إنشاء عمود بيانات خارجية في قائمة أو مكتبة وتحديثه

يمكنك إضافة نوع خاص من الأعمدة إلى قائمة أو مكتبة أصلية تسمى عمود بيانات خارجية. يسمح لك هذا العمود بدمج عمود بيانات من مصدر بيانات خارجي مع أعمدة أخرى في قائمة أو مكتبة أصلية. نظرا لإضافة عمود بيانات خارجية إلى قائمة أو مكتبة أصلية، تعمل كل الميزات ذات الصلة بالمكتبة أو القائمة، بما في ذلك تعيين الإصدار والموافقات والإيداع والسحب ومرفقات الملفات.

لمزيد من المعلومات، راجع "البحث عن محتوى حول البيانات الخارجية".

ماذا تريد أن تفعل؟

• قبل البدء
• فهم أمثلة عن استخدام أعمدة البيانات الخارجية
• إنشاء عمود بيانات خارجية في قائمة أو مكتبة
• تحديث عمود بيانات خارجية
• تحديث عمود بيانات خارجية

قبل البدء

يتطلب استخدام البيانات الخارجية العديد من المهام المطلوبة مسبقا لتمكين الوصول الآمن إلى البيانات. يمكن أن تساعدك المعلومات التالية على التخطيط لخطوتك التالية. فضلا عن ذلك، إذا واجهت مشاكل أثناء محاولة استخدام بيانات خارجية، فبإمكان هذه المعلومات أن تساعدك على تحديد المشكلة. للوصول إلى البيانات الخارجية، يجب عليك أنت أو المسؤول إجراء ما يلي:

تحضير مصدر البيانات الخارجي قد يحتاج المسؤول إلى إنشاء حساب ومنح أذونات لمصدر البيانات لضمان وصول الأشخاص المناسبين إلى البيانات ومن أن البيانات لن تقع في أيد غير أمينة. في قاعدة بيانات خارجية، قد يرغب المسؤول أيضا في إنشاء جداول واستعلامات واستعلامات معينة وغير ذلك لقصر النتائج على ما هو مطلوب فقط وللمساعدة على تحسين الأداء.

تكوين خدمات SharePoint وحساباته يتعين على المسؤول تنشيط خدمات اتصال بيانات الأعمال وخدمة التخزين الآمن.

تكوين خدمات التخزين الآمن يجب أن يقوم المسؤول بما يلي: تحديد وضع الوصول الأفضل لمصدر البيانات الخارجي وإنشاء تطبيق هدف وتعيين بيانات الاعتماد للتطبيق الهدف.

تكوين خدمات اتصال بيانات الأعمال يجب أن يضمن المسؤول أن المستخدم الذي ينشئ نوع المحتوى الخارجي لديه إذن لتخزين بيانات تعريف اتصال بيانات العمل، وأن المستخدمين الملائمين لديهم حق الوصول إلى نوع المحتوى الخارجي الذي تستند إليه القائمة الخارجية.

إنشاء نوع محتوى خارجي يجب أن يحدد المستخدم نوع محتوى خارجي يحتوي على معلومات حول الاتصالات والوصول وأساليب التشغيل والأعمدة وعوامل التصفية وبيانات التعريف الأخرى المستخدمة لاسترداد البيانات من مصدر البيانات الخارجي.

أعلى الصفحة

فهم أمثلة عن استخدام أعمدة البيانات الخارجية

تصف الأقسام التالية بعض الاستخدامات العملية لإضافة عمود بيانات خارجية إلى قائمة أو مكتبة.

عقود العملاء ومعلومات الاتصال لديك مكتبة مستندات تحتوي على عقود العملاء. ومع ذلك، يتم الاحتفاظ بكل معلومات العملاء في تطبيق خط العمل (مثل SAP أو Microsoft CRM) والذي يتضمن مصدر بيانات خارجي لمنتجات SharePoint. قد ترغب في تعقب عقود العميل في مكتبة المستندات، ولكن مع التأكد من تحديث معلومات العملاء ذات الصلة وعدم تكرارها دون داع. يمكنك القيام بذلك عن طريق إضافة عمود بيانات خارجية واحد أو أكثر إلى المكتبة لإقران اسم العميل ورقم الهاتف المناسبين بكل عقد مخزن في المكتبة. يسهل عمود البيانات الخارجية عملية إدخال المعلومات الصحيحة أو تحديثها، ويقوم تلقائيا باسترداد معلومات العميل من مصدر البيانات الخارجي. في هذا السيناريو، يمكنك أيضا إنشاء مستند Word مصنف يقوم بترقية قيم أعمدة البيانات الخارجية إلى مستند Word حتى تتمكن من تحرير القيم في لوحة معلومات المستند أو باستخدام عناصر تحكم محتوى Word.

