إنشاء عمود بيانات خارجية في قائمة أو مكتبة وتحديثه

يمكنك إضافة نوع خاص من الأعمدة إلى قائمة أصلية أو مكتبة تسمى عمود بيانات خارجي. يتيح لك هذا العمود دمج عمود من البيانات من مصدر بيانات خارجي مع أعمدة أخرى في قائمة أصلية أو مكتبة أصلية. نظرا لإضافة عمود بيانات خارجي إلى قائمة أو مكتبة أصلية، تعمل جميع ميزات القائمة أو المكتبة ذات الصلة، بما في ذلك تعيين الإصدار والموافقات وتسجيل الدخول والخروج ومرفقات الملفات.

لمزيد من المعلومات، راجع البحث عن محتوى حول البيانات الخارجية.

ماذا تريد أن تفعل؟

• قبل البدء
• فهم أمثلة استخدام أعمدة البيانات الخارجية
• إنشاء عمود بيانات خارجي في قائمة أو مكتبة
• تحديث عمود بيانات خارجي
• تحديث عمود بيانات خارجي

قبل البدء

يتطلب العمل مع البيانات الخارجية العديد من المهام المطلوبة مسبقا لتمكين الوصول الآمن إلى البيانات. يمكن أن تساعدك المعلومات التالية في تخطيط خطواتك التالية. أيضا، إذا واجهت مشكلات في محاولة العمل مع البيانات الخارجية، يمكن أن تساعدك هذه المعلومات في تحديد المشكلة. للوصول إلى البيانات الخارجية، يجب عليك أنت أو المسؤول القيام بما يلي:

إعداد مصدر البيانات الخارجي قد يحتاج المسؤول إلى إنشاء حساب وتوفير أذونات لمصدر البيانات للتأكد من أن الأشخاص المناسبين لديهم حق الوصول إلى البيانات وأن البيانات لا تنتهي في الأيدي الخطأ. في قاعدة بيانات خارجية، قد يرغب المسؤول أيضا في إنشاء جداول وطرق عرض واستعلامات معينة وما إلى ذلك لقصر النتائج على ما هو مطلوب فقط وللمساعدة في تحسين الأداء.

تكوين خدمات SharePoint وحساباته يجب على المسؤول تنشيط خدمات اتصال بيانات الأعمال وخدمة المخزن الآمن.

تكوين خدمات المخزن الآمن يجب على المسؤول القيام بما يلي: تحديد أفضل وضع وصول لمصدر البيانات الخارجي، وإنشاء تطبيق هدف، وتعيين بيانات الاعتماد للتطبيق الهدف.

تكوين خدمات اتصال بيانات الأعمال يجب على المسؤول التأكد من أن المستخدم الذي يقوم بإنشاء نوع المحتوى الخارجي لديه إذن لمخزن بيانات تعريف اتصال بيانات العمل وأن المستخدمين المناسبين لديهم حق الوصول إلى نوع المحتوى الخارجي الذي تستند إليه القائمة الخارجية.

إنشاء نوع محتوى خارجي يجب على المستخدم تعريف نوع محتوى خارجي يحتوي على معلومات حول الاتصالات والوصول وأساليب التشغيل والأعمدة وعوامل التصفية وبيانات التعريف الأخرى المستخدمة لاسترداد البيانات من مصدر البيانات الخارجي.

أعلى الصفحة

فهم أمثلة استخدام أعمدة البيانات الخارجية

تصف الأقسام التالية بعض الاستخدامات العملية لإضافة عمود بيانات خارجي إلى قائمة أو مكتبة.

عقود العملاء ومعلومات الاتصال لديك مكتبة مستندات تحتوي على عقود العملاء. ومع ذلك، يتم الاحتفاظ بجميع معلومات العملاء في تطبيق خط العمل (مثل SAP أو Microsoft CRM) الذي يحتوي على مصدر بيانات خارجي لمنتجات SharePoint. ترغب في تعقب عقود العميل في مكتبة المستندات، ولكن تأكد من تحديث معلومات العملاء ذات الصلة وعدم تكرارها دون داع. يمكنك القيام بذلك عن طريق إضافة عمود بيانات خارجي واحد أو أكثر إلى المكتبة لإقران اسم العميل المناسب ورقم الهاتف بكل عقد مخزن في المكتبة. يسهل عمود البيانات الخارجية إدخال المعلومات الصحيحة أو تحديثها ويسترد معلومات العميل تلقائيا من مصدر البيانات الخارجي. في هذا السيناريو، يمكنك أيضا إنشاء مستند Word منظم يروج لقيم أعمدة البيانات الخارجية إلى مستند Word حتى تتمكن من تحرير القيم في لوحة معلومات المستند أو باستخدام عناصر تحكم محتوى Word.

