أفضل الممارسات للمؤسسات عند استخدام تقويم Outlook

يتكامل تقويم Outlook تماماً مع البريد الإلكتروني وجهات الاتصال وغيرها من الميزات. ويجعل التكامل مكون التقويم إحدى الميزات الأكثر شيوعاً في Outlook. في هذه المقالة ، سنرشدك خلال استخدام وظائف Calendar المختلفة. وسنعرفك كذلك على تحسينات التقويم التي تهدف بشكل خاص إلى جعل أسلوب عملك أكثر تناسقا.

العمل كمدير/مفوض

إذا كانت مؤسستك تسمح بذلك، قم بتكوين Outlook للاتصال بعلبة بريد Exchange باستخدام وضع Exchange المخزّن مؤقتاً. ويوفر هذا الوضع أفضل أداء.

تتضمن الإصدارات الأحدث من Microsoft Outlook وMicrosoft Entourage وOutlook ل iOS وOutlook for Android Microsoft Outlook for Mac تحسينات كثيرة على ميزة التفويض.

بالنسبة لسيناريوهات مشاركة النماذج الجديدة (REST)، يوصى باستخدام مستويات الأذونات المبسطة (إمكانية التحرير وعرض العناوين والمواقع وغير ذلك) بدلا من تخصيص الأذونات للمفوضين. مستويات الأذونات المخصصة غير مدعومة في مشاركة النموذج الجديد ويمكن أن تؤدي إلى نتائج غير متوقعة. من الممكن تقنيا لعدة مفوضين لنفس المدير استخدام خليط من مشاركة النموذج القديم (MAPI) والنموذج الجديد (REST). نوصي بتكوين جميع العلاقات بين المدير/المفوض في مشاركة النموذج الجديد. 

تحديد عدد المفوضين

لا يحدد Outlook عدد المفوضين الذين يمكنك إضافتهم. ولكن نوصي بمنح الأذونات محرر لمفوض واحد (1). فهذا يتيح لك تعقب وقت معالجة اجتماع ما وطريقة معالجته. نظراً إلى أنه باستطاعة مفوض استخدام عدة أجهزة للوصول إلى البيانات الخاصة بك، فإن امتلاك الكثير من المفوضين الأذونات محرر يجعل من الصعب جداً تحديد سبب فقدان الاجتماعات أو انتهاء صلاحيتها.

حتى لو منحت الأذونات محرر لمفوض واحد، تجنب إضافة عدد كبير من المفوضين الذين لديهم الأذونات مراجع أو مشارك. وهذا لأن إضافة أعداد كبيرة من المفوضين قد تؤدي إلى استنفاد الموارد الأخرى. فعلى سبيل المثال، قد يتم بلوغ حد حجم بيانات القواعد. عند إضافة مفوض، تجري تغيرات متنوعة:

• يطبّق Outlook الأذونات على المجلدات ذات الصلة.
• يتم تحديث السمة PublicDelegates في Active Directory لإضافة أذونات "الإرسال نيابة عن" للمفوض.
• يضيف Outlook المفوض إلى قاعدة إعادة توجيه على علبة بريد المدير. ويؤدي هذا إلى إعادة توجيه طلبات الاجتماع إلى المفوض.
• يحفظ Outlook معلومات المفوض الإضافية في علبة بريد المدير.

قد يكون لكل ناحية من نواحي المكونات هذه حدود مختلفة. وقد يؤثر الاقتراب من بلوغ هذه الحدود على الأداء والاستقرار.

ملاحظات:

• أثناء عملية تطوير المنتج واختباره، استخدمت Microsoft عدداً أقصى من أربعة (4) مفوضين. بالإضافة إلى ذلك، استخدم المفوضون Outlook فقط. ولم يتم تضمين الأجهزة في الاختبارات.
• إذا كان يجب استبدال المفوض الذي يملك الأذونات محرر بشكلٍ مؤقت أو دائم، فغيّر الأذونات من محرر إلى مراجع أو بلا. ثم امنح الأذونات محرر للمفوض الجديد أو الاحتياطي.

