عند مشاركة نسخ من ملفات مستندات Microsoft 365 مع العملاء أو الزملاء، من المستحسن مراجعة المستند للحصول على بيانات مخفية أو معلومات شخصية وإزالته.
: ما لم ترسل المستند إلى Microsoft ، فلن يتمكن Microsoft من الوصول إلى أي معلومات من المستند.
يساعدكفاحص المستند في العثور على البيانات المخفية والمعلومات الشخصية المخزنة في المستندات التي تخطط لمشاركتها وإزالتها. وفيما يلي كيفية استخدامه.
: إذا كنت تبحث فقط عن الطباعة بدون تعليقات، في علامة التبويب ملف، حدد طباعة، واختر طباعة كل الصفحات، وقم بإلغاء تحديد علامات الطباعة.
ما يعثر عليه "مركز التحكم بالمستند" ويزيله في مستندات Word
يعرض فاحص المستند العديد من المفتشين المختلفين الذين يساعدك على العثور على البيانات المخفية والمعلومات الشخصية وإزالتها فيWord المستندات قبل مشاركتها.
: نوصي بشدة باستخدام فاحص المستند على نسخة من المستند الأصلي، لأنه ليس من الممكن دائما استعادة البيانات التي يزيلها فاحص المستند. لمزيد من التفاصيل، راجع استخدام "مركز التحكم بالمستند".
للعثور على البيانات والمعلومات وإزالتها بسرعة:
-
في مركز التحكم بالمستند، حدد الخيارات أو قم بإلغاء تحديدها (كما هو موضح أدناه) لإزالتها أو حفظها.
-
حدد فحص.
-
راجع نتائج الفحص، وحدد إزالة الكل على أي عناصر لحذفها.للحصول على تحذيرات ومعلومات حول إزالة المعلومات، راجع استخدام "مركز التحكم بالمستند".
-
حدد إعادة تنشيط أو إغلاق.
ملاحظة: هناك بعض المعلومات التي لا يمكن فاحص المستند إزالتها، موضحة في الجداول أدناه.
|
اسم مركز التحكم |
يبحث ويزيل |
|---|---|
|
التعليقات والمراجعات والإصدارات والتعليقات التوضيحية |
|
|
خصائص المستند والمعلومات الشخصية |
|
|
الرؤوس والتذييلات والعلامات المائية |
|
|
النص المخفي |
النص المنسّق كمخفي (تأثير خط متوفر في مربع الحوار خط) : يتعذر على مركز التحكم هذا الكشف عن النص الذي تم إخفاؤه بالأساليب الأخرى (على سبيل المثال، نص أبيض على خلفية بيضاء). |
|
بيانات XML المخصصة |
|
|
محتوى غير مرئي |
العناصر غير المرئية، لأنه تم تنسيقها على أنها غير مرئية : لا يقوم مركز التحكم هذا بالكشف عن الكائنات التي تغطيها كائنات أخرى. |
: إذا قامت مؤسستك بتخصيص فاحص المستند عن طريق إضافة وحدات Inspector النمطية، فقد تتمكن من التحقق من مستنداتك للحصول على أنواع إضافية من المعلومات.
أنواع البيانات المخفية والمعلومات الشخصية
يمكن أن تحتويWord المستندات على الأنواع التالية من البيانات المخفية والمعلومات الشخصية:
-
التعليقات وعلامات المراجعة من التغييرات المتعقَّبة والتعليقات التوضيحية بالحبر والإصدارات. إذا تعاونت مع أشخاص آخرين لإنشاء المستند، فقد يحتوي المستند على عناصر مثل علامات المراجعة من التغييرات المتعقبة أو التعليقات أو التعليقات التوضيحية بالحبر أو الإصدارات. يمكن أن تمكن هذه المعلومات الأشخاص الآخرين من رؤية أسماء الأشخاص الذين عملوا على المستند، والتعليقات من المراجعين، والتغييرات التي تم إجراؤها على المستند، وهي أشياء قد لا ترغب في مشاركتها خارج فريقك.
