تخطيط أنواع المحتويات ومهام سير العمل في SharePoint

ملخص: تعلم كيفية دمج أنواع المحتويات ومهام سير العمل في حل إدارة مستندات SharePoint 2013.

تصف هذه المقالة أنواع المحتويات ومهام سير العمل وتوفر إرشادات حول كيفية التخطيط لدمجها في حل إدارة مستندات SharePoint Server 2016. إن نوع المحتوى عبارة عن مجموعة قابلة لإعادة الاستخدام من بيانات التعريف (الأعمدة) وسير العمل والسلوك والإعدادات الأخرى لفئة من العناصر أو المستندات في قائمة SharePoint Server 2016 أو مكتبة المستندات. تمكنك أنواع المحتويات من إدارة إعدادات فئة معلومات بطريقة مركزية قابلة لإعادة الاستخدام. يتيح لك سير العمل إرفاق عملية أعمال بالعناصر في SharePoint Server 2016.

في هذه المقالة:

• نظرة عامة على نوع المحتوى
• تخطيط أنواع محتويات المستندات
• تخطيط أنواع محتويات القائمة
• تخطيط مهام سير العمل
• ورقة عمل

قبل استخدام ورقة العمل نوع المحتوى وتخطيط سير العمل (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) المضمنة مع هذه المقالة لتخطيط أنواع المحتويات ومهام سير العمل، تأكد من قراءة "تحديد المستخدمين وتحليل استخدام المستندات في SharePoint 2013 " وإكمال أوراق عمل "تحليل استخدام المستند" و"المشاركون في المستندات" المقترنة بهذه المقالة.

نظرة عامة على نوع المحتوى

يعرف نوع المحتوى سمات عنصر قائمة أو مستند أو مجلد. يمكن أن يحدد كل نوع محتوى ما يلي:

• خصائص لإقرانها بعناصر من نوعها.
• بيانات التعريف المراد إقرانها بعناصر من نوعها.
• مهام سير العمل التي يمكن بدء تشغيلها من عناصر من نوعها.
• نهج إدارة المعلومات المراد إقرانها بعناصر من نوعها.
• قوالب المستندات (لأنواع محتويات المستندات).
• الميزات المخصصة.

يمكنك إقران نوع محتوى بقائمة أو مكتبة. عندما تحدد ذلك، فأنت تحدد أن القائمة أو المكتبة يمكن أن تحتوي على عناصر من نوع المحتوى هذا وأن الأمر "جديد " في تلك القائمة أو المكتبة سيتيح للمستخدمين إنشاء عناصر جديدة من هذا النوع.

يمكن أن تحتوي مكتبات المستندات والقوائم على أنواع محتويات متعددة. على سبيل المثال، يمكن أن تحتوي المكتبة على كل من المستندات والرسومات المرتبطة بمشروع ما. عندما تحتوي قائمة أو مكتبة على أنواع محتويات متعددة، ينطبق ما يلي:

• بشكل افتراضي، يتيح الأمر "جديد " في تلك القائمة أو المكتبة للمستخدمين تحديد جميع أنواع المحتويات المتوفرة عند إنشاء عنصر جديد. يمكن لمالكي أنواع المحتوى تكوين الأمر "جديد " لعرض أنواع محتويات معينة فقط.
• يتم عرض الأعمدة المقترنة بكل أنواع المحتويات المتوفرة.

يمكنك تعريف أنواع المحتويات المخصصة في معرض أنواع محتويات الموقع. يجب اشتقاق نوع المحتوى المخصص، بشكل مباشر أو غير مباشر، من نوع محتوى أساسي مثل "مستند" أو "عنصر". بعد تعريفه في الموقع، يتوفر نوع المحتوى المخصص في هذا الموقع وفي كل المواقع أدناه. لتوفير نوع محتوى على نطاق واسع في كامل مجموعة المواقع المشتركة، عرفه في معرض أنواع المحتويات لموقع المستوى الأعلى. في SharePoint Server 2016، يمكنك أيضا إنشاء نوع محتوى مخصص داخل مركز نوع المحتوى الذي يتم تعريفه في مثيل خدمة بيانات التعريف المدارة. عند إنشائه في لوحة وصل نوع المحتوى، سيكون متوفرا لمجموعات المواقع المشتركة الأخرى التي تعد جزءا من تطبيقات الويب المقترنة بمثيل خدمة بيانات التعريف المدارة هذا.

