: فهو يجري عمليات حسابية معقدة ويستكشف النتائج المحتملة وينتج مخططات عالية الجودة. إذا استخدمت Access لتخزين بياناتك وExcel لتحليلها، فيمكنك الاستفادة من البرنامجين.

يدعم Excel أيضا التأليف المشترك في الوقت الحقيقي، حيث يمكن لعدة أشخاص تحرير المصنف نفسه في الوقت نفسه عبر الأجهزة. يتم استخدام Access عادة لسيناريوهات قواعد البيانات الهيكلية متعددة المستخدمين على Windows.

قبل تحديد البرنامج الذي تريد استخدامه، قارن بين فوائد كل برنامج، وتعلم متى يكون استخدام أحدهما أو ذاك أفضل وقت، واكتشف كيفية استخدام كلا البرنامجين لتحقيق النتائج التي تريدها بالضبط.

مقارنة فوائد كل برنامج

يعد اختيار البرنامج المناسب أمرا بالغ الأهمية إذا كنت تريد الوصول إلى معلوماتك وتحديثها بأقصى أداء ودقة. لمعرفة البرنامج الأنسب للمهام التي تريد إنجازها، قارن الفوائد التي يقدمها كل برنامج فيما يتعلق بتخزين البيانات وتحليل البيانات والتعاون متعدد المستخدمين والأمان.

تخزين البيانات

البيانات المسطحة مقابل البيانات العلائقية لتحديد البرنامج الأفضل لتخزين بياناتك، اسأل نفسك السؤال التالي: هل البيانات ارتباطية أم لا؟ تسمى البيانات التي يمكنك تضمينها بطريقة فعالة في جدول واحد أو ورقة عمل واحدة البيانات المسطحة أو غير العلائقية . على سبيل المثال، إذا كنت تريد إنشاء قائمة بسيطة بالعملاء، بعنوان واحد فقط وشخص جهة اتصال لكل عميل، فقد يكون Excel هو الخيار الأمثل. ومع ذلك، إذا كنت تريد تخزين قائمة عملاء أكثر تعقيدا تحتوي على عناوين الفوترة والشحن لكل عميل، أو عدة جهات اتصال لكل عميل، فإن Access هو الحل الأفضل.

في قاعدة البيانات الارتباطية، يمكنك تنظيم المعلومات في جداول متعددة. في قاعدة بيانات ارتباطية جيدة التصميم، يكون كل جدول مسطحا ويحتوي على معلومات حول نوع واحد فقط من البيانات. على سبيل المثال، إذا أنشأت قاعدة بيانات للعملاء، فسيتم وضع أسماء العملاء في جدول واحد، في حين تظهر عناوين الفوترة والشحن الخاصة بهؤلاء العملاء في جدول منفصل. يعد تخزين العناوين بشكل منفصل عن الأسماء فكرة جيدة لأنه يمكن أن يكون لكل عميل أكثر من عنوان واحد، وتريد أن تتمكن من إدخال عناوين متعددة لكل عميل دون الحاجة إلى إعادة إدخال اسم العميل لكل عنوان.

البيانات المحلية مقابل البيانات الخارجية يمكنك استخدام Access للاتصال ببيانات من مجموعة متنوعة من مصادر البيانات الخارجية بحيث يمكنك عرض تلك البيانات والاستعلام عنها وتحريرها دون الحاجة إلى استيرادها. على سبيل المثال، يوفر Access أوامر للاتصال بالبيانات الموجودة في قاعدة بيانات Microsoft SQL Server أو ملف dBASE أو مجلد Outlook، إلى جانب العديد من مصادر البيانات الأخرى. يمكنك استخدام Excel للاتصال بمجموعة واسعة من مصادر البيانات بما في ذلك قواعد بيانات Access SQL Server وAnalysis Services وملفات النص وXML ومصادر بيانات ODBC وOLE DB. ولكن لا يمكنك تحرير البيانات لتغيير البيانات المصدر من خلال واجهة مستخدم Excel.