-
خصائص المستند والمعلومات الشخصية تتضمن خصائص المستند أو بيانات التعريف تفاصيل حول المستند مثل الكاتب والموضوع والعنوان. تتضمن خصائص المستند أيضا معلومات يتم الاحتفاظ بها تلقائيا بواسطة برامج Microsoft 365 ، مثل اسم الشخص الذي قام مؤخرا بحفظ مستند وتاريخ إنشاء مستند. إذا استخدمت ميزات معينة، فقد يحتوي المستند أيضاً على أنواع إضافية من معلومات التعريف الشخصية (PII)، مثل رؤوس البريد الإلكتروني ومعلومات الإرسال للمراجعة وقسائم التوجيه وأسماء القوالب.
-
الرؤوس والتذييلات والعلامات المائية يمكن أن تحتويWord المستندات على معلومات في الرؤوس والتذييلات. بالإضافة إلى ذلك، ربما تكون قد أضفت علامة مائية إلى مستند Word.
-
نص مخفي يمكن أن تحتويWord المستندات على نص منسق كنص مخفي. إذا لم تكن تعرف ما إذا كان المستند يحتوي على نص مخفي، فيمكنك استخدام فاحص المستند للبحث عنه.
-
خصائص خادم المستندات إذا تم حفظ المستند في موقع على خادم إدارة المستندات، مثل موقع مساحة عمل المستند أو مكتبة استنادا إلى Windows SharePoint Services ، فقد يحتوي المستند على خصائص مستند إضافية أو معلومات متعلقة بموقع الخادم هذا.
-
بيانات XML المخصصة يمكن للمستندات أن تحتوي على بيانات XML المخصصة غير المرئية في المستند بحد ذاته. يمكن فاحص المستند العثور على بيانات XML هذه وإزالتها.
البحث عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية وإزالتها باستخدام "مركز التحكم بالمستند"
: نوصي بشدة باستخدام فاحص المستند على نسخة من المستند الأصلي، لأنه ليس من الممكن دائما استعادة البيانات التي يزيلها فاحص المستند.
-
افتح مستند Word الذي تريد فحصه بحثا عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية.
-
في علامة التبويب ملف، حدد حفظ باسم، ثم اكتب اسما في المربع اسم الملف لحفظ نسخة من المستند الأصلي.
-
في نسخة المستند الأصلي، في علامة التبويب ملف ، حدد معلومات.
-
حدد التحقق من وجود مشاكل، ثم اختر فحص المستند.
-
حدد خانات الاختيار الموجودة في مربع الحوار مركز التحكم بالمستند لاختيار أنواع المحتوى المخفي التي تريد فحصها.
-
حدد فحص.
-
راجع نتائج الفحص في مربع الحوار مركز التحكم بالمستند.
-
حدد إزالة الكل بجوار نتائج الفحص الخاصة بأنواع المحتويات المخفية التي تريد إزالتها من المستند.
:
-
إذا قمت بإزالة محتوى مخفي من المستند، فقد لا تتمكن من استعادته عن طريق تحديد تراجع.
-
إذا كنت تريد إزالة البيانات المخفية والمعلومات الشخصية من المستندات التي تحفظها بتنسيق نص OpenDocument (.odt)، فيجب تشغيل فاحص المستند في كل مرة تحفظ فيها المستند بهذا التنسيق.
-
يمكن أن يساعدك فاحص المستند في العثور على البيانات المخفية والمعلومات الشخصية المخزنة في المستندات Excel وإزالتها قبل المشاركة.
: على الرغم من أنه يمكنك إزالة البيانات المخفية والمعلومات الشخصية من المصنفات التي أرسلتها إلى أشخاص آخرين، إذا تم حفظ المصنف Excelكمصنف مشترك، فلا يمكنك إزالة التعليقات والتعليقات التوضيحية وخصائص المستند والمعلومات الشخصية. لإزالة هذه المعلومات من مصنف مشترك، قم أولا بنسخ ميزة المصنف المشترك وإيقاف تشغيلها.
ما يعثر عليه "مركز التحكم بالمستند" ويزيله في مستندات Excel
يسرد هذا الجدول أنواع البيانات المخفية والمعلومات الشخصية التي يمكن فاحص المستند البحث عنها وإزالتها من المصنفات.
: نوصي بشدة باستخدام فاحص المستند على نسخة من المصنف الأصلي، لأنه ليس من الممكن دائما استعادة البيانات التي يزيلها فاحص المستند. لمزيد من التفاصيل، راجع استخدام "مركز التحكم بالمستند".
للعثور على البيانات والمعلومات وإزالتها بسرعة:
-
في مركز التحكم بالمستند، حدد الخيارات أو قم بإلغاء تحديدها (كما هو موضح أدناه) لإزالتها أو حفظها.
