جدولة الحدث والبحث عن القاعة و RSVP في Outlook for Mac

إذا كنت تستخدم حساب Microsoft 365 أو Microsoft Exchange مع Outlook، يمكنك جدولة الأحداث أو الاجتماعات واستخدام مساعد الجدولة والباحث عن الغرفة للمساعدة في جدولتها بشكل أسهل.

إنشاء حدث أو اجتماع جديد

1. قم بالتبديل إلى نافذة Calendar من جزء التنقل الجانبي وحدد حدث جديد.
   

2. من نافذة الحدث الجديد ، يمكنك تسمية الحدث وإضافة الأشخاص المطلوبين وتعيين الوقت وتعيينه كحدث/اجتماع متكرر وإضافة موقع وتعيين تذكير وإضافة رسالة.

3. عندما تنتهي، انقر فوق حفظ لحفظ موعد أو فوق إرسال لإرسال الدعوة إلى جميع الأشخاص الذين أضفتهم. سيظهر في التقويم في الوقت والتاريخ اللذين تختارهما.

استخدام مساعد الجدولة

عند دعوة العديد من الأشخاص، قد تصبح إدارة تقويمات الجميع للعثور على وقت ملائم للجميع أمرا معقدا بعض الشيء. يساعد "مساعد الجدولة" في تسهيل الأمر.

1. انقر فوق القائمة المنسدلة الموجودة بجانب رسالة جديدة وحدد حدث جديد.

2. في نافذة الحدث الجديد ، حدد الاطلاع على المزيد من العناصر (...) في شريط الأدوات، ثم حدد مساعد الجدولة.
   

3. سترى صفا لكل مستلم أدخلته سابقا بالإضافة إلى توفر الموقع الذي حددته (إذا كان متوفرا)، ويمكنك أيضا إضافة الحضور المطلوبين أو الاختياريين مباشرة من "مساعد الجدولة" أيضا.

   • يتم عرض الأوقات التي يكون فيها الحضور مشغولا باللون الأحمر. يتم عرض الأوقات التي يكون لدى الحضور فيها موعد مبدئي بخطوط قطرية باللونين الأحمر والأبيض، بينما يتم عرض الأوقات التي يعمل فيها الحضور في مكان آخر بمخطط أحمر مع عرض الأوقات خارج ساعات عمل الحضور بخطوط قطرية رمادية فاتحة وبيضاء.
     

4. انقر فوق وقت لوضع مربع أزرق مما سيساعدك على رؤية أي تعارضات. يمكنك أيضا النقر فوق حواف المربع الأزرق وسحبها لزيادة طول الحدث أو الاجتماع أو إنقاصه.
   

5. عند الانتهاء، انقر فوق تم في أعلى الشاشة للعودة إلى نافذة "الحدث الجديد " مع التغييرات التي أجريتها. تأكد من صحة كل شيء وانقر فوق حفظ لإرساله.

استخدام "الباحث عن القاعة"

1. في حدث أو اجتماع جديد، حدد عرض المزيد من العناصر (...) في شريط الأدوات، ثم حدد مساعد الجدولة.

2. انقر فوق إضافة موقع، ومن ثم انقر فوق استعراض كافة الغرف إذا كانت متوفرة.

   ملاحظة

   إذا لم تتمكن من رؤية خيار "الباحث عن الغرفة"، فمن المحتمل أنك لم تقم بتسجيل الدخول إلى حساب لديه حق الوصول إلى معلومات الموقع. تواصل مع مسؤول تكنولوجيا المعلومات لديك للحصول على المساعدة.

   

3. يتيح لك "الباحث عن القاعة " اختيار المبنى ونوع الغرفة والسعة والطابق والميزات (على سبيل المثال، إذا كانت الغرفة تتضمن الصوت والفيديو والبروجيكتور، وغير ذلك).

4. بمجرد تحديدك من بين الخيارات المتوفرة، يحدد القسم المقترح في الجزء السفلي موقع القاعات. إذا كانت هناك غرفة متوفرة في وقت اجتماعك، فستظهر الرسالة " متوفر " بنص أخضر وإذا كانت محجوزة بالفعل أو مغلقة، فستظهر رسالة "غير متوفر " بنص أحمر.

طلب الاستجابة للأحداث أو الاجتماعات

1. عند النقر فوق رسالة بريد إلكتروني تحتوي على دعوة لحدث أو اجتماع، انقر فوقها وسترى نافذة طلب الاستجابة.
   
2. سيؤدي النقر فوق "قبول" أو "موافقة مبدئية" أو "رفض " إلى إرسال طلب الاستجابة على الفور، وبالتالي إذا كنت تريد إضافة رسالة اختيارية أو اقتراح موعد جديد، فنفذ ذلك أولا. يمكنك أيضا النقر فوق خانة الاختيار منظم البريد الإلكتروني إذا لم تكن تريد إرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني.
3. إذا كنت بحاجة إلى تغيير طلب الاستجابة الخاص بك، فانتقل إلى التقويم، وابحث عن الحدث أو الاجتماع، وانقر نقرا مزدوجا فوقه لفتحه.
4. انقر فوق الزر "تحرير طلب الاستجابة " لرؤية نافذة طلب الاستجابة وتغيير اختيارك.