يوفر كل من Access وExcel أوامر للاتصال بالبيانات في قوائم Windows SharePoint Services. ومع ذلك، يوفر Excel اتصالا للقراءة فقط بقوائم SharePoint؛ في حين يتيح لك Access قراءة البيانات من قوائم SharePoint والكتابة فيها.

تكامل البيانات مقابل المرونة تساعد المعرفات الفريدة في الحفاظ على تكامل البيانات، وتضمن عدم احتواء صفين (أو سجلات) على البيانات نفسها تماما. توفر أيضا المعرفات الفريدة أسرع طريقة لاسترداد البيانات عند البحث عن البيانات أو فرزها. في Access، يمكنك استخدام نوع البيانات "ترقيم تلقائي" لإنشاء معرف فريد لكل سجل تلقائيا. عندئذ يمكنك استخدام هذه المعرفات لربط السجلات في جدول واحد بسجل واحد أو أكثر في جدول آخر.

تساعد البنية التي يقوم Access بتطبيقها على البيانات في ضمان تكامل البيانات. يمكن أن يتطلب Access أن تحتوي السجلات الجديدة في جدول واحد على قيمة مطابقة في جدول آخر، بحيث لا يمكنك إنشاء سجلات "معزولة". على سبيل المثال، لا تريد الحصول على طلب لا يتضمن معلومات العميل. يمكن أن يطلب Access أن يكون لكل سجل جديد في جدول "الطلبات" قيمة مقابلة للعميل في جدول "العملاء". يسمى هذا التناظر المطلوب للقيم بالتكامل المرجعي.

يمكنك أيضا فرض قيودك وقواعدك الخاصة لضمان إدخال البيانات بشكل صحيح. يسمح لك Excel بإدخال البيانات بطريقة حرة، ولكن لأن Excel لا يدعم البيانات العلائقية، فلا يمكنه دعم التكامل المرجعي. ومع ذلك، يمكنك استخدام الأمر "التحقق من صحة البيانات " للتحكم في إدخال البيانات في Excel.

تحليل البيانات

الاستعلام إذا كان عليك في الكثير من الأحيان عرض بياناتك بطرق متنوعة، تبعا للظروف أو الأحداث المتغيرة، فقد يكون Access هو الخيار الأفضل لتخزين البيانات والعمل عليها. يتيح لك Access استخدام استعلامات لغة الاستعلامات المركبة (SQL) لاسترداد صفوف وأعمدة البيانات التي تريدها فقط، سواء كانت البيانات موجودة في جدول واحد أو في عدة جداول. يمكنك أيضا استخدام التعبيرات في الاستعلامات لإنشاء حقول محسوبة. يعد استخدام تعبير في Access مماثلا لعملية استخدام الصيغ في Excel لحساب القيم. يمكنك أيضا استخدام استعلامات Access لتلخيص البيانات وتقديم القيم التجميعية، مثل المجاميع والمتوسطات والتعدادات.

النمذجة في Excel، يمكنك استخدام أدوات تحليل ماذا لو للتنبؤ بنتيجة نموذج ورقة عمل. يسمح لك تحليل ماذا إذا بتشغيل سيناريوهات مختلفة على بياناتك، مثل سيناريوهات أفضل الأحوال وأسوأ الحالات، ومقارنة البيانات الناتجة عن عدة سيناريوهات في تقرير تلخيصي. لا تتوفر ميزة مماثلة في Access.

التدوير والتخطيط في كلا البرنامجين، يمكنك إنشاء تقارير PivotTable ومخططات PivotTable. ومع ذلك، يوفر Excel ميزات PivotTable وإعداد التقارير أكثر تقدما من Access. إذا كنت تخطط لإنشاء تقارير PivotTable شاملة أو توفير مخططات ذات مظهر احترافي بشكل منتظم، فيجب استخدام تقارير PivotTable أو مخططات PivotTable في Excel بدلا من الميزات نفسها في Access.

