يتعقب سير العمل ثلاثي الحالات حالة عنصر قائمة من خلال ثلاث حالات (مراحل). ويمكن استخدامه لإدارة عمليات الأعمال التي تتطلب من المؤسسات تعقب عدد كبير من المشاكل أو العناصر، مثل مشاكل دعم المستهلكين، أو عملاء المبيعات المتوقعين، أو مهام المشروع. على سبيل المثال، يمكن أن تكون الحالات الثلاث لمهمة مشروع هي: "لم يبدأ" و"قيد التقدم" و"انتهى".
ملاحظة
تم إيقاف مهام سير عمل SharePoint 2010 منذ 1 أغسطس 2020 للمستأجرين الجدد وتمت إزالتها من المستأجرين الموجودين في 1 نوفمبر 2020. إذا كنت تستخدم مهام سير عمل SharePoint 2010، فنوصي بالترحيل إلى Power Automate أو حلول معتمدة أخرى. لمزيد من المعلومات، راجع إيقاف سير عمل SharePoint 2010.
في هذه المقالة
كيف يعمل سير العمل ثلاثي الحالات؟
يعتمد سير العمل ثلاثي الحالات عمليات الأعمال التي تتطلب من المؤسسات تعقب حالة مشكلة أو عنصر من خلال ثلاث حالات وانتقالين بين الحالتين. مع كل انتقال بين الحالات، يقوم سير العمل بتعيين مهمة إلى شخص ما ويرسل إليه تنبيها بالبريد الإلكتروني حول المهمة. عند اكتمال هذه المهمة، يقوم سير العمل بتحديث حالة العنصر والانتقال إلى الحالة التالية. يعمل سير العمل ثلاثي الحالات مع قالب القائمة "تعقب المشاكل". ومع ذلك، يمكن استخدامه مع أي قائمة تم إعدادها لتحتوي على عمود "اختيار " يتضمن ثلاث قيم أو أكثر. تعمل القيم الموجودة في عمود "الاختيار" هذا كحالات يتعقبها سير العمل.
يمكن أن تحتوي قائمة على أكثر من عمود اختيار، ويمكن أن يحتوي عمود الاختيار على أكثر من ثلاث قيم. ومع ذلك، يمكن تكوين سير العمل ثلاثي الحالات فقط لاستخدام أحد أعمدة الاختيار وثلاث من القيم فقط في عمود الخيار المحدد. عند إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة أو مكتبة، يمكنك تحديد عمود اختيار وثلاث من القيم التي يوفرها العمود.
يمكن استخدام سير العمل ثلاثي الحالات لإدارة عمليات الأعمال التي تتطلب من المؤسسات تعقب عدد كبير من المشاكل أو العناصر، مثل مشاكل دعم المستهلكين، أو عملاء المبيعات المتوقعين، أو مهام المشروع. على سبيل المثال، يمكن للموظفين في شركة صغيرة لتخطيط الأحداث استخدام قائمة لتعقب المشاكل وسير عمل مخصص ثلاثي الحالات لإدارة الكثير من المهام المرتبطة بالأحداث التي يخططون لها. يتعقب سير العمل مهام تخطيط الحدث من خلال ثلاث حالات: نشطوجاهز للمراجعةومكتمل. يتم تجميع كافة مهام التحضير للحدث المتعلقة بحدث معين في قائمة تعقب المشاكل التي تم إنشاؤها لهذا الحدث ووضع علامة عليها كنشطة. تقوم منسقة الحدث بتعيين مهام فردية إلى أعضاء فريقها ثم تبدأ سير العمل على هذه العناصر لبدء العمل على مهمة الحدث.
وعند بدء سير العمل، يقوم بإنشاء مهمة للشخص المعين. عندما يتلقى عضو الفريق مهمة، فإنه يقوم بالعمل المطلوب لإكمال المهمة. قد يكون هذا عملا يحدث خارج القائمة أو الموقع حيث توجد قائمة تعقب المشاكل. على سبيل المثال، إذا تلقى عضو الفريق مهمة سير عمل لوضع خطة تموين، فإنه يتصل بشركة تموين ثم يعمل معها لوضع خطة. عندما تتم صياغة خطة تقديم الطعام، يقوم عضو الفريق بوضع علامة على مهمة سير العمل الخاصة به على أنها مكتملة. في هذه المرحلة، يقوم سير العمل بتحديث حالة مهمة الحدث في قائمة تعقب المشاكل من "نشط " إلى "جاهز للمراجعة"، ويقوم بإنشاء مهمة ثانية لمنسق الحدث لمراجعة خطة تقديم الطعام. بعد أن تقوم منسقة الحدث بمراجعة خطة تقديم الطعام والموافقة عليها، تضع علامة على مهمة سير العمل الخاصة بها كمكتملة، ويقوم سير العمل بتحديث حالة المهمة من "جاهز للمراجعة" إلى "مكتملة".
