الهدف من إدارة المشاريع: تبادل معلومات عن المشروع

	غالبا ما يكون توصيل معلومات المشروع صعبا، سواء كان ذلك ينطوي على الحصول على معلومات عن الحالة من فريقك أو إبلاغ المدراء التنفيذيين عن حالة المشروع. تعرف على وقت وكيفية الاتصال بمعلومات المشروع والإبلاغ عنها. وإلا، فسيؤثر التعاون الفعال وقد يكون نجاح مشروعك في خطر. للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع.

تلميحات حول إدارة المشروع قبل البدء . . .

• سرد المساهمين قبل بدء المشروع، تعرف على المساهمين في مؤسستك. تتمثل إحدى الطرق المؤكدة لتعطيل المشروع في نسيان صاحب المصلحة المهم الذي كان له تأثير على مشروعك.
• بدء تشغيل خطة الاتصالات في وقت مبكر صمم استراتيجيات الاتصال والعمليات في مشروعك قبل بدء المشروع. والأفضل من ذلك، أن تظهر عمليات الاتصال كمهمة في السطور الأولى من مشروعك بحيث يصبح هذا الجزء المهم من التعاون التزاما من التزام الجميع.
• التواصل بشكل متكرر يعد تجميع معلومات حالة المهمة مرة واحدة في الأسبوع أمرا مناسبا لتجنب المشاكل قبل تفاقمها. إذا كنت تتواصل أكثر من ذلك، فقد يتوقف أعضاء الفريق عن إرسال التحديثات بسبب الوقت الإضافي الذي استغرقته في إعدادها.
• البحث عن مشكلات إذا بدا أن كل شيء يسير على ما يرام لأنك لم تسمع أي شيء سلبي ، فمن المحتمل أنك تتجه نحو المشكلة. حتى أفضل المشاريع التي يتم تشغيلها لديها مشاكل. وظيفتك هي أن تذهب للبحث عنها قبل أن تنمو إلى مشاكل أكبر.
• استخدام التقنية المناسبة فهم احتياجات الاتصال الخاصة بأعضاء الفريق والمساهمين. على سبيل المثال، قد يرغب أعضاء الفريق الذين يقدمون تبليغهم عن حالة المهمة في استخدام البريد الإلكتروني أو Project Online، في حين أن المدير التنفيذي قد يفضل مخططا أو PivotTable يتم تقديمه بشكل جيد. فيما يلي قائمة بالبرامج التي يمكنك استخدامها للمساعدة في الاتصال.

التطبيق	المزايا	المساوئ
Project	يحتوي على أدوات عرض تقديمي مضمنة لجميع مستويات المساهمين. يفهم بسهولة طرق عرض المخطط الزمني ومخطط الفريق. تصدير البيانات إلى Excel وVisio لنقل البيانات المعقدة.	قد لا تستخدم شركتك Project. قد تكون المشاريع التي تعمل عليها شركتك صغيرة جدا بحيث يتعذر الاستفادة من برامج الجدولة الفعالة.
Project Online	الأفضل للاتصالات المتقدمة وإعداد التقارير عن معلومات المشروع عبر المؤسسة. يمكن مقارنة حالة عدة مشاريع أو قائمة مشاريع من المشاريع.	قد تحتاج الشركات الصغيرة إلى مساعدة مستشارين لتثبيت Project Online واستخدامه.
Excel	بإمكان Project تصدير بيانات إلى Excel لإجراء تحليل متقدم، مثل ANOVA وتحليل القيمة المكتسبة. مثالي للتخطيط المبكر للمشاريع أو للتسليمات عالية المستوى التي يمكن إضافتها إلى Project في وقت لاحق.	يفتقر Excel إلى ميزات الجدولة التلقائية للمشاريع الأكثر تعقيدا.
Word	مثالي أثناء مرحلة البدء عندما تحتاج إلى مشاركة مستندات التخطيط مثل الموازنات والتسليمات.	غير مثالي للعروض التقديمية المرئية للمساهمين التنفيذيين. استخدم وظائف التقارير الخاصة ب Excel أو Visio أو PowerPoint أو Project بدلا من ذلك.
SharePoint	يوفر ميزات المزامنة بدون Project Server. سينعكس التغيير الذي يتم إجراؤه على إحدى قوائم المهام في الأخرى.	مكلفة للنشر في جميع أنحاء الشركة. إذا لم تكن لديك موارد الشركة الكافية لتثبيت SharePoint، يمكنك استخدام Microsoft 365 مع SharePoint online.
PowerPoint	مثالية لتقديم عروض تقديمية مؤثرة للمساهمين التنفيذيين.	قد يحتاج المحللون والمهندسون إلى مخططات أكثر تفصيلا لتحليل الموازنة المعقدة.
Visio	مثالي خلال المراحل الأولى من المشروع حيث تحتاج إلى التواصل مع عمليات الأعمال والتصنيع باستخدام المخططات الانسيابية أو الرسومات التخطيطية الأخرى.	قد يقدم الكثير من المعلومات لجمهور تنفيذي. استخدم ميزات إعداد التقارير الخاصة ب Project بدلا من ذلك.
Microsoft Teams	مثالي للفرق في مواقع مختلفة. يمكنك مشاركة معلومات المشروع باستخدام المراسلة الفورية أو الصوت أو الفيديو أو أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت.	قد يتطلب قسم تكنولوجيا المعلومات للنشر.

التبليغ عن معلومات المشروع

التحقق من تحديثات الحالة من Project Online	إذا كان فريق العمل يستخدم Project Online، فقم بتنزيل تحديثات حالة المهمة من الخادم قبل التواصل مع فريقك بشأن تقدم المشروع.
تعقب التقدم الحاصل في جدولك، من البساطة إلى الخبير	هناك طرق بسيطة لتعقب التقدم، وهناك طرق أكثر تعقيدا. ابحث عن الطريقة الأفضل لمشروعك وفريقك.
تبادل معلومات القيمة المكتسبة	تعد تدوين معلومات القيمة المكتسبة خطوة أكثر تقدما ولكنها فعالة جدا نحو اكتشاف حسن أداء المشروع وغيره من السيئ. إن الحقائق عالية المستوى التي تحصل عليها من هذا هي ما يرغب المساهمون في رؤيته.
إنشاء تقرير مشروع	باستخدام Project، يمكنك إنشاء تقارير رسومية ملفتة للنظر وتخصيصها لأي بيانات مشروع تريدها، بدون استخدام أي برامج أخرى. أثناء عملك على المشروع، تتغير التقارير لتعكس أحدث المعلومات—بدون الحاجة إلى إجراء تحديثات يدوية!
المزامنة مع قائمة مهام SharePoint	يستطيع أعضاء الفريق عرض الجدول وتحديث عملهم في SharePoint، وستشاهد التغييرات في Project. والعكس صحيح.
استخدام Microsoft 365	تبادل معلومات المشروع باستخدام Microsoft 365. طالما كنت تعمل على كمبيوتر شخصي مزود باتصال بالإنترنت، يمكنك العمل على مستنداتك باستخدام الإصدارات الكاملة من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote—تحت الطلب، من أي مكان.
نشر تغييرات المهام إلى الخادم	عندما تدخل تغييرات على المهام، يمكنك نشر تلك التغييرات في Project Online بحيث يحصل كل شخص على المعلومات المناسبة لمتابعة عملهم.
التواصل مع Microsoft Teams	إذا تعذر على الأشخاص حضور الاجتماع، فاستخدم Teams لمشاركة معلومات المشروع. شارك شرائح PowerPoint أو أوراق Excel أو دفتر ملاحظات OneNote لمشاركة خطط المشروع. يمكن ل People المشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت في المكتب أو في المنزل أو باستخدام أجهزتهم المحمولة.

العودة إلى خريطة طريق إدارة المشروع