يهدف مركز السجلات إلى العمل كمستودع مركزي حيث يمكن للمؤسسة تخزين وإدارة جميع سجلاتها مثل المستندات القانونية أو المالية. ويعتمد "مركز السجلات" عملية إدارة السجلات كاملةً، بدءاً من جمع السجلات مروراً بإدارتها ووصولاً إلى التخلص منها.
يشبه قالب موقع مركز السجلات مواقع SharePoint الأخرى لأنه يعمل كمستودع عام للمستندات ويمكن التعاون بين مستخدمي الموقع. ومع ذلك، فإن قالب موقع مركز السجلات هو موقع تم تكوينه مسبقا مصمم خصيصا لمساعدة المؤسسات على تنفيذ برامج إدارة السجلات والاحتفاظ بها. ومن الميزات المضمّنة التي يمكنها مساعدتك على إدارة السجلات بفاعلية أكبر تعيين الإصدار والتدقيق وإدارة بيانات التعريف وخدمات eDiscovery وتوجيه السجلات القابلة للتخصيص.
ملاحظة
في SharePoint، قدمنا استخدام تسميات الاستبقاء للإعلان عن المحتوى كسجلات، والذي يحل بشكل فعال محل الحاجة إلى استخدام مركز السجلات. إذا كنت تستخدم مركز السجلات، يمكنك الاستمرار في استخدامه جنبا إلى جنب مع تسميات الاستبقاء. ولكن للمضي قدما، لغرض إدارة السجلات، نوصي باستخدام تسميات الاستبقاء بدلا من مركز السجلات.
تحديد خطة إدارة السجلات
على أعلى مستوى، هناك خطوتان رئيسيتان تشاركان في تصميم موقع مركز السجلات لتنفيذ برنامج إدارة السجلات:
- يجب على المؤسسة وضع استراتيجية لإدارة السجلات وخطة رسمية لإدارة السجلات. هذا جهد تعاوني يتضمن التنسيق بين مديري السجلات ومسؤولي الامتثال ومحترفي تكنولوجيا المعلومات والعاملين في مجال المعلومات.
- يجب على المؤسسة بعد ذلك تكوين موقع واحد أو أكثر من مواقع مركز السجلات لتنفيذ خطة إدارة السجلات الخاصة بها.
توضح الأقسام أدناه العناصر الأساسية المتضمنة في كل خطوة من هذه الخطوات.
تخطيط إدارة السجلات
قبل أن تتمكن المؤسسة من تكوين موقع مركز السجلات كحل لإدارة السجلات، يجب عليها تطوير خطة رسمية لاستراتيجية إدارة السجلات الخاصة بها. من المحتمل أن تكون العناصر المحددة لخطة إدارة السجلات الرسمية فريدة من نوعها للمؤسسات أو الشركات الفردية. ومع ذلك، تتضمن جميع خطط إدارة السجلات تقريبا المستندات والعمليات التالية:
خطة الملف تصف خطة الملفات أنواع المستندات أو العناصر التي تقر بها المؤسسة كسجلات عمل رسمية. يشير إلى مكان تخزين هذه السجلات، ويوفر معلومات تميز نوع سجل عن آخر. تعمل خطة الملفات كمجموعة شاملة من النهج والعمليات والإرشادات لإنشاء السجلات وتخزينها وإدارتها. يجب أن تغطي خطة الملفات جميع السجلات، بغض النظر عن الوسائط، بما في ذلك الورق والمدونات و wikis والبريد الإلكتروني والملفات الإلكترونية. يجب أيضا تحديد كيفية تصنيف كل سجل وتأمينه وتدميره في نهاية المطاف. يجب أن يتضمن أيضا اعتبارات لفئات خاصة من السجلات، مثل السجلات السرية أو الحيوية أو السرية التجارية أو المميزة. وأخيرا، يجب أن تحدد خطة الملف الأشخاص المسؤولين عن إدارة كل نوع من أنواع السجلات.
مكتبات السجلات مكتبات السجلات هي في الأساس مكتبات مستندات تقوم بإنشائها لتصنيف السجلات المهمة وتخزينها. يمكنك إنشاء مكتبة سجلات لكل نوع من أنواع السجلات التي تريد الاحتفاظ بها. يتم توجيه السجلات تلقائيا إلى المكتبة المناسبة استنادا إلى الإعدادات التي تم تكوينها في منظم المحتوى.