على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك تستخدم قالب عقد معين، فيمكنك إنشاء نوع محتوى في معرض أنواع المحتويات لموقع المستوى الأعلى في مجموعة مواقع مشتركة، والذي يعرف بيانات التعريف لهذا العقد، وقالب العقد، ومهام سير العمل المطلوبة لمراجعة العقد وإكماله. بعد ذلك، ستتضمن أي مكتبة مستندات في مجموعة المواقع المشتركة التي تقوم بإقران نوع محتوى العقد بها كل هذه الميزات وستمكن الكتاب من إنشاء عقود جديدة بالاستناد إلى القالب.

في المواقع المستندة إلى SharePoint Server 2016، يحتوي كل عنصر قائمة أو مكتبة افتراضي، مثل جهة اتصال أو مهمة أو مستند، على نوع محتوى أساسي مطابق في معرض أنواع محتويات الموقع. عند التخطيط لأنواع المحتوى، يمكنك استخدام تعريفات أنواع المحتويات الأساسية هذه كنقاط بداية وإنشاء أنواع محتويات جديدة بالاستناد إلى الأنواع الموجودة حسب الحاجة.

يتم تنظيم أنواع المحتوى في تسلسل هرمي يتيح لنوع محتوى واحد وراثة خصائصه من نوع محتوى آخر. يمكن هذا التوريث فئات المستندات من مشاركة الخصائص عبر مؤسسة، كما يمكن الفرق من تخصيص هذه الخصائص لمواقع أو قوائم معينة.

على سبيل المثال، قد تتطلب كل المستندات التي يسليمها المستخدم في مؤسسة معينة مجموعة من بيانات التعريف، مثل رقم الحساب ورقم المشروع ومدير المشروع. من خلال إنشاء نوع محتوى قابل للتسليمات للعميل ذي المستوى الأعلى ترث منه جميع أنواع المستندات الأخرى القابلة للتسليمات من قبل العميل، فإنك تتأكد من إقران المعلومات المطلوبة، مثل أرقام الحسابات وأرقام المشاريع، بكل متغيرات المستندات القابلة لتسليمات العميل في مؤسستك. تجدر الإشارة إلى أنه إذا قام مالك نوع المحتوى بإضافة عمود مطلوب آخر لنوع محتوى تسليم العميل ذي المستوى الأعلى، يمكن لمالك نوع المحتوى نشر التغييرات على كافة أنواع المحتويات التي ترث منه، مما سيؤدي إلى إضافة العمود الجديد إلى كافة مستندات العميل القابلة للتسليم.

تكامل خصائص مع Office 2016

في نظام Microsoft Office، عندما يقوم مستخدم بتحرير مستند من خادم إدارة مستندات SharePoint Server 2016، يتم عرض لوحة معلومات المستند في أعلى المستند. تعرض لوحة معلومات المستند نموذجا قابلا للتحرير لخصائص المستند على الخادم.

يسهل SharePoint Server 2016 عملية تخصيص نموذج الخاصية لنوع محتوى. عند تكوين نوع محتوى، يمكنك بدء تشغيل InfoPath 2016، الذي ينشئ نموذج خاصية افتراضيا يستند إلى خصائص نوع المحتوى. يتضمن النموذج الافتراضي عناصر التحكم والتخطيط والمخطط نفسه التي يستخدمها InfoPath 2016 إذا لم يتم تعريف نموذج مخصص. يمكنك حينئذ تخصيص النموذج ونشره كما تفعل مع أي نموذج InfoPath 2016 آخر. على سبيل المثال، يمكنك إضافة شعار الشركة وخطوطها ونظام ألوانها إلى نموذج؛ توصيلها بمصدر بيانات مخصص؛ إضافة منطق شرطي؛ وتصميم ميزات النموذج المتوفرة للمستخدمين استنادا إلى أدوارهم.

إلى جانب تحرير الخصائص في "لوحة معلومات المستند"، يمكن للكتاب الذين يستخدمون Word 2016 إدراج الخصائص المعرفة على الخادم في مستنداتهم. على سبيل المثال، إذا كانت خصائص المستند تتضمن اسم مدير مشروع، فيمكن إدراج هذا الاسم في صفحة العنوان أو التذييل أو في أي مكان آخر يتم استخدام الاسم فيه في المستند. إذا تم تعيين مدير مشروع جديد لمشروع، يمكن تحديث خاصية مدير المشروع على خادم إدارة المستندات. سينعكس اسم مدير المشروع المحدث هذا في كل مثيل من هذه الخاصية تم إدراجه في مستند.

استخدام بيانات التعريف مع أنواع المحتويات

بيانات التعريف هي معلومات حول مستند يستخدم لتصنيف المحتوى الخاص بك وتصنيفه. تقترن بيانات التعريف بنوع محتوى كعمود. يمكن أن توفر بيانات التعريف معلومات سياقية حول المستند من خلال ربطه بكاتب وموضوع وجمهور ولغة وما إلى ذلك. بخلاف الخصائص، يتم تخزين بيانات التعريف كأعمدة ويمكن فهرستها والبحث عنها بواسطة محرك بحث SharePoint.

يمكن إقران بيانات التعريف المضافة على مستوى مجموعة المواقع المشتركة بأنواع المحتويات. باستخدام بيانات التعريف مع أنواع المحتويات، يمكن لكل أنواع المحتويات اللاحقة أن ترث بعض بيانات التعريف أو كلها من نوع المحتوى الأصل على مستوى مجموعة المواقع المشتركة. يمكن بعد ذلك إضافة بيانات تعريف إضافية على مستوى أقل، مثل مستند واحد.

قوالب الأعمدة

يعتبر كل عنصر من عناصر بيانات التعريف المقترن بنوع محتوى عمودا، وهو موقع في قائمة لتخزين المعلومات. يتم عرض القوائم أو المكتبات في أغلب الأحيان رسوميا كأعمدة من المعلومات. ومع ذلك، استنادا إلى طريقة العرض المقترنة بالقائمة، يمكن أن تظهر الأعمدة في نماذج أخرى، مثل الأيام في عرض التقويم. في النماذج المقترنة بقائمة أو مكتبة، يتم عرض الأعمدة كحقول.

ويمكنك تعريف أعمدة لاستخدامها في أنواع محتويات متعددة. لإجراء ذلك، قم بإنشائها في معرض قوالب الأعمدة. يوجد معرض "قوالب الأعمدة" في كل موقع في مجموعة مواقع مشتركة. وكما هو الحال مع أنواع المحتويات، تتوفر الأعمدة المعرفة في معرض قوالب الأعمدة لموقع ما في هذا الموقع وفي كافة المواقع أسفله.

أنواع محتويات المجلد

تعرف أنواع محتويات المجلد بيانات التعريف المقترنة بمجلد في قائمة أو مكتبة. وعندما تطبق نوع محتوى مجلد على قائمة أو مكتبة، فإن الأمر "جديد " في تلك القائمة أو المكتبة سيتضمن نوع محتوى المجلد، مما يتيح للمستخدمين إنشاء مجلدات من هذا النوع.

يمكنك تحديد طرق عرض في قائمة أو مكتبة تتوفر فقط في المجلدات ذات نوع محتوى معين. يعد هذا الأمر مفيدا عندما تريد أن يحتوي مجلد على نوع مستند معين وتريد أن تعرض طرق العرض الموجودة في هذا المجلد الأعمدة ذات الصلة بنوع المستند الذي يحتوي عليه هذا المجلد فقط.

باستخدام نموذج كائن منتجات SharePoint، يمكنك تخصيص الأمر "جديد " لنوع محتوى مجلد بحيث يتم ملء المجلد مسبقا بملفات ومستندات متعددة تستند إلى قوالب مخزنة على الخادم عند إنشاء مجلد جديد من ذلك النوع. يعد هذا الأمر مفيدا، على سبيل المثال، لتطبيق نوع مستند مركب يتطلب ملفات متعددة للمساهمة في مستند تسليم واحد.

مجموعات المستندات هي ميزة في SharePoint Server 2016 تسمح لك باستخدام Office 2016 لإدارة التسليمات التي تمتد عبر مستندات متعددة. مجموعات المستندات هي أنواع خاصة من المجلدات التي تستخدم لإدارة تسليم واحد أو منتج عمل واحد، والذي قد يتضمن مستندات متعددة في مواقع متعددة. يمكنك إنشاء مجموعات المستندات باستخدام قوالب قابلة للتوسيع يتم توفيرها مع SharePoint Server 2016. يمكنك أيضا تخصيص قوالب "مجموعات المستندات" لتمثيل منتجات العمل ذات الصلة بمؤسستك. تتضمن مجموعات المستندات أيضا التحكم في الإصدار، مما يسمح لك بتسجيل حالة مجموعة المستندات الكاملة في مراحل مختلفة من دورة حياتها. لمزيد من المعلومات حول مجموعات المستندات، راجع تخطيط مجموعات المستندات (SharePoint Server 2010).

تخطيط أنواع محتويات المستندات

تتمثل المرحلة الأولى في عملية التخطيط لأنواع محتويات المستندات في مراجعة كل نوع مستند تم سرده في ورقة عمل تحليل استخدام المستند (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) لتحديد ما إذا كان نوع المحتوى الموجود سيعمل مع هذا النوع من المستندات أم لا. يجب أن يرث كل نوع محتوى مستند الإعدادات الخاصة به مباشرة من نوع محتوى المستند الأساسي أو من نوع محتوى ينحتاج إلى نوع محتوى المستند. يضمن هذا الأمر وجود الأعمدة الأساسية لأنواع المستندات، مثل "العنوان" و"تم الإنشاء بواسطة"، وأنه يمكنك إقران قالب بنوع المحتوى. إذا كان نوع المحتوى الأساسي (مثل "مستند") كافيا، فأدخل اسم نوع المحتوى في العمود "نوع المحتوى" من ورقة العمل "تحليل استخدام المستند".

للحصول على معلومات حول تغيير أنواع المحتويات الأساسية، قم بتنزيل المستند التقني "إرشادات لتحرير أنواع المحتويات وأعمدة الموقع المعرفة مسبقا" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

تخطيط أنواع محتويات القائمة

تتضمن عناصر نوع محتوى القائمة أعمدة بيانات التعريف المقترنة بنوع المحتوى ومهام سير العمل التي يمكن تشغيلها على عناصر نوع المحتوى هذا. استخدم نوع محتوى قائمة لتعريف نوع عنصر قائمة فريد بالنسبة للحل الخاص بك. على سبيل المثال، في حل مركز اتصال العملاء، حيث يقوم محترفو الدعم بالتحقيق في المشكلات التقنية للعملاء وحلها، يمكن استخدام نوع محتوى قائمة لتوحيد البيانات لكل حادث دعم وتعقب الحادث باستخدام سير عمل.

تخطيط مهام سير العمل

تنفذ مهام سير العمل عمليات الأعمال على المستندات وصفحات ويب والنماذج وعناصر القوائم في SharePoint Server 2016. يمكن إقرانها بالمكتبات أو القوائم أو أنواع المحتويات.

في إدارة المستندات، استخدم مهام سير العمل لتوجيه المستندات من شخص لآخر بحيث يتمكن كل منهم من إكمال مهام إدارة المستندات، مثل مراجعة المستندات أو الموافقة على نشرها أو إدارة التخلص منها. يمكنك أيضا استخدام مهام سير العمل المخصصة لنقل المستندات من موقع أو مكتبة إلى أخرى. على سبيل المثال، يمكنك تصميم سير عمل لنسخ مستند من موقع إلى آخر عند جدولة أرشفة المستند.

يتضمن SharePoint Server 2016 سير العمل ثلاثي الحالات، الذي يمكنك استخدامه لإدارة عمليات الأعمال التي تتعقب حالة عنصر ما عبر ثلاث حالات أو مراحل. يتضمن SharePoint Server 2016 أيضا مهام سير العمل التالية التي تلبي احتياجات إدارة المستندات:

• تجميع الملاحظات إرسال مستند للمراجعة.
• موافقة إرسال مستند للموافقة عليه، غالبا كشرط أساسي لنشره.
• الترتيب يدير انتهاء صلاحية المستند والتخلص منه.
• تجميع التواقيع توجيه مستند للحصول على تواقيع.

قم بإقران سير عمل بنوع محتوى عندما تريد توفير سير العمل هذا عند استخدام نوع المحتوى هذا. على سبيل المثال، قد يتطلب نوع محتوى أمر شراء موافقة المدير قبل إكمال المعاملة. للتأكد من توافر سير عمل الموافقة دائما عند بدء أمر شراء، أنشئ نوع محتوى أمر شراء وقم بإقران سير عمل الموافقة به. ثم أضف نوع محتوى أمر الشراء إلى أي مكتبات مستندات سيتم تخزين طلبات الشراء فيها.

لتخطيط مهام سير العمل لحل إدارة المستندات الخاص بك، قم بتحليل كل نوع من أنواع محتويات المستند التي تخطط لتنفيذها وتحديد عمليات الأعمال التي يجب أن تكون متوفرة لتشغيل محتوى من هذا النوع. بعد ذلك، حدد مهام سير العمل التي ستحتاج إلى توفيرها لذلك المحتوى.

فيما يلي نموذج جدول يحلل مهام سير العمل لنوع محتوى عقد.

عملية العقد	سير عمل التعاقد
مراجعة المسودات.	جمع الملاحظات
احصل على موافقة من المدير والمستشار القانوني.	الموافقة
حل المشاكل المفتوحة.	تعقب المشاكل
الحصول على تواقيع.	تجميع التواقيع

لمزيد من المعلومات، راجع [سير العمل في SharePoint 2013](https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspx

ورقة عمل

استخدم ورقة العمل التالية لتسجيل المعلومات التي تمت مناقشتها في هذه المقالة:

• نوع المحتوى وورقة عمل تخطيط سير العمل (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

[سير العمل في SharePoint 2013](https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspxigure سير العمل في SharePoint Server 2013]()https://technet.microsoft.com/library/jj658586(v=office.15)SharePoint 2013 لمحترفي تكنولوجيا المعلومات