بصفتك مدير مشروع، أحد أهم جوانب دورك هو مراقبة التعيينات لكل مورد من مواردك بحيث يمكنك موازنة أحمال العمل الخاصة بهم بفعالية. قد تكون بعض الموارد معلبة تحميلا زائدا، والبعض الآخر قد يتم تخصيصه بمقدار ناقص. يمكنك مراجعة مدى كفاءة استخدام مواردك في مشروعك، وما إذا كنت بحاجة إلى إجراء أية تعديلات، من خلال عرض أحمال العمل وإتاحة الموارد في Microsoft Project.
ماذا تريد أن تفعل؟
- مراجعة أحمال عمل الموارد باستخدام طريقة العرض "استخدام الموارد"
- مراجعة توفر موارد المؤسسة باستخدام Project Online
- استخدام رسم بياني لعرض أحمال العمل الفردية
- عرض قائمة الموارد التي تم تحميلها تحميلا زائدا
- موارد المجموعة الذين لديهم تخصيصات زائدة
- البحث عن الموارد التي لديها الوقت المتاح
مراجعة أحمال عمل الموارد باستخدام طريقة العرض "استخدام الموارد"
- في علامة التبويب مهمة أو مورد ، انقر فوق "استخدام الموارد " في القائمة المنسدلة "عرض ".
- راجع أسماء الموارد والمهام المعينة لها في جزء الجدول من طريقة عرض استخدام الموارد.
- راجع جزء مقياس الوقت من طريقة العرض للاطلاع على كيفية تخصيص العمل خلال الفترة الزمنية المحددة.
في العديد من طرق عرض الموارد، بما في ذلك طريقة عرض استخدام الموارد، تظهر الموارد التي تم تحميلها تحميلا زائدا باللون الأحمر. يحدث تحميل زائد عند تجاوز الحد الأقصى لوحدات مورد لأي فترة زمنية. وفي أوراق الموارد، يتضمن حقل مؤشر تسوية الموارد أيضا مؤشر تسوية الموارد، الذي يشير إلى تسوية المورد. تحقق من المؤشر وراجع تعيينات المهام لتقييم ما إذا كان التحميل الزائد مقبولا أم لا.
على سبيل المثال، لنفترض أن مدة مهمتين أربع ساعات، وأن كلا منهما يبدأ وينتهي في الوقت نفسه. إذا قمت بتعيين المهمتين إلى بوب، فسيتم تعيينه تحميلا زائدا من الناحية الفنية، لأنه خلال تلك الفترة التي تمتد من أربع ساعات من المهمتين، يعمل بوب بنسبة 200 بالمائة. ومع ذلك ، إذا تم تعيين التسوية على أساس يومي ، فلن يحتاج بوب إلى التسوية ، لأنه خلال اليوم بأكمله لا يتجاوز إجمالي قدرته الإجمالية على العمل التي تبلغ ثماني ساعات.
ملاحظة
إلى جانب تعيينات الموارد للمهام في المشروع المفتوح حاليا، تعرض طريقة عرض استخدام الموارد أيضا تعيينات الموارد الموجزة. تشير تعيينات الموارد الموجزة إلى إجمالي مقدار العمل المعين له مورد في كافة المشاريع الأخرى. يتم عرض تعيينات موارد الملخص فقط إذا كنت متصلا ب Microsoft Project Server وإذا كان لديك مشروع مؤسسة مفتوح. إذا كنت لا تريد أن تؤثر صفوف تعيين الملخص على الإجماليات الموضحة في طريقة عرض "استخدام الموارد"، يمكنك تحديد صفوف تعيين الملخص ثم الضغط على DELETE.
يمكنك أيضا عرض طريقة عرض "استخدام الموارد" وتعديلها لرؤية كل تعيينات الموارد والنسب المئوية لتخصيص العمل الخاصة بها في جدول زمني. تظهر طريقة العرض هذه كل التعيينات حسب المورد وتوضح مدى التخصيص الكامل لهذه الموارد للمهام المعينة عبر الوقت.
- في علامة التبويب مهمة أو مورد ، انقر فوق "استخدام الموارد " في القائمة المنسدلة "عرض ".
- انقر فوق "إضافة تفاصيل" ضمن علامة التبويب "تنسيق".
- في قائمة "الحقول المتوفرة"، انقر فوق "النسبة المئوية للتخصيص" ثم انقر فوق "إظهار".
- راجع جزء مقياس الوقت من طريقة العرض. في الصف ٪ Alloc. الذي أضفته للتو، يمكنك رؤية النسبة المئوية لإجمالي وقت العمل المتوفر للمورد الذي تم تخصيصه للتعيينات خلال الفترة الزمنية المحددة. بالإضافة إلى ذلك، يعرض جزء مقياس الوقت من طريقة العرض كلا من عمل التحميل الزائد للمورد والنسبة المئوية لتخصيصه باللون الأحمر، ما يتيح لك تحديد الوقت الذي يصبح فيه المورد مخصوصا زائدا بدقة.
تلميح
يمكنك تكبير الفترة الزمنية الموضحة في مقياس الوقت (على سبيل المثال، يمكنك تغيير طريقة العرض من أيام إلى ساعات) بالنقر فوق "تكبير" (+) الموجود في الزاوية السفلية اليسرى من النافذة. وبالمثل، يمكنك التصغير من الفترة الزمنية (على سبيل المثال، يمكنك تغيير طريقة العرض من أيام إلى أسابيع) بالنقر فوق تصغير (-).
مراجعة توفر موارد المؤسسة باستخدام Project Online
للعثور على موارد زائدة أو منخفضة الحجم سواء ضمن المشروع أو عبر المشاريع، يمكنك الوصول إلى Project Online وعرض رسم بياني وجدول لإتاحة الموارد.
من مركز مشاريع Project Online، انقر فوق "الموارد" في القائمة اليمنى.
حدد المورد أو الموارد التي تريد عرض معلومات توفرها الخاصة بها عن طريق تحديد خانة الاختيار إلى جانب أسمائها ثم ضمن علامة التبويب "موارد"، انقر فوق "تخطيط القدرة الإنتاجية" في قسم "التنقل".
لتحديد الموارد المجاورة في القائمة، اضغط باستمرار على SHIFT أثناء النقر فوق المورد الأول ثم المورد الأخير. لتحديد الموارد غير المتجاورة، اضغط باستمرار على CTRL أثناء النقر فوق كل مورد.في القسم "طرق العرض " من علامة تبويب "التوفر" ، حدد طريقة عرض مورد.
- لعرض عمل التعيين الذي تم تجميعه أولا حسب الموارد ثم حسب المشاريع التي يظهر فيها المورد، حدد "العمل حسب المورد".
- لعرض عمل التعيين مجمع حسب المشاريع التي يظهر فيها المورد، حدد "استخدام الموارد حسب المشروع".
- لعرض مقدار الوقت الذي يتوفر فيه المورد للعمل خلال فترة زمنية محددة، حدد "التوفر المتبقي".
- لعرض مقدار العمل الذي تم تعيين المورد لتنفيذه، حدد " استخدام الموارد".
إذا قمت بتحديد موارد متعددة في الصفحة السابقة، يمكنك النقر في وسيلة الإيضاح الموجودة على المخطط لتحديد الموارد التي تريد عرضها في الرسم البياني.
يظهر جدول التفاصيل أسفل الرسم البياني مقياس زمني يعرض مقدار العمل الذي تم تعيينه للمورد خلال الفترة الزمنية المحددة.
تلميح
لرؤية نطاق تاريخ مختلف في المخطط، انقر فوق "تعيين نطاقات التواريخ " في علامة التبويب "التوفر "، ثم حدد تواريخ جديدة في المربعات "تعيين نطاق التاريخ ".
استخدام رسم بياني لعرض أحمال العمل الفردية
تعرض طريقة العرض "مخطط الموارد" طريقة عرض مخطط شريطي لحمل العمل وتوفره لمورد فردي. تسمح لك طريقة العرض هذه باكتشاف ما إذا كان المورد المحدد محمل تحميلا زائدا أو غير محمل لفترة زمنية معينة. يمكنك أيضا رؤية النسبة المئوية للوحدات المخصصة للتعيينات، إلى جانب الحد الأقصى لتوفر وحدات المورد.
- في علامة التبويب "الموارد"، حدد طريقة العرض "رسم الموارد" في المقطع "عرض".