ملاحظة
يمكن لأي مشارك في سير العمل إكمال مهمة سير عمل في سير عمل ثلاثي الحالات بطريقتين. يمكن لأي مشارك تحرير مهمة سير العمل لوضع علامة عليها كمكتملة، أو يمكن لأي مشارك تغيير حالة عنصر سير العمل في القائمة (إذا كان المشارك متوفرا لتغيير هذه القائمة). إذا قام أحد المشاركين بتحديث حالة عنصر سير العمل في القائمة يدويا، فسيتم إكمال مهمة سير العمل. إذا قام المشارك بتحرير مهمة سير العمل لوضع علامة عليها كمكتملة، فسيتم تحديث حالة عنصر سير العمل في القائمة إلى "مكتملة".
تستخدم الإجراءات في سير العمل ثلاثي الحالات في المثال السابق العملية التالية:
إعداد قائمة لاستخدامها مع سير عمل ثلاثي الحالات
قبل أن تتمكن من استخدام سير عمل ثلاثي الحالات، ستحتاج إلى إعداد قائمة تحتوي على العناصر التي تخطط لتعقبها أو إدارتها مع سير العمل. يعمل قالب القائمة "تعقب المشاكل" مع سير العمل ثلاثي الحالات. ومع ذلك، يمكنك أيضا إنشاء قائمة مخصصة لاستخدامها مع مهام سير العمل هذه. إذا قمت بإنشاء قائمة مخصصة، فتأكد من أن القائمة تحتوي على عمود اختيار واحد على الأقل يتضمن ثلاث قيم اختيارية أو أكثر. عند إعداد سير العمل لاستخدامه مع القائمة، حدد عمود "الاختيار" الذي يحتوي على قيم الحالة التي سيتعقبها سير العمل.
إنشاء قائمة تعقب المشاكل
بشكل افتراضي، يمكنك استخدام سير عمل ثلاثي الحالات مع أي قائمة تقوم بإنشائها من قالب القائمة "تعقب المشاكل".
من القائمة "إعدادات
، انقر فوق "إضافة تطبيق".في صفحة تطبيقاتك، انقر فوق "تعقب المشاكل"، واكتب اسما للقائمة. يجب إدخال اسم القائمة
إذا كنت تريد توفير وصف للقائمة، فانقر فوق "خيارات متقدمة".
- في مربع الوصف ، اكتب وصفا لغرض القائمة. يعد الوصف اختيارياً.
انقر فوق إنشاء.
إنشاء قائمة مخصصة لاستخدامها مع سير عمل ثلاثي الحالات
إذا كنت ترغب في إنشاء قائمة مخصصة لاستخدامها مع سير عمل ثلاثي الحالات، فيجب إضافة عمود اختيار واحد على الأقل يحتوي على ثلاث قيم للحالة على الأقل سيقوم سير العمل بتعقبها.
- من القائمة "إعدادات، انقر فوق "إضافة تطبيق".
- في الصفحة "تطبيقاتك"، انقر فوق "قائمة مخصصة" واكتب اسما للقائمة. يجب إدخال اسم القائمة.
- إذا كنت تريد توفير وصف للقائمة، فانقر فوق "خيارات متقدمة".
- في مربع الوصف ، اكتب وصفا لغرض القائمة. يعد الوصف اختيارياً.
- انقر فوق "إنشاء".
تخصيص قائمة مخصصة للاستخدام مع سير عمل ثلاثي الحالات
- انقر فوق القائمة المخصصة التي قمت بإنشائها في الخطوة السابقة.
- على الشريط، انقر فوق علامة التبويب "قائمة"، ثم في المجموعة "إعدادات"، انقر فوق "إعدادات القائمة".
- ضمن "أعمدة"، انقر فوق "إنشاء عمود".
