مجموعة المستندات هي عبارة عن مجموعة من المستندات ذات الصلة التي يمكنك إدارتها كوحدة واحدة. يمكنك إنشاء مجموعة مستندات في خطوة واحدة، ثم تعريف خصائصها وبيانات التعريف الخاصة بها.
ما المقصود بمجموعة المستندات؟
بالنسبة إلى أنواع عديدة من المشاريع، ينتج الأشخاص في أغلب الأحيان مجموعة كاملة من المستندات ذات الصلة. في بعض الحالات، قد تكون مجموعة المستندات هذه نتيجة لمشروع أو "قابلة للتسليم". على سبيل المثال، قد تنتج شركة خدمات احترافية "دفتر درجات الصوت" قياسيا عندما تستجيب لطلب تقديم عرض من عميل محتمل. قد يحتوي دفتر الملاعب دائما على هذه القطع ، مع تخصيص كل قطعة وفقا للمتطلبات المحددة لمشروع معين:
- مقدمة حول شركة الخدمات
- تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT)
- خطة عمل
- تحليل قابل للمقارنة للشركة
في حالات أخرى، قد تمثل مجموعة المستندات هذه أنواعا مختلفة من المعلومات التي تدعم مشروعا أكبر وتؤدي إلى إنشاء شيء آخر أو تسليمه. على سبيل المثال، قد تنتج شركة تصنيع مجموعة قياسية من المستندات المرتبطة بالتصميم والاختبار والتصنيع لكل منتج تقوم بتصنيعه.
قد يتم إنشاء هذه المستندات في الوقت نفسه أو على مراحل. قد يتم إنتاج المستندات أو مراجعتها من قبل شخص واحد أو من قبل العديد من الأشخاص. قد تكون كل المستندات بالتنسيق نفسه (مثل مستندات Word). وقد تتضمن بدلا من ذلك تنسيقات ملفات مختلفة (على سبيل المثال، مستندات Word ودفاتر ملاحظات OneNote وعروض PowerPoint التقديمية ورسوم Visio التخطيطية ومصنفات Excel وما إلى ذلك).
بإمكان مجموعات المستندات مساعدة المؤسسات على إدارة هذه المواقف بسهولة أكبر. تنظم مجموعة المستندات عدة مستندات مرتبطة في طريقة عرض واحدة حيث يمكن العمل عليها وإدارتها كوحدة واحدة. عندما تنشئ مجموعة مستندات جديدة، فأنت تنشئ بالفعل نوع محتوى جديدا. يصبح نوع المحتوى متوفرا عبر مجموعة المواقع المشتركة، ويمكنك تكوين نوع محتوى "مجموعة مستندات" جديد لكل منتج عمل متعدد مستندات.
عند إضافة نوع محتوى مجموعة مستندات إلى مكتبة، يمكن للمستخدمين إنشاء مثيلات جديدة لمجموعة المستندات بالطريقة نفسها التي يقومون بها بإنشاء مستند واحد.
ما الذي يمكنك فعله باستخدام مجموعة مستندات؟
يحتوي نوع محتوى مجموعة المستندات على العديد من الميزات المحددة التي تسهل إنشاء منتجات العمل متعددة المستندات وإدارتها بنجاح. عند تكوين نوع محتوى مجموعة مستندات، يمكنك القيام بأي مما يلي:
- قم بتخصيص صفحة ترحيب لمجموعة المستندات التي تحتوي على كافة المعلومات التي يحتاجها المستخدم حول المجموعة. إن صفحة الترحيب عبارة عن صفحة جزء ويب يمكن إعدادها لعرض معلومات المشروع أو الموارد لمساعدة أعضاء الفريق الذين يعملون على مجموعة مستندات (على سبيل المثال، المخطط الزمني للمشروع والارتباطات إلى الموارد وما إلى ذلك). ويعرض أيضا قائمة بالمستندات التي تمت إضافتها إلى المجموعة.
- حدد المحتوى الافتراضي الذي تريد أن يتم إنشاؤه وتضمينه تلقائيا في كل مثيل جديد من مجموعة المستندات. يمكنك تضمين مستندات معينة تلقائيا، ويمكنك التحكم في القوالب التي يستخدمها الأشخاص. يمكنك التأكد من أن المستندات الافتراضية هي أنواع المحتويات الصحيحة. على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك تملك قوالب ذات علامة تجارية تستخدمها لأنواع معينة من الاتصالات، فيمكنك تحميلها عند تكوين نوع محتوى مجموعة مستندات.
- تحديد أنواع المحتويات المسموح بها التي يمكن استخدامها ضمن مجموعة المستندات (على سبيل المثال، ملفات المستندات أو الصور أو الصوت أو الفيديو).
- حدد أعمدة بيانات التعريف وبيانات التعريف المشتركة التي تريدها لجميع المستندات في مجموعة. يتم تزويد المستندات الافتراضية تلقائيا ببيانات التعريف عند إنشاء مجموعة المستندات، ويمكنك عرض بيانات التعريف المشتركة على صفحة الترحيب.
- قم بتعيين مهام سير العمل التي تريد استخدامها لمجموعة المستندات. يمكنك استخدام مهام سير عمل المراجعة أو الموافقة القياسية مع مجموعات المستندات، وستتابع مجموعة المستندات بالكامل خطوات سير العمل كما لو كانت ملفا واحدا. بالإضافة إلى ذلك، تستطيع المؤسسة تطوير مهام سير عمل مخصصة لمجموعات المستندات.
- إرسال مجموعات المستندات إلى "منظم المحتوى" لتوجيهها إلى مجلد أو موقع أو مكتبة مستهدفة.
بعد إضافة نوع محتوى مجموعة مستندات إلى مكتبة، سيتمكن مستخدمو الموقع من استخدام ميزات إدارة المستندات المألوفة وميزات خاصة بمجموعة المستندات.
يمكن لمؤلفي مجموعة المستندات تنفيذ أي من المهام التالية:
- يمكنك إنشاء منتجات عمل جديدة متعددة المستندات بسرعة وسهولة باستخدام الأمر " مستند جديد " في مكتبة مستندات.
- تدوين لقطة محفوظات الإصدارات للخصائص والمستندات الحالية داخل مجموعة المستندات.
- ابدأ مهام سير العمل على مجموعة المستندات بأكملها أو عناصر فردية داخل مجموعة المستندات لإدارة المهام الشائعة مثل المراجعة والموافقة.
- أرسل ارتباطا يؤدي إلى مجموعة المستندات بالبريد الإلكتروني.
- استخدم الأمر "إرسال إلى " لنقل مجموعة المستندات أو نسخها إلى موقع آخر (يجب تكوين الوجهة ضمن الإدارة المركزية).
- إدارة الأذونات لمجموعة المستندات.
اطلع أيضاً على
إنشاء نوع محتوى مجموعة مستندات جديد وتكوينه