- راجع اسم المورد الأول في طريقة العرض "مخطط الموارد" عن طريق التمرير لليمين أو لليسار في النافذة اليمنى.
إذا كان اسم المورد مدرجا باللون الأحمر، فهذا يعني أن المورد محمل تحميلا زائدا. يتم تخصيص الموارد المدرجة باللون الأسود إما بكامل طاقتها أو بكاملها. - راجع المخطط الشريطي للاطلاع على مستوى التحميل الزائد أو عدم التحميل.
تشير الأشرطة الزرقاء (بشكل افتراضي) إلى مقدار العمل المخصص الذي يبلغ الحد الأقصى لوحدة المورد ووقت العمل المتوفرة لهذه الفترة الزمنية أو أقل. تشير الأشرطة الحمراء (بشكل افتراضي) إلى أن المورد محمل تحميلا زائدا لأن المورد تجاوز الحد الأقصى للوحدة ووقت العمل المتاح لفترة زمنية معينة. - راجع نسب التخصيص الأعلى التي تحدث في الفترة الزمنية الموضحة ، أي وحدات الذروة للمورد في الفترة الزمنية.
يتم سرد وحدات الذروة في أسفل الرسم البياني. - لعرض الرسم البياني الشريطي للمورد التالي، اضغط على PAGE DOWN أو استخدم شريط التمرير أو مفاتيح الأسهم.
عرض قائمة الموارد التي تم تحميلها تحميلا زائدا
يمكنك الاطلاع على قائمة بالموارد التي تم تحميلها تحميلا زائدا فقط عن طريق عرض طريقة عرض "ورقة الموارد" أو طريقة عرض "استخدام الموارد"، ثم تصفية الموارد التي تم تحميلها تحميلا زائدا.
- في المقطع "عرض" ، انقر فوق "ورقة الموارد " أو "استخدام الموارد " من القائمة المنسدلة.
- في علامة التبويب " عرض "، انقر فوق القائمة المنسدلة "عامل التصفية " في قسم "البيانات" ، ثم انقر فوق "موارد محمل تحميلا زائدا".
- لعرض قائمة الموارد الكاملة مرة أخرى، انقر فوق القائمة المنسدلة "تصفية "، ثم انقر فوق "بلا تصفية".
ملاحظة
حتى بدون تصفية الموارد التي تم تحميلها تحميلا زائدا، يمكنك بسهولة رؤية الموارد التي تم تحميلها تحميلا زائدا، لأن أسماءها تظهر باللون الأحمر في أي طريقة عرض موارد. علاوة على ذلك، في طريقتي العرض "ورقة الموارد" و"استخدام الموارد"، سيقترح حقل المؤشر تسوية الموارد التي محمل تحميلا زائدا.
يمكن أيضا استخدام طرق عرض المهام لعرض التحميلات الزائدة، على الرغم من أنها لا تظهر التحميلات الزائدة باللون الأحمر كما تفعل بها طرق عرض الموارد. إذا كنت تعمل في طريقة عرض مهمة، يمكنك الانتقال خلال كل مهمة تتضمن تحميلات زائدة للموارد، على الرغم من أن طريقة عرض المهمة لن تظهر لك الموارد (أو العدد) التي تم تحميلها تحميلا زائدا.
أثناء وجودك في أي طريقة عرض مهمة، مثل "مخطط جانت" أو "مخطط الشبكة"، في علامة التبويب "الموارد "، انقر فوق "التالي" التحميل الزائد في قسم " المستوى ".
موارد المجموعة الذين لديهم تخصيصات زائدة
في طريقة عرض ورقة الموارد أو استخدام الموارد، يمكنك تجميع الموارد التي تم تحميلها تحميلا زائدا. يمكنك أيضا تجميع الموارد حسب وحدات الذروة التي تشير إلى الحد الأقصى لتخصيصات النسبة المئوية للتعيينات أثناء المشروع. قد تساعدك مراجعة الموارد المحملة تحميلا زائدا حسب مدى التحميلات الزائدة في التركيز على الموارد التي تم تحميلها تحميلا زائدا أولا.
- في المقطع "عرض" ، انقر فوق "ورقة الموارد " أو "استخدام الموارد".
- في علامة التبويب "عرض "، انقر فوق القائمة المنسدلة "تجميع حسب "، ثم انقر فوق "تجميع حسب" جديد.