التعاون بين عدة مستخدمين

يدعم كل من Access وExcel البيئات التعاونية، مثل Windows SharePoint Services ومشاركات الملفات على الشبكة. ومع ذلك، فإنها تختلف في كيفية وصول مستخدمين متعددين إلى البيانات.

وصول عدة مستخدمين إلى البيانات ضمن التشغيل العادي، يتيح Access لمستخدمين متعددين فتح قاعدة بيانات واحدة في الوقت نفسه. يعمل هذا الأسلوب بشكل جيد لأن Access يؤمن فقط البيانات التي يقوم المستخدم بتحريرها. ونتيجة لذلك، يمكن للمستخدمين الآخرين تحرير سجلات مختلفة دون تعارضات. في Excel، يمكنك مشاركة مصنف مع مستخدمين آخرين، غير أن التعاون بين عدة مستخدمين يعمل على أفضل وجه عندما يعمل المستخدمون على البيانات الموجودة في هذا المصنف في أوقات مختلفة بدلا من العمل في الوقت نفسه. في الواقع، يتعاون مستخدمو قاعدة بيانات Access على مجموعة من البيانات، ويتعاون مستخدمو مصنف Excel في العمل على مستند.

استخدام Windows SharePoint Services للتعاون يتكامل البرنامجان مع تقنيات Microsoft Windows SharePoint Services، مثل قوائم SharePoint ومكتبات المستندات.

يوفر Access عدة طرق للتعاون مع عدة مستخدمين على موقع SharePoint. على سبيل المثال، يمكنك تحميل قاعدة بيانات كاملة إلى مكتبة مستندات Windows SharePoint Services، وجعل النماذج والتقارير متوفرة كطرق عرض Windows SharePoint Services، وربط قاعدة بيانات بالبيانات المخزنة في قوائم SharePoint.

يوفر Excel طريقة واحدة فقط للتعاون مع عدة مستخدمين على موقع SharePoint Services. يمكنك تحميل مصنف إلى مكتبات مستندات Windows SharePoint Services، حيث يمكن للمستخدمين الفرديين سحب المصنف لإجراء التغييرات، ومنع المستخدمين الآخرين من تعديل المصنف في الوقت نفسه. يمكن للمستخدمين تحرير مصنف دون سحبه من مكتبة المستندات، وفي هذه الحالة يجب عليهم التنسيق مع مستخدمين آخرين لتجنب حدوث تعارضات في البيانات.

استخدام مجلدات الشبكة للتعاون في العمل إذا قمت بتخزين قاعدة بيانات Access في مجلد شبكة مشترك، فسيكون باستطاعة عدة مستخدمين فتح قاعدة البيانات والعمل باستخدام بياناتها في الوقت نفسه. تؤمن قاعدة البيانات السجلات الفردية عندما يقوم المستخدم بتحريرها. إذا قمت بتخزين مصنف Excel في مجلد شبكة مشترك، فيمكن لمستخدم واحد فقط تحرير المصنف في المرة الواحدة. لأغراض العرض، يمكن لعدة مستخدمين فتح المصنف أثناء قيام مستخدم آخر بتحريره، ولكن لا يمكن لهؤلاء المستخدمين إجراء أي تغييرات على البيانات إلا بعد أن يغلقه المستخدم الذي يقوم بتحرير المصنف.

الأمان

يوفر كلا البرنامجين ميزات متشابهة، كلمات المرور والتشفير، التي تساعد على منع فقدان البيانات وحماية البيانات من الوصول غير المصرح به. مع ذلك، توجد بعض الاختلافات بين Access وExcel في كيفية عمل حماية البيانات على مستوى المستخدم.

