تتمثل إحدى الخطوات الأولى لإدارة مشروع في إضافة المهام التي تنجز مشروعك. يمكن أن تكون قائمة المهام بسيطة مثل قائمة اختيار الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها، أو قد تكون أكثر مشاركة إلى حد ما، مع تواريخ البدء والانتهاء والعلاقات مع المهام الأخرى ومعلومات المهام الأخرى المرتبطة بها. تستخدم كل من قائمة اختيار بسيطة للمهام وقائمة مجدولة من المهام القائمة نفسها على موقعك، بحيث يمكنك البدء بقائمة اختيار بسيطة، ثم إضافة تفاصيل إلى المهام لاحقا لجعلها قائمة مجدولة بالمهام.
إضافة قائمة اختيار بسيطة للمهام
إذا كنت بدأت للتو في تخطيط مشروعك، أو إذا كنت لا تتوقع أن يكون هذا المشروع معقدا بشكل خاص، فقد تكون قائمة اختيار المهام البسيطة كافية لإدارة مشروعك بشكل فعال. قد تتضمن قائمة الاختيار تواريخ الاستحقاق لمهام المشروع والتعيينات لأعضاء فريق المشروع.
لإضافة قائمة اختيار بسيطة للمهام:
- على شريط التشغيل السريع لموقعك، انقر فوق المهام.
- في صفحة المهام ، انقر فوق تحرير.
- في العمود اسم المهمة ، اكتب اسما لكل مهمة يجب إكمالها في مشروعك. اضغط على مفتاح الإدخال Enter للانتقال إلى السطر التالي بعد إضافة مهمة.
تلميح
هل تريد إضافة مهمة جديدة بين مهمتين مدرجتين بالفعل؟ انقر في المساحة الموجودة على يسار خانة الاختيار لمهمة موجودة، ثم اضغط على إدراج. تتم إضافة صف جديد فوق المهمة الموجودة التي حددتها. يمكنك أيضا النقر فوق إدراج في المجموعة التسلسل الهرمي على علامة التبويب المهام .
في العمود تاريخ الاستحقاق ، اكتب تاريخا أو حدده عندما يجب إكمال كل مهمة في القائمة. إذا لم تكن متأكدا من الوقت الذي تحتاج فيه المهمة إلى إكمالها، فاترك هذا العمود فارغا لتلك المهمة.
في العمود تعيين إلى ، اكتب أو حدد اسم كل شخص سيعمل على كل مهمة في القائمة.
تلميح
من أفضل الممارسات تعيين شخص واحد فقط لكل مهمة. إذا كنت بحاجة إلى تعيين أكثر من شخص واحد، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشكلات في وضع علامة على المهام على أنها مكتملة. إذا أنهت آن عملها على المهمة، فمن المنطقي لها أن تتحقق من أنها مكتملة على صفحة المهام الخاصة بها. ومع ذلك، فإن هذا يضع علامة على المهمة كمكتملة لكل شخص تم تعيينه، وليس فقط Ann. قد لا يزال هناك شخص آخر في المهمة لديه عمل للقيام به. إذا قررت أنك لا تزال بحاجة إلى تعيين أكثر من شخص واحد لمهمة، يمكنك فصل الأسماء باستخدام فاصلة منقوطة (;).
عند الانتهاء من إضافة قائمة اختيار المهام البسيطة، انقر فوق إيقاف.
هناك طريقة سريعة أخرى لإضافة قائمة اختيار بسيطة للمهام وهي لصق قائمة من ورقة عمل Excel. طالما أن الأعمدة التي تستخدمها في ورقة العمل تصطف مع الأعمدة المعروضة على صفحة المهام ، يمكنك ببساطة النقر في قائمة المهام ولصق بيانات ورقة العمل. سيتم إقران الأسماء بالحسابات، إن أمكن، في العمود تعيين إلى .
أثناء العمل على مشروعك، يمكنك تحديد خانة الاختيار بجانب كل اسم مهمة عند اكتمال المهمة.
إذا وجدت أنك بحاجة إلى مزيد من التحكم في المهام في قائمة الاختيار البسيطة، يمكنك استخدام الخطوات الواردة في القسم التالي لإضافة تفاصيل إلى مهامك، لإنشاء قائمة مجدولة أكثر قوة.
إضافة قائمة مجدولة بالمهام
إذا كان مشروعك معقدا إلى حد ما، فقد تجد أن قائمة المهام المجدولة تساعدك على تعقب العمل بطريقة أكثر قابلية للإدارة.
لإضافة قائمة مجدولة من المهام:
على شريط التشغيل السريع لموقعك، انقر فوق المهام.
في صفحة المهام ، انقر فوق مهمة جديدة. أو، على علامة التبويب المهام على الشريط، انقر فوق عنصر جديد.
ملاحظة
إذا قمت في البداية بإنشاء قائمة اختيار بسيطة للمهام، ولكن أصبح المشروع أكثر مشاركة، يمكنك بسهولة إضافة المزيد من التفاصيل إلى مهامك الحالية. لتحديد مهمة، انقر فوق المسافة الموجودة إلى يسار خانة الاختيار الخاصة بها، ثم على علامة التبويب المهام على الشريط، انقر فوق تحرير عنصر. يؤدي هذا إلى فتح المهمة بحيث يمكنك إضافة تفاصيل جدولة أكبر.