-
حدد فحص.
-
راجع نتائج الفحص، وحدد إزالة الكل على أي عناصر لحذفها.للحصول على تحذيرات ومعلومات حول إزالة المعلومات، راجع استخدام "مركز التحكم بالمستند".
-
حدد إعادة تنشيط أو إغلاق.
لا يمكن إزالة كل المعلومات، لمزيد من المعلومات، راجع المعلومات التي يعثر عليها "مركز التحكم بالمستند" ولكن لا يمكن إزالتها.
: إذا أضافت مؤسستك وحدات مفتش مخصصة إلى فاحص المستند ، فقد ترى أنواعا إضافية من المعلومات.
|
لهذه العناصر: |
يبحث فاحص المستند عن ما يلي ويزيله: |
|---|---|
|
التعليقات والتعليقات التوضيحية |
|
|
خصائص المستند والمعلومات الشخصية |
|
|
الرؤوس والتذييلات |
|
|
الصفوف والأعمدة المخفية |
|
|
أوراق العمل المخفية |
أوراق العمل المخفية : إذا احتوت أوراق العمل المخفية في المصنف على بيانات، فقد تغيّر نتائج العمليات الحسابية أو الصيغ في المصنف في حال إزالتها. إذا لم تكن تعرف المعلومات التي تحتوي عليها أوراق العمل المخفية، فأغلق فاحص المستند وأظهار أوراق العمل المخفية ثم راجع محتوياتها. |
|
بيانات XML المخصصة |
بيانات XML المخصصة التي قد تكون مخزّنة داخل مصنف |
|
المحتوى غير المرئي |
الكائنات غير المرئية لأنه تم تنسيقها لتصبح غير مرئية : لا يكتشف فاحص المستند العناصر التي تغطيها كائنات أخرى. |
البحث عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية وإزالتها
يساعدكفاحص المستند في العثور على البيانات المخفية والمعلومات الشخصية وإزالتها في مصنفات Excel.
: نوصي بشدة باستخدام فاحص المستند على نسخة من المصنف الأصلي، لأنه ليس من الممكن دائما استعادة البيانات التي يزيلها فاحص المستند.
-
افتح المصنف الذي تريد فحصه بحثاً عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية.
-
في علامة التبويب ملف، حدد حفظ باسم، واكتب اسما مختلفا في المربع اسم الملف لحفظ نسخة من المصنف الأصلي.
-
في نسخة المصنف الأصلي، في علامة التبويب ملف، حدد معلومات.
-
حدد التحقق من وجود مشاكل، ثم اختر فحص المستند.
-
في المربع مركز التحكم بالمستند ، حدد مربعات أنواع المحتويات المخفية التي تريد فحصها. لمزيد من المعلومات حول المفتشين الفرديين، راجع ما يعثر عليه "مركز التحكم بالمستند" ويزيله في مستندات Excel.
-
حدد فحص.
-
راجع نتائج الفحص في مربع "مركز التحكم بالمستند ".
-
حدد إزالة الكل بجوار نتائج الفحص الخاصة وأنواع المحتوى المخفية التي تريد إزالتها من المستند.
:
-
إذا قمت بإزالة محتوى مخفي من المصنف، فقد لا تتمكن من استعادته عن طريق تحديد تراجع.
-
إذا قمت بإزالة الصفوف أو الأعمدة أو أوراق العمل المخفية التي تحتوي على بيانات، فقد تغيّر نتائج العمليات الحسابية أو الصيغ في المصنف. إذا لم تكن تعرف المعلومات التي تحتوي عليها الصفوف أو الأعمدة أو أوراق العمل المخفية، فأغلق فاحص المستند ، وأظهار الصفوف أو الأعمدة أو أوراق العمل المخفية، ثم راجع محتوياتها.
-
لا يمكن استخدام مراكز تحكم التعليقات والتعليقات التوضيحية وخصائص المستند والمعلومات الشخصية والرؤوس والتذييلات في مصنف تم حفظه كمصنف مشترك (مراجعة > مشاركة في المصنف). ويعود سبب ذلك إلى استخدام المصنفات المشتركة للمعلومات الشخصية لتمكين أشخاص مختلفين من التعاون في العمل على المصنف نفسه. لإزالة هذه المعلومات من مصنف مشترك، يمكنك نسخ المصنف ثم إلغاء مشاركته. لإلغاء مشاركة مصنف، في علامة التبويب مراجعة، حدد مشاركة المصنف وقم بإلغاء تحديد السماح بالتغييرات من قبل أكثر من مستخدم واحد في الوقت نفسه.
-
إذا كنت تريد إزالة البيانات المخفية والمعلومات الشخصية من جداول البيانات التي تحفظها بتنسيق OpenDocument Spreadsheet (.ods)، فستحتاج إلى تشغيل فاحص المستند في كل مرة تحفظ فيها جدول البيانات بهذا التنسيق.
-
أنواع البيانات المخفية والمعلومات الشخصية في Excel
هذه بعض العناصر التي يمكن أن تكون مصدر البيانات المخفية والمعلومات الشخصية في مصنفاتك Excel:
-
التعليقات والتعليقات التوضيحية بالحبر قد يحتوي المصنف على عناصر مثل التعليقات أو التعليقات التوضيحية بالحبر إذا تعاونت مع أشخاص آخرين لإنشاء المصنف. يمكن أن تسمح هذه المعلومات للأشخاص الآخرين برؤية أسماء الأشخاص الذين عملوا على المصنف والتعليقات من المراجعين والتغييرات التي تم إجراؤها على المصنف.
-
خصائص المستند والمعلومات الشخصية تتضمن بيانات التعريف أو خصائص المستند في Excel ، تماما كما هو الحال في تطبيقات Microsoft 365 الأخرى، تفاصيل مثل الكاتب والموضوع والعنوان. يحتفظMicrosoft 365 تلقائيا باسم الشخص الذي قام بحفظ مصنف مؤخرا وتاريخ إنشاء مستند وموقع المستند. قد تكون هناك أنواع إضافية من معلومات التعريف الشخصية (PII)، مثل عناوين البريد الإلكتروني ومعلومات الإرسال للمراجعة وقسائم التوجيه وخصائص الطابعة (على سبيل المثال، مسار الطابعة ورمز مرور الطباعة الآمن)، ومعلومات مسار الملف لنشر صفحات ويب.
-
الرؤوس والتذييلات يمكن أن تحتوي المصنفات على معلومات في الرؤوس والتذييلات.
-
الصفوف والأعمدة وأوراق العمل المخفية يمكن أن تتضمن المصنفات صفوفاً وأعمدة وأوراق عمل بأكملها مخفية. إذا قمت بتوزيع نسخة من مصنف يحتوي على صفوف أو أعمدة أو أوراق عمل مخفية، فقد يقوم الأشخاص الآخرون بإظهار هذه الصفوف أو الأعمدة أو أوراق العمل لعرض البيانات التي تحتويها.
-
خصائص خادم المستندات قد تحتوي المصنفات المحفوظة في موقع على خادم إدارة المستندات، مثل موقع مساحة عمل المستند أو مكتبة تستند إلى Windows SharePoint Services ، على خصائص مستند إضافية أو معلومات متعلقة بموقع الخادم.
-
بيانات XML المخصصة يمكن أن تحتوي المصنفات على بيانات XML مخصصة غير مرئية في المستند نفسه. يمكن فاحص المستند العثور على بيانات XML هذه وإزالتها.
-
المحتوى غير المرئي يمكن أن تحتوي المصنفات على كائنات غير مرئية لأنه تم تنسيقها كغير مرئية.
-
الارتباطات الخارجية يمكن أن تحتوي المصنفات على ارتباطات إلى بيانات في مصنفات أخرى (ارتباطات خارجية). ثم يتم حفظ أسماء أوراق العمل التي تحتوي على تلك البيانات مع المصنفات ولكن قد لا تكون مرئية.
-
الملفات أو الكائنات المضمّنة يمكن أن تحتوي المصنفات على ملفات مضمنة (مثل Microsoft 365 أو مستند نصي) أو كائنات مضمنة (مثل مخطط أو معادلة) قد تحتوي على بيانات غير مرئية.
-
وحدات الماكرو للتعليمات البرمجية لـ VBA يمكن أن تحتوي المصنفات على وحدات ماكرو أو وحدات VBA أو عناصر تحكم COM أو ActiveX أو نماذج المستخدم أو وظائف User-Defined (UDFs) التي قد تحتوي على بيانات مخفية.