- في المقطع "الاسم والنوع "، ضمن "اسم العمود"، اكتب اسم العمود الذي تريد استخدامه لتعيين قيم الحالة لسير العمل. على سبيل المثال، يمكنك إدخال الاسم كحالة سير العمل.
- ضمن نوع المعلومات في هذا العمود هو، حدد اختيار (قائمة للاختيار من بينها).
- في المقطع "إعدادات العمود الإضافية "، ضمن "الوصف"، اكتب وصفا اختياريا للعمود.
- ضمن المطالبة باحتواء هذا العمود على معلومات، انقر فوق نعم.
- في مربع القائمة ضمن اكتب كل خيار في سطر منفصل، اكتب ثلاث قيم اختيار أو أكثر التي تريدها لهذا العمود. ستصبح هذه القيم هي الحالات الخاصة بسير العمل. على سبيل المثال، يمكنك إدخال نشط وجاهز للمراجعة ومكتمل كخيارات ثلاثة.
- ضمن "خيارات العرض" باستخدام، حدد إما "القائمة المنسدلة " أو "الأزرار التبادلية".
- ضمن السماح بخيارات "التعبئة"، انقر فوق "لا".
- حدد ما إذا كنت تريد قيمة افتراضية معينة لهذا العمود أو إذا كنت تريد إضافتها إلى طريقة العرض الافتراضية للقائمة.
- انقر فوق موافق.
إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة
يجب أن تضيف سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة قبل أن تتمكن من استخدامه على العناصر الموجودة في تلك القائمة. عندما تضيف سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة، تقوم بتحديد العمود في القائمة الذي يحتوي على قيم الحالة التي ترغب في سير العمل لتعقبها. يمكنك أيضا تحديد معلومات حول ما تريد حدوثه في كل مرحلة من مراحل سير العمل. على سبيل المثال، يمكنك تحديد الموضوع والنص لتنبيهات البريد الإلكتروني التي يتلقاها مستلمو المهمة.
يتم تمكين سير العمل ثلاثي الحالات بشكل افتراضي على معظم أنواع المواقع. ومع ذلك، يمكن لمسؤول مجموعة المواقع المشتركة تعطيل هذه الميزة. وإذا لم يكن سير العمل ثلاثي الحالات متوفرا، فاتصل بمسؤول مجموعة المواقع المشتركة.
هام
يجب أن يكون لديك الإذن "إدارة القوائم" لإضافة سير عمل إلى قائمة.
افتح القائمة التي تريد إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إليها.
انقر فوق علامة التبويب>"قائمة" إعدادات القائمة، أو انقر فوق إعدادات نوع المكتبة التي تقوم بفتحها. على سبيل المثال، في مكتبة المستندات، انقر فوق إعدادات مكتبة المستندات.
ضمن الأذونات والإدارة، انقر فوق إعدادات سير العمل.
في الصفحة "إعدادات سير العمل"، انقر فوق إضافة سير عمل.
في الصفحة "إضافة مهمة سير عمل"، في المقطع "سير العمل "، ضمن "تحديد قالب سير عمل"، انقر فوق ثلاث الحالات.
في قسم الاسم ، اكتب اسما فريدا لسير العمل.
في المقطع "قائمة المهام "، حدد قائمة مهام لاستخدامها مع سير العمل.
ملاحظة
- يمكنك استخدام قائمة المهام الافتراضية أو يمكنك إنشاء قائمة جديدة. إذا قمت باستخدام القائمة الافتراضية المهام، فسوف يتمكن المشاركون في سير العمل من العثور على مهام سير العمل الخاصة بهم وعرضها بطريقة سهلة باستخدام طريقة العرض المهام الخاصة بي ضمن القائمة المهام.
- أنشئ قائمة مهام جديدة إذا كانت مهام سير العمل ستكشف بيانات حساسة أو سرية ترغب في الاحتفاظ بها منفصلة عن القائمة مهام عامة.
- أنشئ قائمة مهام جديدة إذا كانت مؤسستك سيكون بها العديد من مهام سير العمل أو إذا كانت مهام سير العمل ستتضمن العديد من المهام. في هذه الحالة، ربما تريد إنشاء قوائم مهام لكل سير عمل.
في المقطع "قائمة المحفوظات "، حدد قائمة محفوظات لاستخدامها مع سير العمل هذا. تعرض قائمة المحفوظات كافة الأحداث التي تحدث أثناء كل مرحلة لسير العمل.