اكتب اسما لمهمتك في المربع اسم المهمة .
اكتب تاريخ البدء والانتهاء لمهمتك أو حدده في المربعين تاريخ البدءوتاريخ الاستحقاق . إذا لم تكن متأكدا من أي من هذه التواريخ، فاترك هذه المعلومات في الوقت الحالي. يمكنك دائما العودة لاحقا وإضافة معلومات عن طريق تحرير المهمة.
اكتب اسم الشخص الذي تريد العمل على المهمة أو عنوان بريده الإلكتروني في المربع تعيين إلى .
تلميح
من أفضل الممارسات تعيين شخص واحد فقط لكل مهمة. إذا كنت بحاجة إلى تعيين أكثر من شخص واحد، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشكلات في وضع علامة على المهام على أنها مكتملة. إذا أنهت آن عملها على المهمة، فمن المنطقي لها أن تتحقق من أنها مكتملة على صفحة المهام الخاصة بها. ومع ذلك، فإن هذا يضع علامة على المهمة كمكتملة لكل شخص تم تعيينه، وليس فقط Ann. قد لا يزال هناك شخص آخر في المهمة لديه عمل للقيام به. إذا قررت أنك لا تزال بحاجة إلى تعيين أكثر من شخص واحد لمهمة، يمكنك فصل الأسماء باستخدام فاصلة منقوطة (;).
إذا كان العمل قد بدأ بالفعل في المهمة، أدخل نسبة مئوية في المربع ٪ Complete ، للإشارة إلى مقدار العمل الذي تم إنجازه تقريبا، وما تبقى للقيام به.
تلميح
يعد هذا مجالا رائعا لأعضاء فريق مشروعك لتحديثه بشكل منتظم. يمكن أن يساعدك على فهم كيفية تقدم العمل على مشروعك، وما إذا كان مشروعك على المسار الصحيح للانتهاء في الوقت المحدد.
اكتب وصفا موجزا للمهمة في مربع الوصف ، إذا كنت ترغب في توفير تفاصيل أكبر حول العمل المعني. قد يكون هذا مفيدا للمدراء التنفيذيين أو أصحاب المصلحة الآخرين الذين يحاولون فهم مشروعك.
استخدم المربعات والأزرار الموجودة بجانب المهام السابقة للإشارة إلى المهام في مشروعك التي يجب إكمالها قبل بدء المهمة الحالية.
على سبيل المثال، لنفترض أنك قمت بإنشاء مهمة تسمى "نشر إصدار صحفي"، والتي لا يمكن أن تبدأ حتى تكتمل مهمة "كتابة الإصدار الصحفي". حدد المهمة "كتابة إصدار صحفي" من المربع الموجود على اليسار، ثم انقر فوق إضافة لنقلها إلى المربع الموجود على اليمين. يشير هذا إلى أن مهمة "كتابة إصدار صحفي" هي مهمة سابقة لمهمة "نشر إصدار صحفي" (أي تسبقها).حدد مستوى الأولوية المناسب من قائمة الأولوية .
حدد مستوى الحالة المناسب من قائمة حالة المهمة .
تلميح
هذا حقل آخر مفيد لأعضاء فريق المشروع لتحديثه بانتظام. يمكن أن يساعدك على البقاء على اطلاع على حالات انسداد العمل وتأخير الجدولة ومشكلات الجدولة الهامة الأخرى.
انقر فوق حفظ.
العمل مع قائمة المهام
أثناء العمل مع قائمة المهام الخاصة بك، فإن المهام التي لها تواريخ استحقاق مدرجة باللون الأحمر متأخرة. بمجرد وضع علامة على مهمة متأخرة كمكتملة عن طريق تحديد خانة الاختيار بجوار المهمة، لن يظهر تاريخ الاستحقاق كنص أحمر.
يمكنك أيضا التبديل بين طرق عرض مختلفة لقائمة المهام بالنقر فوق ارتباطات طريقة العرض أعلى القائمة. يمكنك الاختيار من بين كافة المهامCalendarوالمكتملةومخطط جانتوالمهام المتأخرةوالمهام الخاصة بيوالقادمة، أو يمكنك تعديل طريقة عرض موجودة أو إنشاء طريقة عرض خاصة بك لقائمة المهام. إذا لم تكن طريقة العرض التي تريد استخدامها مدرجة أعلى قائمة المهام، فانقر فوق النقر للحصول على خيارات إضافية (...) إلى جانب ارتباطات طريقة العرض واختر طريقة العرض التي تريد استخدامها. لمزيد من المعلومات حول إنشاء طريقة العرض الخاصة بك، راجع إنشاء طريقة عرض قائمة أو مكتبة أو تغييرها أو حذفها.
بعد إضافة مهام مفصلة إلى مشروعك، قد تحتاج إلى: