تعقب تكاليف المشروع

كيف يمكنك معرفة ما إذا كان مشروعك في الميزانية؟ من خلال تعقب التكلفة في Project. استخدم Project لمقارنة تقديرات التكلفة الأصلية والتكاليف الفعلية والتكاليف المتوقعة والاطلاع على التباينات بين التكاليف في أي وقت وعلى أي مستوى من التفاصيل. 

في هذه المقالة

• ما هي عملية تتبع التكلفة؟
• هل يمكنك أن تعطيني مثالا على تتبع التكلفة؟
• أين يمكنني عرض معلومات التكلفة؟

ما هي عملية تتبع التكلفة؟

لتعقب التكاليف على أفضل نحو، يجب أولا إنشاء ميزانية عن طريق إنشاء قيم التكلفة لموارد الموازنة التي تم تعيينها للمهمة الموجزة للمشروع وإدخالها. يمكنك بعد ذلك تحديد الموارد الأخرى وتكاليف المهام التي تريد تعقبها وقياسها مقابل موارد الموازنة. يمكنك إدخال أسعار الدفع والتكاليف الثابتة لكل استخدام للمهام والموارد والتعيينات، إذا لزم الأمر. بعد ذلك، حدد العمل أو المدة المقدرة للمهام وقم بتعيين الموارد للمهام.

فقط عند اكتمال كل هذه الخطوات، يمكن ل Project حساب إجمالي التكاليف المقدرة للمشروع. قد ترغب بعد ذلك في تحسين تقديراتك. عند الانتهاء، يمكنك تصنيف جميع الموارد وتجميعها لمقارنتها بالتكاليف المدرجة في الميزانية. يمكنك أيضا تعيين أساس بالتكاليف المدرجة في الموازنة، واستخدامه للمقارنة مع التكاليف الفعلية مع تقدم مشروعك.

بعد بدء المشروع، يمكنك تحديث تقدم المهمة — مقدار العمل المنجز على المهام أو النسبة المئوية للمهام المكتملة. يحسب Project التكاليف نيابة عنك استنادا إلى تقدم المهمة.

من خلال الجمع بين التكاليف الفعلية للعمل المكتمل والتكاليف المقدرة للعمل المتبقي، يحسب Project التكاليف المجدولة (المتوقعة). والأهم من ذلك، أنه يحسب الفرق بين التكاليف المجدولة والتكاليف الأساسية. يخبرك هذا الاختلاف أو تباين التكلفة بما إذا كان مشروعك في الميزانية.

يمكنك إجراء تتبع بسيط للتكلفة من خلال عرض التكاليف الفعلية والمجدولة (المتوقعة) للمهام والموارد والتعيينات والمشروع.

إذا قمت بإنشاء ميزانية من خلال أساس، يمكنك إجراء تتبع أكثر شمولا من خلال مقارنة التكاليف الفعلية والمجدولة مقابل تكاليف الأساس.

لتحديد ما إذا كنت في الميزانية أم لا، يمكنك عرض تباينات التكلفة بين التكاليف المجدولة والتكاليف الأساسية. على سبيل المثال، إذا تم موازنة مهمة لتكلف 50 دولارا، ولكن المهمة في منتصف الطريق وتكلف بالفعل 35 دولارا، فإن التكلفة المجدولة هي 60 دولارا (التكاليف الفعلية البالغة 35 دولارا حتى الآن، بالإضافة إلى التكاليف المتوقعة البالغة 25 دولارا للعمل المتبقي في المهمة). تباين التكلفة هو 10 دولارات (60 دولارا من التكلفة الفعلية مطروحا منها 50 دولارا من تكلفة الموازنة).

من خلال مراقبة تباينات التكلفة بانتظام، يمكنك اتخاذ خطوات للتأكد من أن مشروعك يبقى قريبا من ميزانيته.

هل يمكنك أن تعطيني مثالا على تتبع التكلفة؟

يمكنك إدخال المهمة المسماة "اختبار البرنامج" في خطة مشروعك وتعيين اختبار عقد للمهمة بمبلغ 40 دولارا في الساعة (افترض أن أجر المختبر هو المساهمة الوحيدة في تكلفة المهمة). يمكنك إدخال مدة 10 أيام (في 8 ساعات في اليوم)، ثم حفظ الأساس.

في نهاية 5 أيام، يمكنك تحديد انتهاء المهمة نصفها، ووضع علامة على المهمة في Project على أنها مكتملة بنسبة 50٪. في طريقة عرض ورقة المهام، يمكنك تطبيق جدول التكلفة والاطلاع على ما يلي:

• في حقل الأساس، يعرض Project تكلفة الأساس للمهمة، 3200 دولار، والتي قام بحسابها بضرب تقدير المدة الأصلية البالغ 10 أيام (أو 80 ساعة) بالمعدل القياسي للمختبر البالغ 40 دولارا في الساعة.
• نظرا لأن المهمة لم تتحمل أي تكاليف غير مخطط لها في الأيام ال 5 الأولى، يعرض الحقل الفعلي بدقة التكلفة الفعلية المتكبدة حتى الآن. في هذه الحالة، يتم حساب العمل الفعلي بواسطة الصيغة العمل الفعلي * Standard Rate = التكلفة الفعلية، أو 40 ساعة * 40 دولارا في الساعة = 1600 دولار. (لا يتم تضمين الوقت الإضافي والتكاليف لكل استخدام والتكاليف الثابتة في هذا المثال، ولكن يمكن تضمينها في تكلفة فعلية.)
• يتم حساب التكلفة المتبقية بواسطة الصيغة العمل المتبقي * Standard Rate = التكلفة المتبقية، أو 40 ساعة * 40 دولارا في الساعة = 1600 دولار.
• في حقل التكلفة الإجمالية، يعرض Project التكلفة المجدولة، والتي يحسبها وفقا للصيغة التكلفة الفعلية + التكلفة المتبقية = التكلفة المجدولة، أو 1600 دولار + 1600 دولار = 3200 دولار. نظرا لأن التكلفة المجدولة تساوي تكلفة الأساس، يعرض حقل التباين تباين التكلفة (CV) بقيمة 0 دولار، ما يعني أن المهمة موجودة بالضبط في الموازنة.

أين يمكنني عرض معلومات التكلفة؟

في Project، يمكنك مشاهدة تكاليف المهام والموارد والتعيينات. يمكنك أيضا رؤية تكلفة المشروع، والتي تستند بشكل عام إلى هذه التكاليف الأكثر تفصيلا. يمكنك عرض كل من التكاليف الإجمالية والتكاليف الموزعة على الوقت، وهي التكاليف الموزعة بمرور الوقت.

للحصول على التفاصيل والإجراءات خطوة بخطوة لعرض معلومات التكلفة في Project، راجع عرض إجماليات تكلفة المشروع.