- في المربع "اسم الحقل "، حدد محمل تحميلا زائدا.
- في مربع الترتيب ، حدد تصاعدي أو تنازلي.
إذا نقرت فوق تصاعدي، فستظهر مجموعة الموارد التي لم يتم تحميلها تحميلا زائدا أولا وتظهر مجموعة موارد محمل تحميلا زائدا في المرتبة الثانية. - لإنشاء تجميع متداخل لوحدات الذروة، انقر فوق المربع "بعد ذلك، حسب "، ثم انقر فوق "الذروة".
- قم بتوفير اسم للتجميع ثم انقر فوق تطبيق.
يتم تجميع طريقة العرض وفقا لمواصفاتك. يتم تجميع أي مورد له أي تعيين يتجاوز 100٪ من وحدات الذروة في أي وقت أثناء المشروع ضمن "محمل تحميلا زائدا": نعم. إذا حددت تجميعا متداخلا لوحدات الذروة، فقد يكون لديك تجميعات إضافية ضمن عناوين مثل "الذروة": 200٪ و "الذروة: 300٪" وهكذا. - لعرض الموارد المدرجة بالترتيب الأصلي في المربع تجميع حسب، انقر فوق [بلا مجموعة].
البحث عن الموارد التي لديها الوقت المتاح
إذا كانت لديك موارد محملة تحميلا زائدا، فقد ترغب في تحديد الموارد المتوفرة في المشروع، بحيث يمكنك توزيع حمل العمل بطريقة متساوية أكثر. وتعد هذه السعة مفيدة أيضا في حالة وجود مهام إضافية غير معينة وتريد معرفة من هو الشخص المتاح للقيام بمزيد من العمل.
يتم حساب إتاحة الموارد باستخدام الصيغة التالية:
توفر الموارد = سعة المورد - (تعيين المورد الملخص + استثناءات Calendar)
تعيين مورد الملخص هو مجموع كل العمل المنجز بواسطة المورد، وتمثل استثناءات Calendar أي استثناءات في التقويم الأساسي للمورد.
للعثور على الموارد التي يمكنها العمل لساعات إضافية في مهمة ما، يمكنك عرض طريقة عرض استخدام الموارد وتعديلها لرؤية مقدار الوقت (الساعات أو الأيام أو الأسابيع) الذي يتوفر فيه المورد للتعيينات الإضافية. يمكنك أيضا استخدام طريقة العرض هذه لإعادة توزيع العمل من موارد زائد التخسيمات إلى تلك التي تم تحميلها ناقصا.
- في المقطع "عرض" ، انقر فوق "استخدام الموارد".
- في علامة التبويب "تنسيق "، في قسم " التفاصيل "، حدد المربع " التوفر المتبقي ".
- في الصف Rem. Avail. (التوفر المتبقي)، راجع مقدار العمل الذي يمثل التوفر المتبقي، أو التخصيص المنخفض، لكل فترة زمنية.
يمكنك أيضا عرض طريقة العرض "مخطط الموارد" وتعديلها لعرض مخطط شريطي لحمل العمل الخاص بمورد فردي، مما يساعدك على اكتشاف الأشخاص الذين يمكنهم العمل لساعات إضافية على مهمة. يمكنك مراجعة المعلومات حول مورد واحد تم تخسيمه تحميلا ناقصا في كل مرة في طريقة العرض "الرسم البياني للموارد". يمكنك رؤية مقدار العمل المتوفر حسب الفترة الزمنية.
- في المقطع "عرض" ، انقر فوق "مخطط الموارد".
- في علامة التبويب "تنسيق "، انقر فوق القائمة المنسدلة "الرسم البياني "، ثم حدد "توفر العمل".
- بالنسبة للمورد المحدد، راجع مقدار العمل المتوفر المعروض في المخطط الشريطي. قم بالتمرير عبر مقياس الوقت لرؤية التحميلات المنخفضة خلال فترات زمنية مختلفة.
- راجع مقدار الوقت المتوفر للمورد المحدد في أسفل الرسم البياني.
- للانتقال إلى المورد التالي الذي يتوفر له، اضغط على PAGE DOWN أو استخدم شريط التمرير أو مفاتيح الأسهم في الجزء الأيمن.