-
العناصر التي قد تحتوي على بيانات مخزنة مؤقتا يمكن أن تحتوي المصنفات على بيانات مخزنة مؤقتا لصيغ PivotTables وPivotCharts ومقسمات طرق العرض والمخططات الزمنية والمكعبات التي قد لا تكون مرئية.
-
استطلاعات Excel يمكن أن تكون المصنفات مخفية Excel أسئلة الاستطلاع التي تم إدخالها في Excel للويب وحفظها مع المصنف، ولكنها غير مرئية هناك.
-
سيناريوهات "إدارة السيناريو" يمكن أن تحتوي المصنفات على سيناريوهات تم تعريفها باستخدام Scenario Manager. قد تحتوي هذه السيناريوهات على بيانات مخزنة مؤقتا أو مخفية.
-
عوامل التصفية يمكن أن تحتوي المصنفات على عوامل تصفية تلقائية نشطة أو عوامل تصفية جدول قد تتسبب في حفظ البيانات المخزنة مؤقتا أو المخفية مع المصنف.
-
الأسماء المخفية يمكن أن تحتوي المصنفات على أسماء مخفية قد تكون مصدر البيانات المخفية.
المعلومات التي بإمكان "مركز التحكم بالمستند" البحث عنها ولكن تتعذر إزالتها
يكتشف فاحص المستند العناصر التالية التي قد تحتوي على بيانات غير مرئية في المصنف. يتعذر إزالة هذه العناصر لأنها قد تؤدي إلى عدم عمل المصنف بشكل صحيح. ويمكنك التحقق من كل عنصر تم إيجاده وتحديد ما إذا كنت تريد إزاله يدوياً أو استبداله بعنصر لا يحتوي على بيانات مخفية، مثل صورة ثابتة.
|
لهذه العناصر: |
يعثر فاحص المستند على: |
|---|---|
|
الارتباطات الخارجية |
ارتباطات إلى البيانات في مصنفات أخرى. تُحفظ أسماء أوراق العمل التي تحتوي على البيانات مع المصنف لكنها غير مرئية هناك. وتتضمن الارتباطات الخارجية مراجع خارجية تُستخدم في:
|
|
الملفات أو الكائنات المضمّنة |
الملفات المضمنة (مثل Microsoft 365 أو مستند نصي) أو كائنات مضمنة (مثل مخطط أو معادلة) قد تحتوي على بيانات غير مرئية في المصنف. إليك أمثلة على بعض أنواع الكائنات:
|
|
وحدات الماكرو للتعليمات البرمجية لـ VBA |
عناصر وحدات الماكرو أو VBA التي قد تحتوي على بيانات مخفية في المصنف. ويتضمن ذلك:
|
|
ميزات المعلومات المهنية مع البيانات المخزنة مؤقتاً |
ميزات المعلومات المهنية التي قد تحتوي على بيانات مخزنة مؤقتاً محفوظة مع المصنف، وربما تحتوي على بيانات غير مرئية. يتحقق فاحص المستند من العناصر التالية التي قد تحتوي على ذاكرة التخزين المؤقت لصيغة PivotCache أو SlicerCache أو Cube:
|
|
استطلاعات Excel |
Excel أسئلة الاستطلاع التي تم إنشاؤها في Excel للويب وحفظها مع المصنف دون أن تكون مرئية هناك. |
|
سيناريوهات "إدارة السيناريو" |
السيناريوهات المعرّفة بواسطة "إدارة السيناريو" وقد تسبب بحفظ البيانات المخزنة مؤقتاً أو المخفية مع المصنف. |
|
عوامل التصفية |
عوامل التصفية التي يمكن أن تكون سبب البيانات المخزنة مؤقتاً أو المخفية في المصنف. يتحقق فاحص المستند من عوامل تصفية تلقائية وعوامل تصفية الجدول التي يتم تطبيقها على بياناتك. |
|
الأسماء المخفية |
الأسماء المخفية التي قد تخزّن بيانات مخفية في المصنف. |
يمكنك العثور على المعلومات المخفية وإزالتها في العروض التقديمية PowerPoint باستخدام فاحص المستند.
: إذا كنت تبحث فقط عن الطباعة بدون تعليقات، في علامة التبويب ملف، حدد طباعة، واختر طباعة كل الصفحات، وقم بإلغاء تحديد علامات الطباعة.
المعلومات التي بإمكان "مركز التحكم بالمستند" البحث عنها وإزالتها
يسرد هذا الجدول أنواع البيانات المخفية والمعلومات الشخصية التي يمكن فاحص المستند العثور عليها وإزالتها من عروض PowerPoint التقديمية.
: نوصي بشدة باستخدام فاحص المستند على نسخة من العرض التقديمي الأصلي، لأنه ليس من الممكن دائما استعادة البيانات التي يزيلها فاحص المستند. لمزيد من التفاصيل، راجع استخدام "مركز التحكم بالمستند".
للعثور على البيانات والمعلومات وإزالتها بسرعة:
-
في مركز التحكم بالمستند، حدد الخيارات أو قم بإلغاء تحديدها (كما هو موضح أدناه) لإزالتها أو حفظها.
-
حدد فحص.
-
راجع نتائج الفحص، وحدد إزالة الكل على أي عناصر لحذفها.للحصول على تحذيرات ومعلومات حول إزالة المعلومات، راجع استخدام "مركز التحكم بالمستند".
-
حدد إعادة تنشيط أو إغلاق.
لا يمكن إزالة جميع البيانات والمعلومات المخفية باستخدام فاحص المستند. لمزيد من المعلومات، راجع المعلومات التي يعثر عليها "مركز التحكم بالمستند" ولكن لا يمكن إزالتها.
إذا قامت مؤسستك بتخصيص فاحص المستند عن طريق إضافة وحدات Inspector النمطية، فقد تتمكن من التحقق من العروض التقديمية للحصول على أنواع إضافية من المعلومات.
|
اسم مركز التحكم |
يبحث ويزيل |
|---|---|
|
التعليقات والتعليقات التوضيحية |
|
|
خصائص المستند والمعلومات الشخصية |
|
|
بيانات تتبع المراجعة |
بيانات حول من قام بتحرير الملف ومتى تم تحريره. تتوفر هذه الميزة فقط لمشتركي Microsoft 365 المنضمين إلى برنامج Office Insider. إذا كنت مشتركاً في Microsoft 365, فتأكد من أن لديك الإصدار الأخير من Office. |
|
محتوى غير مرئي على الشريحة |
العناصر غير المرئية لأنها منسقة على أنها غير مرئية لا يكتشف هذا المفتش العناصر التي تغطيها كائنات أخرى. |
|
محتوى Off-Slide |
|
|
ملاحظات العرض التقديمي |
النص الذي تمت إضافته إلى قسم الملاحظات في عرض تقديمي يتعذر على فاحص المستند إزالة الصور التي تمت إضافتها إلى قسم الملاحظات في العرض التقديمي. |
|
بيانات XML المخصصة |
بيانات XML المخصصة التي قد يتم تخزينها داخل عرض تقديمي |
البحث عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية وإزالتها
: نوصي بشدة باستخدام فاحص المستند على نسخة من العرض التقديمي الأصلي، لأنه ليس من الممكن دائما استعادة البيانات التي يزيلها فاحص المستند.
-
افتح العرض التقديمي PowerPoint الذي تريد فحصه بحثا عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية.
-
في علامة التبويب ملف ، حدد حفظ باسم، ثم اكتب اسما في المربع اسم الملف لحفظ نسخة من العرض التقديمي الأصلي.
-
في نسخة العرض التقديمي الأصلي، في علامة التبويب ملف ، حدد معلومات.
-
حدد التحقق من وجود مشاكل، واختر فحص المستند.
-
حدد خانات الاختيار الموجودة في مربع الحوار مركز التحكم بالمستند لاختيار أنواع المحتوى المخفي التي تريد فحصها. لمزيد من المعلومات حول المفتشين الفرديين، راجع إزالة البيانات المخفية والمعلومات الشخصية عن طريق فحص المستندات أو العروض التقديمية أو المصنفات.
-
حدد فحص.
-
راجع نتائج الفحص في مربع الحوار مركز التحكم بالمستند.
-
حدد إزالة الكل بجوار نتائج الفحص الخاصة بأنواع المحتويات المخفية التي تريد إزالتها من المستند.
-
إذا قمت بإزالة محتوى مخفي من العرض التقديمي، فقد لا تتمكن من استعادته عن طريق تحديد تراجع.
-
إذا كنت تريد إزالة البيانات المخفية والمعلومات الشخصية من العروض التقديمية التي تحفظها بتنسيق OpenDocument Presentation (.odp)، فيجب تشغيل فاحص المستند في كل مرة تحفظ فيها العرض التقديمي بهذا التنسيق.
-
أنواع البيانات المخفية والمعلومات الشخصية
يمكنPowerPoint العرض التقديمي حفظ عدة أنواع من البيانات المخفية والمعلومات الشخصية. على الرغم من أن هذه المعلومات قد لا تكون مرئية على الفور، فلا يزال من الممكن استردادها من العرض التقديمي.
يمكن أن تتضمن المعلومات المخفية البيانات التي PowerPoint إضافتها للسماح لك بالتعاون في إنشاء العرض التقديمي مع أشخاص آخرين. كما يمكنها أن تتضمن معلومات تقوم بتعيينها بشكل متعمد كمعلومات مخفية.
يمكن أن تحتوي العروض التقديميةPowerPoint على الأنواع التالية من البيانات المخفية والمعلومات الشخصية:
-
التعليقات والتعليقات التوضيحية بالحبر إذا تعاونت مع أشخاص آخرين لإنشاء عرضك التقديمي، فقد يحتوي العرض التقديمي على عناصر مثل التعليقات أو التعليقات التوضيحية بالحبر. يمكن أن تسمح هذه المعلومات للأشخاص الآخرين برؤية التغييرات التي تم إجراؤها وأسماء الأشخاص الذين عملوا على العرض التقديمي، بالإضافة إلى تعليقات المراجعين.
-
بيانات تتبع المراجعة عند التعاون في العمل على مستند مشترك مخزن في السحابة، PowerPoint 2016 ل Microsoft 365 بتخزين بيانات حول من أجرى تغييرات على المستند ومتى تم إجراء التغييرات.
-
خصائص المستند والمعلومات الشخصية تتضمن خصائص المستند، المعروفة أيضا باسم بيانات تعريف ، تفاصيل حول العرض التقديمي مثل الكاتب والموضوع والعنوان. تتضمن خصائص المستند أيضا معلومات يتم الاحتفاظ بها تلقائيا بواسطة برامج Microsoft 365 ، مثل اسم الشخص الذي قام مؤخرا بحفظ مستند وتاريخ إنشاء مستند. إذا استخدمت ميزات معينة، فقد يحتوي المستند أيضا على أنواع إضافية من معلومات التعريف الشخصية (PII)، مثل عناوين البريد الإلكتروني ومعلومات الإرسال للمراجعة وقسائم التوجيه ومعلومات مسار الملف لنشر صفحات ويب.
-
محتوى غير مرئي على الشريحة قد يحتوي العرض التقديمي على عناصر غير مرئية لأنها منسقة على أنها غير مرئية.
-
محتوى خارج الشريحة يمكن أن تحتوي العروض التقديميةPowerPoint على عناصر غير مرئية على الفور لأنه تم سحبها خارج الشريحة إلى منطقة خارج الشريحة. يمكن أن يتضمن هذا المحتوى خارج الشريحة مربعات نص وقصاصات فنية ورسومات وجداول.
-
ملاحظات العرض التقديمي يمكن أن يحتوي قسم الملاحظات في عرض تقديمي PowerPoint على نص قد لا ترغب في مشاركته بشكل عام، خاصة إذا تمت كتابة الملاحظات فقط لاستخدام الشخص الذي يقدم العرض التقديمي.
-
خصائص خادم المستندات إذا تم حفظ العرض التقديمي في موقع على خادم إدارة المستندات، مثل موقع مساحة عمل المستند أو مكتبة استنادا إلى Windows SharePoint Services ، فقد يحتوي العرض التقديمي على خصائص مستند إضافية أو معلومات متعلقة بموقع الخادم هذا.
-
بيانات XML المخصصة يمكن أن تحتوي العروض التقديمية على بيانات XML مخصصة غير مرئية في المستند نفسه. يمكن فاحص المستند العثور على بيانات XML هذه وإزالتها.