تفادي فقدان البيانات في Access، يتم حفظ عملك بشكل مستمر بحيث يحتمل أن تخسر الكثير من العمل (إن وجد) في حالة حدوث فشل غير متوقع. ومع ذلك، وبما أن Access يحفظ عملك بشكل متواصل، فيمكنك أيضا إجراء تغييرات تقرر لاحقا أنك لا تريد الالتزام بها. للتأكد من أنه يمكنك استعادة قاعدة البيانات إلى الطريقة التي تريدها، يمكنك إنشاء نسخة احتياطية من ملف قاعدة البيانات وفقا لجدول يناسب احتياجاتك. يمكنك استرداد قاعدة بيانات كاملة من نسخة احتياطية، أو يمكنك استعادة الجدول أو عنصر قاعدة البيانات الآخر الذي تحتاجه فقط. إذا كنت تستخدم الأداة المساعدة للنسخ الاحتياطي لنظام الملفات، فيمكنك أيضا استخدام نسخة من قاعدة بيانات من نسخة احتياطية لنظام الملفات لاستعادة بياناتك. في Excel، يمكنك حفظ معلومات "الاسترداد التلقائي" في فواصل زمنية معينة أثناء تحديث البيانات.

حماية البيانات على مستوى المستخدم في Excel، يمكنك إزالة البيانات المهمة أو الخاصة من العرض عن طريق إخفاء أعمدة وصفوف من البيانات، ثم حماية ورقة العمل بالكامل للتحكم في وصول المستخدم إلى البيانات المخفية. بالإضافة إلى حماية ورقة العمل وعناصرها، يمكنك أيضا تأمين الخلايا الموجودة في ورقة العمل وإلغاء تأمينها لمنع مستخدمين آخرين من تعديل البيانات الهامة بدون قصد.

الأمان على مستوى الملفات وعلى مستوى الملف، يمكنك استخدام التشفير في كلا البرنامجين لمنع المستخدمين غير المصرح لهم من رؤية البيانات. يمكنك أيضا المطالبة بإدخال كلمة مرور لفتح قاعدة بيانات أو ملف أو مصنف. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك المساعدة في تأمين ملف قاعدة البيانات أو المصنف باستخدام توقيع رقمي.

تقييد الوصول إلى البيانات في Excel، يمكنك تحديد أذونات مستندة إلى المستخدم للوصول إلى البيانات أو تعيين حقوق للقراءة فقط تمنع المستخدمين الآخرين من إجراء تغييرات على البيانات التي لديهم حق الوصول إليها. لا يوفر Access ميزات الأمان على مستوى المستخدم، ولكنه يدعم نموذج أمان المستخدم لأي خادم قاعدة بيانات يتصل به. على سبيل المثال، إذا قمت بالارتباط بقائمة SharePoint، يحترم Access أذونات المستخدمين لقائمة SharePoint. إذا كنت تريد منع المستخدمين غير المصرح لهم ببيانات Access الخاصة بك، فقم بتشفير قاعدة البيانات الخاصة بك من خلال تعيين كلمة مرور. يجب على المستخدمين إدخال كلمة المرور لقراءة البيانات من قاعدة البيانات، حتى لو قاموا بالوصول إليها باستخدام برنامج آخر مثل Excel.

لمزيد من المعلومات حول كيفية حماية بياناتك، راجع تعيين أو تغيير الأمان على مستوى مستخدم Access 2003 في Access 2007 أو إصدار أعلىوالحماية والأمان في Excel.

متى يجب استخدام Access

وبشكل عام، يعد Access الخيار الأفضل عندما تحتاج إلى تعقب البيانات وتسجيلها بشكل منتظم، ثم عرض مجموعات فرعية من تلك البيانات أو تصديرها أو طباعتها. توفر نماذج Access واجهة أكثر ملاءمة من ورقة عمل Excel للعمل على بياناتك. يمكنك استخدام Access لأتمتة الإجراءات التي يتم تنفيذها بشكل متكرر، وتتيح لك تقارير Access تلخيص البيانات في نموذج مطبوع أو إلكتروني. يوفر Access بنية إضافية لبياناتك. على سبيل المثال، يمكنك التحكم في أنواع البيانات التي يمكن إدخالها والقيم المقبولة، كما يمكنك تحديد كيفية ارتباط البيانات في جدول ما بالبيانات الموجودة في جداول أخرى. تساعدك هذه البنية على ضمان إدخال أنواع البيانات الصحيحة فقط.