استخدام الاجتماعات المتكررة

تعيين تواريخ الانتهاء وتحديد عدد التكرارات

يسهّل Outlook عملية جدولة اجتماع له عدة تكرارات منتظمة. نوصي دائما بتعيين تاريخ انتهاء وتحديد السلسلة المتكررة بعدد محدد من التكرارات. على الأرجح، تتطلب الاجتماعات المتكررة إجراء تعديلات في مرحلة ما. على سبيل المثال، ستتم إضافة الحضور إلى تكرار واحد أو تتم إزالتهم منه، أو سيتغير موقع الاجتماع أو وقته بسبب تواريخ العطل أو ظروف غير متوقعة. يحفظ Outlook كل تغيير من هذه التغييرات الفريدة كاستثناء للاجتماع. وتؤدي الاجتماعات التي تتضمن عدداً كبيراً جداً من الاستثناءات إلى الحصول على سلسلة اجتماعات من الصعب إدارتها. بالإضافة إلى ذلك قد تسبب سلوكاً غير متوقع. يمكنك دائماً إنشاء سلسلة اجتماعات جديدة عند انتهاء السلسلة الحالية. وعند التفكير في عدد التكرارات، فكّر في التردد. ففي فترة سنة، سيكون لاجتماع يتكرر مرتين في الأسبوع حوالى 90 تكرارا أكثر من اجتماع شهري يحدث في الفترة نفسها.

إنهاء اجتماع متكرر قبل تاريخ الانتهاء الأصلي

بالرغم من أنه يمكنك إلغاء اجتماع متكرر، إلا أن هناك خياراً أفضل وهو تغيير تاريخ انتهاء السلسلة. ويسمح ذلك لك وللحاضرين بالاحتفاظ بسجل للاجتماعات التي حدثت في الماضي. إذا ألغيت اجتماعاً متكرراً تماماً، فسيتم فقد هذه المحفوظات. وأفضل حل هو تعيين تاريخ انتهاء جديد ثم إرسال التحديث إلى جميع الحاضرين. ويؤدي هذا إلى إنهاء سلسلة الاجتماعات مبكراً مع الاحتفاظ بسجل للاجتماعات السابقة.

للحصول على مزيد من المعلومات حول إلغاء كل الاجتماعات المستقبلية في سلسلة، انظر: إلغاء كل الاجتماعات المستقبلية في سلسلة.

تغيير المنظم

لا يوفر Outlook طريقة لتغيير منظم الاجتماع. لتغيير منظم الاجتماع لاجتماع متكرر، قم بإنهاء الاجتماع المتكرر. للقيام بذلك، قم بتعيين تاريخ انتهاء مبكر وإرسال التحديث إلى جميع الحاضرين. بعد إكمال هذه الخطوة، يجب أن ينشئ المنظم الجديد اجتماعاً متكرراً جديداً.

لمزيد من المعلومات حول تعيين تاريخ انتهاء أبكر، راجع إلغاء اجتماع.

تجنب استخدام اجتماع متكرر لمشاركة المرفقات

إن المرفقات تزيد استثناءات الاجتماعات المتكررة تعقيداً. فكل استثناء يحتوي على نسخة خاصة به من المرفقات. ومع إضافة الاستثناءات إلى الاجتماعات المتكررة، يتم إنشاء نسخ جديدة من المرفقات. وفي حال إجراء تغييرات على مجموعة واحدة من المرفقات، لا تنتشر هذه التغييرات على الاستثناءات الأخرى. إذا كنت تتطلب أن يمتلك جميع أفراد الحضور أحدث نسخة من التغييرات لأي اجتماع، فمن المستحسن، كلما أمكن، حفظ المرفقات في SharePoint أو OneDrive ومشاركتها باستخدام ارتباط.

معالجة كل طلبات الاجتماعات والإلغاءات

على الرغم من أن بإمكانك حذف طلب الاجتماع من علبة الوارد مباشرة، إلا أن عليك معالجة طلب الاجتماع بشكل صحيح عبر قبوله أو رفضه. استخدم دائما الأمر إزالة من Calendar لمعالجة إلغاءات الاجتماعات من علبة الوارد. تجنب معالجة الاجتماعات من وحدة التقويم النمطية مباشرة.

تجنب نسخ الاجتماعات

حسب التصميم، يزيل Outlook أي ارتباطات بين اجتماع منسوخ والاجتماع الأصلي. ويساعد ذلك على منع حالات عدم التناسق. تضيف الإصدارات الأحدث من Outlook السلسلة النصية "نسخة:" إلى الموضوع. ويسهّل هذا الأمر التعرّف على نسخ الاجتماعات.

بدءا من الإصدار 2311 من Outlook، لم يعد نسخ الاجتماعات معتمدا. هذا تغيير مقصود لمنع نسخ الاجتماعات. تؤدي الإجراءات المرتبطة بالاجتماعات المنسوخة إلى نتائج غير متوقعة، ولذلك نوصي بتجنب نسخ الاجتماعات. هذه أفضل الممارسات موثقة منذ فترة طويلة. للحد من النتائج غير المتوقعة، قام فريق Outlook بحظر نسخ الاجتماعات.

لمزيد من المعلومات حول التحديث الأخير لحظر نسخ الاجتماعات، راجع:

يحظر Outlook نسخ الاجتماعات التي تحتوي على "نسخ الاجتماعات غير مدعوم".

