يمكنك الاعتراف بذلك — فأنت تستخدم جدول بيانات Microsoft Excel لإدارة مشاريعك، ولا ترى حقا سببا جيدا للتغيير. أنت لست بمفردك.
من المغري بدء خطة مشروع في Excel لأنها تساعدك على سرد كل مشاريعك وترتيبها كما تريدها بسرعة، وحتى إنشاء شيء ما يشبه طريقة عرض مخطط جانت. غير أن جدول البيانات لا يكفي في حساب التغييرات على مشروعك.
عندما تجد نفسك تعمل بطريقة متعلقة بمشاريع متعددة وجداول متقطعة وموارد مشتركة، تصبح الحفاظ على جدول في جدول بيانات مهمة شاقة. بفضل مشغل الجدولة الديناميكي وأدوات إدارة الموارد ودعم الاتصال بشكل أفضل، يمكن أن يساعدك Microsoft Project في البقاء على المسار الصحيح.
ماذا تريد أن تفعل؟
- الاستفادة من إدارة الموارد على مستوى المؤسسة
- السماح ل Project بحساب تأثير تغييرات التاريخ
- استخدام أساليب مرنة لإعداد التقارير
- التكامل مع Excel
الاستفادة من إدارة الموارد على مستوى المؤسسة
عندما تستخدم جداول البيانات لتعقب المشاريع، ماذا يحدث عندما يتم تعيين مورد واحد لعدة مشاريع؟ يجب عليك إدارة الموارد خارج خطة المشروع، إما يدويا أو باستخدام برنامج تابع لجهة خارجية. ينتهي الأمر في أغلب الأحيان إلى زيادة تحميل الموارد عن غير قصد، وقد تمضي فترات وقت طويلة في محاولة إعادة جدولة العمل.
باستخدام Microsoft Project Server، يمكن لكل المشاريع في مؤسستك السحب من تجمع موارد مركزي على مستوى المؤسسة. يمكن هذا مديري المشاريع من رؤية مدى توفر مورد بسرعة قبل تعيين هذا المورد لمهمة.
السماح ل Project بحساب تأثير تغييرات التاريخ
لنفترض أنك تتعقب مشروع في جدول بيانات. يتضمن هذا المشروع مهمة لا يمكن أن تبدأ إلا بعد أن ينتج مشروع آخر تسليما معينا. ومن المقرر أن يتم هذا التسليم في 18 يونيو. إنه اليوم 25 يونيو وما زلت تنتظره. ما هي المدة التي تستغرقها لتحديث جدول البيانات بتاريخ جديد للمهمة التي تعتمد على التسليم؟ قد لا تكون مدة طويلة إذا كانت المهمة قريبة من نهاية المشروع، ولكن ماذا لو اقتربت من البداية؟ وماذا لو كان مشروعك يتضمن أكثر من 50 مهمة؟ هل لديك أكثر من 100 مهمة؟
يمكن أن يساعدك Project على ضبط جدول المشروع وتعيينات الموارد بسرعة من خلال محرك الجدولة الديناميكي الخاص به. وهو يعالج تغيير التاريخ وتأثيراته بطريقة سلسة، مع وضع جميع التبعيات والتسليمات وتعيينات الموارد في الاعتبار. فهو لا يعيد حساب الجدول تلقائيا فحسب، بل يقوم Project أيضا بتمييز التواريخ التي تغيرت حتى تتمكن من رؤية تأثير كل تحول في الجدول بسرعة.
استخدام أساليب مرنة لإعداد التقارير
لديك اجتماع مرتجل مع مديرك في غضون عشر دقائق لمناقشة حالة مشروعك. إنك تريد إحضار تقرير حول التقدم الذي تم إنشاؤه في المشروع، ولكن في مثل هذا الإشعار القصير، يكون أفضل ما يمكنك فعله هو طباعة جدول البيانات مع الأمل في أن تكون كل البيانات دقيقة. قد ترغب في تزويد المدير بتقرير أكثر فعالية حول مشروعك، ولكن لا يمكن القيام بذلك في مثل هذه الإشعار القصير عند استخدام جدول بيانات.
باستخدام Project، يمكنك بسرعة إنشاء تقرير مرئي يستخدم قالبا يقوم بتصدير البيانات إلى رسم Pivot تخطيطي في Microsoft Visio Professional. يمكنك اختيار الحقول التي تريد تمييزها في التقرير، بما في ذلك أي حقول مخصصة قمت بإعدادها لمشروعك، وتقديم تقرير واضح ومختصر لاجتماعك مع الإدارة.
التكامل مع Excel
من خلال تصدير بيانات المشروع إلى Excel، يمكنك الاستمرار في استخدام وظائف جداول البيانات الفعالة فيه مع الاستفادة من Project لتعقب جدول المشروع وموارده. يمكنك أيضا استيراد بيانات Excel أو تضمينها في خطة المشروع.