بيانات المنتج الأساسية مع الصور لقد أنشأت مكتبة صور تحتوي على صور للمنتجات التي تبيعها مؤسستك. يمكنك إضافة عمود بيانات خارجي إلى المكتبة التي تصل إلى اسم المنتج ورمز المنتج والسعر الحالي من قاعدة بيانات خارجية. ومع ذلك، تأكد من أنه عند إنشاء نوع المحتوى الخارجي، تكون البيانات الخارجية للقراءة فقط. تتطلب قواعد شركتك وعملياتها إجراء أي تغييرات على معلومات المنتج من خلال نظام قاعدة البيانات. ولكن الآن يمكن لمزيد من الأشخاص في مؤسستك رؤية جميع معلومات المنتج الشائعة معا بسهولة في طريقة عرض مكتبة واحدة.

أعلى الصفحة

إنشاء عمود بيانات خارجي في قائمة أو مكتبة

1. انتقل إلى موقع SharePoint، ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.

   ملاحظة

   لا يمكنك إضافة عمود بيانات خارجي إلى قائمة خارجية.

2. انقر فوقإعدادات قائمة أو قائمة المكتبات> أو إعدادات المكتبة.

3. في قسم الأعمدة ، انقر فوق إنشاء عمود.

4. أدخل اسم العمود، مثل العميل، ثم ضمن أنواع الأعمدة، انقر فوق بيانات خارجية.

5. ضمن نوع المحتوى الخارجي، انقر فوق منتقي نوع المحتوى الخارجي، ثم حدد العنصر المناسب من قائمة أنواع المحتويات الخارجية، على سبيل المثال، CustomerCRM.

6. حدد الطريقة التي تريد بها التعامل مع أي إجراءات محددة لنوع المحتوى الخارجي عن طريق القيام بواحد أو أكثر مما يلي:

   • لعرض قائمة بإجراءات واحدة أو أكثر، انقر فوق عرض قائمة الإجراءات.
   • لجعل عمود البيانات الخارجية ينفذ الإجراء الافتراضي عند تحديده، انقر فوق ربط هذا العمود بالإجراء الافتراضي لنوع المحتوى الخارجي.

7. ضمن إضافة عمود لإظهار كل حقل من هذه الحقول الإضافية، انقر فوق تحديد كافة الحقول أو حدد اسم حقل محدد واحد أو أكثر، مثل CustomerName و PhoneNumber.

أعلى الصفحة

تحديث عمود بيانات خارجي

1. انتقل إلى موقع SharePoint، ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.
2. إضافة عنصر أو تحريره في القائمة أو خصائص مكتبة المستندات.
3. في مربع النص عمود البيانات الخارجية، على سبيل المثال اسم العميل، انقر فوق منتقي عناصر البيانات الخارجية.
   يحتاج مؤلف نوع المحتوى الخارجي إلى تحديد كيفية عمل منتقي عناصر البيانات الخارجية عن طريق تحديد حقل هوية مناسب وإنشاء عامل تصفية واحد أو أكثر بحيث يمكنك تحديد موقع القيمة الصحيحة بسرعة. إذا لم يكن الأمر كذلك، فاتصل بمؤلف نوع المحتوى الخارجي أو المسؤول للحصول على المساعدة.
4. في مربع الحوار، حدد الإدخال المناسب، على سبيل المثال نانسي Davolio، ثم انقر فوق موافق.

يتم تحديث البيانات في القائمة الخارجية ومصدر البيانات الخارجي.

أعلى الصفحة

تحديث عمود بيانات خارجي

لأسباب تتعلق بالأداء، يتم تخزين البيانات في عمود بيانات خارجي مؤقتا على خادم أو خدمة وقد لا تعرض أحدث القيم من نظام البيانات الخارجي. للتأكد من أن البيانات الخارجية المعروضة حديثة، يمكنك تحديث عمود البيانات الخارجية. ومع ذلك، كن حذرا في إجراء عملية تحديث لأنه قد يستغرق وقتا طويلا اعتمادا على كيفية إعداد البيانات الخارجية.

1. انتقل إلى موقع SharePoint، ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.
2. على رأس العمود لعمود البيانات الخارجية، انقر فوق تحديث.
3. في صفحة Refresh، حدد ما إذا كنت تريد تحديث المجلد الحالي فقط، أو المجلد الحالي وجميع مجلداته الفرعية.
4. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة