هل تريد جعل إدخال بيانات دقيقة ومحدثة في مستند أعمال أمرا سهلا وفعالا؟ يمكنك استخدام البيانات من مصدر خارجي في النص الأساسي لمستند Microsoft Word 2013 باستخدام مجموعة من أعمدة البيانات الخارجية في Microsoft SharePoint وعناصر تحكم محتوى Word. على سبيل المثال، قد ترغب في إنشاء عقد عميل قياسي في مكتبة مستندات تحتوي على اسم عميل واسم شركة ورقم هاتف مخزن في قاعدة بيانات خط العمل (LOB)، مثل SAP أو Dynamics CRM.
للحصول على مزيد من المعلومات، راجع البحث عن محتوى حول البيانات الخارجيةوتعيين قالب ملف لمكتبة مستندات أو مكتبة نماذج.
ماذا تريد أن تفعل؟
- قبل البدء
- تعرف على المزيد حول المستندات المصنفة
- إنشاء أعمدة بيانات خارجية في قائمة أو مكتبة
- إنشاء قالب Word لعرض البيانات الخارجية في عناصر تحكم المحتوى
- إنشاء مستند Word وإدخال البيانات
قبل البدء
يتطلب استخدام البيانات الخارجية العديد من المهام المطلوبة مسبقا لتمكين الوصول الآمن إلى البيانات. يمكن أن تساعدك المعلومات التالية على التخطيط لخطوتك التالية. فضلا عن ذلك، إذا واجهت مشاكل أثناء محاولة استخدام بيانات خارجية، فبإمكان هذه المعلومات أن تساعدك على تحديد المشكلة. للوصول إلى البيانات الخارجية، يجب عليك أنت أو المسؤول إجراء ما يلي:
تحضير مصدر البيانات الخارجي قد يحتاج المسؤول إلى إنشاء حساب ومنح أذونات لمصدر البيانات لضمان وصول الأشخاص المناسبين إلى البيانات ومن أن البيانات لن تقع في أيد غير أمينة. في قاعدة بيانات خارجية، قد يرغب المسؤول أيضا في إنشاء جداول واستعلامات واستعلامات معينة وغير ذلك لقصر النتائج على ما هو مطلوب فقط وللمساعدة على تحسين الأداء.
تكوين خدمات SharePoint وحساباته يتعين على المسؤول تنشيط خدمات اتصال بيانات الأعمال وخدمة التخزين الآمن.
تكوين خدمات التخزين الآمن يجب أن يقوم المسؤول بما يلي: تحديد وضع الوصول الأفضل لمصدر البيانات الخارجي وإنشاء تطبيق هدف وتعيين بيانات الاعتماد للتطبيق الهدف.
تكوين خدمات اتصال بيانات الأعمال يجب أن يضمن المسؤول أن المستخدم الذي ينشئ نوع المحتوى الخارجي لديه إذن لتخزين بيانات تعريف اتصال بيانات العمل، وأن المستخدمين الملائمين لديهم حق الوصول إلى نوع المحتوى الخارجي الذي تستند إليه القائمة الخارجية.
إنشاء نوع محتوى خارجي يجب أن يحدد المستخدم نوع محتوى خارجي يحتوي على معلومات حول الاتصالات والوصول وأساليب التشغيل والأعمدة وعوامل التصفية وبيانات التعريف الأخرى المستخدمة لاسترداد البيانات من مصدر البيانات الخارجي.
التأكد من أن منتجات Office جاهزة للاستخدام لمزامنة البيانات الخارجية مع منتجات Office، يجب أن يكون لديك Windows 7 أو إصدار أحدث ومنتجات البرامج المجانية التالية: SQL Server Compact 4.0 و.NET Framework 4 وWCF Data Services 5.0 ل OData V3 على كل كمبيوتر عميل (تتم مطالبتك تلقائيا بتنزيل البرنامج). تأكد أيضا من تمكين خيار تثبيت Office وخدمات خدمات اتصالات الأعمال (هذا هو الإعداد الافتراضي). يقوم هذا الخيار بتثبيت وقت تشغيل عميل خدمات خدمات اتصالات الأعمال الذي يقوم بما يلي: التخزين المؤقت للبيانات الخارجية ومزامنتها وتعيين بيانات العمل إلى أنواع محتويات خارجية وعرض منتقي العناصر الخارجية في منتجات Office وتشغيل الحلول المخصصة داخل منتجات Office.
تعرف على المزيد حول المستندات المصنفة
تتحكم المستندات المنظمة في مكان ظهور المحتوى في المستند ونوع المحتوى الذي يمكن أن يظهر في المستند وما إذا كان يمكن تحريره. تتضمن أمثلة المستندات المنظمة ما يلي:
- مستند قانوني يحتوي على لغة قانونية لا يجب تحريرها.