ملاحظة
يمكنك استخدام قائمة المحفوظات الافتراضية أو يمكنك إنشاء قائمة جديدة. إذا كانت مؤسستك سيكون بها العديد من مهام سير العمل، فقد تحتاج إلى إنشاء قائمة محفوظات منفصلة لكل سير عمل.
في قسم "خيارات البدء "، قم بأي مما يلي:
- إذا كنت ترغب في السماح ببدء سير العمل يدويا، فقم بتحديد خانة الاختيار السماح ببدء سير العمل هذا يدويا من قبل مستخدم معتمد لديه أذونات المشاركة . إذا كنت ترغب في المطالبة بأذونات إضافية لبدء سير العمل، فحدد خانة الاختيار "مطلوب أذونات إدارة القوائم" لبدء سير العمل .
- إذا كنت تريد أن يبدأ سير العمل تلقائيا عند إنشاء عناصر جديدة، فحدد خانة الاختيار بدء سير العمل هذا عند إنشاء عنصر جديد .
انقر فوق التالي.
في المقطع "حالات سير العمل "، ضمن الحقل "تحديد خيار"، حدد العمود "اختيار " من القائمة التي تحتوي على القيم التي تريد استخدامها للحالات في سير العمل، ثم حدد قيم العمود التي تريدها للحالة الأوليةوالحالة الوسطىوالأخيرة لسير العمل.
في المقطعين : تحديد ما تريد حدوثه عند بدء سير عمل (خيارات المهمة الأولى في سير العمل) وتحديد ما تريد حدوثه عندما يتغير سير عمل إلى الحالة الوسطى (خيارات المهمة الثانية في سير العمل)، حدد المعلومات التالية:
تفاصيل المهمة
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| عنوان المهمة: | يمكنك اختياريا تعديل عنوان الرسالة التي ستظهر في المهمة عند بدء سير العمل أو وصوله إلى الحالة الوسطى. إذا قمت بتحديد خانة الاختيار تضمين حقل قائمة ، تتم إضافة الحقل الذي حددته إلى نهاية الرسالة. |
| وصف المهمة: | اكتب أي معلومات تريد تضمينها في وصف المهمة. إذا قمت بتحديد خانة الاختيار تضمين حقل قائمة ، تتم إضافة الحقل الذي حددته إلى نهاية الرسالة. إذا قمت بتحديد خانة الاختيار إدراج ارتباط إلى عنصر القائمة ، يتم تضمين ارتباط إلى عنصر القائمة في الوصف. |
| تاريخ استحقاق المهمة: | إذا كنت تريد تعيين تاريخ استحقاق للمهمة، فحدد خانة الاختيار تضمين حقل القائمة ، ثم حدد عمود التاريخ من القائمة التي تحتوي على معلومات التاريخ التي تريد استخدامها لتاريخ الاستحقاق. |
| المهمة المعينة إلى: | لتعيين المهمة إلى شخص محدد في القائمة، انقر فوق تضمين حقل القائمة، ثم حدد العمود من القائمة الذي يحتوي على معلومات المستخدم التي تريد استخدامها. وعند بدء سير العمل هذا، يتم تعيين المهمة الأولى للشخص الذي يظهر اسمه في هذا العمود لعنصر سير العمل. لتعيين هذه المهمة في كافة مثيلات سير العمل هذا إلى شخص تحدده، انقر فوق "مخصص"، ثم اكتب اسم الشخص الذي ترغب في تعيين المهمة إليه أو حدده. |
حدد خانة الاختيار إرسال رسالة بريد إلكتروني إذا كنت تريد أن يتلقى المشاركون في سير العمل تنبيهات البريد الإلكتروني حول مهام سير العمل الخاصة بهم.
ملاحظة
إذا أردت التأكد من أن المشاركين في سير العمل يتلقون تنبيهات البريد الإلكتروني والتذكيرات حول مهام سير العمل الخاصة بهم بعد بدء مهام سير العمل الخاصة بهم، فاتصل بمسؤول مجموعة المواقع المشتركة للتأكد من تمكين البريد الإلكتروني لموقعك.