يخزن Access البيانات في جداول تبدو مماثلة تماما لأوراق العمل، ولكن جداول Access مصممة للاستعلامات المعقدة المتعلقة بالبيانات المخزنة في الجداول الأخرى.

استخدم Access عندما:

• توقع أن يعمل عدد كبير من الأشخاص في قاعدة البيانات وتريد خيارات قوية تعالج تحديثات البيانات بأمان، مثل تأمين السجلات وحل التعارضات.
• توقع الحاجة إلى إضافة المزيد من الجداول إلى مجموعة بيانات نشأت كجدول ثابت أو غير ارتباطي.
• تريد تشغيل استعلامات معقدة.
• ترغب في إنتاج مجموعة متنوعة من التقارير أو التسميات البريدية.

السيناريوهات الشائعة لاستخدام Access

• إدارة جهات الاتصال يمكنك إدارة جهات الاتصال والعناوين البريدية، ثم إنشاء التقارير في Access أو دمج البيانات باستخدام Microsoft Office Word لطباعة الرسائل النموذجية أو المغلفات أو التسميات البريدية.
• تعقب المخزون والأصول يمكنك إنشاء مخزون للسلع في منزلك أو شركتك، وتخزين الصور أو مستندات أخرى ذات صلة مع البيانات.
• تعقب أوامر الشراء يمكنك إدخال معلومات حول المنتجات والعملاء والطلبات، ثم إنشاء التقارير التي تبين المبيعات بحسب الموظف أو المنطقة أو الفترة الزمنية أو قيمة أخرى.
• تعقب المهام يمكنك تعقب المهام لمجموعة من الأشخاص وإدخال مهام جديدة في الوقت نفسه الذي يقوم فيها أشخاص آخرون بتحديث مهامهم الحالية في قاعدة البيانات نفسها.
• تنظيم مكتبات الإعارة يمكنك استخدام Access لتخزين بيانات حول الكتب والأقراص المضغوطة، وتعقب الأشخاص الذين أقرضتهم لها.
• التخطيط للأحداث يمكنك إدخال معلومات حول تواريخ الأحداث ومواقعها والمشاركين فيها، ثم طباعة جداول أو ملخصات حول الأحداث.
• تتبع التغذية تعقب الوصفات، وسجل أنشطة الحمية والتمارين الرياضية.

متى يجب استخدام Excel

كبرنامج جداول بيانات، بإمكان Excel تخزين كميات كبيرة من البيانات في مصنفات تحتوي على ورقة عمل واحدة أو أكثر. ومع ذلك، بدلا من العمل كنظام إدارة قاعدة بيانات، مثل Access، تم تحسين Excel لتحليل البيانات وحسابها. يمكنك استخدام هذا البرنامج المرن لإنشاء نماذج لتحليل البيانات، وكتابة صيغ بسيطة ومعقدة لإجراء عملية حسابية على تلك البيانات، وتدوير البيانات بالطريقة التي تريدها، وعرض البيانات في مجموعة متنوعة من المخططات ذات المظهر الاحترافي. يحتوي Microsoft Create على العديد من قوالب تصميم Excel للاختيار من بينها.

استخدم Excel عندما:

• المطالبة بعرض مسطح أو غير علائقي للبيانات بدلا من قاعدة بيانات علائقية تستخدم جداول متعددة، وعندما تكون البيانات في معظمها رقمية.
• تشغيل مقارنات حسابية وإحصائية على بياناتك بشكل متكرر.
• ترغب في استخدام تقارير PivotTable لعرض بيانات ذات تسلسل هيكلي في تخطيط صغير ومرن.
• خطط لإنشاء مخططات بشكل منتظم وتريد استخدام تنسيقات المخططات الجديدة المتوفرة في Excel.
• تريد إبراز البيانات باستخدام أيقونات التنسيق الشرطي وأشرطة البيانات ومقاييس الألوان.
• ترغب في إجراء عمليات تحليل ماذا لو معقدة على بياناتك، مثل التحليل الإحصائي والهندسي والانحدار.
• تريد تعقب العناصر في قائمة بسيطة، إما للاستخدام الشخصي أو لأغراض التعاون المحدودة.

السيناريوهات الشائعة لاستخدام Excel

• المحاسبة يمكنك استخدام ميزات الحساب الفعالة في Excel في العديد من بيانات المحاسبة المالية — على سبيل المثال، بيان التدفق النقدي أو بيان الدخل أو بيان الأرباح والخسائر.
• إعداد الموازنة سواء كانت متطلباتك شخصية أو مهنية، يمكنك إنشاء أي نوع موازنة في Excel — على سبيل المثال، خطة الموازنة التسويقية أو موازنة الحدث أو موازنة التقاعد.
• الفوترة والمبيعات يعد Excel مفيدا أيضا في إدارة بيانات الفوترة والمبيعات، ويمكنك إنشاء النماذج التي تحتاج إليها بسهولة، على سبيل المثال، فواتير المبيعات أو إيصالات التعبئة أو أوامر الشراء.
• إعداد التقارير يمكنك إنشاء أنواع تقارير مختلفة في Excel تعكس تحليل البيانات أو تلخص هذه البيانات — على سبيل المثال، التقارير التي تقيس أداء المشروع أو تنبأ بالبيانات أو تلخص البيانات أو تقدم بيانات التباين.
• التخطيط يعد Excel أداة رائعة لإنشاء خطط احترافية أو مخططات مفيدة — على سبيل المثال، خطة أسبوعية لفصل دراسي أو خطة بحث تسويقي أو خطة ضريبية لنهاية العام أو مخططات تساعدك في تنظيم الوجبات أو الحفلات أو العطلات أسبوعيا.
• التتبع يمكنك استخدام Excel لتعقب البيانات في جدول زمني أو قائمة — على سبيل المثال، جدول زمني لتعقب العمل أو قائمة مخزون تتعقب المعدات.
• استخدام التقويمات نظرا لطبيعة الشبكة الشبيهة ب Excel، فهو مناسب تماما لإنشاء أي نوع من التقويمات — على سبيل المثال، تقويم أكاديمي لتعقب الأنشطة أثناء السنة الدراسية، أو تقويم للسنة المالية لتعقب أحداث الأعمال والأحداث الرئيسية.

للحصول على قوالب Excel مفيدة في أي من هذه الفئات، راجع قوالب Excel على Microsoft Office Online.

استخدام Access وExcel معا

قد ترغب في الاستفادة من المزايا التي يقدمها البرنامجان. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء ورقة عمل في Excel حيث يمكنك حساب البيانات وتحليلها. غير أن ورقة العمل تصبح كبيرة ومعقدة جدا، ويحتاج كثير من المستخدمين الآخرين إلى الوصول إلى البيانات. في هذه المرحلة، قد تحتاج إلى استيراد ورقة العمل أو ربطها في Access واستخدامها كقاعدة بيانات بدلا من العمل عليها في Excel. أو، قد تكون لديك بيانات في قاعدة بيانات Access تريد إنشاء بعض تقارير Excel PivotTable المفصلة ومخططات Excel ذات المظهر الاحترافي.

بغض النظر عن البرنامج الذي تستخدمه أولا، يمكنك دوما نقل البيانات من برنامج إلى آخر، حيث يمكنك متابعة العمل عليه. سواء كان لديك اتصال بيانات أو بدونه، يمكنك إحضار البيانات إلى Access من Excel (والعكس بالعكس) عن طريق نسخها أو استيرادها أو تصديرها.

لمزيد من المعلومات حول كيفية تبادل البيانات بين البرنامجين، راجع "نقل البيانات من Excel إلى Access".