- صفحة غلاف قياسية لاقتراح عمل تتطلب من الكاتب إدخال العنوان وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والاسم.
- فاتورة تتضمن بيانات العميل المحدثة تلقائيا.
لإنشاء مستند منظم في Word 2013، يمكنك استخدام عناصر تحكم المحتوى التي تمكنك من تثبيت موضع المحتوى وتحديد نوع المحتوى (النص والتاريخ والصورة وما إلى ذلك)، والتمييز باستخدام اللون والتحكم في التحرير. يمكنك أيضا ربط عناصر تحكم المحتوى بأعمدة البيانات الخارجية المقابلة تلقائيا.
إنشاء أعمدة بيانات خارجية في قائمة أو مكتبة
ملاحظة
ويتطلب إنشاء عمود بيانات خارجية الإذن "مساهمة" أو أعلى من القائمة أو المكتبة.
انتقل إلى موقع SharePoint ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.
ملاحظة
لا يمكنك إضافة عمود بيانات خارجية إلى قائمة خارجية.
انقر فوقإعدادات قائمة أو مكتبة > أو إعدادات مكتبة.
في المقطع "أعمدة "، انقر فوق "إنشاء عمود".
أدخل اسم العمود، مثل "العميل"، ثم ضمن "أنواع الأعمدة"، انقر فوق "بيانات خارجية".
ضمن "نوع المحتوى الخارجي"، انقر فوق منتقي نوع المحتوى الخارجي، ثم حدد العنصر المناسب من قائمة أنواع المحتويات الخارجية، على سبيل المثال، "عميل".
حدد الطريقة التي تريد التعامل بها مع أي إجراءات معرفة لنوع المحتوى الخارجي بتنفيذ إجراء واحد أو أكثر مما يلي:
- لعرض قائمة من إجراء واحد أو أكثر، انقر فوق قائمة "عرض الإجراءات".
- لجعل عمود البيانات الخارجية يقوم بتنفيذ الإجراء الافتراضي عند تحديده، انقر فوق ربط هذا العمود بالإجراء الافتراضي لنوع المحتوى الخارجي.
ضمن "إضافة عمود" لإظهار كل من هذه الحقول الإضافية، انقر فوق "تحديد كافة الحقول" أو حدد اسما معينا واحدا أو أكثر من أسماء الحقول، مثل BusinessNameوBusinessPhone.
إنشاء قالب Word لعرض البيانات الخارجية في عناصر تحكم المحتوى
- في مكتبة مستندات SharePoint، انقر فوق"إعدادات مكتبةالمكتبة>".
- ضمن إعدادات عامة، انقر فوق إعدادات متقدمة.
- في القسم " قالب المستند "، ضمن "URL القالب"، انقر فوق "تحرير القالب".
- بعد فتح Word 2013، لعرض "لوحة معلومات المستند" أو إخفائها، على علامة التبويب "المطور"، في المجموعة "قوالب"، انقر فوق "لوحة المستند"، وحدد "إظهار لوحة معلومات المستند" أو قم بإلغاء تحديدها دائما عند فتح المستند والحفظ الأولي، ثم انقر فوق موافق.
- أضف النص القياسي الذي تريد ظهوره في كل مستند.
على سبيل المثال، قد ترغب في إضافة نص عقد "معياري" مطلوب لعرض مبيعات. - ضمن علامة التبويب "إدراج" ، في المجموعة " نص "، انقر فوق "الأجزاء السريعة"، وأشر إلى "خاصية المستند"، ثم انقر واسحب كل حقل استنادا إلى أعمدة البيانات الخارجية إلى النص الأساسي للمستند كعناصر تحكم للمحتوى.
على سبيل المثال، انقر فوق CustomerNameوBusinessNameوBusinessPhone واسحب. - انقر فوق>حفظ ملف، ثم قم بإنهاء Word 2013.
- في SharePoint، على الصفحة "إعدادات متقدمة" من مكتبة المستندات، انقر فوق موافق.
إنشاء مستند Word وإدخال البيانات
- في مكتبة المستندات، انقر فوق "مستند>جديد".
- قم بتحرير النص القياسي ومراجعته حسب الضرورة.
- لتعبئة القيم الصحيحة لأعمدة البيانات الخارجية، حدد عنصر تحكم المحتوى الذي يحتوي على منتقي عناصر البيانات الخارجية.
على سبيل المثال، حدد اسم العميل المناسب وستتم تعبئة القيم Customer، وBusinessName، وBusinessPhone تلقائيا. - انقر فوق حفظ الملف>، ثم قم بإنهاء Word.
يتم حفظ قيم أعمدة البيانات الخارجية في مستند Word وعرضها أيضا كقيم عمود بيانات خارجية مقابلة للمستند المحفوظ في مكتبة المستندات.