يهدف "مركز السجلات" إلى العمل كمستودع مركزي تستطيع فيه المؤسسة تخزين كافة سجلاتها وإدارتها، مثل المستندات القانونية أو المالية. ويعتمد "مركز السجلات" عملية إدارة السجلات كاملةً، بدءاً من جمع السجلات مروراً بإدارتها ووصولاً إلى التخلص منها.
يشبه قالب موقع "مركز السجلات" مواقع SharePoint الأخرى من حيث أنه يعمل كمستودع عام للمستندات ويمكن التعاون بين مستخدمي الموقع. ومع ذلك، يعد قالب موقع "مركز السجلات" موقعا مكونا مسبقا وقد تم تصميمه خصيصا لمساعدة المؤسسات على تنفيذ برامج إدارة السجلات والاحتفاظ بها. ومن الميزات المضمّنة التي يمكنها مساعدتك على إدارة السجلات بفاعلية أكبر تعيين الإصدار والتدقيق وإدارة بيانات التعريف وخدمات eDiscovery وتوجيه السجلات القابلة للتخصيص.
ملاحظة
لقد قدمنا في SharePoint استخدام تسميات الاستبقاء لإعلان المحتوى كسجلات، الأمر الذي يحل فعليا مكان الحاجة إلى استخدام "مركز السجلات". إذا كنت تستخدم "مركز السجلات"، فيمكنك متابعة استخدامه إلى جانب تسميات الاستبقاء. ولكن من الآن فصاعدا، لغرض إدارة السجلات، نوصي باستخدام تسميات الاستبقاء بدلا من "مركز السجلات".
تعريف خطة إدارة سجلات
على أعلى مستوى، هناك خطوتان رئيسيتان يتم اتبعهما في تصميم موقع "مركز السجلات" لتنفيذ برنامج إدارة سجلات:
- يجب على المؤسسة وضع استراتيجية لإدارة السجلات وخطة رسمية لإدارة السجلات. هذا جهد تعاوني يتضمن التنسيق بين مديري السجلات ومسؤولي التوافق ومحترفي تكنولوجيا المعلومات والعاملين في مجال المعلومات.
- ويجب على المؤسسة عندئذ تكوين موقع واحد أو أكثر من مواقع "مركز السجلات" لتنفيذ خطة إدارة السجلات الخاصة بها.
توضح الأقسام الموجودة أدناه العناصر الأساسية المضمنة في كل خطوة من هذه الخطوات.
تخطيط إدارة السجلات
قبل أن تتمكن المؤسسة من تكوين موقع "مركز السجلات" كحل لإدارة السجلات، يجب عليها وضع خطة رسمية لاستراتيجية إدارة السجلات الخاصة بها. من المرجح أن تكون العناصر المحددة لخطة إدارة السجلات الرسمية فريدة للمؤسسات أو الشركات الفردية. ومع ذلك، تتضمن جميع خطط إدارة السجلات تقريبا المستندات والعمليات التالية:
خطة الملفات تصف خطة الملفات أنواع المستندات أو العناصر التي تعترفها المؤسسة كسجلات أعمال رسمية. إنها تشير إلى مكان تخزين هذه السجلات، وتوفر معلومات تميز نوع واحد من السجلات عن آخر. تعمل خطة الملفات كمجموعة شاملة من النهج والعمليات والإرشادات لإنشاء السجلات وتخزينها وإدارتها. يجب أن تغطي خطة الملفات جميع السجلات، بغض النظر عن الوسائط، بما في ذلك الورقية والمدونات ومواقع wiki والبريد الإلكتروني والملفات الإلكترونية. كما يجب أن تحدد كيفية تصنيف كل سجل وحمايته وإتلافه في نهاية المطاف. كما ينبغي أن يتضمن اعتبارات لفئات خاصة من السجلات، مثل السجلات السرية أو الحيوية أو الأسرار التجاري أو الامتيازات. أخيرا، يجب أن تحدد خطة الملفات الأشخاص المسؤولين عن إدارة كل نوع من أنواع السجلات.
مكتبات السجلات مكتبات السجلات هي في الأساس مكتبات مستندات تقوم بإنشائها لتصنيف السجلات المهمة وتخزينها. يمكنك إنشاء مكتبة سجلات لكل نوع من أنواع السجلات تريد الاحتفاظ بها. يتم توجيه السجلات تلقائيا إلى المكتبة المناسبة بالاستناد إلى الإعدادات المكونة في "منظم المحتوى".