بيانات المنتج الأساسية مع الصور لقد أنشأت مكتبة صور تحتوي على صور للمنتجات التي تبيعها مؤسستك. يمكنك إضافة عمود بيانات خارجية إلى المكتبة التي تقوم بالوصول إلى اسم المنتج ورمز المنتج والسعر الحالي من قاعدة بيانات خارجية. ومع ذلك، تأكد من أن البيانات الخارجية للقراءة فقط عند إنشاء نوع المحتوى الخارجي. تتطلب قواعد الشركة وعملياتها إجراء أي تغييرات على معلومات المنتج من خلال نظام قاعدة البيانات. لكن الآن بإمكان المزيد من الأشخاص في مؤسستك رؤية كل معلومات المنتجات الشائعة بسهولة في طريقة عرض مكتبة واحدة.

أعلى الصفحة

إنشاء عمود بيانات خارجية في قائمة أو مكتبة

1. انتقل إلى موقع SharePoint ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.

   ملاحظة

   لا يمكنك إضافة عمود بيانات خارجية إلى قائمة خارجية.

2. انقر فوقإعدادات قائمة أو مكتبة> أو إعدادات مكتبة.

3. في المقطع "أعمدة "، انقر فوق "إنشاء عمود".

4. أدخل اسم العمود، مثل "العميل"، ثم ضمن "أنواع الأعمدة"، انقر فوق "بيانات خارجية".

5. ضمن "نوع المحتوى الخارجي"، انقر فوق منتقي نوع المحتوى الخارجي، ثم حدد العنصر المناسب من قائمة أنواع المحتويات الخارجية، على سبيل المثال، CustomerCRM.

6. حدد الطريقة التي تريد التعامل بها مع أي إجراءات معرفة لنوع المحتوى الخارجي بتنفيذ إجراء واحد أو أكثر مما يلي:

   • لعرض قائمة من إجراء واحد أو أكثر، انقر فوق قائمة "عرض الإجراءات".
   • لجعل عمود البيانات الخارجية يقوم بتنفيذ الإجراء الافتراضي عند تحديده، انقر فوق ربط هذا العمود بالإجراء الافتراضي لنوع المحتوى الخارجي.

7. ضمن "إضافة عمود" لإظهار كل من هذه الحقول الإضافية، انقر فوق "تحديد كافة الحقول" أو حدد اسما معينا واحدا أو أكثر من أسماء الحقول، مثل CustomerName وPhoneNumber.

أعلى الصفحة

تحديث عمود بيانات خارجية

1. انتقل إلى موقع SharePoint ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.
2. إضافة عنصر أو تحريره في القائمة أو خصائص مكتبة المستندات.
3. في مربع نص عمود البيانات الخارجية، على سبيل المثال اسم العميل، انقر فوق منتقي عناصر البيانات الخارجية.
   يحتاج كاتب نوع المحتوى الخارجي إلى تعريف كيفية عمل " منتقي عنصر البيانات الخارجية " عن طريق تحديد حقل تعريف مناسب وإنشاء عامل تصفية واحد أو أكثر بحيث يمكنك تحديد موقع القيمة الصحيحة بسرعة. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فاتصل بكاتب نوع المحتوى الخارجي أو بالمسؤول للحصول على المساعدة.
4. في مربع الحوار، حدد الإدخال المناسب، على سبيل المثال جاكلين عبد القهار، ثم انقر فوق موافق.

يتم تحديث البيانات في القائمة الخارجية ومصدر البيانات الخارجي.

أعلى الصفحة

تحديث عمود بيانات خارجية

لأسباب تتعلق بالأداء، يتم تخزين البيانات في عمود البيانات الخارجية مؤقتا على خادم أو خدمة وقد لا تعرض القيم الأحدث من نظام البيانات الخارجية. للتأكد من أن البيانات الخارجية المعروضة محدثة، يمكنك تحديث عمود البيانات الخارجية. ومع ذلك، يجب توخي الحذر عند إجراء عملية تحديث لأنها قد تستغرق وقتا طويلا استنادا إلى كيفية إعداد البيانات الخارجية.

1. انتقل إلى موقع SharePoint ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.
2. في رأس العمود الخاص بعمود البيانات الخارجية، انقر فوق "تحديث".
3. في صفحة "التحديث"، حدد ما إذا كنت تريد تحديث المجلد الحالي فقط أو المجلد الحالي وكافة مجلداته الفرعية.
4. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة