هل سبق لك أن خلطت بين مرحلةوعملية؟ أو محفظة مع تسليم؟ وقد لا يكون الأمر كذلك، ولكن يمكن أن تكون مصطلحات إدارة المشروع مربكة، وبإمكان هذه المقالة أن تساعدك على حل هذه المشكلة.
في هذه المقالة
- التعرف على الأساسيات: المراحل والعمليات والمحافظ والمنتجات
- المخرجات: تسليمات مشروعك
- كيف يتوافق Microsoft Project مع نظام إدارة المشاريع؟
- ألم يكن لديك ما يكفي؟ هل ما زلت ترغب في معرفة المزيد؟
التعرف على الأساسيات: المراحل والعمليات والمحافظ والمنتجات
المشروع هو ببساطة مجموعة من الأنشطة التي تحدث وفقا لجدول زمني ، والتي تنتج نوعا من المخرجات. بعض المشاريع قائمة بذاتها، وليس لها علاقة بأعمال أخرى جارية في المؤسسة. من ناحية أخرى، تعد بعض المشاريع جزءا من جهود أكبر، مثل المراحل والعمليات والبرامج وقوائم المشاريع.
المراحل
يمكن جدولة المشاريع على مراحل، بحيث يمكن إدارة العديد من المشاريع ذات الصلة بنفس الهدف معا. على سبيل المثال ، تقوم منظمة خيرية بجمع تبرعات كل عام. لإدارة كافة المشاريع المقترنة بالوظيفة، يتم تجميع المشاريع في ثلاث مراحل: التخطيط ويوم الحدث والمتابعة. تحتوي كل مرحلة على مشاريع متعددة.
| مرحلة | المشاريع | إخراج المرحلة |
|---|---|---|
| التخطيط |
|
مستند خطة حدث مكتمل |
| يوم الحدث |
|
يتم تشغيل الحدث كما هو مخطط له |
| Follow-Up |
|
مستند ما بعد الوفاة مكتمل |
العمليات
قد تكون الأنشطة في مشروعين مختلفين مرتبطة بشكل مترابط لتشكيل عملية. على سبيل المثال، لنفترض أن لديك مشروعين: أحدهما يتضمن الأنشطة الضرورية لإنشاء نظام لإصدار التذاكر لمركز الاتصال، والمشروع الآخر يحتوي على الأنشطة اللازمة لتوظيف موظفي الدعم وتدريبهم لمركز الاتصال.
| المشروع 1 | Project 2 |
|---|---|
الأنشطة:
|
الأنشطة:
|
|
الإخراج: نظام التذاكر لمركز الاتصال |
الإخراج: موظفو دعم مركز الاتصال |
وتشكل مجموعة الأنشطة المدمجة من المشروعين عملية إعداد مركز اتصال. تحتوي العملية على مخرجات مركز اتصال يعمل بكامل طاقته.
| العملية |
|---|
أنشطة المشروع 1:
|
أنشطة المشروع 2:
|
|
إخراج العملية: مركز اتصال يعمل بكامل طاقته |
البرامج
البرنامج هو مجموعة من المشاريع التي تدار معا ، لتحقيق أقصى استفادة من حالتها المترابطة. على سبيل المثال ، تقوم شركة إنشاء تعمل على تقسيم فرعي جديد بإدارة كل منزل في التقسيم الفرعي كمشروع منفصل. من خلال تجميع المشاريع في برنامج للقسم الفرعي بأكمله ، يمكن للشركة أن ترى بسهولة تقدم التقسيم الفرعي ككل ، وتخطط لجلب موارد الطرف الثالث ، مثل شاحنات الخرسانة أو منسقي الحدائق.
| برنامج | المشاريع |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
المحافظ
قد يستخدم بعض مديري المشاريع قوائم المشاريع لإقران المشاريع والبرامج بأهداف الأعمال الاستراتيجية المقابلة لها. على سبيل المثال ، حددت شركة تطوير برمجيات ثلاثة أهداف تجارية استراتيجية: "الابتكار في الصناعة" و "تطوير برامج آمنة" و "تقديم دعم عملاء من الدرجة الأولى". تقوم المنظمة بإعداد محافظ لكل هدف من هذه الأهداف (الابتكار والأمان والدعم) ، ومواءمة المشاريع والبرامج الحالية ضمن هذه المحافظ.
| المحفظة | المشاريع والبرامج |
|---|---|
| الابتكار |
|
| الأمان |
|
| الدعم |
|
المخرجات: تسليمات مشروعك
تنتج المشاريع والمراحل والعمليات كلها نوعا من المخرجات، يسمى التسليم. عادة ما يكون التسليم عبارة عن عنصر ملموس، مثل مستند أو منتج مكتمل. يمكن أن تكون التسليمات منتجات أو بضائع، ولكن يمكن أن تكون أيضا نتائج أو خدمات. يوفر الجدول التالي بعض الأمثلة على أنواع التسليمات هذه.
| نوع التسليم | الوصف | أمثلة |
|---|---|---|
| المنتج | عنصر ملموس يكون ناتج مشروع أو مرحلة أو عملية. يمكن أن تكون المنتجات تسليمات مستقلة، أو يمكن أن تكون أحد مكونات عملية التسليم الأكبر. | مستند ، برنامج ، منزل |
| النتيجة | ناتج مشروع أو مرحلة أو عملية مكتملة. | عملية فرز الأخطاء المنقحة ، الهيكل التنظيمي الجديد ، المبادئ التوجيهية للبناء الأخضر |
| الخدمة | ناتج لمشروع أو مرحلة أو عملية تمكن المؤسسة من تنفيذ وظيفة الأعمال. | مركز اتصال يعمل بكامل طاقته ، وطاولة موظفين في مؤتمر ، وخدمة إرسال لاسلكي |
كيف يتوافق Microsoft Project مع نظام إدارة المشاريع؟
وبالعودة إلى الوراء، يشير "نظام" إدارة المشاريع إلى المجموعة المتكاملة من العمليات والتقنيات والمنهجيات والأدوات المستخدمة لجدولة المشاريع وتعقبها. Microsoft Project عبارة عن أداة ضمن نظام إدارة المشاريع الأكبر. يتم حفظ المشاريع، التي تسمى أيضا خطط المشاريع، كملفات منفصلة ضمن Project 2010، ويمكن تجميعها في جهود أكبر، كالمراحل والعمليات والبرامج وقوائم المشاريع.