إزالة البيانات المخفية والمعلومات الشخصية عن طريق فحص المستندات أو العروض التقديمية أو المصنفات

ما يعثر عليه "مركز التحكم بالمستند" ويزيله في مستندات Excel

يسرد هذا الجدول أنواع البيانات المخفية والمعلومات الشخصية التي يمكن فاحص المستند البحث عنها وإزالتها من المصنفات.

للعثور على البيانات والمعلومات وإزالتها بسرعة:

1. في مركز التحكم بالمستند، حدد الخيارات أو قم بإلغاء تحديدها (كما هو موضح أدناه) لإزالتها أو حفظها.

2. حدد فحص.

3. راجع نتائج الفحص، وحدد إزالة الكل على أي عناصر لحذفها.
   للحصول على تحذيرات ومعلومات حول إزالة المعلومات، راجع استخدام "مركز التحكم بالمستند".

4. حدد إعادة تنشيط أو إغلاق.

لا يمكن إزالة كل المعلومات، لمزيد من المعلومات، راجع المعلومات التي يعثر عليها "مركز التحكم بالمستند" ولكن لا يمكن إزالتها.

البحث عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية وإزالتها

يساعدكفاحص المستند في العثور على البيانات المخفية والمعلومات الشخصية وإزالتها في مصنفات Excel.

1. افتح المصنف الذي تريد فحصه بحثاً عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية.

2. في علامة التبويب ملف، حدد حفظ باسم، واكتب اسما مختلفا في المربع اسم الملف لحفظ نسخة من المصنف الأصلي.

3. في نسخة المصنف الأصلي، في علامة التبويب ملف، حدد معلومات.

4. حدد التحقق من وجود مشاكل، ثم اختر فحص المستند.

5. في المربع مركز التحكم بالمستند ، حدد مربعات أنواع المحتويات المخفية التي تريد فحصها. لمزيد من المعلومات حول المفتشين الفرديين، راجع ما يعثر عليه "مركز التحكم بالمستند" ويزيله في مستندات Excel.

6. حدد فحص.

7. راجع نتائج الفحص في مربع "مركز التحكم بالمستند ".

8. حدد إزالة الكل بجوار نتائج الفحص الخاصة وأنواع المحتوى المخفية التي تريد إزالتها من المستند.

   هام: 

   • إذا قمت بإزالة محتوى مخفي من المصنف، فقد لا تتمكن من استعادته عن طريق تحديد تراجع.

   • إذا قمت بإزالة الصفوف أو الأعمدة أو أوراق العمل المخفية التي تحتوي على بيانات، فقد تغيّر نتائج العمليات الحسابية أو الصيغ في المصنف. إذا لم تكن تعرف المعلومات التي تحتوي عليها الصفوف أو الأعمدة أو أوراق العمل المخفية، فأغلق فاحص المستند ، وأظهار الصفوف أو الأعمدة أو أوراق العمل المخفية، ثم راجع محتوياتها.

   • لا يمكن استخدام مراكز تحكم التعليقات والتعليقات التوضيحية وخصائص المستند والمعلومات الشخصية والرؤوس والتذييلات في مصنف تم حفظه كمصنف مشترك (مراجعة > مشاركة في المصنف). ويعود سبب ذلك إلى استخدام المصنفات المشتركة للمعلومات الشخصية لتمكين أشخاص مختلفين من التعاون في العمل على المصنف نفسه. لإزالة هذه المعلومات من مصنف مشترك، يمكنك نسخ المصنف ثم إلغاء مشاركته. لإلغاء مشاركة مصنف، في علامة التبويب مراجعة، حدد مشاركة المصنف وقم بإلغاء تحديد السماح بالتغييرات من قبل أكثر من مستخدم واحد في الوقت نفسه.

   • إذا كنت تريد إزالة البيانات المخفية والمعلومات الشخصية من جداول البيانات التي تحفظها بتنسيق OpenDocument Spreadsheet (.ods)، فستحتاج إلى تشغيل فاحص المستند في كل مرة تحفظ فيها جدول البيانات بهذا التنسيق.

أنواع البيانات المخفية والمعلومات الشخصية في Excel

هذه بعض العناصر التي يمكن أن تكون مصدر البيانات المخفية والمعلومات الشخصية في مصنفاتك Excel:

• التعليقات والتعليقات التوضيحية بالحبر     قد يحتوي المصنف على عناصر مثل التعليقات أو التعليقات التوضيحية بالحبر إذا تعاونت مع أشخاص آخرين لإنشاء المصنف. يمكن أن تسمح هذه المعلومات للأشخاص الآخرين برؤية أسماء الأشخاص الذين عملوا على المصنف والتعليقات من المراجعين والتغييرات التي تم إجراؤها على المصنف.

• خصائص المستند والمعلومات الشخصية     تتضمن بيانات التعريف أو خصائص المستند في Excel ، تماما كما هو الحال في تطبيقات Microsoft 365 الأخرى، تفاصيل مثل الكاتب والموضوع والعنوان. يحتفظMicrosoft 365 تلقائيا باسم الشخص الذي قام بحفظ مصنف مؤخرا وتاريخ إنشاء مستند وموقع المستند (Excel 2013 أو الإصدارات الأحدث). قد تكون هناك أنواع إضافية من معلومات التعريف الشخصية (PII)، مثل عناوين البريد الإلكتروني ومعلومات الإرسال للمراجعة وقسائم التوجيه وخصائص الطابعة (على سبيل المثال، مسار الطابعة ورمز مرور الطباعة الآمن)، ومعلومات مسار الملف لنشر صفحات ويب.

• الرؤوس والتذييلات     يمكن أن تحتوي المصنفات على معلومات في الرؤوس والتذييلات.

• الصفوف والأعمدة وأوراق العمل المخفية    يمكن أن تتضمن المصنفات صفوفاً وأعمدة وأوراق عمل بأكملها مخفية. إذا قمت بتوزيع نسخة من مصنف يحتوي على صفوف أو أعمدة أو أوراق عمل مخفية، فقد يقوم الأشخاص الآخرون بإظهار هذه الصفوف أو الأعمدة أو أوراق العمل لعرض البيانات التي تحتويها.

• خصائص خادم المستندات     قد تحتوي المصنفات المحفوظة في موقع على خادم إدارة المستندات، مثل موقع مساحة عمل المستند أو مكتبة تستند إلى Windows SharePoint Services ، على خصائص مستند إضافية أو معلومات متعلقة بموقع الخادم.

• بيانات XML المخصصة     يمكن أن تحتوي المصنفات على بيانات XML مخصصة غير مرئية في المستند نفسه. يمكن فاحص المستند العثور على بيانات XML هذه وإزالتها.

• المحتوى غير المرئي     يمكن أن تحتوي المصنفات على كائنات غير مرئية لأنه تم تنسيقها كغير مرئية.

• الارتباطات الخارجية    يمكن أن تحتوي المصنفات على ارتباطات إلى بيانات في مصنفات أخرى (ارتباطات خارجية). ثم يتم حفظ أسماء أوراق العمل التي تحتوي على تلك البيانات مع المصنفات ولكن قد لا تكون مرئية.

• الملفات أو الكائنات المضمّنة    يمكن أن تحتوي المصنفات على ملفات مضمنة (مثل Microsoft 365 أو مستند نصي) أو كائنات مضمنة (مثل مخطط أو معادلة) قد تحتوي على بيانات غير مرئية.

• وحدات الماكرو للتعليمات البرمجية لـ VBA    يمكن أن تحتوي المصنفات على وحدات ماكرو أو وحدات VBA أو عناصر تحكم COM أو ActiveX أو Forms المستخدم أو وظائف User-Defined (UDFs) التي قد تحتوي على بيانات مخفية.

• العناصر التي قد تحتوي على بيانات مخزنة مؤقتا    يمكن أن تحتوي المصنفات على بيانات مخزنة مؤقتا لصيغ PivotTables وPivotCharts ومقسمات طرق العرض والمخططات الزمنية والمكعبات التي قد لا تكون مرئية.

• استطلاعات Excel    يمكن أن تكون المصنفات مخفية Excel أسئلة الاستطلاع التي تم إدخالها في Excel للويب وحفظها مع المصنف، ولكنها غير مرئية هناك.

• سيناريوهات "إدارة السيناريو"    يمكن أن تحتوي المصنفات على سيناريوهات تم تعريفها باستخدام Scenario Manager. قد تحتوي هذه السيناريوهات على بيانات مخزنة مؤقتا أو مخفية.

• عوامل التصفية    يمكن أن تحتوي المصنفات على عوامل تصفية تلقائية نشطة أو عوامل تصفية جدول قد تتسبب في حفظ البيانات المخزنة مؤقتا أو المخفية مع المصنف.

• الأسماء المخفية    يمكن أن تحتوي المصنفات على أسماء مخفية قد تكون مصدر البيانات المخفية.

المعلومات التي بإمكان "مركز التحكم بالمستند" البحث عنها ولكن تتعذر إزالتها

يكتشف فاحص المستند العناصر التالية التي قد تحتوي على بيانات غير مرئية في المصنف. يتعذر إزالة هذه العناصر لأنها قد تؤدي إلى عدم عمل المصنف بشكل صحيح. ويمكنك التحقق من كل عنصر تم إيجاده وتحديد ما إذا كنت تريد إزاله يدوياً أو استبداله بعنصر لا يحتوي على بيانات مخفية، مثل صورة ثابتة.

المعلومات التي بإمكان "مركز التحكم بالمستند" البحث عنها وإزالتها

يسرد هذا الجدول أنواع البيانات المخفية والمعلومات الشخصية التي يمكن فاحص المستند العثور عليها وإزالتها من عروض PowerPoint التقديمية.

للعثور على البيانات والمعلومات وإزالتها بسرعة:

1. في مركز التحكم بالمستند، حدد الخيارات أو قم بإلغاء تحديدها (كما هو موضح أدناه) لإزالتها أو حفظها.

2. حدد فحص.

3. راجع نتائج الفحص، وحدد إزالة الكل على أي عناصر لحذفها.
   للحصول على تحذيرات ومعلومات حول إزالة المعلومات، راجع استخدام "مركز التحكم بالمستند".

4. حدد إعادة تنشيط أو إغلاق.

لا يمكن إزالة جميع البيانات والمعلومات المخفية باستخدام فاحص المستند. لمزيد من المعلومات، راجع المعلومات التي يعثر عليها "مركز التحكم بالمستند" ولكن لا يمكن إزالتها.

إذا قامت مؤسستك بتخصيص فاحص المستند عن طريق إضافة وحدات Inspector النمطية، فقد تتمكن من التحقق من العروض التقديمية للحصول على أنواع إضافية من المعلومات.

البحث عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية وإزالتها

1. افتح العرض التقديمي PowerPoint الذي تريد فحصه بحثا عن البيانات المخفية والمعلومات الشخصية.

2. في علامة التبويب ملف ، حدد حفظ باسم، ثم اكتب اسما في المربع اسم الملف لحفظ نسخة من العرض التقديمي الأصلي.

3. في نسخة العرض التقديمي الأصلي، في علامة التبويب ملف ، حدد معلومات.

4. حدد التحقق من وجود مشاكل، واختر فحص المستند.

5. حدد خانات الاختيار الموجودة في مربع الحوار مركز التحكم بالمستند لاختيار أنواع المحتوى المخفي التي تريد فحصها. لمزيد من المعلومات حول المفتشين الفرديين، راجع إزالة البيانات المخفية والمعلومات الشخصية عن طريق فحص المستندات أو العروض التقديمية أو المصنفات.

6. حدد فحص.

7. راجع نتائج الفحص في مربع الحوار مركز التحكم بالمستند.

8. حدد إزالة الكل بجوار نتائج الفحص الخاصة بأنواع المحتويات المخفية التي تريد إزالتها من المستند.

   • إذا قمت بإزالة محتوى مخفي من العرض التقديمي، فقد لا تتمكن من استعادته عن طريق تحديد تراجع.

   • إذا كنت تريد إزالة البيانات المخفية والمعلومات الشخصية من العروض التقديمية التي تحفظها بتنسيق OpenDocument Presentation (.odp)، فيجب تشغيل فاحص المستند في كل مرة تحفظ فيها العرض التقديمي بهذا التنسيق.

أنواع البيانات المخفية والمعلومات الشخصية

يمكنPowerPoint العرض التقديمي حفظ عدة أنواع من البيانات المخفية والمعلومات الشخصية. على الرغم من أن هذه المعلومات قد لا تكون مرئية على الفور، فلا يزال من الممكن استردادها من العرض التقديمي.

يمكن أن تتضمن المعلومات المخفية البيانات التي PowerPoint إضافتها للسماح لك بالتعاون في إنشاء العرض التقديمي مع أشخاص آخرين. كما يمكنها أن تتضمن معلومات تقوم بتعيينها بشكل متعمد كمعلومات مخفية.

يمكن أن تحتوي العروض التقديميةPowerPoint على الأنواع التالية من البيانات المخفية والمعلومات الشخصية:

• التعليقات والتعليقات التوضيحية بالحبر    إذا تعاونت مع أشخاص آخرين لإنشاء عرضك التقديمي، فقد يحتوي العرض التقديمي على عناصر مثل التعليقات أو التعليقات التوضيحية بالحبر. يمكن أن تسمح هذه المعلومات للأشخاص الآخرين برؤية التغييرات التي تم إجراؤها وأسماء الأشخاص الذين عملوا على العرض التقديمي، بالإضافة إلى تعليقات المراجعين.

• بيانات تتبع المراجعة   عند التعاون في العمل على مستند مشترك مخزن في السحابة، PowerPoint 2016 ل Microsoft 365 بتخزين بيانات حول من أجرى تغييرات على المستند ومتى تم إجراء التغييرات.

• خصائص المستند والمعلومات الشخصية     تتضمن خصائص المستند، المعروفة أيضا باسم بيانات تعريف ، تفاصيل حول العرض التقديمي مثل الكاتب والموضوع والعنوان. تتضمن خصائص المستند أيضا معلومات يتم الاحتفاظ بها تلقائيا بواسطة برامج Microsoft 365 ، مثل اسم الشخص الذي قام مؤخرا بحفظ مستند وتاريخ إنشاء مستند. إذا استخدمت ميزات معينة، فقد يحتوي المستند أيضا على أنواع إضافية من معلومات التعريف الشخصية (PII)، مثل عناوين البريد الإلكتروني ومعلومات الإرسال للمراجعة وقسائم التوجيه ومعلومات مسار الملف لنشر صفحات ويب.

• محتوى غير مرئي على الشريحة     قد يحتوي العرض التقديمي على عناصر غير مرئية لأنها منسقة على أنها غير مرئية.

• محتوى خارج الشريحة     يمكن أن تحتوي العروض التقديميةPowerPoint على عناصر غير مرئية على الفور لأنه تم سحبها خارج الشريحة إلى منطقة خارج الشريحة. يمكن أن يتضمن هذا المحتوى خارج الشريحة مربعات نص وقصاصات فنية ورسومات وجداول.

• ملاحظات العرض التقديمي     يمكن أن يحتوي قسم الملاحظات في عرض تقديمي PowerPoint على نص قد لا ترغب في مشاركته بشكل عام، خاصة إذا تمت كتابة الملاحظات فقط لاستخدام الشخص الذي يقدم العرض التقديمي.

• خصائص خادم المستندات     إذا تم حفظ العرض التقديمي في موقع على خادم إدارة المستندات، مثل موقع مساحة عمل المستند أو مكتبة استنادا إلى Windows SharePoint Services ، فقد يحتوي العرض التقديمي على خصائص مستند إضافية أو معلومات متعلقة بموقع الخادم هذا.

• بيانات XML المخصصة    يمكن أن تحتوي العروض التقديمية على بيانات XML مخصصة غير مرئية في المستند نفسه. يمكن فاحص المستند العثور على بيانات XML هذه وإزالتها.

المعلومات التي بإمكان "مركز التحكم بالمستند" البحث عنها ولكن تتعذر إزالتها

يكتشف فاحص المستند العناصر التالية التي قد تحتوي على بيانات غير مرئية في العرض التقديمي. يتعذر علىفاحص المستند إزالة هذه العناصر نيابة عنك لأنه قد يتسبب في عدم عمل العرض التقديمي بشكل صحيح. ويمكنك التحقق من كل عنصر تم إيجاده وتحديد ما إذا كنت تريد إزاله يدوياً أو استبداله بعنصر لا يحتوي على بيانات مخفية، مثل صورة ثابتة.

مركز التحكم بالمستند والبيانات الشخصية

توضح بيانات تتبع المراجعة، المقدمة في PowerPoint 2016 الإصدار 8403 لمشتركي Microsoft 365 Insider، تقييدا فاحص المستند. على سبيل المثال، تتعاون كيلي و ليندا في العرض التقديمي A في Microsoft 365. تتم إضافة بيانات تتبع المراجعة (أي أسماء المستخدمين وأوقات إجراء عمليات التحرير) إلى العرض التقديمي. إذا فتح محمد العرض التقديمي A في PowerPoint 2013 ثم قام بتشغيل فاحص المستند على الملف لإزالة البيانات الشخصية، فلن تتمكن فاحص المستند في هذا الإصدار من PowerPoint من الكشف عن بيانات تتبع المراجعة المضافة إلى العرض التقديمي وإزالتها بواسطة الإصدار الأحدث Microsoft 365 من PowerPoint المستخدمة من قبل كيلي و ليندا. لا يمكن لمحمد إزالة بيانات تتبع المراجعة دون الترقية إلى الإصدار الحالي من PowerPoint ثم تشغيل فاحص المستند