أنواع المحتويات يمكنك إنشاء أنواع محتويات لتحديد أنواع السجلات التي تحتاج مؤسستك إليها لتخزينها وتعريف أي خصائص فريدة لكل نوع من أنواع السجلات. من خلال تحديد أنواع المحتويات لأنواع معينة من السجلات، تضمن مؤسستك إدارة كل مجموعة من مجموعات المحتويات هذه بطريقة متناسقة. يمكن تصنيف وتخزين مستندات Office وملفات PDF وملفات TIFF (الصور الممسوحة ضوئيا) والبريد الإلكتروني ومحادثات الرسائل الفورية وملفات الفيديو والسجلات الفعلية مع أنواع المحتويات التي تقوم بإنشائها. على سبيل المثال، سيتم التعامل مع أي سجل يسمى "عقد" بالطريقة نفسها وبطريقة متناسقة داخل نظام إدارة سجلات SharePoint. يعد استخدام أنواع المحتويات لتصنيف السجلات وتخزينها أسلوبا بديلا لاستخدام مكتبات السجلات.
جدول الاستبقاء يحدد جدول الاستبقاء المدة التي يجب خلالها الاحتفاظ بكل نوع سجل في خطة الملفات (فترة استبقائه) وعملية التخلص منه عند وصوله إلى نهاية هذه الفترة (عملية التخلص منه). تستند عادة الإرشادات الواردة في جدول الاستبقاء إلى المتطلبات القانونية والمخاطر التي تتعرض لها المؤسسة واحتياجات العمل. بالإضافة إلى ذلك، يصف جدول الاستبقاء عادة حالات الطوارئ الخاصة بإدارة المخاطر التي تحدد فترة الاستبقاء لكل نوع سجل.
مستند متطلبات التوافق يعرف مستند متطلبات التوافق القواعد التي يجب أن تلتزم بها أنظمة تكنولوجيا المعلومات لإدارة السجلات، والقدرات التي يجب أن تكون متوفرة لتلك السجلات، وأنواع المراقبة المنتظمة التي يجب أن تدعمها لضمان التوافق.
- العملية الرسمية لتعليق التصرف في السجلات هذه العملية، التي تسمى غالبا بعملية احتجاز، تفصل كيف تقوم المؤسسة بتعليق التخلص من السجلات عند وقوع أحداث مثل الدعاوى القضائية أو عمليات التدقيق أو الاستقصاءات.
- نظام لرصد مناولة السجلات والإبلاغ عنها لضمان قيام الموظفين بتصنيف السجلات والوصول إليها وإدارتها وفقا للنهج والعمليات المحددة، يجب أن يتضمن برنامج إدارة السجلات عملية أو نظام لمراقبة معالجة السجلات وإعداد التقارير بشأنها.
تكوين موقع "مركز السجلات"
وبعد أن تبدأ المؤسسة في التخطيط التفصيلي لإدارة السجلات ووضع خطة رسمية لإدارة السجلات، يمكنها إنشاء موقع "مركز السجلات" وتكوينه لمساعدتها على تنفيذ هذا البرنامج.
يجب تنفيذ الخطوات التالية لتكوين موقع "مركز السجلات":
إنشاء مكتبات سجلات أو قوائم لإدارة وتخزين كل نوع من أنواع السجلات المحددة في خطة الملفات.
- ننصحك بإنشاء مكتبة سجلات واحدة لكل نوع محتوى في خطة سجلاتك.
- عند إرسال السجلات إلى "مركز السجلات"، يتم توجيهها إلى القائمة أو المكتبة ذات الصلة.
إنشاء أعمدة لمكتبات المستندات أو القوائم أو أنواع المحتويات ذات الصلة لاحتواء بيانات التعريف لكل نوع سجل محدد في خطة الملف وعرضها.
حدد نهج إدارة المعلومات لكل نوع سجل على موقع "مركز السجلات". يجب أن تعكس هذه النهج فترات الاستبقاء ومتطلبات التدقيق المحددة في خطة الملفات وجدول الاستبقاء الخاص بالمؤسسة.
قم بتكوين "منظم المحتوى" لتوجيه كل نوع سجل إلى الموقع المناسب. عند إرسال السجلات إلى موقع "مركز السجلات"، إما يدويا أو برمجيا، يستخدم التطبيق هذه الميزة لتحديد كيفية تصنيف السجل ضمن موقع "مركز السجلات" ومكان إرساله.