أنواع المحتوى يمكنك إنشاء أنواع محتويات لتعريف أنواع السجلات التي تحتاجها مؤسستك لتخزين وتحديد أي خصائص فريدة لكل نوع من السجلات. من خلال تحديد أنواع المحتويات لنوع معين من السجلات، يمكن لمؤسستك التأكد من إدارة كل مجموعة من مجموعات المحتوى هذه بطريقة متسقة. يمكن تصنيف مستندات Office وملفات PDF وTIFFs (الصور الممسوحة ضوئيا) والبريد الإلكتروني ومحادثات الرسائل الفورية ومقاطع الفيديو والسجلات الفعلية وتخزينها مع أنواع المحتوى التي تقوم بإنشائها. على سبيل المثال، سيتم التعامل مع أي سجل يسمى "العقد"، بنفس الطريقة وبطريقة متسقة داخل نظام إدارة السجلات في SharePoint. يعد استخدام أنواع المحتويات لتصنيف السجلات وتخزينها طريقة بديلة لاستخدام مكتبات السجلات.
جدول الاستبقاء يحدد جدول الاستبقاء المدة التي يجب فيها الاحتفاظ بكل نوع سجل في خطة الملف (فترة الاستبقاء الخاصة به) وعملية التخلص منه عندما يصل إلى نهاية هذه الفترة (عملية التصرف فيه). عادة ما تستند الإرشادات الواردة في جدول الاستبقاء إلى المتطلبات القانونية والمخاطر التي تتعرض لها المؤسسة والحاجة التجارية. بالإضافة إلى ذلك، يصف جدول الاستبقاء عادة حالات الطوارئ لإدارة المخاطر التي تحدد فترة الاستبقاء لكل نوع سجل.
مستند متطلبات التوافق يحدد مستند متطلبات التوافق القواعد التي يجب أن تلتزم بها أنظمة تكنولوجيا المعلومات لإدارة السجلات، والقدرات التي يجب أن تكون لديها، وأنواع المراقبة المنتظمة التي يجب أن تدعمها لضمان التوافق.
- عملية رسمية لتعليق التصرف في السجلات توضح هذه العملية، التي غالبا ما تسمى تعليقا، تفاصيل كيفية تعليق المؤسسة للتصرف في السجلات عند حدوث أحداث مثل التقاضي أو التدقيق أو التحقيقات.
- نظام لمراقبة ومعالجة السجلات والإبلاغ عنها لضمان قيام الموظفين بتقديم السجلات والوصول إليها وإدارتها وفقا لنهج وعمليات محددة، يجب أن يكون لبرنامج إدارة السجلات عملية أو نظام لمراقبة ومعالجة السجلات والإبلاغ عنها.
تكوين موقع مركز السجلات
بعد أن تشارك المؤسسة في التخطيط التفصيلي لإدارة السجلات وتطوير خطة رسمية لإدارة السجلات، يمكنها إنشاء موقع مركز السجلات وتكوينه لمساعدته على تنفيذ هذا البرنامج.
تحتاج إلى اتخاذ الخطوات التالية لتكوين موقع مركز السجلات:
إنشاء مكتبات أو قوائم سجلات لإدارة كل نوع من السجلات المحددة في خطة الملف وتخزينها.
- نوصي بإنشاء مكتبة سجلات واحدة لكل نوع محتوى في خطة السجلات الخاصة بك.
- عند إرسال السجلات إلى مركز السجلات، يتم توجيهها إلى القائمة أو المكتبة ذات الصلة.
إنشاء أعمدة لمكتبات المستندات أو القوائم أو أنواع المحتويات ذات الصلة لاحتواء بيانات التعريف وعرضها لكل نوع سجل محدد في خطة الملف.
حدد نهج إدارة المعلومات لكل نوع سجل على موقع مركز السجلات. يجب أن تعكس هذه النهج فترات الاستبقاء ومتطلبات التدقيق المحددة في خطة الملفات وجدول الاستبقاء الخاص بمؤسستك.
تكوين منظم المحتوى لتوجيه كل نوع سجل إلى الموقع المناسب. عند إرسال السجلات إلى موقع مركز السجلات، إما يدويا أو برمجيا، يستخدم التطبيق هذه الميزة لتحديد كيفية تصنيف السجل داخل موقع مركز السجلات ومكان إرساله.