تعد خصائص المستند، المعروفة أيضا باسم بيانات التعريف، عبارة عن تفاصيل تصف ملفا أو تعرفه. وتتضمن تفاصيل مثل العنوان واسم الكاتب والموضوع والكلمات الأساسية التي تعرّف موضوع المستند أو محتوياته.
إذا قمت بتضمين خصائص المستند لملفاتك، فبإمكانك تنظيمها وتعريفها لاحقاً بسهولة. يمكنك أيضاً البحث عن المستندات استناداً إلى خصائصها أو إدراجها إلى مستنداتك.
التعرّف على المزيد حول خصائص المستند
هناك أربعة أنواع لخصائص المستند:
- الخصائص Standard - بشكل افتراضي، تقترن مستندات Microsoft 365 بمجموعة من الخصائص القياسية، مثل الكاتب والعنوان والموضوع. ويمكنك تحديد القيم النصية الخاصة بك لهذه الخصائص بهدف إضفاء المزيد من السهولة على عملية تنظيم المستندات وتعريفها. على سبيل المثال، يمكنك في Word استخدام خاصية "الكلمات الأساسية" (والتي تسمى أيضا "علامات") لإضافة الكلمة الأساسية "عملاء" إلى مستندات المبيعات. فبإمكانك حينئذ البحث عن جميع مستندات المبيعات باستخدام تلك الكلمة الأساسية.
-
الخصائص المحدثة تلقائيا - تتضمن هذه الخصائص كلا من خصائص نظام الملفات (على سبيل المثال، حجم الملف أو تاريخ إنشاء الملف أو تاريخ آخر تغيير تم إدخاله عليه) والإحصائيات التي تحفظها لك برامج Microsoft 365 (على سبيل المثال، عدد الكلمات أو عدد الأحرف الموجودة في المستند). يتعذر تحديد الخصائص المحدَّثة تلقائيًا أو تغييرها.
يمكنك استخدام الخصائص المحدثة تلقائيا لتعريف الملفات أو البحث عنها. على سبيل المثال، يمكنك البحث عن جميع الملفات التي تم إنشاؤها بعد 3 أغسطس 2015 أو جميع الملفات التي تم إجراء آخر تغيير عليها بالأمس. -
الخصائص المخصصة - يمكنك تعريف خصائص مخصصة إضافية لمستندات Microsoft 365. فبإمكانك تعيين قيمة نصية أو زمنية أو رقمية إلى الخصائص المخصصة، وتستطيع أيضاً تعيين القيمة نعم أو لا إليها. ويمكنك الاختيار من قائمة الأسماء المقترحة أو تعريف الاسم الخاص بك.
للحصول على المزيد من المعلومات، اطلع على عرض خصائص مخصصة أو إنشاؤها لأحد الملفات - خصائص مكتبة المستندات - هي الخصائص المقترنة بالمستندات الموجودة في مكتبة المستندات على موقع ويب أو في مجلد عام. عند إنشاء مكتبة مستندات جديدة، يمكنك تعريف خاصية واحدة أو أكثر لمكتبة المستندات وتعيين قواعد على القيم الخاصة بها. وعند إضافة مستندات إلى مكتبة المستندات، تتم مطالبتك بتضمين القيم لأي خصائص مطلوبة، أو تحديث أي خصائص غير صحيحة. على سبيل المثال، قد تقوم مكتبة المستندات التي تجمع أفكاراً عن المنتجات بمطالبة الشخص بخصائص مثل "مرسَل بواسطة" و"تاريخ الإرسال" و"الفئة" و"الوصف". عند فتح مستند من مكتبة المستندات في Word أو Excel أو PowerPoint، يمكنك تحرير خصائص مكتبة المستندات هذه وتحديثها عن طريق تحديد"معلومات الملف>". تحاط جميع الخصائص المطلوبة من مكتبة المستندات بحدود حمراء ضمن علامة التبويب "معلومات" في Word وExcel وPowerPoint.
إذا كنت تريد إدراج أي من هذه الخصائص في مستند Word، فاطلع على إضافة اسم الملف أو التاريخ أو الكاتب أو خصائص المستند الأخرى إلى رأس أو تذييل.
عرض الخصائص القياسية للملف الحالي وتغييرها
ما برنامج Office الذي تستخدمه؟
Access
- حدد علامة التبويب "ملف".
- حدد معلومات.
- حدد الارتباط عرض خصائص قاعدة البيانات وتحريرها في أعلى الصفحة.
- في مربع الحوار خصائص ، حدد علامات التبويب لتحديد الخصائص التي تريد عرضها أو تحديثها.
- حدّد موافق. يتم تلقائياً حفظ أية تغييرات أجريتها.
- حدد علامة التبويب "ملف" مرة أخرى للعودة إلى قاعدة البيانات.
Excel
حدد علامة التبويب "ملف".
حدد "معلومات" لعرض خصائص المصنف.
لإضافة خصائص أو تغييرها، مرّر المؤشر فوق الخاصية التي تريد تحديثها وأدخل المعلومات.
حدد علامة التبويب "ملف " مرة أخرى للعودة إلى المصنف. يتم تلقائياً حفظ أية تغييرات أجريتها.
خطوات اختيارية:- لرؤية المزيد من الخصائص، حدد الارتباط "إظهار جميع الخصائص " في أسفل الصفحة.
- لفتح مربع حوار خصائص حيث يمكنك إضافة جميع الخصائص أو تحريرها في وقت واحد وعرض الإحصائيات ومعلومات المستند، حدد الخصائص في أعلى الصفحة، ثم حدد "خصائص متقدمة".
ضمن علامة التبويب ملخص، يمكنك إضافة العنوان والموضوع والكاتب والمدير والشركة والفئة والكلمات الأساسية (تسمى أيضاً "علامات") والتعليقات أو تحريرها.
PowerPoint
حدد علامة التبويب "ملف".
حدد معلومات لعرض خصائص العرض التقديمي.
لإضافة خصائص أو تغييرها، مرّر المؤشر فوق الخاصية التي تريد تحديثها وأدخل المعلومات.
حدد علامة التبويب "ملف " مرة أخرى للعودة إلى العرض التقديمي. يتم تلقائياً حفظ أية تغييرات أجريتها.
خطوات اختيارية:- لرؤية المزيد من الخصائص، حدد الارتباط "إظهار جميع الخصائص " في أسفل الصفحة.
- لفتح مربع حوار خصائص حيث يمكنك إضافة جميع الخصائص أو تحريرها في وقت واحد وعرض الإحصائيات ومعلومات المستند، حدد الخصائص في أعلى الصفحة، ثم حدد "خصائص متقدمة".
ضمن علامة التبويب ملخص، يمكنك إضافة العنوان والموضوع والكاتب والمدير والشركة والفئة والكلمات الأساسية (تسمى أيضاً "علامات") والتعليقات أو تحريرها.
Project
- حدد علامة التبويب "ملف".
- حدد معلومات لعرض خصائص المشروع.
- لإضافة خصائص أو تغييرها، مرّر المؤشر فوق الخاصية التي تريد تحديثها وأدخل المعلومات.
- حدد علامة التبويب "ملف " مرة أخرى للعودة إلى المشروع. يتم تلقائياً حفظ أية تغييرات أجريتها.
خطوات اختيارية:
لرؤية المزيد من الخصائص أو الإحصائيات، حدد "معلومات المشروع" في أعلى الصفحة، ثم حدد "خصائص متقدمة " أو "إحصائيات المشروع".
ضمن علامة التبويب ملخص في مربع الحوار خصائص، يمكنك إضافة العنوان والموضوع والكاتب والمدير والشركة والفئة والكلمات الأساسية (تسمى أيضاً "علامات") والتعليقات أو تحريرها.
Publisher
- حدد علامة التبويب "ملف".
- حدد معلومات لعرض الخصائص.
- حدد علامة التبويب "ملف" مرة أخرى للعودة إلى المنشور. يتم تلقائياً حفظ أية تغييرات أجريتها.
خطوات اختيارية:
لفتح مربع حوار خصائص حيث يمكنك إضافة جميع الخصائص أو تحريرها في وقت واحد وعرض الإحصائيات ومعلومات المستند، حدد "خصائص المنشور " في أعلى الصفحة، ثم حدد "خصائص متقدمة".
ضمن علامة التبويب ملخص، يمكنك إضافة العنوان والموضوع والكاتب والمدير والشركة والفئة والكلمات الأساسية (تسمى أيضاً "علامات") والتعليقات أو تحريرها.
Visio
حدد علامة التبويب "ملف".
حدد معلومات لعرض الخصائص.
لإضافة خصائص أو تغييرها، مرّر المؤشر فوق الخاصية التي تريد تحديثها وأدخل المعلومات.
حدد علامة التبويب "ملف" مرة أخرى للعودة إلى المنشور. يتم تلقائياً حفظ أية تغييرات أجريتها.
خطوات اختيارية:- لفتح مربع حوار خصائص حيث يمكنك إضافة جميع الخصائص أو تحريرها في وقت واحد وعرض معلومات المستند، حدد "خصائص " في أعلى الصفحة، ثم اختر "خصائص متقدمة".
ضمن علامة التبويب ملخص، يمكنك إضافة خصائص مثل العنوان والموضوع والكاتب والمدير والشركة والفئة والكلمات الأساسية (تسمى أيضاً "علامات") والتعليقات أو تحريرها. - لإضافة ارتباط إلى المستندات ذات الصلة، حدد "المستندات ذات الصلة " في أسفل صفحة المعلومات ، ثم حدد إضافة ارتباط إلى مستند ذي صلة.
- لفتح مربع حوار خصائص حيث يمكنك إضافة جميع الخصائص أو تحريرها في وقت واحد وعرض معلومات المستند، حدد "خصائص " في أعلى الصفحة، ثم اختر "خصائص متقدمة".
Word
حدد علامة التبويب "ملف".
حدد "معلومات" لعرض خصائص المستند.
لإضافة خصائص أو تغييرها، مرّر المؤشر فوق الخاصية التي تريد تحديثها وأدخل المعلومات. تجدر الإشارة إلى أنه في بعض بيانات التعريف، مثل الكاتب، يستلزم النقر بزر الماوس الأيمن فوق الخاصية واختيار إزالة أو تحرير.
حدد علامة التبويب "ملف " مرة أخرى للعودة إلى المستند. يتم تلقائياً حفظ أية تغييرات أجريتها.
خطوات اختيارية:- لرؤية المزيد من الخصائص، حدد الارتباط "إظهار جميع الخصائص " في أسفل الصفحة.
- لفتح مربع حوار خصائص حيث يمكنك إضافة جميع الخصائص أو تحريرها في وقت واحد وعرض الإحصائيات ومعلومات المستند، حدد "خصائص " في أعلى الصفحة، ثم اختر "خصائص متقدمة".
ضمن علامة التبويب ملخص، يمكنك إضافة العنوان والموضوع والكاتب والمدير والشركة والفئة والكلمات الأساسية (تسمى أيضاً "علامات") والتعليقات أو تحريرها.
عرض خصائص مخصصة أو إنشاؤها للملف الحالي
إن الخصائص المخصصة هي الخصائص التي تقوم بتعريفها لمستند Microsoft 365. فبإمكانك تعيين قيمة نصية أو زمنية أو رقمية إلى الخصائص المخصصة، وتستطيع أيضاً تعيين القيمة نعم أو لا إليها. ويمكنك الاختيار من قائمة الأسماء المقترحة أو تعريف الاسم الخاص بك.
حدد علامة التبويب "ملف".
حدد معلومات.
حدد "خصائص " في أعلى الصفحة، ثم حدد "خصائص متقدمة".
ملاحظة
- في Access يمكنك تحديد عرض خصائص قاعدة البيانات وتحريرها
- في Project يمكنك تحديد "معلومات المشروع"
- في Publisher، يمكنك تحديد "خصائص المنشور"
- حاليا، لا يمكنك عرض خصائص مخصصة أو إنشاؤها لملفات Visio
حدد علامة التبويب مخصص .
- اكتب اسماً للخاصية المخصصة أو حدد اسماً من القائمة في المربع الاسم.
- حدد نوع بيانات الخاصية التي تريد إضافتها في القائمة النوع.
- اكتب قيمة للخاصية في المربع القيمة. يجب أن تتطابق القيمة التي تكتبها مع التحديد الموجود في القائمة النوع. على سبيل المثال، إذا قمت بتحديد رقم في القائمة النوع، فمن الضروري كتابة رقم في المربع القيمة. يتم تخزين القيم التي لا تتطابق مع نوع الخاصية كنص.
حدد موافق.