تفاصيل رسالة البريد الإلكتروني
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| من أجل | اكتب اسم الشخص الذي تريد إرسال تنبيه يتعلق بمهمة سير العمل بالبريد الإلكتروني إليه. حدد خانة الاختيار تضمين المهمة المعينة ل إذا كنت تريد إرسال التنبيه بالبريد الإلكتروني إلى مالك المهمة. |
| الموضوع | اكتب سطر الموضوع الذي تريد استخدامه لتنبيه البريد الإلكتروني. حدد خانة الاختيار استخدام عنوان المهمة إذا كنت تريد إضافة عنوان المهمة إلى سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني. |
| النص الأساسي | اكتب المعلومات التي تريد ظهورها في نص الرسالة لتنبيه البريد الإلكتروني. حدد خانة الاختيار إدراج ارتباط لعنصر القائمة إذا كنت تريد تضمين ارتباط إلى عنصر القائمة في الرسالة. |
- انقر فوق موافق.
بدء سير عمل ثلاثي الحالات يدويا على عنصر
يجب أولا إضافة سير عمل ثلاثي الحالات إلى قائمة لجعله متوفرا للاستخدام على العناصر الموجودة في تلك القائمة. راجع الأقسام السابقة للحصول على مزيد من المعلومات.
يمكن تكوين سير عمل ثلاثي الحالات بحيث يبدأ تلقائيا عند إضافة عناصر جديدة إلى قائمة، أو يمكن تكوينه للسماح للمستخدمين الذين لديهم أذونات محددة ببدء سير العمل يدويا. قد تسمح بعض مهام سير العمل بكلا الخيارين.
لبدء سير عمل ثلاثي الحالات يدويا على عنصر قائمة، اتبع الخطوات التالية. يجب أن يتوفر لديك الإذن "تحرير العناصر" للقائمة. قد تتطلب منك بعض مهام سير العمل أن يكون لديك الإذن "إدارة القوائم".
ملاحظة
إذا أردت التأكد من أن المشاركين في سير العمل يتلقون تنبيهات البريد الإلكتروني والتذكيرات حول مهام سير العمل الخاصة بهم بعد بدء سير عمل، فاتصل بمسؤول مجموعة المواقع المشتركة للتحقق من تمكين البريد الإلكتروني لموقعك.
افتح القائمة التي تحتوي على العنصر الذي تريد بدء سير عمل ثلاثي الحالات عليه.
انقر فوق علامة الحذف الموجودة بجانب العنصر الذي تريد بدء سير عمل عليه، وفي القائمة التي تظهر، انقر فوق "مهام سير العمل".
ملاحظة
يتوفر الأمر " مهام سير العمل" فقط عندما يكون العنصر في قائمة أو مكتبة مقترنة بها سير عمل واحد على الأقل.
من القائمة "إعدادات
"، انقر فوق "عرض محتوى الموقع بأكمله".ضمن "بدء سير عمل جديد"، انقر فوق اسم سير العمل الثلاثي الحالات الذي ترغب في بدء تشغيله.
يبدأ سير العمل على الفور.
إكمال مهمة سير عمل في سير عمل ثلاثي الحالات
لإكمال مهمة سير عمل في سير عمل ثلاثي الحالات، يجب أن يتوفر لديك على الأقل الإذن "تحرير العناصر" لقوائم المهام حيث يتم تسجيل مهام سير العمل.
افتح قائمة "المهام" للموقع، ثم حدد "المهام الخاصة بي" من القائمة "عرض" لتحديد موقع مهمة سير العمل.
ملاحظة
إذا كان سير العمل لا يستخدم قائمة مهام الموقع الافتراضية، فقد لا تظهر مهمة سير العمل في قائمة المهام . لتحديد موقع مهمة سير العمل، انتقل إلى القائمة أو المكتبة التي تم حفظ عنصر سير العمل فيها. أشر إلى اسم العنصر الذي ترغب في إكماله، وانقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق "مهام سير العمل". في صفحة "حالة سير العمل"، ضمن " مهام سير العمل قيد التشغيل"، انقر فوق اسم سير العمل الذي تشارك فيه. ضمن "المهام"، انقر فوق مهمة سير العمل، ثم انتقل إلى الخطوة 3.
افتح القائمة التي تحتوي على العنصر الذي تريد وضع علامة عليه كمكتمل.
أشر إلى اسم المهمة التي ترغب في إكمالها، وانقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق "تحرير عنصر".
في مربع الحوار "المهام"، اكتب المعلومات المطلوبة لإكمال المهمة أو حددها ثم انقر فوق حفظ.