المعلومات التي بإمكان "مركز التحكم بالمستند" البحث عنها ولكن تتعذر إزالتها
يكتشف فاحص المستند العناصر التالية التي قد تحتوي على بيانات غير مرئية في العرض التقديمي. يتعذر علىفاحص المستند إزالة هذه العناصر نيابة عنك لأنه قد يتسبب في عدم عمل العرض التقديمي بشكل صحيح. ويمكنك التحقق من كل عنصر تم إيجاده وتحديد ما إذا كنت تريد إزاله يدوياً أو استبداله بعنصر لا يحتوي على بيانات مخفية، مثل صورة ثابتة.
|
لهذه العناصر: |
يعثر فاحص المستند على: |
|---|---|
|
الملفات أو الكائنات المضمّنة |
الملفات المضمنة (مثل Microsoft 365 أو مستند نصي) أو كائنات مضمنة (مثل مخطط أو معادلة) قد تحتوي على بيانات غير مرئية في المصنف. إليك أمثلة على بعض أنواع الكائنات:
|
|
وحدات الماكرو أو التعليمات البرمجية ل VBA |
عناصر الماكرو أو VBA التي قد تحتوي على بيانات مخفية في العروض التقديمية. يشمل ذلك:
|
مركز التحكم بالمستند والبيانات الشخصية
توضح بيانات تتبع المراجعة، المقدمة في PowerPoint 2016 الإصدار 8403 لمشتركي Microsoft 365 Insider، تقييدا فاحص المستند. على سبيل المثال، تتعاون كيلي و ليندا في العرض التقديمي A في Microsoft 365. تتم إضافة بيانات تتبع المراجعة (أي أسماء المستخدمين وأوقات إجراء عمليات التحرير) إلى العرض التقديمي. إذا قام محمد بفتح العرض التقديمي A لاحقا في إصدار سابق من PowerPoint وتشغيل فاحص المستند على الملف لإزالة البيانات الشخصية، فلن تتمكن فاحص المستند في هذا الإصدار من PowerPoint من الكشف عن بيانات تتبع المراجعة المضافة إلى العرض التقديمي وإزالتها بواسطة الإصدار الأحدث Microsoft 365 من PowerPoint المستخدمة من قبل كيلي و ليندا. لا يمكن محمد إزالة بيانات تتبع المراجعة دون الترقية إلى الإصدار الحالي من PowerPoint ثم تشغيل فاحص المستند
في Visio ، يمكنك إزالة المعلومات المخفية والشخصية قبل مشاركة نسخة من مستند Visio مع الآخرين.
: نوصي بشدة بإزالة المعلومات الشخصية والمخفية على نسخة من المستند الأصلي، لأنه ليس من الممكن دائما استعادة البيانات التي تمت إزالتها.
يمكن إزالة المعلومات الشخصية والمخفية من مناطق الميزات التالية في Visio:
-
التعليقات المدرجة على صفحات المستند
-
خصائص الملف (الكاتبوالمديروالشركة)
-
أسماء المراجعين والأحرف الأولى والعلامات
-
مسارات ملف الاستنسل
-
مسار ملف القالب واسمه
: إذا كان المستند متوفرا لأشخاص آخرين على خادم مشترك، كلما قام شخص ما بفتح المستند، يتم عرض معلومات حول اسم المستخدم الذي قام بفتح الملف واسم الكمبيوتر الذي تم تخزين الملف عليه. للمساعدة في حماية هذه المعلومات، تأكد من أنه لا يمكن الوصول إلى أي مستندات مشتركة إلا من قبل المستخدمين الموثوق بهم.
يمكنك العثور على المعلومات المخفية وإزالتها في العروض التقديمية Visio باتباع هذه الخطوات.
-
في علامة التبويب ملف، حدد معلومات.
-
حدد التحقق من وجود مشاكل، واختر إزالة المعلومات الشخصية.
-
في علامة التبويب معلومات شخصية ، حدد إزالة هذه العناصر من المستند.
: حدد خانة الاختيار تحذيري إذا حاولت إعادة إدراج هذه المعلومات إذا كنت تريد رؤية تحذير كلما حاولت إعادة إدراج المعلومات الشخصية.
-
لإزالة البيانات الحساسة المحتملة من مصادر البيانات الخارجية، حدد إزالة البيانات من المصادر الخارجية المخزنة في المستند.
: لا يؤدي تحديد خانة الاختيار هذه إلى إزالة البيانات التي تم ربطها بشكل. يزيل مصدر البيانات من الرسم التخطيطي، ولكن إذا كانت أي بيانات من مصدر البيانات موجودة في الرسم التخطيطي، فستحتاج إلى إزالته يدويا.