إعادة توجيه طلبات الاجتماع

عندما تستخدم Outlook لإعادة توجيه اجتماع إلى شخص لم يكن مدعوا في الأصل إلى الاجتماع، يرسل Outlook إعلاما بإعادة توجيه الاجتماع إلى منظم الاجتماع. عندما يتلقى المنظم إعلام الاجتماع، تتم إضافة الحاضر الجديد إلى اجتماع المنظم. إذا احتاج حاضرون موجودون إلى معرفة إن كان أحد الحاضرين الإضافيين قد أضيف إلى الاجتماع، فيجب عندئذٍ على المنظم فتح الاجتماع وإرسال تحديث الاجتماع إلى جميع الحاضرين.

لمستخدمي Microsoft Exchange

تتوفر ميزة الإعلام بإعادة توجيه الاجتماع أيضاً في Microsoft Exchange 2007 كجزء من ميزة التذكير بمواعيد الاجتماعات. إذا كنت تستخدم Outlook للاتصال بعلبة بريد في مؤسسة Exchange Server، فقد يخضع سلوك الإعلام بإعادة توجيه الاجتماع لإعدادات Exchange في حال تكوينه بواسطة مسؤول Exchange. على سبيل المثال، يمكن أن يمنع مسؤول Exchange إرسال الإعلام بإعادة توجيه اجتماع إلى مجالات بعيدة.

نوصي بشكلٍ عام بألا يقوم أحد الحضور بإعادة توجيه اجتماع في حال لم يكن في مؤسسة Exchange نفسها التي يعمل فيها المنظم، ما لم تنطبق كل الشروط التالية:

• أن يستخدم الحضور Microsoft Outlook 2010 أو أحدث منه.
• يسمح مسؤول Exchange الخاص بالحضور بإرسال إعلامات بإعادة توجيه الاجتماعات إلى مجالات بعيدة.
• أن يستخدم المنظم عميل Microsoft Outlook.

في حال كان أحد الحضور يستخدم نظام بريد غير Exchange، نوصي عادة بعدم إعادة توجيه اجتماع، ما لم تنطبق كل الشروط التالية:

• أن يستخدم الحضور Microsoft Outlook 2010 أو أحدث منه.
• أن يستخدم المنظم عميل Microsoft Outlook.

في حال لم يتلق المنظم الإعلام بإعادة توجيه الاجتماع لأي سبب، لن تتم إضافة حضور الاجتماع إلى اجتماع المنظم. وفي حال غيّر المنظم لاحقاً الاجتماع وأرسل تحديثاً، يتم إرسال التحديث إلى الأشخاص الذين تمت دعوتهم في الأصل فقط. وهكذا فإن أفراد الحضور الذين تلقوا سابقا النسخة المعاد توجيهها من الاجتماع لن يتلقوا التحديث.

إذا كانت القيود أعلاه تمنعك من إعادة توجيه دعوات الاجتماع بشكل ناجح ومتناسق، فمن الأفضل أن تطلب ببساطة من منظم الاجتماع إضافة أفراد الحضور الذين تريدهم. من المهم أن تطلب من منظم الاجتماع إضافة أفراد الحضور الذين تريدهم في حال لم تكن متأكدا من أن بيئتك وبيئات أفراد الحضور تفي بالشروط المذكورة أعلاه.

توصيات إضافية لمستخدمي Microsoft Exchange

صيانة الأجهزة التي تتصل بالتقويم

تأكد من تثبيت آخر التحديثات كافة على أي جهاز يتصل بالتقويم. تستخدم بعض الأجهزة Exchange ActiveSync لمزامنة التقويم والمجلدات الأخرى. وتتضمن هذه الأجهزة Outlook لنظام التشغيل iOS وOutlook لنظام Android وApple iOS والأجهزة التي تعمل بنظام التشغيل Android. ويمكن أيضاً مزامنة أجهزة BlackBerry الخاصة بـ Research In Motion (RIM)‎ مع التقويم.

المحافظة على الوظائف الإضافية التي تتكامل مع Outlook

يمكن لمعظم وظائف Outlook الإضافية إن لم يكن كلها الوصول إلى بيانات Outlook. وباستطاعة وظيفة إضافية تغيير عنصر Outlook الذي تحرره في الوقت نفسه، سواء في Outlook أو على جهاز آخر. وقد يؤدي ذلك إلى حدوث تعارضات. لتقليص هذا الاحتمال، تأكد من تثبيت آخر التحديثات لأي وظائف إضافية أو برامج تتكامل مع Outlook. وقم بتعطيل أو إزالة تثبيت أي برامج أو وظائف إضافية لا تستخدمها أو لا ترغب في تكاملها مع Outlook.

اطلع أيضاً على

مستكشفات أخطاء Outlook الكلاسيكية وإصلاحها